物業(yè)公司鑰匙管理程序

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物業(yè)公司程序文件:鑰匙管理程序

1.目的

加強(qiáng)鑰匙管理,消釋安好隱患。

2.范圍

適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。

3.定義

顧客鑰匙:地產(chǎn)囑托代管鑰匙(含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產(chǎn)公司管理用鑰匙等);因返修和入戶修理、代理租售等由業(yè)主(使用人)囑托代管的鑰匙。

管理用鑰匙:除顧客鑰匙以外的全體鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內(nèi)的鑰匙等。

4.職責(zé)

部門/崗位工作職責(zé)

管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)鑰匙管理的監(jiān)視、檢查及鑰匙配制的批準(zhǔn)工作

管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)管理處全體鑰匙的接收、領(lǐng)/借用、保管和配制等相關(guān)概括工作的落實(shí)

部門鑰匙管理員負(fù)責(zé)部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等

鑰匙使用人負(fù)責(zé)保證所借用鑰匙的正常使用,按時(shí)歸還

5.方法及過程操縱

5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及調(diào)配

5.1.1由管理處鑰匙管理員對(duì)管理處所接收的鑰匙,按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制《鑰匙清單》。

5.1.2各部門可以根據(jù)實(shí)際工作需要,將日常使用或緊急備用鑰匙長(zhǎng)期借出,作為部門常用鑰匙,但借出時(shí)間不應(yīng)超過半年。部門需設(shè)置兼職鑰匙管理員,對(duì)部門所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過期限,那么須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。

5.1.3鑰匙使用人如需長(zhǎng)期使用部門常用鑰匙,需到部門鑰匙管理員處申請(qǐng)并辦理長(zhǎng)期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙,可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門作為常用鑰匙統(tǒng)一借出,鑰匙使用人那么可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。

5.1.4鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、領(lǐng)用、保管、配制,全體鑰匙的借出都應(yīng)填寫《鑰匙使用登記表》。其間,由于鑰匙借用而發(fā)生的問題,由鑰匙借出人員負(fù)責(zé)。

5.1.5全體鑰匙應(yīng)當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,如借出鑰匙當(dāng)天不能歸還,那么需到管理處鑰匙管理員處辦理長(zhǎng)期借用手續(xù)。

5.1.6鑰匙管理員或當(dāng)值人員每天下班前應(yīng)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量,察覺鑰匙未歸還應(yīng)實(shí)時(shí)追回,如有奇怪應(yīng)在《鑰匙使用登記表》的"備注"欄中記錄

5.2管理用鑰匙的管理

5.2.1管理用鑰匙的更換、配制

任何人未經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制或鑰匙損壞時(shí),須由管理處鑰匙管理員填寫《鑰匙配制申請(qǐng)表》,報(bào)管理處負(fù)責(zé)人同意后面可配制。

門鎖損壞或鑰匙損失(包括一套鑰匙中損失任何一把)務(wù)必重新更換門鎖,應(yīng)填寫《鑰匙配制申請(qǐng)表》,報(bào)管理處負(fù)責(zé)人審批后予以更換,同時(shí)應(yīng)查明理由,如屬人為理由,應(yīng)追究責(zé)任。

重點(diǎn)部位門鎖的更換應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)完成(節(jié)假日時(shí)可口頭報(bào)管理處負(fù)責(zé)人同意),所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。無論何種理由,假設(shè)存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進(jìn)出這些部位的處境,務(wù)必更換門鎖。

5.2.2管理用鑰匙的保管

管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)將全體鑰匙分類加以標(biāo)識(shí),并確保標(biāo)識(shí)明顯及耐久性。

管理用鑰匙應(yīng)統(tǒng)一存放在管理處或部門鑰匙柜內(nèi),除員工因工作需要長(zhǎng)期借出鑰匙外,其它鑰匙務(wù)必統(tǒng)一保管。

部門鑰匙柜鑰匙應(yīng)在管理處備份,存放于管理處鑰匙柜內(nèi)。

管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時(shí)須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負(fù)責(zé)人/部門負(fù)責(zé)人,接收人須在《鑰匙使用登記表》上簽名確認(rèn)。

