最新全國nvq《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義四

2023/1/2NVQ企業(yè)行政管理（二級(jí)）課程講義2023/1/2NVQ企業(yè)行政管理2023/1/2第四單元：信息的管理標(biāo)準(zhǔn)與大綱：計(jì)劃課時(shí)：11工作回應(yīng)周期、匯報(bào)及跟蹤進(jìn)展的重要性；辦公室處理信息的種類；利用手工方式和電子系統(tǒng)進(jìn)行信息存儲(chǔ)的方法；對信息進(jìn)行索引、歸類、存儲(chǔ)和檢索；信息保密與安全的重要性；信息的傳播方法和途徑。2023/1/2第四單元信息的管理中心思想：辦公室是信息接收、存儲(chǔ)、傳遞和應(yīng)用的中心，現(xiàn)代企業(yè)行政管理，實(shí)際上是信息的管理。為了提高行政管理效率，必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲(chǔ)、檢索、傳播的程序、系統(tǒng)和方法，并熟練的加以應(yīng)用。2023/1/2仔細(xì)學(xué)習(xí)本章后，你應(yīng)該能夠：說明在商業(yè)機(jī)構(gòu)中程序和標(biāo)準(zhǔn)的必要性；給出如何報(bào)告和跟蹤工作進(jìn)展的細(xì)節(jié)；說明在辦公室中處理的信息類型；解釋如何使用標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)文件呈現(xiàn)信息；解釋對信息的存儲(chǔ)和有效檢索的需要；說明用于信息的存儲(chǔ)和檢索的方法、系統(tǒng)和程序；2023/1/2詳述如何跟蹤文檔/文件；確定適合的索引和分類信息的方法；指出歸類文檔/文件的各種方法的細(xì)節(jié)；解釋對特定商業(yè)信息的保密和安全的需要和如何保護(hù)這些信息；說明信息如何在組織機(jī)構(gòu)中傳播及其途徑；概述信息和文檔需要保留一段時(shí)間的原因。 2023/1/2主要內(nèi)容：一、企業(yè)辦公室中信息處理的程序和類型：（教材4.1，4.2）二、信息的存儲(chǔ)、檢索、分類的系統(tǒng)和方法：（教材4.3--4.5）三、信息的保密、安全及保存期（教材4.6、4.8）四、企業(yè)內(nèi)信息傳播途徑（教材4.7）2023/1/2信息的管理程序和類型系統(tǒng)和方法保密安全保存期信息傳播的途經(jīng)2023/1/2一、企業(yè)辦公室中信息處理的程序和類型：信息處理信息回應(yīng)周期跟蹤工作進(jìn)展商務(wù)信息類型信息呈現(xiàn)形式2022/12/24書面信息主主要類型供應(yīng)商信息客戶的信息本單位信息具體業(yè)務(wù)信息2022/12/24一、 企業(yè)業(yè)辦公室中中信息處理理的程序和和類型（教教材4.1，4.2）1、商務(wù)務(wù)信息的回回應(yīng)周期：：2、跟蹤工工作進(jìn)展的的方法：觀察個(gè)人公公文架上等等待處理的的工作數(shù)量量；詢問工作人人員的工作作進(jìn)展情況況；讓工作人員員填寫質(zhì)量量控制表；；了解各部分分的工作進(jìn)進(jìn)展情況是是否符合工工作期限要要求。2022/12/243、商務(wù)信信息的類型型：供應(yīng)商信息息?？蛻舻男畔⑾?。本單位的有有關(guān)信息。。具體業(yè)務(wù)信信息。4、商務(wù)信信息的有效效呈現(xiàn)形式式：訂貨單、發(fā)發(fā)貨票、發(fā)發(fā)票假條、申請請表、報(bào)銷銷條2022/12/24一、企業(yè)業(yè)辦公室室中信息息處理的的程序和和類型：：（教材材4.1，4.2）1、商務(wù)務(wù)信息的的回應(yīng)周周期企業(yè)信息息回應(yīng)周周期是指指企業(yè)為為了提高高工作效效率、樹樹立企業(yè)業(yè)良好形形象，在在一般情情況下正正常處理理某一個(gè)個(gè)問題以以及給客客戶或查查詢者““回應(yīng)””答復(fù)所所需要的的時(shí)間。