文書檔案講稿課件

樂至縣教育系統(tǒng)檔案管理樂至縣教育局羅洪軍樂至縣教育系統(tǒng)檔案管理樂至縣教育局羅洪軍1此次培訓(xùn)重要性

《中共樂至縣委辦公室樂至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實(shí)施意見》（樂委辦發(fā)〔2012〕40號(hào)）根據(jù)此次培訓(xùn)重要性《中共樂至縣委2

資檔發(fā)【2014】6號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校檔案工作的意見

資檔發(fā)【2014】7號(hào)關(guān)于印發(fā)《資陽市中小學(xué)檔案管理辦法》和《資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表》的通知要求，培訓(xùn)檔案管理工作。根據(jù)資檔發(fā)【2014】6號(hào)關(guān)于進(jìn)一步3

樂檔發(fā)【2014】4號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校檔案工作的實(shí)施意見時(shí)

間：2014年03月14日(星期五)通過電子方式已發(fā)到全縣各中小學(xué)郵箱

樂檔發(fā)〔2014〕5號(hào)《資陽市檔案局資陽市教育局關(guān)于印發(fā)〈資陽市中小學(xué)檔案管理辦法〉和〈資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表〉的通知》

樂檔發(fā)【2014】4號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校4

樂至縣二○一四年教育工作目標(biāo)任務(wù)考核表中檔案工作分值已由1分提升到分。2樂至縣二○一四年教育工作25學(xué)校檔案主要有：文書檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、根據(jù)：《關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建省級(jí)新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的通知》（樂新村檔辦〔2013〕5號(hào)）教師個(gè)人檔案等。學(xué)校檔案主要有：文書檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、根6檔案管理工作的內(nèi)容一.檔案收集二.檔案分類三.檔案排列四.檔案編號(hào)五.檔案裝訂六.檔案編目七.檔案裝盒八.裝櫥檔案管理工作的內(nèi)容7文書檔案文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。文書檔案文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行8

（一）檔案收集工作的內(nèi)容1、檔案室的收集（歸檔、平時(shí)收集）2、檔案室的收集范圍（1）.本單位各種門類和載體的檔案（2）.與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料（3）.代管與本單位有關(guān)的撤銷或合并機(jī)關(guān)的檔案

一、檔案收集（一）檔案收集工作的內(nèi)容一、檔案收集9歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分。國(guó)家檔案局1987年形成的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》中指出：凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出本單位基本職能活動(dòng)和中心工作。外單位文件，不論是上級(jí)同級(jí)，還是下級(jí)，應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需要辦理，即是否參與活動(dòng)為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)，切不可搞“有文必檔”。不管文件的來源和價(jià)值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯(cuò)誤的。同時(shí)，也不能將有價(jià)值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏了。歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔10（二）檔案收集工作的意義檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好收集工作有著十分重要的意義。1、收集工作是檔案工作的起點(diǎn)2、收集工作是衡量檔案館(室)工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺（二）檔案收集工作的意義檔案收集工作是整個(gè)檔11注意事項(xiàng)1、收集到有殘缺檔案，請(qǐng)用A4紙修裱好。2、收集到有大于A4紙檔案，請(qǐng)折疊成A4紙大小。注意事項(xiàng)1、收集到有殘缺檔案，請(qǐng)用A4紙修裱好。12文書檔案講稿13二、分類分類歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。二、分類分類141.按年度分類將文件按其形成年度分類。2.按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。3.按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)

1.按年度分類15歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。三、排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由16加蓋歸檔章歸檔章位置：歸檔章應(yīng)加蓋在每份歸檔文件右上方的空白位置。如沒有空白處或不便蓋章時(shí)，首頁前附加空白紙蓋章。加蓋歸檔章歸檔章位置：歸檔章應(yīng)加蓋在每份歸17文書檔案講稿183×15168（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號(hào)）歸檔章樣（單位：mm）

歸檔章樣（單位：mm）

3×15168（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問題）（19四、編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。四、編號(hào)20例如某某學(xué)校（全宗號(hào)）2012（年度）（室編件號(hào)）1（機(jī)構(gòu)或問題）教學(xué)管理（保管期限）永久（館編件號(hào)）例如某某學(xué)校（全宗號(hào)）2012（年度）（室編件號(hào)）1（機(jī)構(gòu)或21五、裝訂

