金蝶K3采購員操作指導(dǎo)手冊

幫助客戶成功（金蝶）六盤水市鐘山區(qū)泉辰科PAGE1PAGE1貴州博宏水泥分公司采購員操作指導(dǎo)手冊版本1.0（金蝶軟件）六盤水泉辰科技版權(quán)所有文檔信息作者：簡士煜創(chuàng)建日期（yyyy-mm-dd）:2014-12-15審核者:審核日期（yyyy-mm-dd）:最后修訂者：最后修訂日期（yyyy-mm-dd）:文檔類型：操作手冊文檔修訂歷史版本號修訂日期修訂者修訂內(nèi)容1.02014-12-15簡士煜創(chuàng)建文檔

目錄目錄 3采購員操作指導(dǎo)手冊 4第一節(jié)登陸界面介紹 4第二節(jié)系統(tǒng)界面介紹 5第三節(jié)系統(tǒng)操作介紹 7基礎(chǔ)資料操作 7單據(jù)操作 8第四節(jié)采購員操作指導(dǎo) 10由需求計劃單下推生成采購申請單 10下推生成的采購申請單 11由采購申請單下推生成采購訂單 11下推生成的采購訂單 12采購訂單維護 12采購訂單打印 13采購訂單下推外購入庫單 15生成的外購入庫單 15外購入庫維護 15外購入庫打印 16

采購員操作指導(dǎo)手冊第一節(jié)登陸界面介紹登陸界面登陸：登陸之前一定要選擇正確的組織機構(gòu)和正確的當(dāng)前帳套，帳套和帳套之間是相互獨立的，如果一旦選擇錯誤帳套，一是會影響用戶登陸錯誤帳套的數(shù)據(jù)，二是用戶的正常工作的數(shù)據(jù)并沒有進入系統(tǒng)，降低工作效率。另外，水泥公司金蝶K3系統(tǒng)的用戶驗證方式為“命名用戶身份登陸”，選擇其他登陸方式不能登陸成功。修改密碼：如果用戶初始沒有密碼，在用戶名欄內(nèi)輸入用戶名后（水泥公司金蝶K3的用戶名為員工的中文姓名），單擊右上角“修改密碼”，則可以設(shè)置用戶密碼；如果用戶有密碼，則需要把用戶名和密碼都填寫正確后，單擊右上角的修改密碼，則進入修改密碼的界面。注意：每次登陸前一定要仔細檢查帳套是否正確，以免給工作帶來不必要的麻煩。第二節(jié)系統(tǒng)界面介紹K3主控臺界面登陸成功后，會進入如上圖所示界面，金蝶K3主界面主要分“菜單欄”，“主控臺”，“帳套信息欄”等三個主要部分。菜單欄功能介紹：我的K3：可以保存用戶常用的功能按鈕更換操作員：可以返回到登陸界面K3流程圖：K3流程圖和K3主界面切換信息中心：會提示其他人發(fā)來的信息和啟動審批流后系統(tǒng)發(fā)來的提示信息添加到我的K3：用戶可以選中常用的明細功能后，選擇“添加到我的K3”，也可以在重用的明細功能上右擊鼠標(biāo)，選擇“添加到我的K3”。注意：1.只有用戶手動選擇“添加到我的K3”，才可以在“我的K3”里看到主控臺功能介紹：主控臺從左到右依次分為四級，第一級主要包括“我的K3”，“財務(wù)會計”，“供應(yīng)鏈”，“計劃管理”，“生產(chǎn)管理”和“系統(tǒng)設(shè)置”等模塊。其中財務(wù)部門的大部分功能都在“財務(wù)模塊”中，“供應(yīng)鏈”模塊包括“采購管理”、“銷售管理”、“倉庫管理”等和公司業(yè)務(wù)相關(guān)的子模塊。第二級和第三級是為了方便定位。第四級為明細功能。

