第二章秘書(shū)職能范疇課件

第二章秘書(shū)職能與職能環(huán)境建設(shè)學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習(xí)第二章秘書(shū)職能與職能環(huán)境建設(shè)學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本

準(zhǔn)確理解和把握秘書(shū)職能的兩個(gè)方面，即“輔助管理、綜合服務(wù)”；準(zhǔn)確理解和把握秘書(shū)職能環(huán)境，主動(dòng)營(yíng)造良好的職能環(huán)境，從而達(dá)到高效履行職能的目的。準(zhǔn)確理解和把握秘書(shū)職能的兩個(gè)方面，即第一節(jié)秘書(shū)職能范疇

第二節(jié)秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)

第一節(jié)秘書(shū)職能范疇第二節(jié)秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)第一節(jié)秘書(shū)職能范疇本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)輔助管理職能

二、秘書(shū)綜合服務(wù)職能

第一節(jié)秘書(shū)職能范疇本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)輔助管理職能二、秘書(shū)

“輔助管理”，是新時(shí)期管理活動(dòng)賦予秘書(shū)的一項(xiàng)基本職能，也是秘書(shū)職能的本質(zhì)特征。秘書(shū)輔助管理貫穿于管理活動(dòng)的全過(guò)程，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，擬定解決問(wèn)題的方案提供給上級(jí)作出決定，對(duì)確定的決定方案貫徹執(zhí)行，秘書(shū)在這整個(gè)過(guò)程中起輔助管理的作用?！熬C合服務(wù)”是秘書(shū)的根本職能，領(lǐng)導(dǎo)的管理內(nèi)容有多寬，秘書(shū)的服務(wù)范圍也就有多寬?！拜o助管理”，是新時(shí)期管理活動(dòng)賦予秘書(shū)的一項(xiàng)基本

秘書(shū)“輔助管理”職能：是指一個(gè)機(jī)關(guān)或單位在其管理的整個(gè)過(guò)程中，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，擬定解決問(wèn)題的方案到對(duì)確定的方案貫徹執(zhí)行的整個(gè)過(guò)程中，秘書(shū)起著幫助或輔佐的作用。一、秘書(shū)輔助管理職能秘書(shū)“輔助管理”職能：是指一個(gè)機(jī)關(guān)或單位在其管理

領(lǐng)導(dǎo)者兼聽(tīng)則明，準(zhǔn)確、全面、有效地利用信息是其正確開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的基礎(chǔ)。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的近身參謀助手，不僅要向領(lǐng)導(dǎo)提供信息充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的耳目，而且要為領(lǐng)導(dǎo)者有效獲取利用信息、進(jìn)行適時(shí)的信息溝通及排除信息溝通障礙等方面，進(jìn)行參謀智能輔助。

（一）輔助獲取并利用信息領(lǐng)導(dǎo)者兼聽(tīng)則明，準(zhǔn)確、全面、有效地（一

在實(shí)踐中，不少領(lǐng)導(dǎo)者在信息獲取和利用的方向、信息量及信息結(jié)構(gòu)等方面都存在問(wèn)題，因而使領(lǐng)導(dǎo)和管理工作失誤。對(duì)此，秘書(shū)要注重以下三個(gè)方面：要注重在方向上的參謀輔助；要注重在擴(kuò)大信息量上的參謀輔助；要注重優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)方面的輔助。

1、獲取并利用信息在實(shí)踐中，不少領(lǐng)導(dǎo)者在信息獲取和1、獲取并利

各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導(dǎo)和管理工作失誤的重要原因。秘書(shū)有責(zé)任協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者排除來(lái)自各方面的信息干擾，包括：要注重排除思想障礙造成的干擾；要注重排除感情障礙造成的干擾；要注重排除利益沖突造成的干擾；要注重排除時(shí)空因素造成的信息干擾。2、排除信息干擾各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導(dǎo)和管理2、排除信從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開(kāi)始，秘書(shū)的參謀智能輔助就可同步進(jìn)行，可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作（見(jiàn)圖2-2）：（二）秘書(shū)輔助決策1、決策準(zhǔn)備階段從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開(kāi)（二）秘書(shū)輔助決作出此項(xiàng)決策是否應(yīng)該此項(xiàng)決策是否必須作出此項(xiàng)決策應(yīng)何時(shí)作出此項(xiàng)決策依據(jù)的信息是否全面、真實(shí)、充分此項(xiàng)決策的目的、意義和影響是什么

對(duì)此項(xiàng)決策應(yīng)提出什么建議

秘書(shū)在決策準(zhǔn)備階段的工作秘書(shū)在準(zhǔn)備階段的工作作出此項(xiàng)決策是否應(yīng)該此項(xiàng)決策是否必須作出此項(xiàng)決策應(yīng)何時(shí)作出此

在決策形成階段，秘書(shū)有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道：可進(jìn)行創(chuàng)新思維，設(shè)計(jì)新的方案供決策者選擇；

可綜合來(lái)自各方面的意見(jiàn)和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案；

可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開(kāi)展專家咨詢活動(dòng)，并將專家意見(jiàn)、建議吸納到有關(guān)決策方案中去；可帶著各套初選方案到有關(guān)部門(mén)和群眾中去征求意見(jiàn)，并根據(jù)各方面的意見(jiàn)進(jìn)行修改；2、決策形成階段在決策形成階段，秘書(shū)有諸多參謀智能輔助的2、

對(duì)重大決策的初定方案，秘書(shū)往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，到基層進(jìn)行小規(guī)模試驗(yàn)，蹲點(diǎn)探索，取得成功經(jīng)驗(yàn)后，再由點(diǎn)到面地進(jìn)行推廣；對(duì)各種供選擇的方案進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的比較，比較其投入成本和產(chǎn)出效益，比較其風(fēng)險(xiǎn)值與效益值，比較其科學(xué)性、合理性、可行性和可受性等等。決策形成階段還包括科學(xué)、嚴(yán)密的決策論證。對(duì)重大決策的初定方案，秘書(shū)往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，

決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來(lái)工作的選擇與安排，而真正使決策目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，還取決于有效的實(shí)施決策。在決策實(shí)施過(guò)程中，秘書(shū)的參謀智能輔助具有獨(dú)特的作用：對(duì)謀求認(rèn)同的輔助對(duì)糾正偏差的輔助對(duì)行為失范的輔助對(duì)克服重大失誤的輔助對(duì)克服運(yùn)行失調(diào)的輔助彌補(bǔ)決策疏漏的輔助對(duì)適應(yīng)環(huán)境變化的輔助對(duì)發(fā)現(xiàn)機(jī)遇的輔助3、決策實(shí)施階段決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來(lái)工作的選擇與安3

1、督促檢查的內(nèi)容

秘書(shū)對(duì)督促檢查的輔助，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者的主持下，按照領(lǐng)導(dǎo)確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體的事務(wù)。具體包括：發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議；檢查實(shí)施情況；督促辦理；反饋實(shí)施信息；要?dú)w納評(píng)估督促檢查效果。（三）輔助督促檢查

1、督促檢查的內(nèi)容（三）輔助督促檢查督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策，保證領(lǐng)導(dǎo)工作部署得效實(shí)施的重要組成部分。秘書(shū)操辦督促檢查中的事務(wù)，既有利于領(lǐng)導(dǎo)者直接掌握?qǐng)?zhí)行情況，又有利于秘書(shū)發(fā)揮近身綜合輔助的優(yōu)勢(shì)；既有利于上情下達(dá)，使執(zhí)行者正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，又有利于下情上達(dá)，使領(lǐng)導(dǎo)者全面把握?qǐng)?zhí)行情況，有針對(duì)性地進(jìn)行指揮、協(xié)調(diào)和控制，對(duì)維護(hù)組織管理協(xié)調(diào)運(yùn)作具有積極的推動(dòng)作用。（三）輔助督促檢查2、秘書(shū)輔助督促檢查的意義督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策，保證領(lǐng)導(dǎo)工作部署得（三）輔助

秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)督促檢查工作的輔助，是在領(lǐng)導(dǎo)者主持下，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開(kāi)的，主要有六條要領(lǐng)：

要抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)；要正確理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖；要及時(shí)反饋信息；要堅(jiān)持原則；要講究效率；要謀求協(xié)調(diào)有序。3、秘書(shū)督促檢查的要領(lǐng)

秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)督促檢查工作的輔助，是在3、秘書(shū)督

1、信訪工作的內(nèi)容

信訪工作指的是處理人民群眾的來(lái)信和接待處理來(lái)訪。信訪工作一直是充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的秘書(shū)職能范疇中的重要任務(wù)。秘書(shū)處理信訪事務(wù)，是充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)耳目、了解群眾的需要和要求的重要形式。處理信訪事務(wù)又是各類社會(huì)管理部門(mén)的有益補(bǔ)充。它將重大的、復(fù)雜的、難以解決的問(wèn)題直接反饋給高層決策者，使之得到統(tǒng)籌解決；將具體的、看起來(lái)是細(xì)小的、管理歸屬不清的、與當(dāng)事人切身利益相關(guān)的事情，進(jìn)行歸口分流，使之得到妥善的處理。這對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)是不可替代的。

（四）輔助處理信訪1、信訪工作的內(nèi)容（四）輔助處理信訪

秘書(shū)處理信訪事務(wù)主要有以下六方面要領(lǐng)：

要遵循信訪工作原則，要以事實(shí)為依據(jù)，以法規(guī)政策為準(zhǔn)繩，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，歸口處理。要做到事事有回應(yīng)，件件落到實(shí)處；

要嚴(yán)格按制度辦事；

要嚴(yán)守辦理程序；

2、秘書(shū)輔助處理信訪的要領(lǐng)

秘書(shū)處理信訪事務(wù)主要有以下六方面要2、秘書(shū)輔助處理信

要與有關(guān)部門(mén)協(xié)同配合；

要盡可能滿足群眾的正當(dāng)要求，維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益；

要正確對(duì)待信訪老戶，耐心做深入細(xì)致的思想疏導(dǎo)工作，不能將矛盾上交要盡可能將問(wèn)題解決在本級(jí)組織的工作范圍之內(nèi)。要與有關(guān)部門(mén)協(xié)同配合；

1、隨機(jī)協(xié)調(diào)的內(nèi)容隨機(jī)協(xié)調(diào)指的是對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)中由不確定因素隨機(jī)出現(xiàn)的問(wèn)題和失調(diào)現(xiàn)象的妥善處理，化解或緩解矛盾，恢復(fù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)的隨機(jī)協(xié)調(diào)，一是指在輔助管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，隨機(jī)發(fā)現(xiàn)失調(diào)或問(wèn)題，主動(dòng)進(jìn)行信息溝通和思想交流，消除誤會(huì)和隔閡，謀求共識(shí)，協(xié)調(diào)關(guān)系；二是指受命于領(lǐng)導(dǎo)者，去處理隨機(jī)出現(xiàn)的失調(diào)問(wèn)題。

（五）輔助隨機(jī)協(xié)調(diào)

1、隨機(jī)協(xié)調(diào)的內(nèi)容（五）輔助隨機(jī)協(xié)調(diào)

秘書(shū)處于組織運(yùn)轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對(duì)隨機(jī)出現(xiàn)的失調(diào)現(xiàn)象能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)。對(duì)一般性的、淺層次的失調(diào)，秘書(shū)主動(dòng)進(jìn)行隨機(jī)協(xié)調(diào)，便于把問(wèn)題化解在萌芽狀態(tài)，避免釀成更為嚴(yán)重的失調(diào)；對(duì)突發(fā)性的、重大的失調(diào)，秘書(shū)進(jìn)行隨機(jī)協(xié)調(diào)，有利于控制事態(tài)，緩解沖突，為領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題作好準(zhǔn)備；對(duì)嚴(yán)重的、深層次的失調(diào)，秘書(shū)及時(shí)調(diào)查失調(diào)的狀態(tài)、性質(zhì)、變化態(tài)勢(shì)、影響及失調(diào)的原因，并提出有關(guān)協(xié)調(diào)方案的建議，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者采取協(xié)調(diào)舉措具有重要的參考作用。秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)的作用是確定的、具有不可替代性的。秘書(shū)處于組織運(yùn)轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對(duì)隨機(jī)出秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)，是立足秘書(shū)本職地位進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動(dòng)，必須把握以下六點(diǎn)要領(lǐng)：要注重與組織目標(biāo)的一致性；要注重對(duì)變化的適應(yīng)性；要注重非權(quán)力支配性；要注重非職責(zé)限定性；要注重溝通疏導(dǎo)性；要注重量力適度性。2、秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)輔助的要領(lǐng)

秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)，是立足秘書(shū)本職地位進(jìn)2、秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)輔二、秘書(shū)綜合服務(wù)職能“綜合服務(wù)”是秘書(shū)的根本職能。秘書(shū)提供“綜合服務(wù)”的職能很寬廣，可以說(shuō)：領(lǐng)導(dǎo)的管理內(nèi)容有多寬，秘書(shū)的服務(wù)范圍也就有多寬，同時(shí)，秘書(shū)還得為平行的職能部門(mén)執(zhí)行管理職能提供服務(wù)，并還要為管理的相對(duì)人——人民群眾提供服務(wù)。二、秘書(shū)綜合服務(wù)職能“綜合服務(wù)”是秘書(shū)的根本職

辦文在秘書(shū)工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。自秘書(shū)性工作萌生開(kāi)始，辦文就成為秘書(shū)性人員為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作服務(wù)的重要手段，成為其輔政的主要方式。（一）秘書(shū)“辦文”服務(wù)事務(wù)辦文在秘書(shū)工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)（一）秘書(shū)“辦文”秘書(shū)撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草各種表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和管理意圖的書(shū)信、文件、講話稿等文字材料。秘書(shū)在撰擬文稿的過(guò)程中應(yīng)注意以下六個(gè)方面：要明確自己代筆者的地位；要準(zhǔn)確使用規(guī)范的文種；

要選用準(zhǔn)確而不含混、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語(yǔ)言表達(dá)；要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改；要依據(jù)可靠；要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。1、文稿撰擬

秘書(shū)撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草各種1、文稿撰擬

文書(shū)運(yùn)行包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過(guò)程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收→登記→分辦→傳閱→擬辦→批辦→承辦→催辦→注辦等。發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：授意→擬稿→審核→簽發(fā)→復(fù)核→繕印→校對(duì)→用印→登記→封發(fā)等。文書(shū)運(yùn)行可根據(jù)機(jī)關(guān)規(guī)模、文件流量、溝通往來(lái)的需要等具體情況，對(duì)上述收文、發(fā)文程序進(jìn)行調(diào)整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。2、文書(shū)運(yùn)行

文書(shū)運(yùn)行包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過(guò)2、文

文書(shū)整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書(shū)的處理，主要包括文書(shū)立卷和案卷歸檔。文書(shū)立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按其形成過(guò)程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。

3、文書(shū)整理文書(shū)整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書(shū)的3、文書(shū)整理文書(shū)立卷的范圍

本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文書(shū)、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等；上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；下級(jí)機(jī)關(guān)文件、與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的外來(lái)文等均不需立卷。文書(shū)立卷的范圍本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的

文書(shū)立卷的原則：保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價(jià)值，便于保管和利用。經(jīng)過(guò)整理的文書(shū)案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔的時(shí)限要求是辦理完畢的文書(shū)經(jīng)整理組合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向檔案部門(mén)移交。歸檔的質(zhì)量要求是要維護(hù)文書(shū)材料的齊全、完整；要按文書(shū)的內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；要保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷要簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。文書(shū)立卷的原則：保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，秘書(shū)要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考，并在自身開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)中查閱。秘書(shū)文獻(xiàn)資料工作中必須注重以下五個(gè)方面：要注重針對(duì)性；要注重前沿性；要注重系統(tǒng)性；要注重動(dòng)態(tài)性；要注重消化應(yīng)用性。4、文獻(xiàn)材料的保管和利用秘書(shū)要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便4、文秘書(shū)辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期效果提供服務(wù)。秘書(shū)辦會(huì)主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后都有大量會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。（二）秘書(shū)“辦會(huì)”服務(wù)事務(wù)