把會(huì)生銹的金屬除去縫紉機(jī)左側(cè)軋邊、“三孔一線”；不銹鋼訂書釘裝訂演示五、裝訂把會(huì)生銹的金屬除去22六、編目目錄項(xiàng)目，一式兩份，目錄封面，一式一份。六、編目23目錄項(xiàng)目1、件號(hào)2、責(zé)任者3、文號(hào)4、題名5、日期6、頁數(shù)7、備注目錄項(xiàng)目1、件號(hào)2、責(zé)任者24電子表格此歸檔文件目錄一式兩份電子表格此歸檔文件目錄一式兩份251.界定"件"的范圍

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件; （3）原件與復(fù)制件為一件;（4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;（5）來文與復(fù)文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、本為一件；（8）一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件；（9）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；（10）中文本與外文本為一件。1.界定"件"的范圍（1）正本與定稿為一件;26

2責(zé)任者：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān)

3題名：一般填寫原文件標(biāo)題。文件沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“[]”號(hào)。（如）4日期：填寫文件的形成時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如2008年4月16日，應(yīng)填寫20080416）。5頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的實(shí)際有效頁數(shù)。6備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用*表示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。

2責(zé)任者：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān)

27《文書檔案歸檔文件目錄》寫填式樣

歸檔文件目錄

期限-年度-盒號(hào)樂招委〔2013〕33號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注

樂招委〔2013〕33號(hào)關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知1樂至縣大學(xué)中專招生委員會(huì)關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知2013101052樂至縣教育工會(huì)通知[轉(zhuǎn)發(fā)四川省女職工大病互助保險(xiǎn)>工作的通知]201403048通知《文書檔案歸檔文件目錄》寫填式樣

歸檔文件目錄 期限-年度28文書檔案講稿29文書檔案講稿30《文書檔案歸檔文件目錄》

封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱：平泉縣檔案史志局全宗號(hào)：0088年度：2008保管期限：永久機(jī)構(gòu)問題：人事《文書檔案歸檔文件目錄》

封面式樣31文書檔案講稿32七、裝盒1.歸檔文件目錄2.檔案3.備考表4.脊背項(xiàng)目七、裝盒1.歸檔文件目錄33無酸紙檔案簡(jiǎn)介無酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具！通常無酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無酸紙不含酸性另采用國(guó)際上先進(jìn)的AKD中性施膠工藝、無酸腐蝕，使檔案可以長(zhǎng)期保存、不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點(diǎn)，對(duì)裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國(guó)都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒。無酸紙檔案簡(jiǎn)介無酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔34文書檔案講稿35文書檔案盒文書檔案盒36文書檔案講稿37樂至縣城東小學(xué)以學(xué)校公章全稱為準(zhǔn)樂至縣石佛鎮(zhèn)太來初級(jí)中學(xué)樂至縣城東小學(xué)以學(xué)校公章全稱為準(zhǔn)樂至縣石佛鎮(zhèn)太來初級(jí)中學(xué)38蓋印檔案盒封面盒脊式樣**縣統(tǒng)計(jì)局

502008永久1

28

1人事蓋印檔案盒封面盒脊式樣**縣統(tǒng)計(jì)局50200839備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。備考表40文書檔案講稿41八、裝櫥按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理好的文書檔案按次序進(jìn)行裝櫥和上架。不同的分類方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。二級(jí)分類上架裝櫥的方式如下：八、裝櫥按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理好421、文書檔案上架裝櫥方式一（期限—年度法）

永久2007-2013年

30年2007--2013年

10年

2007--2013年

1、文書檔案上架裝櫥方式一（期限—年度法）432、文書檔案上架裝櫥方式二（年度—期限法）2007年永久+30年+10年

2008年永久+30年+10年

2009年永久+30年+10年2、文書檔案上架裝櫥方式二（年度—期限法）44200720082008永久永久永久5110818081160234行政工作黨群工作行政工作2007永久1501黨群工作200720082008永久永久永久51108180811645檔案柜：屬辦公家具系列。即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點(diǎn)是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運(yùn)挪動(dòng)便利；缺點(diǎn)是造價(jià)高，占據(jù)庫房有效空間大，單位面積存儲(chǔ)量小。檔案柜金屬制檔案柜優(yōu)點(diǎn)：防火、防潮、防鼠、防塵、輕巧。檔案柜：屬辦公家具系列。即用來保存檔案資料的46文書檔案講稿47科技檔案科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料?？萍紮n案科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自48科技檔案的種類

