XXXX公文寫作模板課件

學生工作常用公文

寫作與處理政治與行政學院朱德威2011年11月4日學生工作常用公文

寫作與處理政治與行政學院朱德威1公文寫作一、公文的功能二、常用公文文種及其選用三、公文的文體、結構與格式四、公文寫作的語言運用公文寫作一、公文的功能2一、公文的功能（一）公文的涵義與特點公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達和貫徹黨和國家的路線、方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。一、公文的功能（一）公文的涵義與特點3

公文分類按公務文書的自身性質及使用范圍，可以把我國現(xiàn)行的公務文書分為兩大類：1．通用文書（1）法定公文（2）事務文書2．專用文書財經文書、司法文書、科技文書、軍事文書等等公文分類4

公文的特點鮮明的政策性法定的權威性體式的規(guī)范性特定的時限性語言的平實性

公文的特點鮮明的政策性法定的權威性體式的規(guī)范性5(二）公文的作用（功能）法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章以及規(guī)范性文件的有效形式。指導功能。公文是上級機關對下級進行指導工作的重要手段。溝通功能。公文是溝通機關之間橫向聯(lián)系的橋梁紐帶。宣教功能。公文是宣傳教育干部群眾的權威材料。憑證功能。公文是社會活動的真實記錄。(二）公文的作用（功能）法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章6

“一字入公文，九牛拔不出”

“筆下有財產萬千，筆下有人命關天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽忠奸”。

.人們對它的認識:“一字入公文，九牛拔不出”

“筆下有財產萬千，筆下有人命7

公文寫作與公文處理的意義

.從辦公室的角度看機關工作的紐帶領導工作的助手保密工作的重要環(huán)節(jié)檔案工作的基礎公文寫作與公文處理的意義.從辦公室8二、常用公文文種及其選用

公文文種即公文的名稱，用以表明公文的性質、適用范圍和作者職能權限以及制發(fā)公文的目的要求等。行政機關的13種主要公文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

活動方案、總結二、常用公文文種及其選用9（一）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知屬發(fā)布、知照文告，針對的對象有特定范圍，一般是限于有關單位有關人員，所以叫它“限知性”公文。它的發(fā)布方式，多是內部印發(fā)張貼，有的也可以公開張貼或公開發(fā)表于電臺、報刊。（一）通知10

通知的種類有：1．發(fā)布性通知。用于發(fā)布法規(guī)規(guī)章。2．批轉性通知。用于批轉或轉發(fā)文件。3．事項性通知。用于告知某一事項，如會議通知等。重要會議的通知屬正式公文，標題寫明什么單位召開什么會議的通知，要編發(fā)文號。一般會議的通知屬日常事務文書，用得最多，標題可以只寫“通知“二字，不編發(fā)文號。

通知的種類有：11

4．任免通知。如：關于香港特別行政區(qū)政府曾蔭培等2人職務任免的通知。5．指示性通知。對下級機關有所指示，如認為其內容不宜用命令或指示發(fā)布的，可以用“通知”發(fā)布。

12寫作通知的結構一般性通知的結構：轉發(fā)XX關于XX

XX的通知

XXXX：

現(xiàn)將XXXX”關于XX的通知“(文號)轉發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。X年X月X日

會議通知的結構：關于召開XX會議的通知XXXX：

為XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召開XX會議，研究落實XXXX等問題，請你單位XX準時出席。

X年X月X日

寫作通知的結構一般性通知的結構：會議通知的結13通知任免通知的結（1）：關于XXX任職的通知

XXX：

經研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。X年X月X日

任免通知的結構（2）：關于XX等同志職務任免的通知

XXX：

經研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

免去XXX同志XX局局長職務。X年X月X日

通知任免通知的結（1）：任免通知的結構（2）：14（二）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。通報多限在機關體系內部使用，屬于限知性公文。與通知相比，并非都是以上對下，不能有所部署，只能用于批評表揚和通報重要情況。

通報有三種：

（二）通報15通報1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應包括事實、意義、表彰決定、希望與要求等內容；表揚先進典型、介紹先進經驗的，正文應包括事跡、經驗、決定等內容。如：國務院關于表彰國家科委等單位長年深入基層開展扶貧工作的通報。表彰性通報的結構：關于表彰XXXX的通報XXX：XXXX（表彰事實、背景），XX（意義）現(xiàn)決定對XXXX予以通報表彰。

