文件管理員培訓(xùn)教程課件

IMS體系文件管理員

培訓(xùn)教材編制：辦公室

2011.9.15IMS體系文件管理員

培訓(xùn)教材編制：辦公室2011.91課程安排ISO9001基本知識(shí)管理體系的基本知識(shí)文件的概述文件管理員文件的分類文件的形式課程安排ISO9001基本知識(shí)2課程安排文件的編寫(xiě)文件的管理記錄的管理問(wèn)題點(diǎn)討論課程安排文件的編寫(xiě)3ISO9001基本知識(shí)ISO－InternationalOrganizationforStandardization,翻譯成中文就是“國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織”。ISO宣稱它的宗旨是“在世界上促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化及其相關(guān)活動(dòng)的發(fā)展，以便于商品和服務(wù)的國(guó)際交換，在智力、科學(xué)、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域開(kāi)展合作?！盜SO包含：技術(shù)委員會(huì)TC176ISO9000技術(shù)委員會(huì)TC207ISO14000ISO9001基本知識(shí)ISO－International4管理體系的基本知識(shí)管理體系

建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系。注：一個(gè)組織的管理體系包含若干個(gè)不同的管理體系，如質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、安全管理體系或財(cái)務(wù)管理體系。管理體系的基本知識(shí)管理體系5管理體系的基本知識(shí)管理體系基本精神

PDCA管理循環(huán)：也稱“戴明環(huán)”，是美國(guó)管理博士戴明提出的，它是TQM的思想方法和工作步驟，任何一個(gè)有目的和有過(guò)程的活都可以按這個(gè)方法進(jìn)行。TQM:TotalQualityManagement管理體系的基本知識(shí)管理體系基本精神6管理體系的基本知識(shí)之PDCA的含意P（Plan）:

計(jì)劃－先決定目的（改善品質(zhì)或提高效率，或制定標(biāo)準(zhǔn)等），再?zèng)Q定目標(biāo)及達(dá)成此目標(biāo)之方法。)D（Do）:

實(shí)施－按照上述之計(jì)劃進(jìn)行教育訓(xùn)練，落實(shí)執(zhí)行。C（Check）:

確認(rèn)－對(duì)實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，是否達(dá)成目標(biāo)。A（Action）:

處置－依據(jù)確認(rèn)結(jié)果進(jìn)行檢討，采取必要之糾正預(yù)防措施。管理體系的基本知識(shí)之PDCA的含意P（Plan）:7管理休系的基本知識(shí)之PDCA執(zhí)行階段P計(jì)劃D執(zhí)行C檢查A改進(jìn)分析現(xiàn)狀找出問(wèn)題分析原因找出對(duì)策制訂計(jì)劃

按照計(jì)劃、目標(biāo)和措施及其分工實(shí)際執(zhí)行對(duì)執(zhí)行情況結(jié)果進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題剖析問(wèn)題確定原因采取措施管理休系的基本知識(shí)之PDCA執(zhí)行階段P計(jì)劃D執(zhí)行C檢查A改進(jìn)8ISO管理體系的精神實(shí)質(zhì)說(shuō)你所做：

權(quán)責(zé)人員必須切實(shí)了解本職工作內(nèi)容并整理成系統(tǒng)性的運(yùn)作模式。寫(xiě)你所說(shuō)：

將所負(fù)責(zé)工作及運(yùn)作模式依據(jù)ISO精神制定成正式的管理性規(guī)章制度。做你所寫(xiě)：

全體人員必須按照規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，并留下記錄。[說(shuō)、寫(xiě)、做一致]：

規(guī)定、執(zhí)行、記錄必須一致。ISO管理體系的精神實(shí)質(zhì)說(shuō)你所做：9文件的概述文件的含義：

信息及其承載媒體。

注1：媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤或其他電子媒體，照片或樣件，或他們的組合。ISO文件的范圍：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄、規(guī)范、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等。文件的概述文件的含義：10文件的概述之文件的作用增加管理控制功能使操作者得到足夠的信息培訓(xùn)增加各種政策、程序解釋的一致性方便程序的審核及修改提供管理效能的證明審核的依據(jù)（過(guò)程確定、實(shí)施及控制）文件的概述之文件的作用增加管理控制功能11文件管理員之作用