秘書(shū)辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、（二）秘書(shū)“辦會(huì)”

秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的原則：

要強(qiáng)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合；要強(qiáng)調(diào)周密安排，有序運(yùn)作；要強(qiáng)調(diào)熱情服務(wù)，提高效率；要強(qiáng)調(diào)涉密會(huì)議的安全、保密；在操辦會(huì)議事務(wù)中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補(bǔ)闕作用；要注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。

1會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的原則：1會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的任務(wù)：主要有會(huì)前籌備、會(huì)議接待、組織聯(lián)絡(luò)、會(huì)場(chǎng)管理、會(huì)議文件工作、會(huì)議選舉、會(huì)議保密、會(huì)議后勤服務(wù)、會(huì)間事務(wù)、會(huì)后工作等。秘書(shū)在會(huì)議活動(dòng)全過(guò)程中盡職盡責(zé)地操辦會(huì)務(wù)和提供服務(wù)，對(duì)提高會(huì)議效率，優(yōu)化會(huì)議效果具有不可低估的積極作用。秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的任務(wù)：秘書(shū)會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前籌備是會(huì)議有效進(jìn)行的基礎(chǔ)性工作。會(huì)前籌備工作主要包括領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議目的、議題，秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂會(huì)議籌備方案，領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)會(huì)議籌備方案，組建會(huì)議籌備和組織機(jī)構(gòu)并按會(huì)議籌備方案進(jìn)行分工，根據(jù)確定的與會(huì)者名單送發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議文件，布置會(huì)場(chǎng)，按會(huì)議討論要求將與會(huì)者編組，制作會(huì)議代表證、工作人員證件及其他證件，根據(jù)與會(huì)者特征安排其會(huì)議期間的住宿和接站車輛。

2、會(huì)前籌備

秘書(shū)會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前籌備是會(huì)議有效進(jìn)行2、會(huì)

會(huì)議召開(kāi)期間，必須辦好以下工作：

會(huì)場(chǎng)簽到，以便了解與會(huì)代表的人數(shù)；會(huì)間調(diào)度，這是指對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的安排和調(diào)整；

會(huì)議記錄，這是指會(huì)議情況的原始記錄，它是貫徹會(huì)議精神的依據(jù)，形成會(huì)議文件的基礎(chǔ)；會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，這是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，通報(bào)會(huì)議情況的文書(shū)；

會(huì)議選舉；

會(huì)議總結(jié)；

后勤保障。

3、會(huì)間事務(wù)會(huì)議召開(kāi)期間，必須辦好以下工作：3、會(huì)間事務(wù)會(huì)后工作主要包括：草擬和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以記載和傳達(dá)會(huì)議的主要精神；清理會(huì)議文件；組織會(huì)議代表離會(huì)，為其提供各種方便；搞好宣傳報(bào)道，擴(kuò)大和傳播會(huì)議影響；會(huì)議工作總結(jié)；會(huì)后催辦工作。4、會(huì)后工作會(huì)后工作主要包括：4、會(huì)后工作秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛，大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類。（三）秘書(shū)“辦事”服務(wù)事務(wù)秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛，（三）秘書(shū)“辦事”

日常事務(wù)指秘書(shū)每天都要操辦的事務(wù)。這些日常事務(wù)有著共同的特征：具有領(lǐng)導(dǎo)工作需要的選擇性；具有操作的規(guī)范性；具有與領(lǐng)導(dǎo)工作的主輔協(xié)同性；具有運(yùn)作的適應(yīng)性；具有服務(wù)的周密性；1、日常事務(wù)

日常事務(wù)指秘書(shū)每天都要操辦的事務(wù)。1、日辦公室事務(wù)管理包括值班工作、電話記錄、來(lái)信來(lái)訪處理等。辦公室事務(wù)管理包括值班工作、電話記錄、來(lái)信來(lái)

綜合承辦事務(wù)

即承辦上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)指令、協(xié)調(diào)各部門(mén)各機(jī)構(gòu)之間的工作關(guān)系。綜合承辦事務(wù)文書(shū)處理事務(wù)

包括文書(shū)材料的收發(fā)、管理、登記、傳閱、批辦、傳遞、催辦以及繕印、清退、立卷、保管等。文書(shū)處理事務(wù)包括文書(shū)材料的收發(fā)、管理、印信憑證的管理

秘書(shū)人員必須深刻了解印信憑證的作用和意義，懂得印章憑證的制作、使用和保管。印信憑證的管理秘書(shū)人員必須深刻了解印信憑

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排的內(nèi)容

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是指領(lǐng)導(dǎo)群體的活動(dòng)，既包括領(lǐng)導(dǎo)者主動(dòng)發(fā)起的活動(dòng)，又包括下屬需要領(lǐng)導(dǎo)者主持或參與的活動(dòng)，還包括往來(lái)單位或社會(huì)公眾要求、約請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者出席的活動(dòng)。由秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，有利于統(tǒng)籌全局，協(xié)調(diào)處理，分輕重緩急，有序安排，避免沖突和矛盾，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排的內(nèi)容領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排

秘書(shū)的隨機(jī)事務(wù)指難以預(yù)測(cè)的、不經(jīng)常發(fā)生的、或在職能分工邊界上難以確定由誰(shuí)處理的事務(wù)。秘書(shū)處理隨機(jī)事務(wù)要注重的五個(gè)方面：

要注重預(yù)防性；

要注重反應(yīng)的敏銳性；

要注重整體配合性；

要注重輔助地位的制約性；

要注重溝通樞紐性。2、隨機(jī)事務(wù)秘書(shū)的隨機(jī)事務(wù)指難以預(yù)測(cè)的、不經(jīng)常發(fā)生2、隨秘書(shū)受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)，授權(quán)秘書(shū)代表自己去處理，秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導(dǎo)去處理交辦的事務(wù)。3、受權(quán)理事秘書(shū)受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作3、受權(quán)理事

秘書(shū)受權(quán)理事應(yīng)注意事項(xiàng)：要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍以及相關(guān)的法紀(jì)規(guī)范，正確地把握理事的依據(jù)；要分析客觀環(huán)境要素和完成任務(wù)的各種條件，謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法；要明確受權(quán)理事的雙重角色；秘書(shū)受權(quán)理事應(yīng)注意事項(xiàng)：要與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通，特別是當(dāng)環(huán)境變化或其他原因使問(wèn)題的處理已超出授權(quán)范圍時(shí)，一定要向授權(quán)者請(qǐng)示，并遵從其新的指示辦理；要主動(dòng)爭(zhēng)取其他方面的配合與合作，但遇到受權(quán)以外的事務(wù)，秘書(shū)不得自作主張，不得擅作決定。要與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通，特別是當(dāng)環(huán)第二節(jié)

秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及其重要性

二、營(yíng)造優(yōu)美的工作環(huán)境

三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境

第二節(jié)秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及其人類的全部活動(dòng)都是在一定的環(huán)境條件下進(jìn)行的，秘書(shū)的職能環(huán)境是他從事職業(yè)活動(dòng)、履行職能的基石。創(chuàng)造良好的職業(yè)環(huán)境氛圍，與各方面建立正常、穩(wěn)定的職能關(guān)系，并主動(dòng)依靠和強(qiáng)化這種職能關(guān)系，就能有效地行使和實(shí)現(xiàn)自己的職能。人類的全部活動(dòng)都是在一定的環(huán)境條件下進(jìn)行的，秘書(shū)的

（一）職能環(huán)境

是指職業(yè)個(gè)人在他履行其社會(huì)職能時(shí)必須具備的物質(zhì)生活條件和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的統(tǒng)稱。一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及重要性（一）職能環(huán)境一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及重要性

是指從事秘書(shū)工作的秘書(shū)個(gè)人，在履行秘書(shū)職能時(shí)的有利于自身健康、成長(zhǎng)和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的總稱。