2022/12/24案例4．．1備忘錄發(fā)給：行行政助理理發(fā)自：JPatel客戶服務(wù)務(wù)經(jīng)理日期：2000年2月月10日日我收到客客戶的抱抱怨，他他用電話話查詢信信息，但但不得不不花很長長時(shí)間等等待回應(yīng)應(yīng)。請區(qū)區(qū)分下列列電話的的優(yōu)先次次序，并并給你的的部門處處理電話話查詢的的工作人人員每人人一份。。完成的的列表的的復(fù)印件件，應(yīng)放放在電話話旁邊顯顯眼的位位置。2022/12/24Webster女士打的的電話，，要改變變與Jones夫人兩周周前安排排的約會(huì)會(huì)。Planwell的設(shè)計(jì)師師打的電電話，有有關(guān)正在在修建的的我們的的新辦公公室需要要緊急的的決定。。Sarangapani先生詢問問，關(guān)于于我們廣廣告征召召助理會(huì)會(huì)計(jì)師職職位的細(xì)細(xì)節(jié)。Sizer小姐打電電話抱怨怨說，她她兩周前前發(fā)出的的意見信信沒有收收到回答答。Schmidt夫人電話話詢問關(guān)關(guān)于我們們一種產(chǎn)產(chǎn)品的信信息———她的公公司正在在考慮大大量定購購。2022/12/24答案：按主次順順序排列列來電Planwell的設(shè)計(jì)師師打電話話來，談?wù)動(dòng)嘘P(guān)我我們正在在修建的的新辦公公室所需需要的一一個(gè)緊急急的決定定。Sizer小姐打電電話抱怨怨說，她她兩周前前發(fā)出的的意見信信沒有得得到回答答。Schmidt夫人打電電話詢問問我們公公司的一一種產(chǎn)品品的有關(guān)關(guān)信息———她的的公司正正在考慮慮大量定定購。Sarangapani先生來電電詢問我我們廣告告征召助助理會(huì)計(jì)計(jì)師職位位的有關(guān)關(guān)細(xì)節(jié)。。Webster女士打電電話，要要改變與與Jones夫人兩周周前安排排的約會(huì)會(huì)。2022/12/242、跟蹤工作作進(jìn)展的的方法一般情況況下，跟跟蹤工作作進(jìn)展常常用的有有以下幾幾種方法法：（1）觀觀察法：：觀察個(gè)個(gè)人公文文架上等等待處理理的工作作數(shù)量；；（2）詢詢問法：：詢問工工作人員員的工作作進(jìn)展情情況；（3）填填表法：：讓工作作人員填填寫質(zhì)量量控制表表，根據(jù)據(jù)質(zhì)量控控制表了了解工作作人員的的工作情情況（4）分分步檢查查法：如如果任務(wù)務(wù)被分成成了幾個(gè)個(gè)部分進(jìn)進(jìn)行，應(yīng)應(yīng)了解各各部分的的工作進(jìn)進(jìn)展情況況是否符符合工作作期限要要求。2022/12/243、常見見書面商商務(wù)信息息的類型型通常情況況下企業(yè)業(yè)辦公室室工作處處理的信信息主要要包括以以下幾個(gè)個(gè)方面的的類型：：（1）供供應(yīng)商信信息。企企業(yè)作為為客戶，，會(huì)需要要與有關(guān)關(guān)商家聯(lián)聯(lián)系，以以便得到到某種服服務(wù)或供供應(yīng)。因因此，辦辦公室應(yīng)應(yīng)該收集集一些與與企業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)關(guān)的或日日常需要要的服務(wù)務(wù)商或供供應(yīng)商的的信息，，以便需需要時(shí)可可以及時(shí)時(shí)方便地地聯(lián)系，，獲取所所需要的的商品或或服務(wù)。。2022/12/24（2）客戶的的信息。企業(yè)業(yè)作為商品或或服務(wù)的供應(yīng)應(yīng)商時(shí)，企業(yè)業(yè)辦公室應(yīng)該該掌握客戶的的有關(guān)基本信信息，如客戶戶名稱、聯(lián)系系方式、需要要商品或服務(wù)務(wù)的類型及要要求等，以便便可以加強(qiáng)與與客戶聯(lián)系，，為客戶提供供周到滿意的的服務(wù)或商品品供應(yīng)。