第三節(jié)系統(tǒng)操作介紹基礎(chǔ)資料操作用戶登錄K/3主界面后，點擊【系統(tǒng)設(shè)置】—【基礎(chǔ)資料】—【公共資料】，依此路徑進入，可以在明細功能下看到基礎(chǔ)資料列表，雙擊進入對應(yīng)的基礎(chǔ)資料?；A(chǔ)資料包括:科目、幣別、匯率體系、憑證字、計量單位、結(jié)算方式、倉位、核算項目管理、客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應(yīng)商、成本對象等內(nèi)容?；A(chǔ)資料操作包括：打印、預(yù)覽、過濾、刷新、引入、引出、管理、新增、屬性、禁用、反禁用、刪除、批改、審核、反審核、檢測等操作。注：以上操作需要系統(tǒng)管理員授權(quán)，下面操作類推不再加注。單據(jù)操作水泥公司采購常用的單據(jù)包括：需求計劃單、采購申請單、采購訂單、詢價單、報價單、外購入庫單等單據(jù)。單據(jù)操作包括：查看、新增、維護、打印、審核、反審核、下推、使用、反使用、投放、關(guān)閉、作廢、反作廢、變更、過濾、查找、駁回、刪除、修改、上查、下查等操作，不同單據(jù)可能會有不同，但主要功能是一致的。查看：在序時簿界面選中某張單據(jù)，單擊查看便可以進入該單據(jù)。新增：單擊新增會進入單據(jù)新增界面。維護：單擊維護會進入單據(jù)修改界面。打印：打印需要從序時簿界面進入到單據(jù)界面，單擊打印會進入套打單據(jù)。通常水泥公司需要套打的單據(jù)有采購訂單、外購入庫單、外購入庫單、生產(chǎn)投料單和生產(chǎn)領(lǐng)料單。審核：水泥公司所有單據(jù)都是在審核狀態(tài)下才生效。反審核：如果在審核狀態(tài)下的單據(jù)需要修改，必須先反審核該單據(jù)才允許修改，原則上水泥公司不允許修改已審核狀態(tài)下的單據(jù)。下推：根據(jù)水泥公司業(yè)務(wù)流程，把已審核狀態(tài)下的單據(jù)下推到下一業(yè)務(wù)流程。使用、投放：某些單據(jù)在審核后，需要使用、投放才生效。具體單據(jù)在下文中詳細介紹。刪除：把未審核的單據(jù)進行刪除。上查、下查：根據(jù)水泥公司業(yè)務(wù)流程，查詢該單據(jù)上或下一業(yè)務(wù)流程的單據(jù)。過濾：在進入所有的單據(jù)序時簿前都會彈出過濾條件，用戶根據(jù)自己的需求填寫相應(yīng)的內(nèi)容，便可得到相應(yīng)的單據(jù)。過濾界面

第四節(jié)采購員操作指導(dǎo)由需求計劃單下推生成采購申請單用戶登錄K/3主界面后，點擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購申請】—【需求計劃單-維護】，依此路徑進入需求計劃單界面。進入需求計劃單序時簿:在需求計劃單序時簿可以查詢到需求計劃單。選中（可多選）需要下推的單據(jù)，點下推-生成采購申請單。注意：1.水泥公司需求計劃單由部門領(lǐng)導(dǎo)審核。2.只有審核狀態(tài)下的需求計劃單才能下推生成采購申請單。3.多選時，相同的物料在下推后將進行合并。（下推后數(shù)量=多條相同物料計劃需求數(shù)量之和）下推生成的采購申請單 下推后的采購申請，根據(jù)庫存數(shù)量與管理要求填入要采購的數(shù)量到“數(shù)量”、建議采購日期、到貨日期，選擇采購方式“采購”、“詢價”、“不采購”等信息。由采購申請單下推生成采購訂單用戶登錄K/3主界面后，點擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購申請】—【采購申請單-維護】，依此路徑進入采購申請單界面。采購申請序時簿在采購申請序時簿可以查詢到需求計劃單下推的采購申請單。選中需要下推的單據(jù)，點下推-生成采購訂單。注意：1.水泥公司采購申請由采購員、分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.只用審核狀態(tài)下的采購申請單才能下推生成采購訂單。3.只有需要采購，但不需要詢價的采購申請單才能直接下推采購訂單。下推生成的采購訂單在采購訂單-新增界面，填寫必填項包括供應(yīng)商、物料代碼、數(shù)量、交貨日期。