XXXXX（號召）

X年X月X日通報1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應包16通報批評性通報的結構：關于XX擅自XX的通報XXXX：XXXX（錯誤事實）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日2．批評性通報。批評事故，正文要包括經過情況、原因和決定（包括防止辦法）；批評壞典型的通報，要有清楚的情況介紹、合理的因果分析和正確的指示決定。一般有附件。通報批評性通報的結構：2．批評性通報。批評事故，17通報工作通報的結構：關于XX年XX工作的通報XXX：XXX（基本情況）。XXXXXXXX（成績和問題）。

XXXXX（要求）。X年X月X日3．工作情況通報。傳達重要情況和要各機關知道的事項。以情況為主，可以有分析、提要求。如：中共廣東省委、廣東省人民政府關于全省林業(yè)大檢查的情況通報。通報工作通報的結構：3．工作情況通報。傳達重要18適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。如：關于農村中小學教育收費專項檢查情況的報告。格式：包括標題、原由、事項、結語（用“特此報告”、“專此報告”字樣結尾）。類別：綜合報告、專題報告

（三）報告

（三）報告19

報告1.綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便上級了解和指導。

綜合報告的結構：關于XXXXXX的報告

XXXX：XXXX（情況或依據(jù)）。

XXXXXXXX（說明）。

XXXXX（結論或設想）。特此報告

X年X月X日

報告1.綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便20專題報告的結構（1）：關于XX事故的報告

XXXX：XXXX（事故經過）。

XXXX（事故后采取措施）。

XXXX（調查及事故原因）。

XXXX（經驗教訓和措施）

XXXX（請求處分）特此報告

X年X月X日專題報告的結構（2）：關于報送XX建議的報告

XXXX：XXX（事實）。

XXXXX（建議的依據(jù)）。

XXXXX（建議內容及說明）。

現(xiàn)將XX建議報上，請審閱。

特此報告

X年X月X日報告2.專題報告：反映某項工作和問題，新的舉措和設想，要求上級了解或指導。專題報告的結構（1）：專題報告的結構（2）：21（四）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關權限決定的法律效力。函有商洽函、問答函、審批函、答復函。函的格式（在信函式格式中提到）與書信大體相同，因為是鄭重的公務，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的語氣。（四）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和22

函的主要結構：函的結構（1）：

安徽省交通廳————————————————————

皖交函〔2006〕1號關于轉送XXXXXX的函財政廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》轉送你廳，供參考。二○○六年一月一日

函的結構（2）：

安徽省交通廳—————————————————————

皖交函〔2006〕1號

關于XXXXXX的復函省政府辦公廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》報送辦公廳，供參考。

二○○六年一月一日

1．函頭。印有“名頭”的發(fā)函紙，單編發(fā)函號，“發(fā)文字號”中加“函”字。函號在武文線下一行標識。（注意：文號有函字的不一定都是“函”，如國務院的批復用“國函”字樣）函的主要結構：函的結構（1）：函的結構（2）：23函的主要結構：

2．標題。有兩種寫法：機關＋事由＋復函對象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復函。標題在函號下空一行居中標3．上款。受函機關或領導人。

關于XXXXXX的函XXX：XXXXXX（發(fā)函目的、原由）。

XXXXXX（要求對方做什么）。妥否，請函復（望函告）。X年X月X日

函的主要結構：2．標題。有兩種24函的主要結構：

4．正文?！鞍l(fā)函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結尾要求何時答復及得體的禮貌用語，如“請大力協(xié)助為盼”，“望準予××是荷”，“望能同意”，“請即函復”，“盼復”，“望早日函告”等?！皬秃迸c“批復”類似，說明是根據(jù)什么函所發(fā)的復函，結尾一般用“特此函復”作結束語。