文件管理員是IMS管理體系文件保持受控狀態(tài)的重要人員，負(fù)責(zé)體系文件及相關(guān)記錄的保存、控制和管理，確保文件和記錄的安全性和有效性。文件管理員之作用文件管理員是IMS管理體系文件保持受控12文件管理員之工作職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)本部門涉及的外來(lái)文件進(jìn)行收發(fā)、查核及管理；負(fù)責(zé)本部門受控文件的編號(hào)、發(fā)放、回收和保管；受控文件更改時(shí)，履行相應(yīng)的文件審批手續(xù)，做好修改文件的發(fā)放、回收和銷毀作廢；定期對(duì)本部門文件進(jìn)行檢查和評(píng)審（受控情況、使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）；協(xié)助完成內(nèi)部審核工作；做好記錄的歸檔、分類儲(chǔ)存、按保存期限規(guī)定銷毀。文件管理員之工作職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)本部門涉及的外來(lái)文件進(jìn)行收發(fā)、查核13文件分類體系文件分類管理手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)記錄表單第一級(jí)文件闡明了公司一體化管理體系的范圍、方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、職能分配、資源配置以及程序或?qū)ζ湟玫?；并?duì)所包括過(guò)程的相互作用進(jìn)行了表述，是開(kāi)展管理活動(dòng)的綱領(lǐng)性文件。第二級(jí)文件規(guī)定了開(kāi)展管理活動(dòng)的途徑和活動(dòng)順序(5W)第三級(jí)文件規(guī)定了某個(gè)具體的作業(yè)活動(dòng)、詳細(xì)的方法和要求（1H）第四級(jí)文件是本公司開(kāi)展一體化管理活動(dòng)的證實(shí)性文件，以證明本公司管理體系有效運(yùn)行和服務(wù)符合要求的客觀證據(jù)。文件分類體系文件分類管理手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)記錄表單第一級(jí)14文件分類外來(lái)文件分類

1、IMS相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

2、MSDS、上級(jí)來(lái)文等文件編號(hào)說(shuō)明

a）質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)健康安全管理手冊(cè)的編號(hào)

CJ/IM-□□□□

文件制訂年份文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)文件分類外來(lái)文件分類15文件分類b）IMS程序文件的編號(hào)

CJ/IP-□□□

流水碼文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)c）三級(jí)文件編號(hào)

CJ/WI

□□-□□□（□□）文件分流水號(hào)文件流水號(hào)部門代碼文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)

d）記錄是一種特殊性文件，編號(hào)如下：

CJ/IR-□□-□□□

流水號(hào)部門代碼文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)文件分類b）IMS程序文件的編號(hào)16體系文件形式電子媒體形式

公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)為獲取受控體系文件的唯一途徑。紙面形式

加蓋紅色文件受控章，發(fā)放到各個(gè)操作崗位。除加蓋紅色“受控”印章并經(jīng)公司編號(hào)管理的書(shū)面體系文件以及公司內(nèi)網(wǎng)公布的電子體系文件，其余均為非受控文件。體系文件形式電子媒體形式17文件編寫(xiě)之職責(zé)《IMS管理手冊(cè)》由辦公室根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求、結(jié)合本公司實(shí)際負(fù)責(zé)組織編寫(xiě),經(jīng)各部門會(huì)審，管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件和三級(jí)文件（涉及多部門）由管理者代表分配至歸口管理部門組織編寫(xiě)，相關(guān)部門會(huì)審，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。三級(jí)文件（僅涉及本部門）和記錄表單,由各部門按規(guī)定編寫(xiě)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。所有文件的新增、修改、作廢都必須填寫(xiě)《文件審批表》履行審批手續(xù)。文件編寫(xiě)之職責(zé)《IMS管理手冊(cè)》由辦公室根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求、結(jié)合本18文件編寫(xiě)之格式目的適用范圍職責(zé)控制要求相關(guān)文件相關(guān)記錄備注：公司IMS一體化文件統(tǒng)一使用小四號(hào)宋體，段落為21磅，具體可參照內(nèi)網(wǎng)體系文件。文件編寫(xiě)之格式目的19文件管理文件的發(fā)放、回收和銷毀

a.所有IMS文件由辦公室歸口管理，辦公室建立《受控文件清單》，登記發(fā)放。文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）記錄》。