2022/12/24（3）本單位位的有關(guān)信息息。作為企業(yè)業(yè)的信息處理理中心，通常常情況下辦公公室會(huì)接待客客戶的有關(guān)查查詢，這就要要求企業(yè)辦公公室人員應(yīng)熟熟悉和了解本本單位的基本本情況及業(yè)務(wù)務(wù)情況，如組組織結(jié)構(gòu)圖、、業(yè)務(wù)職責(zé)分分工等，以便便及時(shí)答復(fù)和和處理客戶的的查詢。2022/12/24（4）具體業(yè)業(yè)務(wù)信息。當(dāng)當(dāng)企業(yè)為客戶戶提供某種商商品或服務(wù)時(shí)時(shí)，為了確保保能使客戶得得到周到滿意意的服務(wù)，企企業(yè)辦公室應(yīng)應(yīng)該掌握與客客戶有關(guān)的具具體業(yè)務(wù)情況況，如客戶需需求、訂單內(nèi)內(nèi)容、商品或或服務(wù)的供應(yīng)應(yīng)情況及客戶戶的反饋等，，以便根據(jù)情情況，有針對對性地提供服服務(wù)或及時(shí)處處理有關(guān)問題題。2022/12/244、商務(wù)信息息的有效呈現(xiàn)現(xiàn)形式（1）在商務(wù)運(yùn)營活活動(dòng)中，商務(wù)務(wù)信息應(yīng)用標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)文文件呈現(xiàn)出來來，例如貨物物的交付活動(dòng)動(dòng)，應(yīng)用一系系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范范的商務(wù)文件件呈現(xiàn)出來。。首先，訂貨單單位要填寫訂訂貨單，同時(shí)時(shí)將一份訂貨貨單發(fā)送給供供應(yīng)商。2022/12/24其次，供應(yīng)商商要有發(fā)貨單單，發(fā)貨單一一般列出訂購購的貨物，并并標(biāo)明哪些無無現(xiàn)貨以及何何時(shí)有貨。另另外，訂貨方方重要的是要要對照供應(yīng)商商發(fā)出的發(fā)票票檢查發(fā)貨單單，以保證付付款額不超出出收到的貨物物的價(jià)格。2022/12/24再次，收貨單單和發(fā)貨單都都要轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)務(wù)部門，由財(cái)財(cái)務(wù)部門將收收貨單、發(fā)貨貨單與發(fā)票進(jìn)進(jìn)行對照檢查查。最后，財(cái)財(cái)務(wù)部門在付付款之前，要要檢查核對供供應(yīng)商的報(bào)價(jià)價(jià)單、原始訂訂貨單的復(fù)印印件、收貨單單、發(fā)貨單，，還要核對已已議定的折扣扣、運(yùn)費(fèi)情況況、交貨的實(shí)實(shí)際數(shù)量、交交貨時(shí)是否有有損環(huán)的貨物物、是否有退退貨，要保證證一項(xiàng)商務(wù)活活動(dòng)不出或少少出差錯(cuò)，一一系列的規(guī)范范的商務(wù)文件件是必須的。。2022/12/242）、在企業(yè)業(yè)內(nèi)部，一系系列的規(guī)范的的商務(wù)文件也也可以加強(qiáng)企企業(yè)的管理，，例如假條、、參加單位外外部會(huì)議的申申請單、培訓(xùn)訓(xùn)申請、停車車許可申請、、報(bào)銷申請、、零用現(xiàn)金憑憑單、復(fù)印申申請表等，這這些表格和文文件極大在促促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)內(nèi)部商務(wù)活動(dòng)動(dòng)的規(guī)范化和和有序化，提提高了企業(yè)運(yùn)運(yùn)行的效率。。