關于XXXXXX的函XXX：XXXXXX（發(fā)函目的、原由）。

XXXXXX（要求對方做什么）。妥否，請函復（望函告）。X年X月X日

函的主要結構：25（五）活動方案（策劃書）一、策劃書名稱盡可能具體的寫出策劃名稱，如“×年×月××大學××活動策劃書”，置于頁面中央，當然可以寫出正標題后將此作為副標題寫在下面。（五）活動方案（策劃書）一、策劃書名稱26二、活動背景：應根據(jù)策劃書特點在以下項目中選取重點闡述：基本情況簡介、主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關目的動機。其次應說明問題的環(huán)境特征，主要考慮環(huán)境的內在優(yōu)勢、弱點、機會及威脅等因素，對其作好全面的分析(SWOT分析)，將內容重點放在環(huán)境分析的各項因素上，對過去現(xiàn)在的情況進行詳細的描述，并通過對情況的預測制定計劃。如環(huán)境不明，則應該通過調查研究等方式進行分析加以補充。二、活動背景：27三、活動目的、意義和目標：活動的目的、意義應用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、媒體效應等）都應該明確寫出?；顒幽繕艘唧w化，并需要滿足重要性、可行性、時效性。四、資源需要：列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列出?？梢粤袨橐延匈Y源和需要資源兩部分。三、活動目的、意義和目標：28五、活動開展：作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當加入統(tǒng)計圖表等；對策劃的各工作項目，應按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明，執(zhí)行的應變程序也應該在這部分加以考慮。五、活動開展：29六、經費預算：活動的各項費用在根據(jù)實際情況進行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。七、活動中應注意的問題及細節(jié)：內外環(huán)境的變化，不可避免的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當環(huán)境變化時是否有應變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應急措施等也應在策劃中加以說明。八、活動負責人及主要參與者：注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應注明小組名稱、負責人）。六、經費預算：30（六）總結工作總結一般由標題、正文和尾部三部分組成。（一）標題?？偨Y的標題大體上有兩類構成形式：一類是公文式標題；一類是非公文式標題。公文式標題由單位名稱、時間、事由、文種組成，如《××村2008年度工作總結》、《××鎮(zhèn)2008年黨建工作總結》，有的只寫《工作總結》等。非公文式標題則比較靈活，有的為雙行標題，如《增強體質，全面貫徹執(zhí)行教育方針——開展多種形式的體育活動》，有的為單行標題，如《推動人才交流，培植人才資源》等。（六）總結工作總結一般由標題、正文和尾部三部分組成。31（二）正文?？偨Y正文的結構由前言、主體、結尾組成。1、前言。即正文的開頭，一般簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績，為主體內容的展開做必要的鋪墊。（二）正文?？偨Y正文的結構由前言、主體、結尾組成。322、主體。這是總結的核心部分，其內容包括做法和體會，成績和問題，經驗和教訓等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓，揭示工作中帶有規(guī)律性的東西?；仡櫼?，分析要透徹。不同類型的總結，內容有所側重，全面性總結其主體包括兩個層次，即成績和經驗，存在的問題和教訓。對于一般的工作總結，重點放在成績和經驗上。

3、結尾?？梢愿攀鋈?，可以說明好經驗帶來的效果，可以提出今后努力方向或改進意見。XXXX公文寫作模板。課件33（三）尾部。包括署名和時間兩項內容。如果標題中已有署名，這里可不再寫。XXXX公文寫作模板。課件34文種使用中的常見錯誤（一）自制文種

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。文種使用中的常見錯誤（一）自制文種

35（二）誤用文種把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、

“實施細則”等作為正式文種直接使用。

（二）誤用文種36(三)混用文種不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

(三)混用文種37（四）濫用文種一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種?！皼Q定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設、表彰先進、向英雄模范人物學習等方面，或者用于關系經濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。（四）濫用文種38三、公文的文體、結構與格式（一）公文的文體公文的文體是指公文的表達方式。屬應用文體，但它又不同于一般的應用文，具有自身的特殊屬性：1．公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統(tǒng)。2．公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。三、公文的文體、結構與格式（一）公文的文體39（二）公文的結構公文的結構是指公文的組織結構，具有規(guī)范性和相對確定性。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。（二）公文的結構40（三）公文的格式公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。