（二）秘書(shū)職能環(huán)境

是指從事秘書(shū)工作的秘書(shū)個(gè)人，在履行改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種職能關(guān)系，為自己的事業(yè)創(chuàng)造“天時(shí)、地利、人和”的客觀環(huán)境，使自己的工作能等到各有關(guān)方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、順利、有效地行使自己的社會(huì)職能。其職能環(huán)境優(yōu)化的程度愈高，秘書(shū)的職能活動(dòng)也就愈順暢，效用也就愈顯著。（三）秘書(shū)職能環(huán)境的重要性改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種

優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高昂的情緒，使其專心致志地投入工作，還有利于消除緊張和疲勞。

二、營(yíng)造優(yōu)美的工作環(huán)境優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高

秘書(shū)的工作場(chǎng)所，即各機(jī)關(guān)、單位的秘書(shū)按照一定制度、并借助于一定手段處理公務(wù)的地方。它應(yīng)根據(jù)秘書(shū)工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和基本職能特別應(yīng)根據(jù)服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作的需要和外來(lái)人員辦事聯(lián)絡(luò)的需要來(lái)合理設(shè)計(jì)，如應(yīng)考慮到秘書(shū)的活動(dòng)范圍、作業(yè)姿勢(shì)和辦公用具的安置以及物理方面（如氣候、光線、聲音、顏色等）的因素，做到各辦公室的位置排列科學(xué)、房屋的面積適當(dāng)、室內(nèi)空間適度、座位應(yīng)按工作流程順序同向排列、不宜紊亂無(wú)序或任人自由選擇，以免相互干擾。

（一）秘書(shū)工作場(chǎng)所秘書(shū)的工作場(chǎng)所，即各機(jī)關(guān)、單位的（二）秘書(shū)工作場(chǎng)所的布置模式

總體辦公型模式——綜理制

職能分工型模式——分理制總體辦公模式（二）秘書(shū)工作場(chǎng)所的布置模式總體辦公型模式——綜理制職能1、總體辦公型兩種模式

敝開(kāi)式：就是將秘書(shū)集中在一間大的辦公室里，按照工作流程，以工作臺(tái)為中心進(jìn)行排列。敝開(kāi)式辦公室又可分為對(duì)稱型和不對(duì)稱型兩種，這是目前世界各國(guó)比較流行的排列模式，它便于集中管理，能節(jié)約行政開(kāi)支，節(jié)省辦事時(shí)間，有利于相互合作，但容易相互干擾，也有礙于身體健康。

1、總體辦公型兩種模式敝開(kāi)式：就是

半封閉式：即在敝開(kāi)式的辦公室內(nèi)用組合式家具或其他材料，將分工不同的秘書(shū)部門(mén)的小單位和人員隔開(kāi)，形成以工作臺(tái)為中心的若干個(gè)“工作單元”。其長(zhǎng)處如上，缺點(diǎn)是經(jīng)費(fèi)開(kāi)支較多，也不便于管理和監(jiān)控。

半封閉式：即在敝開(kāi)式的辦公室內(nèi)用組合2、職能分工型模式又稱“分散式”：就是將秘書(shū)部門(mén)的各小單位和人員分散地安排在機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)人辦公室周圍的專門(mén)房間里，從事其職責(zé)范圍內(nèi)的秘書(shū)職能活動(dòng)。這是我國(guó)傳統(tǒng)的工作方式，它有利于密切人際關(guān)系，有利于分級(jí)管理，也有利于保持工作環(huán)境的安靜，但它不利于信息溝通，不便于工作協(xié)調(diào)，不便于監(jiān)督檢查，也不利于提高工作質(zhì)量和效率。2、職能分工型模式又稱“分散式”：就（三）秘書(shū)辦公自然環(huán)境因素要求空氣環(huán)境溫度：保持在20℃-25℃左右；濕度：保持在40%-60%；通風(fēng)；控制在0.3m/s-0.4m/s；另還要控制熱輻射（綠化）和氣壓。（三）秘書(shū)辦公自然環(huán)境因素要求空氣環(huán)境色彩環(huán)境色彩是指光波刺激人眼所產(chǎn)生的視感覺(jué)。色彩對(duì)人的生理、心理會(huì)產(chǎn)生特有的視覺(jué)效果，紅、橙、黃色具有熱烈、溫暖的視覺(jué)效果，是為暖色；藍(lán)、綠、紫色具有寒冷、沉靜的視覺(jué)效果，是為冷色；黑、紅、橙色給人以重的感覺(jué)；白、綠、藍(lán)色給人以輕的感覺(jué)。一般說(shuō)來(lái)，深顏色有收縮感，使人感到大、厚、近；淺顏色有擴(kuò)張感，使人感到小、薄、遠(yuǎn)。秘書(shū)工作場(chǎng)所的色調(diào)宜以白、乳白、淺黃、天藍(lán)、淺藍(lán)為基本色，這能減輕人眼的疲勞、提高識(shí)別事物的能力和速度，提高工作效率和質(zhì)量，而且還能使室內(nèi)環(huán)境變得賞心悅目，給人帶來(lái)精神上的輕松感、愉快感和舒坦感。色彩環(huán)境色彩是指光波刺激人眼所產(chǎn)生的視感覺(jué)。光線環(huán)境光線環(huán)境和色彩環(huán)境合稱為視覺(jué)環(huán)境，是通過(guò)人的視覺(jué)器官（眼睛）所感知的空間性環(huán)境。人們獲取信息80%來(lái)自視覺(jué)。秘書(shū)工作的環(huán)境應(yīng)根據(jù)工作的性質(zhì)、時(shí)間的長(zhǎng)短、空間的大小、位置的不同，進(jìn)行科學(xué)、合理的安排，配置充分、合理的采光照明系統(tǒng)。光線環(huán)境光線環(huán)境和色彩環(huán)境合稱為視覺(jué)環(huán)境，是通過(guò)人的視覺(jué)器官聲音環(huán)境聲音環(huán)境又稱聽(tīng)覺(jué)環(huán)境。聽(tīng)覺(jué)：是指聲波振動(dòng)動(dòng)物耳朵鼓膜所產(chǎn)生的感覺(jué)。一般情況下，50分貝以下的環(huán)境是安靜的；75分貝以下對(duì)人體沒(méi)什么影響；85-90分貝對(duì)人有輕度影響；95分貝以上的噪音對(duì)人可構(gòu)成危害；130分貝會(huì)引起病態(tài)感覺(jué)；150分貝是人體忍受的界限；180分貝能夠破壞金屬；再高10分貝，就足以把鉚釘從金屬結(jié)構(gòu)中拔出來(lái)。秘書(shū)室內(nèi)工作環(huán)境的基本要求是保持安靜，要隔絕噪音。聲音環(huán)境聲音環(huán)境又稱聽(tīng)覺(jué)環(huán)境。聽(tīng)覺(jué)：是指室外環(huán)境室外環(huán)境是是指秘書(shū)所在機(jī)關(guān)、單位的整個(gè)自然環(huán)境狀況，即庭院環(huán)境。各機(jī)關(guān)、單位應(yīng)根據(jù)環(huán)境美學(xué)和人類生態(tài)學(xué)的規(guī)律和要求，創(chuàng)造機(jī)關(guān)、單位的自然環(huán)境美，為秘書(shū)和所有員工提供一個(gè)衛(wèi)生、整潔、安全、安靜、方便、舒適、優(yōu)雅、美觀的生存和生活環(huán)境。機(jī)關(guān)、單位的選址要遠(yuǎn)離污染，布局要規(guī)整合理，周圍應(yīng)綠化、凈化、美化。室外環(huán)境室外環(huán)境是是指秘書(shū)所在機(jī)關(guān)、單位的整三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境