b.各職能部門應(yīng)建立部門《受控文件清單》，登記發(fā)放，確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相關(guān)文件的有效版本，文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）記錄》。c.所有失效或作廢文件由各職能部門及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，統(tǒng)一移交辦公室銷毀處理，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。其他原因需保留的已作廢的文件，都應(yīng)在文件封皮加蓋“作廢”印章。文件管理文件的發(fā)放、回收和銷毀20文件管理部門新增、修改文件需向辦公室提供:a.電子版文件；b.《文件審批單》（已辦妥審批手續(xù)）；c.書(shū)面文件；d.作廢文件只需提供《文件審批單》。辦公室文件管理員需審核：a.文件格式是否符合公司規(guī)定；文件管理21文件管理b.《文件審批單》“批準(zhǔn)日期”務(wù)必與文件頁(yè)眉欄內(nèi)“編制日期”一致；文件有修改的，應(yīng)注明上次修改批準(zhǔn)日期，便于追溯,明確分發(fā)范圍。辦公室文件管理員對(duì)電子版、書(shū)面版文件和相關(guān)記錄的維護(hù)要求：

a.將電子版體系文件內(nèi)原文件或記錄移至“體系運(yùn)行”-“修改作廢備查文件”文件包內(nèi)。

文件管理b.《文件審批單》“批準(zhǔn)日期”務(wù)必與文件頁(yè)眉欄內(nèi)22文件管理b.將新增/修改的文件補(bǔ)充至電子版體系文件相應(yīng)目錄下，注意文件名要規(guī)范：文件編號(hào)+文件名+修改日期+版本號(hào)，加注水印“受控”字樣。

c.將新增/修改文件打印，并制作《文件發(fā)放回收記錄》，按分發(fā)范圍要求分發(fā)至各部門，分發(fā)同時(shí)回收原有文件。

文件管理b.將新增/修改的文件補(bǔ)充至電子版體系文件相應(yīng)23文件管理

d.對(duì)回收的文件加蓋作廢章，同時(shí)在《文件發(fā)放回收記錄》上填寫(xiě)回收記錄；維護(hù)《文件審批歷史記錄》、《受控文件總清單》、部門《受控文件清單》。e.對(duì)新增/修改/作廢的文件擬寫(xiě)通知后掛內(nèi)網(wǎng)“體系運(yùn)行”欄目，周知各部門。f.定期對(duì)各部門文件受控、保管、使用、培訓(xùn)情況作檢查，填寫(xiě)《文件受控、使用、保管情況檢查表》。文件管理24記錄管理管理職責(zé)

a.辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各部門的記錄控制情況。

b.各部門負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的管理和控制。記錄的標(biāo)識(shí)

a.所有記錄均應(yīng)有標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)醒目便于查閱。

b.所有記錄無(wú)論是紙面、電子形式均應(yīng)有明顯的識(shí)別標(biāo)識(shí)，便于檢索和追溯。記錄管理管理職責(zé)25記錄管理記錄的格式a.記錄格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，不得隨意使用替代品。b.記錄的格式由各職能部門編制并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報(bào)辦公室備案，編號(hào)方式按《文件控制程序》執(zhí)行。

c.歸口管理部門下發(fā)的記錄表格，本公司其他相關(guān)部門在相應(yīng)活動(dòng)中必須采用。記錄的填寫(xiě)

a.記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)，內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。記錄管理記錄的格式26記錄管理b.如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，不能采取涂抹的方式，而應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫(xiě)上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋更改人的印章或簽上更改人姓名及日期。記錄的保護(hù)與檢索

a.各部門必須將所有管理記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方。所有的記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄,次年6月份之前將記錄整理歸集至部門資料室，重要記錄歸集到公司檔案室。記錄管理b.如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，不能采取涂27記錄管理b.辦公室編制《受控文件清單》（記錄），匯總公司所有與IMS運(yùn)行有關(guān)的記錄，包括名稱、編號(hào)、保存期、使用部門等內(nèi)容，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門對(duì)本部門受控記錄建立部門《受控文件清單》（記錄）。

c.辦公室每年應(yīng)至少一次檢查各部門記錄的使用、管理情況。

記錄管理b.辦公室編制《受控文件清單》（記錄），匯總公28記錄管理記錄的發(fā)放與銷毀

a.記錄表式的發(fā)放執(zhí)行《文件控制程序》。

b.為避免非受控記錄表式的使用,各部門應(yīng)定期檢查部門受控記錄表式使用情況,凡外出印刷的記錄表式,文件管理員應(yīng)核對(duì)是否為受控版本。