（三）公文的格式41

1.公文用紙幅面及版面尺寸公文頁邊與版心

用紙：國際標準A4型紙210mm×297mm天頭（上白邊）：37±1mm訂口（左白邊）：28±1mm版心：156mm×225mm(不含頁碼)1.公文用紙幅面及版面尺寸公文頁邊與版心422．公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。3．排版規(guī)格與印制裝訂要求①排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。②制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。2．公文中圖文的顏色43③印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。④裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。③印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超44四、公文的語言運用（一）公文語言的特點公文寫作規(guī)定使用語體文。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點。由于公文具有很強的政治性、政策性和現(xiàn)實效用性，所以，公文運用語言應當做到準確、簡明、莊重、得體。四、公文的語言運用（一）公文語言的特點45（二）常用特定用語：1.開端用語。開端用語是用于表示行文的目的、依據(jù)與原因的。如：為、為了、關于、由于、遵照、依照、根據(jù)、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。2.引敘用語。引敘用語是在引敘來問（電）時使用的。如：現(xiàn)接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報、據(jù)查、據(jù)了解等。3.經辦用語。經辦用語是用語表示工作辦理的時間及過程的。如：業(yè)經、已經、復經、一經、迭經、前經、茲經、經過、通過等。（二）常用特定用語：1.開端用語。開端用語是用于表示行文的目464.稱謂用語。稱謂用語是用以表示不同人稱的。如：我局（公司、廠、處…），你局（公司、廠、處…），貴局（公司、廠、處…），該局（公司、廠、處…）等。5.期請用語。期請用語是用來表示請求與期望的，如：擬請、函請、務請、懇請、希、希望、望、希即等。6.表態(tài)用語。表態(tài)用語是用來對來文表明態(tài)度的。如：同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不可、不妥、請核查等。7.綜合用語。綜合用語是對所敘述的情況進行綜合時使用的。如：如上所述、綜上所述、上述、總之等。4.稱謂用語。稱謂用語是用以表示不同人稱的。如：我局（公司、478.過渡用語。過渡用語是在公文的段落之間使用、承上啟下。起過渡作用的。如：為此、據(jù)此、因此、先現(xiàn)函復如下、現(xiàn)通告如下等。9.謙敬用語。謙敬用語如：恭請、敬請、謹請、惠于、惠贈、惠示、承蒙、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮幸、不勝感激等。10.結尾用語。結尾用語如：此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復、特此函告、特此函達、特此通知、特此通告、特此批復、請遵照辦理、請認真貫徹執(zhí)行，以上意見、如無不妥，請批轉各地區(qū)執(zhí)行等。8.過渡用語。過渡用語是在公文的段落之間使用、承上啟下。起過48（三）公文語言常見問題

1.錯別字。如：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”。

2.標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）公文語言常見問題1.錯別字。如：（1）因粗心大意，493.數(shù)字使用不規(guī)范。應該用阿拉伯數(shù)字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數(shù)字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結構層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數(shù)字。4.隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

3.數(shù)字使用不規(guī)范。應該用阿拉伯數(shù)字的用了漢字，如“20世紀505.引文標注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件（關于×××的請示）收悉。”應為“你單位關于×××的請示（××〔2006〕×號文件）收悉

6.前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規(guī)范性簡稱。5.引文標注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標題的發(fā)文字號的51

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號簽發(fā)人：××————————————————————關于××××××的請示××：

一、××二○○六年一月一日

（聯(lián)系人：×××0551-×××）補充：印章使用A．單一發(fā)文印章單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標52B．聯(lián)合行文印章有兩種情況：

聯(lián)合行文印章a當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。B．聯(lián)合行文印章有兩種情況：

聯(lián)合行文印章a當聯(lián)合53聯(lián)合行文印章b當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。聯(lián)合行文印章b當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出54

關于印章的特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

關于印章的特殊情況說明：當公文排版后所剩55機關印章使用中的常見問題：

（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。

（二）不當用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀要卻用了印。

（三）位置不當。用印既不壓發(fā)文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

機關印章使用中的常見問題：

（一）當用不用。請示、報告56謝謝zly8384謝57演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！58學生工作常用公文

寫作與處理政治與行政學院朱德威2011年11月4日學生工作常用公文

寫作與處理政治與行政學院朱德威59公文寫作一、公文的功能二、常用公文文種及其選用三、公文的文體、結構與格式四、公文寫作的語言運用公文寫作一、公文的功能60一、公文的功能（一）公文的涵義與特點公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達和貫徹黨和國家的路線、方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。一、公文的功能（一）公文的涵義與特點61

公文分類按公務文書的自身性質及使用范圍，可以把我國現(xiàn)行的公務文書分為兩大類：1．通用文書（1）法定公文（2）事務文書2．專用文書財經文書、司法文書、科技文書、軍事文書等等公文分類62