（一）人際關(guān)系：也稱人群關(guān)系，是指人們?cè)谶M(jìn)行物質(zhì)交往和精神交往過(guò)程中發(fā)生、發(fā)展和建立起來(lái)的人與人之間的關(guān)系。理想的人際關(guān)系環(huán)境，應(yīng)是一種充滿親密、和諧、團(tuán)結(jié)、協(xié)作的氛圍，具有凝聚力、向心力和感召力的集體。三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境（一）人際關(guān)系：（二）秘書(shū)的人際關(guān)系秘書(shū)的人際關(guān)系是一種業(yè)緣人際關(guān)系（或稱工作關(guān)系），是由于人們從事共同的或有關(guān)聯(lián)的社會(huì)工作而結(jié)成的人際關(guān)系。構(gòu)成業(yè)緣人際關(guān)系的媒介是人們?cè)谏鐣?huì)群體中所從事的職業(yè)。（二）秘書(shū)的人際關(guān)系秘書(shū)的人際關(guān)（三）秘書(shū)人際關(guān)系環(huán)境氛圍的類型

人際關(guān)系類型緊張型和諧型淡漠型（三）秘書(shū)人際關(guān)系環(huán)境氛圍的類型人際關(guān)系類型緊張型和諧型淡1、和諧型是指機(jī)關(guān)、單位各部門(mén)之間、感情融洽，能相互理解、相互信任、相互支持、相互照應(yīng)，各項(xiàng)工作都能默契配合，步調(diào)一致，因而心情舒暢，工作干勁大。

1、和諧型是指機(jī)關(guān)、單位各部門(mén)之間、感和諧的人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書(shū)職能作用的人際環(huán)境氛圍。秘書(shū)不僅要珍惜和利用和諧的人際環(huán)境，而且應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成和優(yōu)化良好的人際環(huán)境。具體要注重以下三方面：要加強(qiáng)上情下達(dá)，下情上達(dá)，左右溝通，內(nèi)外溝通，促進(jìn)人與人之間的相互理解與信任，促進(jìn)相互支持與配合；要將貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖與真實(shí)反映群眾意愿有機(jī)結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)團(tuán)體意識(shí)；要把服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作與服務(wù)于全體組織成員相結(jié)合，促進(jìn)共識(shí)，整合整體利益。

和諧的人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書(shū)職能作用的人2、淡漠型指機(jī)關(guān)、單位各部門(mén)、各成員之間以及與上下、兄弟單位之間缺乏感情聯(lián)系和思想溝通，除了工作上的一般接觸外，就再?zèng)]有其他的什么接觸了，各職能部門(mén)之間只是業(yè)務(wù)上的往來(lái)，按程序辦事，工作人員雖有明確分工，也能按時(shí)到位，但公事公辦，不求有功，但求無(wú)過(guò)，事不關(guān)己，高高掛起，談不上相互支持和協(xié)作，很少有考慮組織總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程，也很少關(guān)心人與人之間思想感情的交流與溝通，顯示出一種“平淡如水“的狀態(tài)，人們的工作主動(dòng)性和積極性都不高。2、淡漠型指機(jī)關(guān)、單位各部門(mén)、各成員

在淡漠的人際關(guān)系中，秘書(shū)工作會(huì)受到消極影響，其各項(xiàng)職能活動(dòng)得不到必要的理解、支持和協(xié)作；輔助領(lǐng)導(dǎo)工作也缺乏良好的群眾基礎(chǔ)。秘書(shū)針對(duì)淡漠的人際環(huán)境要注重以下四個(gè)方面：要注重加強(qiáng)橋梁紐帶作用，把群眾的意見(jiàn)和要求及時(shí)集中起來(lái)向領(lǐng)導(dǎo)反映，使領(lǐng)導(dǎo)和管理舉措符合民意，增強(qiáng)團(tuán)體凝聚力；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)與群眾的聯(lián)系，開(kāi)發(fā)群體潛能，激發(fā)群眾開(kāi)拓事業(yè)的熱情；要將領(lǐng)導(dǎo)的正確意圖及時(shí)向群眾傳達(dá)和宣傳，強(qiáng)化群眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的理解和認(rèn)同；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善處理各種矛盾和問(wèn)題，化解各種隔閡，謀求協(xié)調(diào)與和諧，逐漸形成和諧的人際關(guān)系。

在淡漠的人際關(guān)系中，秘書(shū)工作會(huì)受到消極影3、緊張型

指的是機(jī)關(guān)、單位處于一種磨擦不斷、矛盾突出的人際關(guān)系環(huán)境氛圍。在這種氛圍中，或由于領(lǐng)導(dǎo)班子不團(tuán)結(jié)、互不買(mǎi)帳，各吹各的號(hào)、各唱各的調(diào)；或是職能部門(mén)從各自的小集團(tuán)利益出發(fā)、相互掣肘、推諉扯皮；或是同一職能部門(mén)的成員之間人際關(guān)系緊張，“各人自掃門(mén)前雪，不管他人瓦上霜”，配合失調(diào)；或由于人們價(jià)值觀念的不同而造成認(rèn)識(shí)上的分歧；或由于個(gè)人恩怨和利益沖突而戟指怒目；或由于領(lǐng)導(dǎo)偏聽(tīng)偏信、處事不公而產(chǎn)生埋怨心理；或由于機(jī)構(gòu)臃腫而“人閑出是非”，這種環(huán)境氛圍使得秘書(shū)干什么工作都難，極費(fèi)周折，而且往往是費(fèi)力不討好。3、緊張型指的是機(jī)關(guān)、單位處于一種

在緊張的人際關(guān)系環(huán)境里，秘書(shū)應(yīng)該意：不介入領(lǐng)導(dǎo)人之間的無(wú)原則糾紛，不分親疏，不傳是非，不傳小道消息，不搞人身依附，堅(jiān)持正常的組織生活原則；對(duì)人一視同仁，誠(chéng)懇相待，一切從組織公利出發(fā)，不為小團(tuán)體利益損害組織公利；按職責(zé)分工對(duì)口請(qǐng)示匯報(bào)工作，避免多頭請(qǐng)示、交叉請(qǐng)示和多頭指示、交叉指示引發(fā)的矛盾；多做協(xié)調(diào)工作，增進(jìn)矛盾各方相互理解，促進(jìn)關(guān)系協(xié)調(diào)。

在緊張的人際關(guān)系環(huán)境里，秘書(shū)應(yīng)該意：（四）秘書(shū)應(yīng)處理好的人際關(guān)系：

1、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀，又是智囊和管家。秘書(shū)輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)圓心，秘書(shū)則是環(huán)繞圓心的圓周軌道上運(yùn)行的各個(gè)點(diǎn)；領(lǐng)導(dǎo)工作是一條主線，秘書(shū)工作則是圍繞主線上下、左右、前后同步行進(jìn)的一條曲線。因此，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)也就沒(méi)有存在的必要；沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)工作，秘書(shū)工作也就沒(méi)有存在的必要。（四）秘書(shū)應(yīng)處理好的人際關(guān)系：1、秘書(shū)秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)過(guò)程中的位置

秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)是全方位的，除輔佐決策外，還包括參謀咨詢、溝通信息、加強(qiáng)協(xié)調(diào)和各種秘書(shū)實(shí)務(wù)等。在這一切過(guò)程中秘書(shū)必須服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作的，始終處于中介、輔助的地位。因此，秘書(shū)必須要有甘當(dāng)配角，做無(wú)名英雄的意識(shí)；在代替領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號(hào)施令過(guò)程中又要有不當(dāng)“二首長(zhǎng)”的意識(shí)。即秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)做到參謀而不決策，分憂而不分權(quán)，自尊而不自大，要堅(jiān)持對(duì)事不對(duì)人，一切對(duì)黨和人民負(fù)責(zé)。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)過(guò)程中的位置秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)

人格地位上的平等關(guān)系

領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)都是國(guó)家的公民，都享有憲法規(guī)定的平等權(quán)利和承擔(dān)同等的義務(wù)。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，應(yīng)當(dāng)建立在公民的人格平等的基礎(chǔ)之上。