1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案3.基本建設(shè)檔案4.設(shè)備檔案5.科學(xué)研究檔案6.醫(yī)療衛(wèi)生檔案7.天文檔案8.氣象檔案9.地質(zhì)檔案10.測(cè)繪檔案11.地震檔案12.水文檔案13.環(huán)境保護(hù)檔案科技檔案的種類1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案2.農(nóng)業(yè)生49文書檔案講稿50項(xiàng)目檔案案卷封面和脊背填寫▲檔號(hào)：檔案的編號(hào)▲案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容▲立卷單位：案卷的形成單位▲起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期▲保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長(zhǎng)期、短期▲密級(jí)：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密依據(jù)保密規(guī)定填寫。沒有密級(jí)的可不填寫，不能寫“普通”、“無密”等字樣項(xiàng)目檔案案卷封面和脊背填寫▲檔號(hào)：檔案的編號(hào)依512012樂至縣**學(xué)校新建學(xué)生宿舍（竣工資料）樂至縣**學(xué)校（以公章上名稱填寫）2012年1月12日~6月8日永久2012-12012-22012樂至縣**學(xué)校新建學(xué)生宿舍（竣工資料）樂至縣**學(xué)校52保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷脊背式樣）項(xiàng)目?jī)?nèi)容用碳素墨水直接寫在脊背上。填盒號(hào)填寫：短期、長(zhǎng)期、永久如：樂至縣某某學(xué)校新建學(xué)生食堂（綜合類）填寫：如2012保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷脊背式樣）項(xiàng)目?jī)?nèi)容532011-1永久永久永久永久永久2011-22011-32012201312345樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校擴(kuò)建2011-1永久永久永久永久永久2011-22011-320542011-1永久永久永久永久永久2011-22011-32012201312345樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校新建樂至縣**學(xué)校擴(kuò)建2011-1永久永久永久永久永久2011-22011-32055照片檔案照片檔案56文書檔案講稿571.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字說明的要求：(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。(3)文字簡(jiǎn)潔、語言通順；(4)時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文字說明的編寫1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景58所謂光盤檔案是指利用激光進(jìn)行圖像、聲音信息寫入和讀出的具有參考、憑證、藝術(shù)價(jià)值并歸檔保存的一種圓盤形記錄載體。光盤檔案的概念所謂光盤檔案是指利用激光進(jìn)行圖像、聲音信息59光盤檔案光盤檔案60《光盤檔案說明》樣式（每張光盤詳細(xì)說明）全宗號(hào)目錄號(hào)分類號(hào)卷號(hào)盤號(hào)光盤名稱刻錄人刻錄日期《光盤檔案說明》樣式（每張光盤詳細(xì)說明）全宗號(hào)目錄號(hào)分類號(hào)卷61文書檔案講稿62文書檔案講稿63文書檔案講稿64文書檔案講稿65教師個(gè)人檔案教師個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。

教師個(gè)人檔案教師個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的主66文書檔案講稿67文書檔案講稿68文書檔案講稿69文書檔案講稿70根據(jù)縣檔案局領(lǐng)導(dǎo)提示：教師個(gè)人檔案也可用科技檔案盒裝根據(jù)縣檔案局領(lǐng)導(dǎo)提示：教師個(gè)人檔案也可用科技檔案盒裝71第五章法律責(zé)任第二十四條下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）違反本法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國(guó)人的；（六）違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。第五章法律責(zé)任72樂至縣教育系統(tǒng)檔案交流群

QQ：305139822樂至縣教育系統(tǒng)檔案交流群

QQ：30513982273視頻學(xué)習(xí)：文書檔案整理視頻學(xué)習(xí)：文書檔案整理74謝謝！謝謝！75演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！76樂至縣教育系統(tǒng)檔案管理樂至縣教育局羅洪軍樂至縣教育系統(tǒng)檔案管理樂至縣教育局羅洪軍77此次培訓(xùn)重要性

《中共樂至縣委辦公室樂至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實(shí)施意見》（樂委辦發(fā)〔2012〕40號(hào)）根據(jù)此次培訓(xùn)重要性《中共樂至縣委78

資檔發(fā)【2014】6號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校檔案工作的意見

資檔發(fā)【2014】7號(hào)關(guān)于印發(fā)《資陽市中小學(xué)檔案管理辦法》和《資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表》的通知要求，培訓(xùn)檔案管理工作。根據(jù)資檔發(fā)【2014】6號(hào)關(guān)于進(jìn)一步79

樂檔發(fā)【2014】4號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校檔案工作的實(shí)施意見時(shí)

間：2014年03月14日(星期五)通過電子方式已發(fā)到全縣各中小學(xué)郵箱

樂檔發(fā)〔2014〕5號(hào)《資陽市檔案局資陽市教育局關(guān)于印發(fā)〈資陽市中小學(xué)檔案管理辦法〉和〈資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表〉的通知》