公文的特點鮮明的政策性法定的權威性體式的規(guī)范性特定的時限性語言的平實性

公文的特點鮮明的政策性法定的權威性體式的規(guī)范性63(二）公文的作用（功能）法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章以及規(guī)范性文件的有效形式。指導功能。公文是上級機關對下級進行指導工作的重要手段。溝通功能。公文是溝通機關之間橫向聯(lián)系的橋梁紐帶。宣教功能。公文是宣傳教育干部群眾的權威材料。憑證功能。公文是社會活動的真實記錄。(二）公文的作用（功能）法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章64

“一字入公文，九牛拔不出”

“筆下有財產萬千，筆下有人命關天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽忠奸”。

.人們對它的認識:“一字入公文，九牛拔不出”

“筆下有財產萬千，筆下有人命65

公文寫作與公文處理的意義

.從辦公室的角度看機關工作的紐帶領導工作的助手保密工作的重要環(huán)節(jié)檔案工作的基礎公文寫作與公文處理的意義.從辦公室66二、常用公文文種及其選用

公文文種即公文的名稱，用以表明公文的性質、適用范圍和作者職能權限以及制發(fā)公文的目的要求等。行政機關的13種主要公文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

活動方案、總結二、常用公文文種及其選用67（一）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知屬發(fā)布、知照文告，針對的對象有特定范圍，一般是限于有關單位有關人員，所以叫它“限知性”公文。它的發(fā)布方式，多是內部印發(fā)張貼，有的也可以公開張貼或公開發(fā)表于電臺、報刊。（一）通知68

通知的種類有：1．發(fā)布性通知。用于發(fā)布法規(guī)規(guī)章。2．批轉性通知。用于批轉或轉發(fā)文件。3．事項性通知。用于告知某一事項，如會議通知等。重要會議的通知屬正式公文，標題寫明什么單位召開什么會議的通知，要編發(fā)文號。一般會議的通知屬日常事務文書，用得最多，標題可以只寫“通知“二字，不編發(fā)文號。

通知的種類有：69

4．任免通知。如：關于香港特別行政區(qū)政府曾蔭培等2人職務任免的通知。5．指示性通知。對下級機關有所指示，如認為其內容不宜用命令或指示發(fā)布的，可以用“通知”發(fā)布。

70寫作通知的結構一般性通知的結構：轉發(fā)XX關于XX

XX的通知

XXXX：

現(xiàn)將XXXX”關于XX的通知“(文號)轉發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。X年X月X日

會議通知的結構：關于召開XX會議的通知XXXX：

為XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召開XX會議，研究落實XXXX等問題，請你單位XX準時出席。

X年X月X日

寫作通知的結構一般性通知的結構：會議通知的結71通知任免通知的結（1）：關于XXX任職的通知

XXX：

經研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。X年X月X日

任免通知的結構（2）：關于XX等同志職務任免的通知

XXX：

經研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

免去XXX同志XX局局長職務。X年X月X日

通知任免通知的結（1）：任免通知的結構（2）：72（二）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。通報多限在機關體系內部使用，屬于限知性公文。與通知相比，并非都是以上對下，不能有所部署，只能用于批評表揚和通報重要情況。

通報有三種：

（二）通報73通報1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應包括事實、意義、表彰決定、希望與要求等內容；表揚先進典型、介紹先進經驗的，正文應包括事跡、經驗、決定等內容。如：國務院關于表彰國家科委等單位長年深入基層開展扶貧工作的通報。表彰性通報的結構：關于表彰XXXX的通報XXX：XXXX（表彰事實、背景），XX（意義）現(xiàn)決定對XXXX予以通報表彰。

XXXXX（號召）

X年X月X日通報1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應包74通報批評性通報的結構：關于XX擅自XX的通報XXXX：XXXX（錯誤事實）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日2．批評性通報。批評事故，正文要包括經過情況、原因和決定（包括防止辦法）；批評壞典型的通報，要有清楚的情況介紹、合理的因果分析和正確的指示決定。一般有附件。通報批評性通報的結構：2．批評性通報。批評事故，75通報工作通報的結構：關于XX年XX工作的通報XXX：XXX（基本情況）。XXXXXXXX（成績和問題）。

XXXXX（要求）。X年X月X日3．工作情況通報。傳達重要情況和要各機關知道的事項。以情況為主，可以有分析、提要求。如：中共廣東省委、廣東省人民政府關于全省林業(yè)大檢查的情況通報。通報工作通報的結構：3．工作情況通報。傳達重要76適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。如：關于農村中小學教育收費專項檢查情況的報告。格式：包括標題、原由、事項、結語（用“特此報告”、“專此報告”字樣結尾）。類別：綜合報告、專題報告