可能出現(xiàn)的誤區(qū)：把領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)工作上的上下級(jí)關(guān)系搞成人身依附關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其秘書(shū)視為仆人，不尊重其人格和人身自由；秘書(shū)對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)視為主人，把向人民負(fù)責(zé)向組織負(fù)責(zé)，向領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的一致性，變?yōu)閷?duì)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人負(fù)責(zé)，不論是否違紀(jì)違法都惟命是從。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)處理的關(guān)系

1人格地位上的平等關(guān)系秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)處領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)在事業(yè)發(fā)展目標(biāo)上和各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)上是一致的。為了實(shí)現(xiàn)共同的事業(yè)目標(biāo)和任務(wù)目標(biāo)，兩者是相互配合的同事，必須密切配合。

可能出現(xiàn)的誤區(qū)：在事業(yè)目標(biāo)上，如果領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的事業(yè)目標(biāo)違背社會(huì)公眾利益和國(guó)家法律法規(guī)，秘書(shū)必須加以勸諫，若勸諫無(wú)效一意孤行，造成了對(duì)國(guó)家人民利益的損害，則要檢舉揭發(fā)，履行公民的義務(wù)，否則，就會(huì)成為違法者的同伙。如果秘書(shū)的個(gè)人目標(biāo)違背法紀(jì)，領(lǐng)導(dǎo)者要及時(shí)批評(píng)教育，甚至給予處分，否則，就會(huì)犯包庇壞人的嚴(yán)重錯(cuò)誤。實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)中的同事關(guān)系

2領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)在事業(yè)發(fā)展目標(biāo)上和各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)上是一致

秘書(shū)工作屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸。在工作實(shí)踐中，領(lǐng)導(dǎo)者是上級(jí)，處于主體地位；秘書(shū)是下級(jí)，處于輔助地位。主輔配合默契，關(guān)系和諧，工作能有效開(kāi)展。可能出現(xiàn)的誤區(qū)：將主輔配合關(guān)系搞成不正常的人身依附關(guān)系，是容易出現(xiàn)的誤區(qū)。除此之外，主輔關(guān)系的誤區(qū)主要有三個(gè)方面：主輔脫節(jié)；主輔錯(cuò)位；主輔不分。

工作職能上的上下級(jí)主輔關(guān)系3秘書(shū)工作屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸。在工作實(shí)踐中，領(lǐng)導(dǎo)者是上

領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)在相互配合的工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)處于主動(dòng)地位，發(fā)動(dòng)、推動(dòng)工作；秘書(shū)處于被動(dòng)地位，輔助領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行任務(wù)和操辦事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。可能出現(xiàn)的誤區(qū)：領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的主動(dòng)與從屬關(guān)系，若處理不當(dāng)，一是會(huì)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏引導(dǎo)、調(diào)度、指導(dǎo)秘書(shū)工作的能力或?qū)γ貢?shū)工作不夠重視，使得秘書(shū)工作被動(dòng)無(wú)序或低效；二是秘書(shū)缺乏發(fā)揮主觀能動(dòng)性的積極性和能力，只能被動(dòng)應(yīng)付。工作過(guò)程上的主從關(guān)系4領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)在相互配合的工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)處于主動(dòng)地位，

領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)工作溝通，既有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的指示、指導(dǎo)，又有秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的請(qǐng)示、匯報(bào)；既有領(lǐng)導(dǎo)者向秘書(shū)了解情況、征求意見(jiàn)和建議，又有秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)參謀、提供可行方案等。只有建立和保持了這種密切的雙向溝通關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的主輔配合才能有效；只有加強(qiáng)這種雙向溝通，才能使領(lǐng)導(dǎo)者與秘書(shū)的主輔配合，逐漸達(dá)到配合默契的程度?？赡艹霈F(xiàn)的誤區(qū)：領(lǐng)導(dǎo)者與秘書(shū)的溝通關(guān)系，若處理不善會(huì)出現(xiàn)以下情況：溝通受阻；單向溝通；虛假溝通。

工作溝通上的雙向交流關(guān)系5領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)工作溝通，既有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的指示、指導(dǎo)，又

秘書(shū)工作的績(jī)效，蘊(yùn)含在領(lǐng)導(dǎo)工作的績(jī)效之中。因此，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書(shū)指導(dǎo)有方，促進(jìn)秘書(shū)提高工作績(jī)效，實(shí)際上也是在提高領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效；秘書(shū)立足本職主動(dòng)提供有效的輔助和服務(wù)，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效，同樣也是在提高自身的工作績(jī)效。可能出現(xiàn)的誤區(qū)：領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)工作績(jī)效上的一體關(guān)系，若處理得不好會(huì)出現(xiàn)以下情況。秘書(shū)的壓抑感；秘書(shū)的表現(xiàn)欲；領(lǐng)導(dǎo)者的優(yōu)越感或特權(quán)感。