2022/12/24教學(xué)方法：教師講課；分組討論；掌掌握商務(wù)信息息回應(yīng)周期的的重要性？情景練習(xí)；把把學(xué)生分為兩兩組，對應(yīng)承承擔(dān)的工作或或?qū)W習(xí)排出先先后次序，對對正在進(jìn)行的的工作進(jìn)行報(bào)報(bào)告和跟蹤?！，F(xiàn)場模擬；組組織學(xué)生填寫寫單位內(nèi)部的的各種表格和和單據(jù)。2022/12/24教學(xué)方法：教師講課、組組織討論并實(shí)實(shí)際操作。2022/12/24二、信信息的的存儲(chǔ)儲(chǔ)、檢檢索、、分類類的程程序、、系統(tǒng)統(tǒng)和方方法信息的處理信息存存儲(chǔ)必必要性性信息存存儲(chǔ)設(shè)設(shè)備方法、、系統(tǒng)統(tǒng)和程程序信息分分類和和索引引集中或或部門門歸檔檔文檔或或文件件跟蹤蹤信息存存儲(chǔ)方方法信息的的索引引信息歸歸類的的方法法2022/12/24二、信信息的的存儲(chǔ)儲(chǔ)、檢檢索、、分類類的系系統(tǒng)和和方法法：（（教材材4.3--4.5）1、信信息息的存存儲(chǔ)和和有效效檢索索的必必要性性企業(yè)文文檔和和文件件歸類類存儲(chǔ)儲(chǔ)的必必要性性；企業(yè)建建立有有效的的檢索索系統(tǒng)統(tǒng)的必必要性性；2022/12/242信息息存儲(chǔ)儲(chǔ)的系系統(tǒng)和和程序序（1））、辦辦公室室常用用信息息及存存儲(chǔ)設(shè)設(shè)備企業(yè)辦辦公室室不同同類型型的信信息應(yīng)應(yīng)存放放在不不同文文件柜柜中，，紙面面常用用信息息有四四類。。（2））、信信息存存儲(chǔ)的的方法法手工計(jì)算機(jī)機(jī)縮微膠膠片（3））集中中歸檔檔或部部門歸歸檔（4））文檔檔或文文件的的跟蹤蹤2022/12/243信息息的分分類（1））信息息分類類和索索引的的方法法；信息分分類的的方法法；信息索索引的的方法法；（2））信息息歸類類的方方法；；按字母母；按數(shù)字字；按地理理；按日期期；按時(shí)間間；按作者者；2022/12/24二、信信息的的存儲(chǔ)儲(chǔ)、檢檢索、、分類類的系系統(tǒng)和和方法法：（（教材材4.3--4.5）1、信信息息的存存儲(chǔ)和和有效效檢索索的必必要性性企業(yè)信信息的的存儲(chǔ)儲(chǔ)方式式應(yīng)該該滿足足在需需要時(shí)時(shí)能迅迅速檢檢索，，這對對一個(gè)個(gè)單位位的有有效運(yùn)運(yùn)作是是至關(guān)關(guān)重要要的。。首先，，企業(yè)業(yè)文檔檔和文文件歸歸類存存儲(chǔ)的的必要要性：：（1）按系統(tǒng)統(tǒng)歸類類的信信息能能更容容易和和更迅迅速的的存儲(chǔ)儲(chǔ)（2）企業(yè)文文檔和和文件件定期期歸類類減少少丟失失或放放錯(cuò)位位置（（3）企業(yè)文文檔和和文件件定期期歸擋擋會(huì)減減少火火災(zāi)隱隱患。。2022/12/24其次，，企業(yè)業(yè)建立立有效效的檢檢索系系統(tǒng)的的必要要性：：（1）能用準(zhǔn)準(zhǔn)確的的信息息迅速速回答答查詢詢（2）能迅速速找到到參考考信息息（3）節(jié)省查查找信信息的的時(shí)間間，給給查詢詢者一一個(gè)有有效率率的印印象。。2022/12/242、、辦辦公公室室常常用用信信息息及及存存儲(chǔ)儲(chǔ)方方式式企業(yè)業(yè)辦辦公公室室不不同同類類型型的的信信息息應(yīng)應(yīng)存存放放在在不不同同文文件件柜柜中中，，紙紙面面常常用用信信息息有有四四類類，，主主要要包包括括：：（1）行業(yè)業(yè)雜雜志志、、產(chǎn)產(chǎn)品品目目錄錄、、小小冊冊子子和和廣廣告告材材料料類類的的信信息息可可存存放放在在文文件件盒盒、、拱拱式式文文件件夾夾、、文文件件袋袋中中。。