（三）報告

（三）報告77

報告1.綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便上級了解和指導。

綜合報告的結構：關于XXXXXX的報告

XXXX：XXXX（情況或依據(jù)）。

XXXXXXXX（說明）。

XXXXX（結論或設想）。特此報告

X年X月X日

報告1.綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便78專題報告的結構（1）：關于XX事故的報告

XXXX：XXXX（事故經過）。

XXXX（事故后采取措施）。

XXXX（調查及事故原因）。

XXXX（經驗教訓和措施）

XXXX（請求處分）特此報告

X年X月X日專題報告的結構（2）：關于報送XX建議的報告

XXXX：XXX（事實）。

XXXXX（建議的依據(jù)）。

XXXXX（建議內容及說明）。

現(xiàn)將XX建議報上，請審閱。

特此報告

X年X月X日報告2.專題報告：反映某項工作和問題，新的舉措和設想，要求上級了解或指導。專題報告的結構（1）：專題報告的結構（2）：79（四）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項?！昂弊鳛橹饕姆N之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關權限決定的法律效力。函有商洽函、問答函、審批函、答復函。函的格式（在信函式格式中提到）與書信大體相同，因為是鄭重的公務，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的語氣。（四）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和80

函的主要結構：函的結構（1）：

安徽省交通廳————————————————————

皖交函〔2006〕1號關于轉送XXXXXX的函財政廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》轉送你廳，供參考。二○○六年一月一日

函的結構（2）：

安徽省交通廳—————————————————————

皖交函〔2006〕1號

關于XXXXXX的復函省政府辦公廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》報送辦公廳，供參考。

二○○六年一月一日

1．函頭。印有“名頭”的發(fā)函紙，單編發(fā)函號，“發(fā)文字號”中加“函”字。函號在武文線下一行標識。（注意：文號有函字的不一定都是“函”，如國務院的批復用“國函”字樣）函的主要結構：函的結構（1）：函的結構（2）：81函的主要結構：

2．標題。有兩種寫法：機關＋事由＋復函對象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復函。標題在函號下空一行居中標3．上款。受函機關或領導人。

關于XXXXXX的函XXX：XXXXXX（發(fā)函目的、原由）。

XXXXXX（要求對方做什么）。妥否，請函復（望函告）。X年X月X日

函的主要結構：2．標題。有兩種82函的主要結構：

4．正文。“發(fā)函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結尾要求何時答復及得體的禮貌用語，如“請大力協(xié)助為盼”，“望準予××是荷”，“望能同意”，“請即函復”，“盼復”，“望早日函告”等?！皬秃迸c“批復”類似，說明是根據(jù)什么函所發(fā)的復函，結尾一般用“特此函復”作結束語。