填寫好以上項目后，單擊保存，待采購部經(jīng)理審核以后，該采購訂單便生效。注意：一張采購訂單所包涵的采購物品必須來自同一家供應(yīng)商。鼠標(biāo)選中某一物料代碼，在單據(jù)最下面便會顯示該物料的即時庫存。采購訂單維護用戶登錄K/3主界面后，點擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購訂單】—【采購訂單-維護】，依此路徑進入采購訂單維護界面。采購訂單序時簿在采購訂單序時簿界面，可以看到之前保存的所有采購訂單，并可以對采購訂單做相關(guān)的操作，如修改、刪除、審核、反審核、關(guān)閉等等。如果需要查看某張訂單的詳細信息，只需要選中該訂單，雙擊進入即可。注意：1.關(guān)閉標(biāo)志為“Y”，可以是該采購訂單已外購入庫并已經(jīng)生產(chǎn)采購發(fā)票，也可以是手動關(guān)閉，但是水泥公司不允許手動關(guān)閉未完成的采購訂單。2.行業(yè)務(wù)關(guān)閉標(biāo)志為“Y”，表示某訂單中的一條記錄已外購入庫并已經(jīng)生成采購發(fā)票采購訂單打印在采購訂單序時簿雙擊需要打印的單據(jù)，進入采購訂單界面，即可打印采購訂單。如需要PDF格式采購訂單，需要在文件-套打設(shè)置中，把“打印到PDF選中”，并設(shè)置相應(yīng)的路徑，則打印后，系統(tǒng)會自動生成PDF格式的采購訂單，方便采購員給廠家以郵件的形式下采購訂單。水泥公司采購訂單是橫向A4紙，若打印格式出現(xiàn)錯誤，則需在文件-打印設(shè)置中，把紙張和方向做相應(yīng)的調(diào)整。打印到PDF水泥公司采購訂單是橫向A4紙，若打印格式出現(xiàn)錯誤，則需在文件-打印設(shè)置中，把紙張和方向做相應(yīng)的調(diào)整。打印設(shè)置采購訂單下推外購入庫單在采購訂單序時簿界面，選中已審核并已到貨的記錄，選擇下推-外購入庫單。生成的外購入庫單外購入庫維護用戶登錄K/3主界面后，點擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【外購入庫】—【外購入庫-維護】，依此路徑進入外購入庫維護界面。外購入庫單序時簿審核后，該物料確認入庫。注意：1.水泥公司采購訂單目前是由采購員自己審核，審核完以后再打印。2.下推外購入庫單必須等到物料到了以后再下推，嚴(yán)禁采購訂單審核完直接下推。3．在外購入庫序時簿界面，可以看到所有已保存的外購入庫，并可以對外購入庫進行修改、刪除、審核、打印等操作。外購入庫打印在外購入庫序時簿界面內(nèi)雙擊需要套打的單據(jù)，進入外購入庫單界面內(nèi)。單擊打印便可套打外購入庫單。如不需按照單據(jù)打印外購入庫，可以把若干張外購入庫合并打印。選中需要打印的單據(jù)，再選擇文件-合并套打所選單據(jù)，即可打印所選單據(jù)。采購申請下推詢價單用戶登錄K/3主界面后，點擊【供應(yīng)鏈】—【采購管理】—【采購申請】—【采購申請單-維護】，依此路徑進入采購申請單界面。在采購申請序時簿可以查詢到需求計劃單下推的采購申請單。選中需要下推的單據(jù)，點下推-生成詢價單。注意：1.水泥公司采購申請由采購員、分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.只用審核狀態(tài)下的采購申請單才能下推生成詢價單。3.只有需要詢價的采購申請單才能下推采購訂單。生成的詢價單注：1.詢報價管理提供詢價、報價、采購比價分析功能。