（2）計(jì)劃劃、、圖圖紙紙和和照照片片類類的的信信息息可可存存放放在在水水平平式式計(jì)計(jì)劃劃柜柜、、垂垂直直懸懸掛掛式式計(jì)計(jì)劃劃柜柜。。2022/12/243））工作作人人員員手手冊冊、、電電話話簿簿和和參參考考書書存存放放在在書書架架上上。。4））有關(guān)關(guān)工工作作進(jìn)進(jìn)展展的的文文件件、、需需要要保保留留的的舊舊文文件件，，以以及及其其他他文文檔檔將將保保存存在在檔檔案案柜柜中中。。有有多多種種類類型型的的檔檔案案柜柜可可以以使使用用，，包包括括垂垂直直懸懸掛掛式式檔檔案案柜柜、、側(cè)側(cè)開開式式檔檔案案柜柜、、旋旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)式式檔檔案案架架中中。。2022/12/243、手工工、計(jì)算算機(jī)、縮縮微膠片片存儲(chǔ)信信息方式式（1）手手工存儲(chǔ)儲(chǔ)信息的的方式及及其優(yōu)缺缺點(diǎn)（2）計(jì)計(jì)算機(jī)存存儲(chǔ)信息息的方式式及其優(yōu)優(yōu)缺點(diǎn)（3）縮縮微膠片片存儲(chǔ)信信息的方方式及其其優(yōu)缺點(diǎn)點(diǎn)2022/12/244、檔案案室集中中歸檔或或部門歸歸檔檔案室集集中歸檔檔的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)（1）可可以避免免文檔的的重復(fù)，，減少存存儲(chǔ)設(shè)備備（2）有有統(tǒng)一的的歸檔程程序（3）集集中歸檔檔的費(fèi)用用低（4）由由專業(yè)人人員存檔檔，能提提供質(zhì)量量更高的的服務(wù)（5）不不會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)文檔的的積壓現(xiàn)現(xiàn)象2022/12/24檔案室集集中歸檔檔的缺點(diǎn)點(diǎn)（1）增加不同同部門常常用信息息的重復(fù)復(fù)復(fù)制（2）長期從事事集中歸歸檔工作作使專業(yè)業(yè)歸檔人人員容易易產(chǎn)生厭厭煩情緒緒（3）由于集中中歸檔需需要統(tǒng)一一時(shí)間，，使檔案案服務(wù)缺缺乏靈活活性（4）很難保密密（5）需要建立立檔案管管理制度度，防止止丟失文文件（6）集中歸檔檔系統(tǒng)不不易滿足足各部門門的特殊殊要求（7）從集中歸歸檔區(qū)檢檢索文件件，可能能花費(fèi)時(shí)時(shí)間較長長（8）以以書面或或電子郵郵件方式式索取信信息，容容易被忽忽視或丟丟失。2022/12/245、文檔檔或文件件跟蹤文件跟蹤蹤卡的內(nèi)內(nèi)容及使使用方法法文件跟蹤蹤卡在用用于迅速速查找文文件及文文檔時(shí)是是非常必必要的。。（1）文件跟蹤蹤卡的主主要內(nèi)容容有：文件的借借出時(shí)間間；借出出文件的的名稱；；借閱人人的姓名名及部門門；文件件的歸還還日期；；歸還文文件人的的簽名。。2022/12/242）文件跟蹤蹤卡的使使用方法法如下：：跟蹤卡卡應(yīng)保存存在文件件柜附近近的抽屜屜或盒子子里，便便于隨時(shí)時(shí)取用；；在卡片片上填寫寫文件的的詳情，，例如文文件名、、文件發(fā)發(fā)放單位位、文件件編號(hào)、、文件發(fā)發(fā)送對象象等；在在卡片上上填寫借借閱人的的詳細(xì)情情況，例例如姓名名、部門門、職務(wù)務(wù)、借出出時(shí)間、、歸還時(shí)時(shí)間等；；將填寫寫好的卡卡片放在在借出文文件所在在的位置置；當(dāng)文文件歸還還時(shí)，由由歸還人人在卡片片上簽名名確認(rèn)2022/12/246、確確定適適合的的信息息分類類和索索引的的方法法：（1））信息息分類類有多多種方方法，，主要要有：：按字母母順序序分類類按數(shù)字字順序序分類類按地理理位置置分類類按時(shí)間間順序序分類類按主題題內(nèi)容容分類類按原作作者分分類2022/12/242）信息在在進(jìn)行行分類類后，，常用用卡片片索引引的方方法進(jìn)進(jìn)行存存儲(chǔ)，，卡片片存儲(chǔ)儲(chǔ)的方方法有有：卡片式式索引引盒，，卡片片按字字母順順序歸歸類，，通常常用分分隔卡卡片顯顯示每每一個(gè)個(gè)字母母。