關于XXXXXX的函XXX：XXXXXX（發(fā)函目的、原由）。

XXXXXX（要求對方做什么）。妥否，請函復（望函告）。X年X月X日

函的主要結構：83（五）活動方案（策劃書）一、策劃書名稱盡可能具體的寫出策劃名稱，如“×年×月××大學××活動策劃書”，置于頁面中央，當然可以寫出正標題后將此作為副標題寫在下面。（五）活動方案（策劃書）一、策劃書名稱84二、活動背景：應根據(jù)策劃書特點在以下項目中選取重點闡述：基本情況簡介、主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關目的動機。其次應說明問題的環(huán)境特征，主要考慮環(huán)境的內在優(yōu)勢、弱點、機會及威脅等因素，對其作好全面的分析(SWOT分析)，將內容重點放在環(huán)境分析的各項因素上，對過去現(xiàn)在的情況進行詳細的描述，并通過對情況的預測制定計劃。如環(huán)境不明，則應該通過調查研究等方式進行分析加以補充。二、活動背景：85三、活動目的、意義和目標：活動的目的、意義應用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、媒體效應等）都應該明確寫出。活動目標要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時效性。四、資源需要：列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列出?？梢粤袨橐延匈Y源和需要資源兩部分。三、活動目的、意義和目標：86五、活動開展：作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當加入統(tǒng)計圖表等；對策劃的各工作項目，應按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明，執(zhí)行的應變程序也應該在這部分加以考慮。五、活動開展：87六、經費預算：活動的各項費用在根據(jù)實際情況進行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。七、活動中應注意的問題及細節(jié)：內外環(huán)境的變化，不可避免的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當環(huán)境變化時是否有應變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應急措施等也應在策劃中加以說明。八、活動負責人及主要參與者：注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應注明小組名稱、負責人）。六、經費預算：88（六）總結工作總結一般由標題、正文和尾部三部分組成。（一）標題?？偨Y的標題大體上有兩類構成形式：一類是公文式標題；一類是非公文式標題。公文式標題由單位名稱、時間、事由、文種組成，如《××村2008年度工作總結》、《××鎮(zhèn)2008年黨建工作總結》，有的只寫《工作總結》等。非公文式標題則比較靈活，有的為雙行標題，如《增強體質，全面貫徹執(zhí)行教育方針——開展多種形式的體育活動》，有的為單行標題，如《推動人才交流，培植人才資源》等。（六）總結工作總結一般由標題、正文和尾部三部分組成。89（二）正文?？偨Y正文的結構由前言、主體、結尾組成。1、前言。即正文的開頭，一般簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績，為主體內容的展開做必要的鋪墊。（二）正文?？偨Y正文的結構由前言、主體、結尾組成。902、主體。這是總結的核心部分，其內容包括做法和體會，成績和問題，經驗和教訓等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓，揭示工作中帶有規(guī)律性的東西?；仡櫼?，分析要透徹。不同類型的總結，內容有所側重，全面性總結其主體包括兩個層次，即成績和經驗，存在的問題和教訓。對于一般的工作總結，重點放在成績和經驗上。

3、結尾?？梢愿攀鋈?，可以說明好經驗帶來的效果，可以提出今后努力方向或改進意見。XXXX公文寫作模板。課件91（三）尾部。包括署名和時間兩項內容。如果標題中已有署名，這里可不再寫。XXXX公文寫作模板。課件92文種使用中的常見錯誤（一）自制文種

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。文種使用中的常見錯誤（一）自制文種

93（二）誤用文種把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、

“實施細則”等作為正式文種直接使用。

（二）誤用文種94(三)混用文種不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

(三)混用文種95（四）濫用文種一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種?！皼Q定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設、表彰先進、向英雄模范人物學習等方面，或者用于關系經濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。（四）濫用文種96三、公文的文體、結構與格式（一）公文的文體公文的文體是指公文的表達方式。屬應用文體，但它又不同于一般的應用文，具有自身的特殊屬性：1．公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統(tǒng)。2．公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。三、公文的文體、結構與格式（一）公文的文體97（二）公文的結構公文的結構是指公文的組織結構，具有規(guī)范性和相對確定性。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。（二）公文的結構98（三）公文的格式公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。

（三）公文的格式99

1.公文用紙幅面及版面尺寸公文頁邊與版心

用紙：國際標準A4型紙210mm×297mm天頭（上白邊）：37±1mm訂口（左白邊）：28±1mm版心：156mm×225mm(不含頁碼)1.公文用紙幅面及版面尺寸公文頁邊與版心1002．公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。3．排版規(guī)格與印制裝訂要求①排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。②制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。2．公文中圖文的顏色101③印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。④裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。③印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超102四、公文的語言運用（一）公文語言的特點公文寫作規(guī)定使用語體文。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點。由于公文具有很強的政治性、政策性和現(xiàn)實效用性，所以，公文運用語言應當做到準確、簡明、莊重、得體。四、公文的語言運用（一）公文語言的特點103（二）常用特定用語：1.開端用語。開端用語是用于表示行文的目的、依據(jù)與原因的。如：為、為了、關于、由于、遵照、依照、根據(jù)、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。2.引敘用語。引敘用語是在引敘來問（電）時使用的。如：現(xiàn)接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報、據(jù)查、據(jù)了解等。3.經辦用語。經辦用語是用語表示工作辦理的時間及過程的。如：業(yè)經、已經、復經、一經、迭經、前經、茲經、經過、通過等。（二）常用特定用語：1.開端用語。開端用語是用于表示行文的目1044.稱謂用語。稱謂用語是用以表示不同人稱的。如：我局（公司、廠、處…），你局（公司、廠、處…），貴局（公司、廠、處…），該局（公司、廠、處…）等。5.期請用語。期請用語是用來表示請求與期望的，如：擬請、函請、務請、懇請、希、希望、望、希即等。6.表態(tài)用