工作績(jī)效上的一體關(guān)系6秘書(shū)工作的績(jī)效，蘊(yùn)含在領(lǐng)導(dǎo)工作的績(jī)效之中。因此，領(lǐng)導(dǎo)2、秘書(shū)與職能部門(mén)的關(guān)系：秘書(shū)同職能部門(mén)之間的聯(lián)系，是一種同層次業(yè)緣人際關(guān)系的聯(lián)系，即在同一機(jī)關(guān)、單位處于相同地位的人們?cè)诮煌^(guò)程中結(jié)成的業(yè)緣人際關(guān)系，有兩種形態(tài)輔助形態(tài)協(xié)調(diào)形態(tài)與職能部門(mén)的關(guān)系2、秘書(shū)與職能部門(mén)的關(guān)系：秘書(shū)同職能部即以綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作為中心任務(wù)，同職能部門(mén)所發(fā)生的業(yè)緣人際關(guān)系。秘書(shū)輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，就須針對(duì)輔助任務(wù)的需要，同各職能部門(mén)進(jìn)行交往、在領(lǐng)導(dǎo)與各職能部門(mén)之間架起一座橋梁，縱向地往返輸送、反饋各種信息。秘書(shū)的作用是通過(guò)一條與領(lǐng)導(dǎo)直接指揮的主線相平行的輔線，而介于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門(mén)之間。輔助形態(tài)即以綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作為中心任務(wù)管理事務(wù)中有綜合性或交叉性的事項(xiàng)，關(guān)涉幾個(gè)職能部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍，這就需要秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)從中進(jìn)行協(xié)調(diào)，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，確定出某一職能部門(mén)主要負(fù)責(zé)，其他職能部門(mén)協(xié)助辦理，同心協(xié)力完成這一綜合性或交叉性的事項(xiàng)。協(xié)調(diào)形態(tài)管理事務(wù)中有綜合性或交叉性的事項(xiàng)，關(guān)涉秘書(shū)與職能部門(mén)建立良好的業(yè)緣關(guān)系應(yīng)做到：第一、樹(shù)立“一盤(pán)棋”的整體觀念：即秘書(shū)和各職能部門(mén)的人員必須樹(shù)立整體觀念，以全局利益為重，小局服從大局，“棋子”服從整盤(pán)棋的調(diào)度。第二、強(qiáng)化職能部門(mén)觀念：秘書(shū)應(yīng)正視其地位與作用的輔助性質(zhì)，恪守謙虛謹(jǐn)慎的職業(yè)道德，體諒其難處并為之服務(wù)，不得居高臨下，頤指氣使。第三、體諒職能部門(mén)的難處：秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)應(yīng)正確轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，協(xié)助職能部門(mén)完成任務(wù)，要尊重和體諒職能部門(mén)的實(shí)情，少給職能部門(mén)施加壓力；要廣泛搜集各方面的信息，樂(lè)于為職能部門(mén)服務(wù)；要發(fā)揮秘書(shū)的特有職能優(yōu)勢(shì)，多為職能部門(mén)排憂解難；要注意同等對(duì)待各職能部門(mén)的人員，切不可厚此薄彼。第四、講究協(xié)調(diào)策略：宜采用思想溝通、感情交流、信息傳輸和正面疏導(dǎo)的方法，形成共識(shí)，完成任務(wù)秘書(shū)與職能部門(mén)建立良好的業(yè)緣關(guān)系應(yīng)做到：第一、樹(shù)立“一盤(pán)棋”3、秘書(shū)與群眾的關(guān)系群眾是秘書(shū)職能活動(dòng)的重要對(duì)象，是有效輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的重要依靠，是秘書(shū)工作的“三大服務(wù)”內(nèi)容之一。秘書(shū)同群眾的職能關(guān)系，通常表現(xiàn)為兩種形態(tài)：被動(dòng)形態(tài)主動(dòng)形態(tài)與職能部門(mén)的關(guān)系3、秘書(shū)與群眾的關(guān)系群眾是秘書(shū)職能活動(dòng)即秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指派或作為受權(quán)代表而受制領(lǐng)導(dǎo)而與群眾所發(fā)生的一種職能關(guān)系。如領(lǐng)導(dǎo)因決策需要讓秘書(shū)深入群眾了解和掌握第一手情況和意愿，領(lǐng)導(dǎo)為處理信訪或其他有關(guān)事項(xiàng)而授權(quán)秘書(shū)對(duì)群眾進(jìn)行調(diào)查或作復(fù)，群眾把秘書(shū)視作領(lǐng)導(dǎo)的代表向秘書(shū)來(lái)信來(lái)訪而秘書(shū)代領(lǐng)導(dǎo)接受并遵照領(lǐng)導(dǎo)具體意向進(jìn)行處理等等，均屬秘書(shū)要受領(lǐng)導(dǎo)明確制約、帶有明顯被動(dòng)色彩的同群眾的一種職能關(guān)系。被動(dòng)形態(tài)即秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指派或作為受權(quán)代表而受即秘書(shū)在自己的職能權(quán)限內(nèi)自行同群眾所發(fā)生的職能關(guān)系。如秘書(shū)為履行其職能，作為有心人，隨時(shí)隨地在群眾中了解各種情況，聽(tīng)取各種反映；或秘書(shū)為積累有關(guān)資料，自行定向地向群眾調(diào)查研究；或?yàn)閰f(xié)調(diào)某一工作、處理某一事項(xiàng)，主動(dòng)同群眾交往，了解和掌握有關(guān)情況等，均屬秘書(shū)不明顯受制于領(lǐng)導(dǎo)、而帶有主動(dòng)色彩的一種同群眾的職能關(guān)系。加強(qiáng)同群眾的這種職能聯(lián)系，優(yōu)化與群眾的業(yè)緣人際關(guān)系，是秘書(shū)在職能活動(dòng)中發(fā)揮主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性的集中體現(xiàn)。主動(dòng)形態(tài)即秘書(shū)在自己的職能權(quán)限內(nèi)自行同群眾所發(fā)秘書(shū)同群眾建立良好的業(yè)緣關(guān)系應(yīng)做到：第一、全面了解群眾的基本情況：了解和掌握群眾的各方面要求，有的放矢地開(kāi)展工作，密切與他們的關(guān)系，取得他們對(duì)機(jī)關(guān)，單位各項(xiàng)工作的支持，盡職盡責(zé)地完成自己的本職工作，為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)，單位的總體目標(biāo)努力奮斗。第二、強(qiáng)化為群眾服務(wù)的觀念：第三、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的信息溝通：把領(lǐng)導(dǎo)的意圖及有關(guān)政策原原本本傳達(dá)給群眾，把群眾的意見(jiàn)和要求不折不扣轉(zhuǎn)達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。第四、營(yíng)造親密、融洽的“家庭式氣氛”

秘書(shū)同群眾建立良好的業(yè)緣關(guān)系應(yīng)做到：第一、全面了解群眾的基本秘書(shū)職能范疇有“輔助管理、綜合服務(wù)”兩個(gè)方面。這兩個(gè)方面既有內(nèi)容上的區(qū)別，又相互滲透。其共同的目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助和服務(wù)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。秘書(shū)職能環(huán)境有自然環(huán)境和社會(huì)關(guān)系環(huán)境兩個(gè)方面。創(chuàng)造良好的職業(yè)環(huán)境氛圍，與各方面建立正常、穩(wěn)定的職能關(guān)系，并主動(dòng)依靠和強(qiáng)化這種職能關(guān)系，才能有效地行使和實(shí)現(xiàn)自己的職能。秘書(shū)職能范疇有“輔助管理、綜合服務(wù)”兩個(gè)方面。這

秘書(shū)輔助管理職能范疇有哪些？

秘書(shū)應(yīng)從哪些方面幫助領(lǐng)導(dǎo)獲取并利用信息。秘書(shū)輔助決策可從哪些方面著手進(jìn)行？

簡(jiǎn)述秘書(shū)綜合服務(wù)職能的范疇。秘書(shū)“辦會(huì)”服務(wù)事務(wù)應(yīng)從哪些方面著手？

簡(jiǎn)述秘書(shū)應(yīng)綜合服務(wù)的日常事務(wù)內(nèi)容。

秘書(shū)職能環(huán)境主要有哪些內(nèi)容？簡(jiǎn)述秘書(shū)工作場(chǎng)所的兩種模式的利弊。秘書(shū)人際關(guān)系的類型及其表現(xiàn)特征。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)處理的關(guān)系有哪些？12345678910秘書(shū)輔助管理職能范疇有哪些？12345678910演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！

第二章秘書(shū)職能與職能環(huán)境建設(shè)學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習(xí)第二章秘書(shū)職能與職能環(huán)境建設(shè)學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本

準(zhǔn)確理解和把握秘書(shū)職能的兩個(gè)方面，即“輔助管理、綜合服務(wù)”；準(zhǔn)確理解和把握秘書(shū)職能環(huán)境，主動(dòng)營(yíng)造良好的職能環(huán)境，從而達(dá)到高效履行職能的目的。準(zhǔn)確理解和把握秘書(shū)職能的兩個(gè)方面，即第一節(jié)秘書(shū)職能范疇

第二節(jié)秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)

第一節(jié)秘書(shū)職能范疇第二節(jié)秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)第一節(jié)秘書(shū)職能范疇本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)輔助管理職能

二、秘書(shū)綜合服務(wù)職能

第一節(jié)秘書(shū)職能范疇本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)輔助管理職能二、秘書(shū)

“輔助管理”，是新時(shí)期管理活動(dòng)賦予秘書(shū)的一項(xiàng)基本職能，也是秘書(shū)職能的本質(zhì)特征。秘書(shū)輔助管理貫穿于管理活動(dòng)的全過(guò)程，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，擬定解決問(wèn)題的方案提供給上級(jí)作出決定，對(duì)確定的決定方案貫徹執(zhí)行，秘書(shū)在這整個(gè)過(guò)程中起輔助管理的作用?！熬C合服務(wù)”是秘書(shū)的根本職能，領(lǐng)導(dǎo)的管理內(nèi)容有多寬，秘書(shū)的服務(wù)范圍也就有多寬。“輔助管理”，是新時(shí)期管理活動(dòng)賦予秘書(shū)的一項(xiàng)基本

秘書(shū)“輔助管理”職能：是指一個(gè)機(jī)關(guān)或單位在其管理的整個(gè)過(guò)程中，即從獲取信息，根據(jù)獲取的信息從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，擬定解決問(wèn)題的方案到對(duì)確定的方案貫徹執(zhí)行的整個(gè)過(guò)程中，秘書(shū)起著幫助或輔佐的作用。一、秘書(shū)輔助管理職能秘書(shū)“輔助管理”職能：是指一個(gè)機(jī)關(guān)或單位在其管理

領(lǐng)導(dǎo)者兼聽(tīng)則明，準(zhǔn)確、全面、有效地利用信息是其正確開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的基礎(chǔ)。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的近身參謀助手，不僅要向領(lǐng)導(dǎo)提供信息充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的耳目，而且要為領(lǐng)導(dǎo)者有效獲取利用信息、進(jìn)行適時(shí)的信息溝通及排除信息溝通障礙等方面，進(jìn)行參謀智能輔助。