旋轉(zhuǎn)式式索引引盤，，卡片片歸類類在能能旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)輪中中，使使其很很容易易找到到。露邊索索引盒盒，卡卡片放放置在在塑料料夾中中，塑塑料夾夾存儲(chǔ)儲(chǔ)在托托盤中中，托托盤疊疊放在在專門門的柜柜子中中，托托盤能能像抽抽屜一一樣拉拉出來來。2022/12/247、按按字母母、數(shù)數(shù)字、、地理理、日日期、、時(shí)間間、作作者的的各種種歸類類方法法：按字母母歸類類的方方法及及優(yōu)缺缺點(diǎn)按數(shù)字字歸檔檔的方方法及及優(yōu)缺缺點(diǎn)按地理理歸檔檔的方方法及及優(yōu)缺缺點(diǎn)按日期期/時(shí)時(shí)間、、主題題、作作者的的歸類類方法法2022/12/24教學(xué)方方法：：教師講講課；；情景練練習(xí)；；組織織學(xué)生生參觀觀各種種信息息存儲(chǔ)儲(chǔ)設(shè)備備，扮扮演信信息管管理員員的角角色，，按照照信息息存檔檔的分分類規(guī)規(guī)定，，完成成信息息的存存儲(chǔ)和和檢索索?，F(xiàn)場模模擬；；利用用計(jì)算算機(jī)制制備和和打印印文件件，進(jìn)進(jìn)入數(shù)數(shù)據(jù)庫庫檢索索并打打印信信息。。2022/12/24教學(xué)方方法：：教師講講課；；組織討討論并并參觀觀各種種信息息存儲(chǔ)儲(chǔ)設(shè)備備；學(xué)會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)機(jī)檢索索和文文檔檢檢索。。2022/12/24三、信息的的保密、安安全及保存存期保密與安全一般信息保保護(hù)的原則則兩類信息保保護(hù)的措施施特定信息的的保密信息的保存存期2022/12/24三、 信息息的保密、、安全及保保存期（教教材4.6、4.8）1、一般信息保保護(hù)的原則則2、 保護(hù)護(hù)計(jì)算機(jī)信信息和文檔檔信息的措措施保護(hù)計(jì)算機(jī)機(jī)信息的措措施；保護(hù)書面文文檔信息的的措施；2022/12/243、特定信信息的保密密：人事檔案信信息；財(cái)務(wù)信息；；產(chǎn)品或服務(wù)務(wù)信息；客戶信息；；4、信息、、文檔保存存時(shí)間：永久保存；；長期保存；；短期保存；；2022/12/24三、信息的的保密、安安全及保存存期（教材材4.6、、4.8））1、一般信信息保護(hù)的的原則信息保護(hù)的的八項(xiàng)原則則是：（1）信息的獲得得和處理應(yīng)應(yīng)正當(dāng)合法法。（2）保存數(shù)據(jù)的的目的必須須合法，并并在數(shù)據(jù)使使用者準(zhǔn)入入登記人口口說明該目目的。（3）信息只供這這些目的使使用，并且且對登記入入口處所指指明的用戶戶開放。2022/12/244）信息必須充充足、相關(guān)關(guān)，以便于于參考及使使用。（5）信息必須準(zhǔn)準(zhǔn)確并要定定期更新。。6）信息必須根根據(jù)登記目目的需要的的時(shí)間長短短來保存。。（7）信息只能由由有關(guān)人員員訪問，并并由自己修修改數(shù)據(jù)。。（8）要要建立必要要的安全措措施，若計(jì)計(jì)算機(jī)中保保存的信息息被非法使使用，個(gè)人人有權(quán)利控控告。