采購方有采購意向后，向多個供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，然后在報價的基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商。詢價單以列表形式，詳細說明求購的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量及其他備注事項，不公開供貨方的名稱與聯(lián)系方式。供貨方通過使用自己的用戶名和密碼登陸賬套，直接在網(wǎng)上給求購方報價。采購方根據(jù)篩選確定最終的供貨單位。單據(jù)信息及錄入方法詢價單的單據(jù)頭包括的默認信息介紹如表10-1：數(shù)據(jù)項說明必填項（是/否）編號本張單據(jù)的號碼，由系統(tǒng)根據(jù)【系統(tǒng)設(shè)置】→【系統(tǒng)設(shè)置】→【采購管理】→【單據(jù)設(shè)置】中設(shè)置的詢價單的編碼自動生成。如果用戶將【系統(tǒng)設(shè)置】→【系統(tǒng)設(shè)置】→【采購管理】→【單據(jù)設(shè)置】中的“允許手工錄入”選項選中，則用戶可手工修改系統(tǒng)順序編號，否則用戶不能修改該編號。是詢價日期新增單據(jù)時系統(tǒng)自動顯示當(dāng)前系統(tǒng)日期，用戶可對日期進行修改。是部門是指該筆業(yè)務(wù)所處理的部門。是采購員是指該筆業(yè)務(wù)所處理的業(yè)務(wù)員。是報價截止日期指本次詢價的最后報價日期，超過該日期即不允許再生成報價單。是生效日期指本次詢價物料價格的生效日期。是失效日期指本次詢價物料價格的失效日期。是付款條件支持直接手工輸入付款條件代碼；使用F7查詢并返回。否結(jié)算幣別支持直接手工輸入幣別代碼；使用F7查詢并返回。是制單人即當(dāng)前單據(jù)的錄入操作員，該字段用戶不能設(shè)置，在單據(jù)保存后，由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前操作員自動生成，并不再隨修改而改變。系統(tǒng)自動生成審核人即業(yè)務(wù)審核的操作員，用戶不能設(shè)置，在業(yè)務(wù)審批人審核后，由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前操作員自動生成。系統(tǒng)自動生成審核日期即業(yè)務(wù)審核的日期，用戶不能設(shè)置，在業(yè)務(wù)審批人審核后，由系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前系統(tǒng)日期自動生成。系統(tǒng)自動生成業(yè)務(wù)類型關(guān)聯(lián)生成時攜帶源單據(jù)業(yè)務(wù)類型，不允許修改，新增時默認外購入庫，可以修改是啟用價格保密勾選項，由用戶選擇是否勾選。否表11?1ü詢價單的單據(jù)體包括物料明細、供應(yīng)商兩個頁簽。物料明細頁簽?zāi)J信息介紹如表10-2：數(shù)據(jù)項說明必填項（是/否）物料代碼指詢價單上貨物的物料代碼。是物料名稱、規(guī)格型號是所選物料的名稱、規(guī)格型號信息，是從物料基礎(chǔ)資料中自動取得，用戶不能修改。系統(tǒng)自動生成輔助屬性指物料或商品的附加屬性。否單位指物料的常用計量單位。新增時默認為采購計量單位，可修改。是需求數(shù)量即當(dāng)前物料按當(dāng)前所選單位計量的數(shù)量。是交貨日期指物料的交貨日期。是包裝方式指物料的包裝方式。否運輸方式指物料采用何種方式進行運輸。F7調(diào)用“輔助資料—運輸方式”。否交貨地點指物料在何處進行交貨。F7調(diào)用“輔助資料—交貨地點”。否表11?2