c.對(duì)超過(guò)保存期的記錄，或因其他特殊情況需要銷毀時(shí)，應(yīng)移交辦公室統(tǒng)一處理。保存期限記錄的保存期限由歸口管理部門確定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并將其列入《受控文件清單》（記錄）。記錄管理記錄的發(fā)放與銷毀29問(wèn)題點(diǎn)討論提交的文件版次、編制日期未更新1、文件的版本以“A”開(kāi)始，改版后為“B”，依次類推。文件的版次狀態(tài)以“0”開(kāi)始，第一次修訂后更改為“1”，第二次修訂后更改為“2”，依次類推。

2、文件頁(yè)眉欄內(nèi)“編制日期”與《文件審批單》中的“批準(zhǔn)日期”應(yīng)保持一致。文件會(huì)審跟分發(fā)范圍不清楚

1、《IMS管理手冊(cè)》由各部門會(huì)審、管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)；文件分發(fā)范圍為各部門。2、程序文件和三級(jí)文件（涉及多部門）由相關(guān)部門會(huì)審，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；文件分發(fā)范圍為相關(guān)部門及相關(guān)崗位。3、三級(jí)文件（僅涉及本部門）和記錄表單由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三級(jí)文件分發(fā)范圍為本部門及部門相關(guān)崗位。記錄表單不需分發(fā)。問(wèn)題點(diǎn)討論提交的文件版次、編制日期未更新30

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2011.9.15IMS體系文件管理員

培訓(xùn)教材編制：辦公室2011.932課程安排ISO9001基本知識(shí)管理體系的基本知識(shí)文件的概述文件管理員文件的分類文件的形式課程安排ISO9001基本知識(shí)33課程安排文件的編寫(xiě)文件的管理記錄的管理問(wèn)題點(diǎn)討論課程安排文件的編寫(xiě)34ISO9001基本知識(shí)ISO－InternationalOrganizationforStandardization,翻譯成中文就是“國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織”。ISO宣稱它的宗旨是“在世界上促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化及其相關(guān)活動(dòng)的發(fā)展，以便于商品和服務(wù)的國(guó)際交換，在智力、科學(xué)、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域開(kāi)展合作?！盜SO包含：技術(shù)委員會(huì)TC176ISO9000技術(shù)委員會(huì)TC207ISO14000ISO9001基本知識(shí)ISO－International35管理體系的基本知識(shí)管理體系

建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系。注：一個(gè)組織的管理體系包含若干個(gè)不同的管理體系，如質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、安全管理體系或財(cái)務(wù)管理體系。管理體系的基本知識(shí)管理體系36管理體系的基本知識(shí)管理體系基本精神

PDCA管理循環(huán)：也稱“戴明環(huán)”，是美國(guó)管理博士戴明提出的，它是TQM的思想方法和工作步驟，任何一個(gè)有目的和有過(guò)程的活都可以按這個(gè)方法進(jìn)行。TQM:TotalQualityManagement管理體系的基本知識(shí)管理體系基本精神37管理體系的基本知識(shí)之PDCA的含意P（Plan）:

計(jì)劃－先決定目的（改善品質(zhì)或提高效率，或制定標(biāo)準(zhǔn)等），再?zèng)Q定目標(biāo)及達(dá)成此目標(biāo)之方法。)D（Do）:

實(shí)施－按照上述之計(jì)劃進(jìn)行教育訓(xùn)練，落實(shí)執(zhí)行。C（Check）:

確認(rèn)－對(duì)實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，是否達(dá)成目標(biāo)。A（Action）:

處置－依據(jù)確認(rèn)結(jié)果進(jìn)行檢討，采取必要之糾正預(yù)防措施。管理體系的基本知識(shí)之PDCA的含意P（Plan）:38管理休系的基本知識(shí)之PDCA執(zhí)行階段P計(jì)劃D執(zhí)行C檢查A改進(jìn)分析現(xiàn)狀找出問(wèn)題分析原因找出對(duì)策制訂計(jì)劃

按照計(jì)劃、目標(biāo)和措施及其分工實(shí)際執(zhí)行對(duì)執(zhí)行情況結(jié)果進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題剖析問(wèn)題確定原因采取措施管理休系的基本知識(shí)之PDCA執(zhí)行階段P計(jì)劃D執(zhí)行C檢查A改進(jìn)39ISO管理體系的精神實(shí)質(zhì)說(shuō)你所做：