2022/12/242、保護(hù)計(jì)計(jì)算機(jī)信息息和文檔信信息的措施施（1）保護(hù)護(hù)計(jì)算機(jī)的的措施（2）保護(hù)護(hù)書面文檔檔信息的措措施2022/12/243、人事檔檔案、財(cái)務(wù)務(wù)信息、產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)務(wù)信息、客客戶信息的的保密（1）人事事檔案保密密的必要性性（2）簡述述財(cái)務(wù)信息息保密的必必要性（3）產(chǎn)品品和服務(wù)信信息保密的的必要性（4）客戶戶信息保密密的必要性性2022/12/244、企業(yè)信息息和文檔保留留的期限不同企業(yè)會(huì)根根據(jù)自身的業(yè)業(yè)務(wù)狀況制定定不同的存檔檔規(guī)定，以確確定各類企業(yè)業(yè)信息和文檔檔保留的期限限。在我國，，企業(yè)信息和和文檔保留的的期限分為三三種：（1）永久保保存，也就是是無限期保存存。如公司的的營業(yè)執(zhí)照、、征收土地證證明、公司章章程等法律文文件和歷史文文件；公司重重要的決定、、決議等文件件；有歷史參參考需要保存存的統(tǒng)計(jì)表、、報(bào)紙；個(gè)人人遺囑等。2022/12/242）長期保存，一一般為16-50年存檔檔期限。如單單位中形成的的或上級(jí)下發(fā)發(fā)的在相當(dāng)長長時(shí)期內(nèi)要查查考的文件資資料；記錄的的事故報(bào)告等等以備日后判判定查考。3）短期保存，指指15年以內(nèi)內(nèi)的存檔期限限。這部分包包含的內(nèi)容很很多，如日常常信件、考勤勤表保存2-3年；工資資單、稅單、、財(cái)務(wù)憑單保保存6-7年年；股息、病病歷等保存年年限更長。2022/12/24教學(xué)方法：教師講課、組織討論。分分組討論信息息保密的重要要性和主要原原則？案例分析；由由學(xué)生分別找找出在人事檔檔案、財(cái)務(wù)信信息、產(chǎn)品信信息、客戶信信息等方面由由于失密而造造成的損失。。2022/12/24教學(xué)方法：教師講課、組織討論。2022/12/24四、企業(yè)內(nèi)部部信息傳播途途徑傳播途徑內(nèi)部交換傳遞遞系統(tǒng)利用宣傳物品品傳播利用會(huì)議發(fā)布布信息利用網(wǎng)絡(luò)傳播播信息2022/12/24四、企業(yè)內(nèi)部部信息傳播途途徑（教材4.7）利用內(nèi)部交換換、傳遞系統(tǒng)統(tǒng)；利用宣傳物品品公開發(fā)布；；利用會(huì)議發(fā)布布信息；利用電子郵件件或單位內(nèi)部部的網(wǎng)絡(luò)；2022/12/24四、企業(yè)內(nèi)部部信息傳播途途徑（教材4.7）企業(yè)內(nèi)部信息息的傳播途徑徑企業(yè)要加強(qiáng)管管理，就要通通暢地將需要要員工了解的的信息傳播到到每個(gè)人。其其方法包括：：（1）利用內(nèi)內(nèi)部交換、傳傳遞系統(tǒng)，將將信息以書面面形式傳遞到到人。如能公公開信息的可可以復(fù)印或用用備忘錄的形形式傳遞到人人；需要部分分人傳閱的可可以在信息前前面附上“傳傳閱單”，上上面標(biāo)出需要要閱讀信息的的人員名單。。要求一位閱閱讀人看完文文件后，簽上上自己名字和和日期，再按按名單傳給下下一個(gè)人閱讀讀。2022/12/242）利用宣傳物品品公開發(fā)布。。如利用各類類布告板、白白板、宣傳欄欄以及各種快快報(bào)、廠報(bào)、、簡報(bào)等通知知信息。3）利用會(huì)議發(fā)布布信息。有的的可以召開有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參參加的會(huì)議，，然后由他再再召集下屬開開會(huì)，逐級(jí)將將信息發(fā)布給給每個(gè)人；有有的可以召開開全體員工大大會(huì)，一次將將信息傳達(dá)給給每個(gè)人。4）利用電子郵件件或單位內(nèi)部部的網(wǎng)絡(luò)將信信息進(jìn)行傳播播。2022/12/24教學(xué)方法：教師講課、組織討論；把把學(xué)生分為兩兩組，就同一一個(gè)問題討論論傳播信息的的最佳途徑。。然后，每組組派一位代表表陳述本組的的觀點(diǎn)，由老老師進(jìn)行點(diǎn)評評。