5.2.3管理用鑰匙的使用

鑰匙遺失須即刻報(bào)告部門負(fù)責(zé)人或鑰匙管理員,由部門負(fù)責(zé)人做出處理觀法,鑰匙管理員在《鑰匙使用登記表》"備注"欄中說明。

部門人員調(diào)動(dòng)、離職,鑰匙管理員負(fù)責(zé)收回其持有的鑰匙,并將變更處境在《鑰匙清單》上記錄。

5.3顧客鑰匙的管理

5.3.1在房屋移交驗(yàn)收時(shí),管理處鑰匙管理員接收全體房屋鑰匙,列出《鑰匙清單》,并填寫《顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單》中顧客鑰匙一欄。房屋交付時(shí)發(fā)放鑰匙可參考《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》。

5.3.2如顧客囑托管理處供給居家服務(wù)時(shí)要求代管鑰匙,管理處應(yīng)盡量委婉拒絕;如顧客堅(jiān)持或有其他特殊理由需要代管鑰匙的,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意,管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后面可接收,并由管理處鑰匙管理員保管,概括流程執(zhí)行《顧客財(cái)產(chǎn)管理程序》。

5.3.3因返修、代理租售等理由需為顧客代管鑰匙,須填寫《顧客囑托(收回)鑰匙登記表》,管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客囑托和領(lǐng)回時(shí)均須在《顧客囑托(收回)鑰匙登記表》中簽字確認(rèn)。

5.3.4如須更換顧客門鎖務(wù)必由管理處負(fù)責(zé)人與顧客溝通,獲得顧客書面同意方可更換。

5.3.5顧客鑰匙借用的操縱

施工修理單位進(jìn)入轄區(qū)作業(yè)施工,施工單位責(zé)任人務(wù)必持有地產(chǎn)工程處或顧客服務(wù)中心簽發(fā)的《入戶修理承諾書》到物業(yè)鑰匙管理員處領(lǐng)取鑰匙。

鑰匙管理員務(wù)必對(duì)施工修理單位所持《入戶修理承諾書》及其身份證舉行收驗(yàn)核實(shí)無異議后,發(fā)放所需要領(lǐng)取的鑰匙。

業(yè)主辦理入住時(shí),務(wù)必專心填寫《顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單》的相關(guān)內(nèi)容,做好鑰匙的交接;如業(yè)主有預(yù)留鑰匙存在管理處,需填寫《顧客囑托(收回)鑰匙登記表》。

業(yè)主需要借用鑰匙時(shí),應(yīng)出具有效身份證明或能證明為房屋全體人的有效證據(jù),管理處鑰匙管理員方可借出,并填寫《鑰匙使用登記表》。

5.4鑰匙清查:

5.5.1每日下班前,鑰匙管理員務(wù)必對(duì)照《鑰匙使用登記表》清點(diǎn)全體借用鑰匙的數(shù)量,如有奇怪處境做好記錄實(shí)時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào),并追究相關(guān)人員的責(zé)任。

5.5.2每周鑰匙管理員務(wù)必依據(jù)《鑰匙清單》清點(diǎn)鑰匙數(shù)量并舉行整理,結(jié)合工作需要,對(duì)鑰匙管理提出合理化建議逐級(jí)上報(bào)。

5.5.3每月鑰匙管理員務(wù)必對(duì)鑰匙管理的質(zhì)量記錄相關(guān)內(nèi)容系統(tǒng)檢查整理成冊(cè),交由所在部門統(tǒng)一存檔。

6.支持性文件

TJVKWY6.1-K01《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》

TJVKWY7.5.4-K02《顧客財(cái)產(chǎn)管理程序》

7.質(zhì)量記錄表格

TJVKWY7.5.1-K02-F1《鑰匙清單》

TJVKWY7.5.1-K02-F2《鑰匙使用登記表》

TJVKWY7.5.1-K02-