權(quán)責(zé)人員必須切實(shí)了解本職工作內(nèi)容并整理成系統(tǒng)性的運(yùn)作模式。寫(xiě)你所說(shuō)：

將所負(fù)責(zé)工作及運(yùn)作模式依據(jù)ISO精神制定成正式的管理性規(guī)章制度。做你所寫(xiě)：

全體人員必須按照規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，并留下記錄。[說(shuō)、寫(xiě)、做一致]：

規(guī)定、執(zhí)行、記錄必須一致。ISO管理體系的精神實(shí)質(zhì)說(shuō)你所做：40文件的概述文件的含義：

信息及其承載媒體。

注1：媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤或其他電子媒體，照片或樣件，或他們的組合。ISO文件的范圍：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄、規(guī)范、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等。文件的概述文件的含義：41文件的概述之文件的作用增加管理控制功能使操作者得到足夠的信息培訓(xùn)增加各種政策、程序解釋的一致性方便程序的審核及修改提供管理效能的證明審核的依據(jù)（過(guò)程確定、實(shí)施及控制）文件的概述之文件的作用增加管理控制功能42文件管理員之作用

文件管理員是IMS管理體系文件保持受控狀態(tài)的重要人員，負(fù)責(zé)體系文件及相關(guān)記錄的保存、控制和管理，確保文件和記錄的安全性和有效性。文件管理員之作用文件管理員是IMS管理體系文件保持受控43文件管理員之工作職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)本部門涉及的外來(lái)文件進(jìn)行收發(fā)、查核及管理；負(fù)責(zé)本部門受控文件的編號(hào)、發(fā)放、回收和保管；受控文件更改時(shí)，履行相應(yīng)的文件審批手續(xù)，做好修改文件的發(fā)放、回收和銷毀作廢；定期對(duì)本部門文件進(jìn)行檢查和評(píng)審（受控情況、使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）；協(xié)助完成內(nèi)部審核工作；做好記錄的歸檔、分類儲(chǔ)存、按保存期限規(guī)定銷毀。文件管理員之工作職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)本部門涉及的外來(lái)文件進(jìn)行收發(fā)、查核44文件分類體系文件分類管理手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)記錄表單第一級(jí)文件闡明了公司一體化管理體系的范圍、方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、職能分配、資源配置以及程序或?qū)ζ湟玫龋徊?duì)所包括過(guò)程的相互作用進(jìn)行了表述，是開(kāi)展管理活動(dòng)的綱領(lǐng)性文件。第二級(jí)文件規(guī)定了開(kāi)展管理活動(dòng)的途徑和活動(dòng)順序(5W)第三級(jí)文件規(guī)定了某個(gè)具體的作業(yè)活動(dòng)、詳細(xì)的方法和要求（1H）第四級(jí)文件是本公司開(kāi)展一體化管理活動(dòng)的證實(shí)性文件，以證明本公司管理體系有效運(yùn)行和服務(wù)符合要求的客觀證據(jù)。文件分類體系文件分類管理手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)記錄表單第一級(jí)45文件分類外來(lái)文件分類

1、IMS相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

2、MSDS、上級(jí)來(lái)文等文件編號(hào)說(shuō)明

a）質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)健康安全管理手冊(cè)的編號(hào)

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文件制訂年份文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)文件分類外來(lái)文件分類46文件分類b）IMS程序文件的編號(hào)

CJ/IP-□□□

流水碼文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)c）三級(jí)文件編號(hào)

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□□-□□□（□□）文件分流水號(hào)文件流水號(hào)部門代碼文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)

d）記錄是一種特殊性文件，編號(hào)如下：

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流水號(hào)部門代碼文件類別號(hào)企業(yè)代號(hào)文件分類b）IMS程序文件的編號(hào)47體系文件形式電子媒體形式