樂檔發(fā)【2014】4號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)校80

樂至縣二○一四年教育工作目標(biāo)任務(wù)考核表中檔案工作分值已由1分提升到分。2樂至縣二○一四年教育工作281學(xué)校檔案主要有：文書檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、根據(jù)：《關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建省級(jí)新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的通知》（樂新村檔辦〔2013〕5號(hào)）教師個(gè)人檔案等。學(xué)校檔案主要有：文書檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、根82檔案管理工作的內(nèi)容一.檔案收集二.檔案分類三.檔案排列四.檔案編號(hào)五.檔案裝訂六.檔案編目七.檔案裝盒八.裝櫥檔案管理工作的內(nèi)容83文書檔案文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用，有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。文書檔案文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行84

（一）檔案收集工作的內(nèi)容1、檔案室的收集（歸檔、平時(shí)收集）2、檔案室的收集范圍（1）.本單位各種門類和載體的檔案（2）.與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料（3）.代管與本單位有關(guān)的撤銷或合并機(jī)關(guān)的檔案

一、檔案收集（一）檔案收集工作的內(nèi)容一、檔案收集85歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分。國(guó)家檔案局1987年形成的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》中指出：凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出本單位基本職能活動(dòng)和中心工作。外單位文件，不論是上級(jí)同級(jí)，還是下級(jí)，應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需要辦理，即是否參與活動(dòng)為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)，切不可搞“有文必檔”。不管文件的來源和價(jià)值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯(cuò)誤的。同時(shí)，也不能將有價(jià)值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏了。歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔86（二）檔案收集工作的意義檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好收集工作有著十分重要的意義。1、收集工作是檔案工作的起點(diǎn)2、收集工作是衡量檔案館(室)工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺（二）檔案收集工作的意義檔案收集工作是整個(gè)檔87注意事項(xiàng)1、收集到有殘缺檔案，請(qǐng)用A4紙修裱好。2、收集到有大于A4紙檔案，請(qǐng)折疊成A4紙大小。注意事項(xiàng)1、收集到有殘缺檔案，請(qǐng)用A4紙修裱好。88文書檔案講稿89二、分類分類歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。二、分類分類901.按年度分類將文件按其形成年度分類。2.按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。3.按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)

1.按年度分類91歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。三、排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由92加蓋歸檔章歸檔章位置：歸檔章應(yīng)加蓋在每份歸檔文件右上方的空白位置。如沒有空白處或不便蓋章時(shí)，首頁前附加空白紙蓋章。加蓋歸檔章歸檔章位置：歸檔章應(yīng)加蓋在每份歸93文書檔案講稿943×15168（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號(hào)）歸檔章樣（單位：mm）

歸檔章樣（單位：mm）

3×15168（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問題）（95四、編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。四、編號(hào)96例如某某學(xué)校（全宗號(hào)）2012（年度）（室編件號(hào)）1（機(jī)構(gòu)或問題）教學(xué)管理（保管期限）永久（館編件號(hào)）例如某某學(xué)校（全宗號(hào)）2012（年度）（室編件號(hào)）1（機(jī)構(gòu)或97五、裝訂

把會(huì)生銹的金屬除去縫紉機(jī)左側(cè)軋邊、“三孔一線”；不銹鋼訂書釘裝訂演示五、裝訂把會(huì)生銹的金屬除去98六、編目目錄項(xiàng)目，一式兩份，目錄封面，一式一份。六、編目99目錄項(xiàng)目1、件號(hào)2、責(zé)任者3、文號(hào)4、題名5、日期6、頁數(shù)7、備注目錄項(xiàng)目1、件號(hào)2、責(zé)任者100電子表格此歸檔文件目錄一式兩份電子表格此歸檔文件目錄一式兩份1011.界定"件"的范圍

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件; （3）原件與復(fù)制件為一件;（4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;（5）來文與復(fù)文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、本為一件；（8）一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件；（9）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；（10）中文本與外文本為一件。1.界定"件"的范圍（1）正本與定稿為一件;102

2責(zé)任者：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān)

3題名：一般填寫原文件標(biāo)題。文件沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“[]”號(hào)。（如）4日期：填寫文件的形成時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如2008年4月16日，應(yīng)填寫20080416）。5頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的實(shí)際有效頁數(shù)。6備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用*表示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。

2責(zé)任者：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān)