公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)為獲取受控體系文件的唯一途徑。紙面形式

加蓋紅色文件受控章，發(fā)放到各個(gè)操作崗位。除加蓋紅色“受控”印章并經(jīng)公司編號(hào)管理的書(shū)面體系文件以及公司內(nèi)網(wǎng)公布的電子體系文件，其余均為非受控文件。體系文件形式電子媒體形式48文件編寫(xiě)之職責(zé)《IMS管理手冊(cè)》由辦公室根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求、結(jié)合本公司實(shí)際負(fù)責(zé)組織編寫(xiě),經(jīng)各部門會(huì)審，管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件和三級(jí)文件（涉及多部門）由管理者代表分配至歸口管理部門組織編寫(xiě)，相關(guān)部門會(huì)審，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。三級(jí)文件（僅涉及本部門）和記錄表單,由各部門按規(guī)定編寫(xiě)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。所有文件的新增、修改、作廢都必須填寫(xiě)《文件審批表》履行審批手續(xù)。文件編寫(xiě)之職責(zé)《IMS管理手冊(cè)》由辦公室根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求、結(jié)合本49文件編寫(xiě)之格式目的適用范圍職責(zé)控制要求相關(guān)文件相關(guān)記錄備注：公司IMS一體化文件統(tǒng)一使用小四號(hào)宋體，段落為21磅，具體可參照內(nèi)網(wǎng)體系文件。文件編寫(xiě)之格式目的50文件管理文件的發(fā)放、回收和銷毀

a.所有IMS文件由辦公室歸口管理，辦公室建立《受控文件清單》，登記發(fā)放。文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）記錄》。

b.各職能部門應(yīng)建立部門《受控文件清單》，登記發(fā)放，確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相關(guān)文件的有效版本，文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）記錄》。c.所有失效或作廢文件由各職能部門及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，統(tǒng)一移交辦公室銷毀處理，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。其他原因需保留的已作廢的文件，都應(yīng)在文件封皮加蓋“作廢”印章。文件管理文件的發(fā)放、回收和銷毀51文件管理部門新增、修改文件需向辦公室提供:a.電子版文件；b.《文件審批單》（已辦妥審批手續(xù)）；c.書(shū)面文件；d.作廢文件只需提供《文件審批單》。辦公室文件管理員需審核：a.文件格式是否符合公司規(guī)定；文件管理52文件管理b.《文件審批單》“批準(zhǔn)日期”務(wù)必與文件頁(yè)眉欄內(nèi)“編制日期”一致；文件有修改的，應(yīng)注明上次修改批準(zhǔn)日期，便于追溯,明確分發(fā)范圍。辦公室文件管理員對(duì)電子版、書(shū)面版文件和相關(guān)記錄的維護(hù)要求：

a.將電子版體系文件內(nèi)原文件或記錄移至“體系運(yùn)行”-“修改作廢備查文件”文件包內(nèi)。

文件管理b.《文件審批單》“批準(zhǔn)日期”務(wù)必與文件頁(yè)眉欄內(nèi)53文件管理b.將新增/修改的文件補(bǔ)充至電子版體系文件相應(yīng)目錄下，注意文件名要規(guī)范：文件編號(hào)+文件名+修改日期+版本號(hào)，加注水印“受控”字樣。

c.將新增/修改文件打印，并制作《文件發(fā)放回收記錄》，按分發(fā)范圍要求分發(fā)至各部門，分發(fā)同時(shí)回收原有文件。

文件管理b.將新增/修改的文件補(bǔ)充至電子版體系文件相應(yīng)54文件管理

d.對(duì)回收的文件加蓋作廢章，同時(shí)在《文件發(fā)放回收記錄》上填寫(xiě)回收記錄；維護(hù)《文件審批歷史記錄》、《受控文件總清單》、部門《受控文件清單》。e.對(duì)新增/修改/作廢的文件擬寫(xiě)通知后掛內(nèi)網(wǎng)“體系運(yùn)行”欄目，周知各部門。f.定期對(duì)各部門文件受控、保管、使用、培訓(xùn)情況作檢查，填寫(xiě)《文件受控、使用、保管情況檢查表》。文件管理55記錄管理管理職責(zé)

a.辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各部門的記錄控制情況。

b.各部門負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的管理和控制。記錄的標(biāo)識(shí)

a.所有記錄均應(yīng)有標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)醒目便于查閱。

b.所有記錄無(wú)論是紙面、電子形式均應(yīng)有明顯的識(shí)別標(biāo)識(shí)，便于檢索和追溯。記錄管理管理職責(zé)56記錄管理記錄的格式a.記錄格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，不得隨意使用替代品。b.記錄的格式由各職能部門編制并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報(bào)辦公室備案，編