103《文書檔案歸檔文件目錄》寫填式樣

歸檔文件目錄

期限-年度-盒號(hào)樂招委〔2013〕33號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注

樂招委〔2013〕33號(hào)關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知1樂至縣大學(xué)中專招生委員會(huì)關(guān)于做好2013年全國(guó)成人高考工作的通知2013101052樂至縣教育工會(huì)通知[轉(zhuǎn)發(fā)四川省女職工大病互助保險(xiǎn)>工作的通知]201403048通知《文書檔案歸檔文件目錄》寫填式樣

歸檔文件目錄 期限-年度104文書檔案講稿105文書檔案講稿106《文書檔案歸檔文件目錄》

封面式樣歸檔文件目錄全宗名稱：平泉縣檔案史志局全宗號(hào)：0088年度：2008保管期限：永久機(jī)構(gòu)問題：人事《文書檔案歸檔文件目錄》

封面式樣107文書檔案講稿108七、裝盒1.歸檔文件目錄2.檔案3.備考表4.脊背項(xiàng)目七、裝盒1.歸檔文件目錄109無酸紙檔案簡(jiǎn)介無酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具！通常無酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無酸紙不含酸性另采用國(guó)際上先進(jìn)的AKD中性施膠工藝、無酸腐蝕，使檔案可以長(zhǎng)期保存、不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點(diǎn)，對(duì)裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國(guó)都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒。無酸紙檔案簡(jiǎn)介無酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔110文書檔案講稿111文書檔案盒文書檔案盒112文書檔案講稿113樂至縣城東小學(xué)以學(xué)校公章全稱為準(zhǔn)樂至縣石佛鎮(zhèn)太來初級(jí)中學(xué)樂至縣城東小學(xué)以學(xué)校公章全稱為準(zhǔn)樂至縣石佛鎮(zhèn)太來初級(jí)中學(xué)114蓋印檔案盒封面盒脊式樣**縣統(tǒng)計(jì)局

502008永久1

28

1人事蓋印檔案盒封面盒脊式樣**縣統(tǒng)計(jì)局502008115備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。備考表116文書檔案講稿117八、裝櫥按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理好的文書檔案按次序進(jìn)行裝櫥和上架。不同的分類方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。二級(jí)分類上架裝櫥的方式如下：八、裝櫥按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理好1181、文書檔案上架裝櫥方式一（期限—年度法）

永久2007-2013年

30年2007--2013年

10年

2007--2013年

1、文書檔案上架裝櫥方式一（期限—年度法）1192、文書檔案上架裝櫥方式二（年度—期限法）2007年永久+30年+10年

2008年永久+30年+10年

2009年永久+30年+10年2、文書檔案上架裝櫥方式二（年度—期限法）120200720082008永久永久永久5110818081160234行政工作黨群工作行政工作2007永久1501黨群工作200720082008永久永久永久511081808116121檔案柜：屬辦公家具系列。即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點(diǎn)是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運(yùn)挪動(dòng)便利；缺點(diǎn)是造價(jià)高，占據(jù)庫房有效空間大，單位面積存儲(chǔ)量小。檔案柜金屬制檔案柜優(yōu)點(diǎn)：防火、防潮、防鼠、防塵、輕巧。檔案柜：屬辦公家具系列。即用來保存檔案資料的122文書檔案講稿123科技檔案科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料?？萍紮n案科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是在自124科技檔案的種類

1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案3.基本建設(shè)檔案4.設(shè)備檔案5.科學(xué)研究檔案6.醫(yī)療衛(wèi)生檔案7.天文檔案8.氣象檔案9.地質(zhì)檔案10.測(cè)繪檔案11.地震檔案12.水文檔案13.環(huán)境保護(hù)檔案科技檔案的種類1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案2.農(nóng)業(yè)生125文書檔案講稿126項(xiàng)目檔案案卷封面和脊背填寫▲檔號(hào)：檔案的編號(hào)▲案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容▲立卷單位：案卷的形成單位▲起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期▲保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長(zhǎng)期、短期▲密級(jí)：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密依據(jù)保密規(guī)定填寫。沒有密級(jí)的可不填寫，不能寫“普通”、“無密”等字樣項(xiàng)目檔案案卷封面和脊背填寫▲檔號(hào)：檔案的編號(hào)依1272012樂至縣**學(xué)校新建學(xué)生宿舍（竣工資料）樂至縣**學(xué)校（以公章上名稱填寫）2012年1月12日~6月8日永久2012-12012-22012樂至縣**學(xué)校新建學(xué)生宿舍（竣工資料）樂至縣**學(xué)校128保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷脊背式樣）項(xiàng)目?jī)?nèi)容用碳素墨水直接寫在脊背上。填盒號(hào)