（一）輔助獲取并利用信息領(lǐng)導(dǎo)者兼聽(tīng)則明，準(zhǔn)確、全面、有效地（一

在實(shí)踐中，不少領(lǐng)導(dǎo)者在信息獲取和利用的方向、信息量及信息結(jié)構(gòu)等方面都存在問(wèn)題，因而使領(lǐng)導(dǎo)和管理工作失誤。對(duì)此，秘書(shū)要注重以下三個(gè)方面：要注重在方向上的參謀輔助；要注重在擴(kuò)大信息量上的參謀輔助；要注重優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)方面的輔助。

1、獲取并利用信息在實(shí)踐中，不少領(lǐng)導(dǎo)者在信息獲取和1、獲取并利

各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導(dǎo)和管理工作失誤的重要原因。秘書(shū)有責(zé)任協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者排除來(lái)自各方面的信息干擾，包括：要注重排除思想障礙造成的干擾；要注重排除感情障礙造成的干擾；要注重排除利益沖突造成的干擾；要注重排除時(shí)空因素造成的信息干擾。2、排除信息干擾各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導(dǎo)和管理2、排除信從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開(kāi)始，秘書(shū)的參謀智能輔助就可同步進(jìn)行，可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作（見(jiàn)圖2-2）：（二）秘書(shū)輔助決策1、決策準(zhǔn)備階段從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開(kāi)（二）秘書(shū)輔助決作出此項(xiàng)決策是否應(yīng)該此項(xiàng)決策是否必須作出此項(xiàng)決策應(yīng)何時(shí)作出此項(xiàng)決策依據(jù)的信息是否全面、真實(shí)、充分此項(xiàng)決策的目的、意義和影響是什么

對(duì)此項(xiàng)決策應(yīng)提出什么建議

秘書(shū)在決策準(zhǔn)備階段的工作秘書(shū)在準(zhǔn)備階段的工作作出此項(xiàng)決策是否應(yīng)該此項(xiàng)決策是否必須作出此項(xiàng)決策應(yīng)何時(shí)作出此

在決策形成階段，秘書(shū)有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道：可進(jìn)行創(chuàng)新思維，設(shè)計(jì)新的方案供決策者選擇；

可綜合來(lái)自各方面的意見(jiàn)和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案；

可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開(kāi)展專家咨詢活動(dòng)，并將專家意見(jiàn)、建議吸納到有關(guān)決策方案中去；可帶著各套初選方案到有關(guān)部門(mén)和群眾中去征求意見(jiàn)，并根據(jù)各方面的意見(jiàn)進(jìn)行修改；2、決策形成階段在決策形成階段，秘書(shū)有諸多參謀智能輔助的2、

對(duì)重大決策的初定方案，秘書(shū)往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，到基層進(jìn)行小規(guī)模試驗(yàn)，蹲點(diǎn)探索，取得成功經(jīng)驗(yàn)后，再由點(diǎn)到面地進(jìn)行推廣；對(duì)各種供選擇的方案進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的比較，比較其投入成本和產(chǎn)出效益，比較其風(fēng)險(xiǎn)值與效益值，比較其科學(xué)性、合理性、可行性和可受性等等。決策形成階段還包括科學(xué)、嚴(yán)密的決策論證。對(duì)重大決策的初定方案，秘書(shū)往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，

決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來(lái)工作的選擇與安排，而真正使決策目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，還取決于有效的實(shí)施決策。在決策實(shí)施過(guò)程中，秘書(shū)的參謀智能輔助具有獨(dú)特的作用：對(duì)謀求認(rèn)同的輔助對(duì)糾正偏差的輔助對(duì)行為失范的輔助對(duì)克服重大失誤的輔助對(duì)克服運(yùn)行失調(diào)的輔助彌補(bǔ)決策疏漏的輔助對(duì)適應(yīng)環(huán)境變化的輔助對(duì)發(fā)現(xiàn)機(jī)遇的輔助3、決策實(shí)施階段決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來(lái)工作的選擇與安3

1、督促檢查的內(nèi)容

秘書(shū)對(duì)督促檢查的輔助，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者的主持下，按照領(lǐng)導(dǎo)確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體的事務(wù)。具體包括：發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議；檢查實(shí)施情況；督促辦理；反饋實(shí)施信息；要?dú)w納評(píng)估督促檢查效果。（三）輔助督促檢查

1、督促檢查的內(nèi)容（三）輔助督促檢查督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策，保證領(lǐng)導(dǎo)工作部署得效實(shí)施的重要組成部分。秘書(shū)操辦督促檢查中的事務(wù)，既有利于領(lǐng)導(dǎo)者直接掌握?qǐng)?zhí)行情況，又有利于秘書(shū)發(fā)揮近身綜合輔助的優(yōu)勢(shì)；既有利于上情下達(dá)，使執(zhí)行者正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，又有利于下情上達(dá)，使領(lǐng)導(dǎo)者全面把握?qǐng)?zhí)行情況，有針對(duì)性地進(jìn)行指揮、協(xié)調(diào)和控制，對(duì)維護(hù)組織管理協(xié)調(diào)運(yùn)作具有積極的推動(dòng)作用。（三）輔助督促檢查2、秘書(shū)輔助督促檢查的意義督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策，保證領(lǐng)導(dǎo)工作部署得（三）輔助

秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)督促檢查工作的輔助，是在領(lǐng)導(dǎo)者主持下，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開(kāi)的，主要有六條要領(lǐng)：

要抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)；要正確理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖；要及時(shí)反饋信息；要堅(jiān)持原則；要講究效率；要謀求協(xié)調(diào)有序。3、秘書(shū)督促檢查的要領(lǐng)

秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)督促檢查工作的輔助，是在3、秘書(shū)督

1、信訪工作的內(nèi)容

信訪工作指的是處理人民群眾的來(lái)信和接待處理來(lái)訪。信訪工作一直是充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的秘書(shū)職能范疇中的重要任務(wù)。秘書(shū)處理信訪事務(wù)，是充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)耳目、了解群眾的需要和要求的重要形式。處理信訪事務(wù)又是各類社會(huì)管理部門(mén)的有益補(bǔ)充。它將重大的、復(fù)雜的、難以解決的問(wèn)題直接反饋給高層決策者，使之得到統(tǒng)籌解決；將具體的、看起來(lái)是細(xì)小的、管理歸屬不清的、與當(dāng)事人切身利益相關(guān)的事情，進(jìn)行歸口分流，使之得到妥善的處理。這對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)是不可替代的。

（四）輔助處理信訪1、信訪工作的內(nèi)容（四）輔助處理信訪

秘書(shū)處理信訪事務(wù)主要有以下六方面要領(lǐng)：

要遵循信訪工作原則，要以事實(shí)為依據(jù)，以法規(guī)政策為準(zhǔn)繩，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，歸口處理。要做到事事有回應(yīng)，件件落到實(shí)處；

要嚴(yán)格按制度辦事；

要嚴(yán)守辦理程序；

2、秘書(shū)輔助處理信訪的要領(lǐng)

秘書(shū)處理信訪事務(wù)主要有以下六方面要2、秘書(shū)輔助處理信

要與有關(guān)部門(mén)協(xié)同配合；

要盡可能滿足群眾的正當(dāng)要求，維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益；

要正確對(duì)待信訪老戶，耐心做深入細(xì)致的思想疏導(dǎo)工作，不能將矛盾上交要盡可能將問(wèn)題解決在本級(jí)組織的工作范圍之內(nèi)。要與有關(guān)部門(mén)協(xié)同配合；

1、隨機(jī)協(xié)調(diào)的內(nèi)容隨機(jī)協(xié)調(diào)指的是對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)中由不確定因素隨機(jī)出現(xiàn)的問(wèn)題和失調(diào)現(xiàn)象的妥善處理，化解或緩解矛盾，恢復(fù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)的隨機(jī)協(xié)調(diào)，一是指在輔助管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，隨機(jī)發(fā)現(xiàn)失調(diào)或問(wèn)題，主動(dòng)進(jìn)行信息溝通和思想交流，消除誤會(huì)和隔閡，謀求共識(shí)，協(xié)調(diào)關(guān)系；二是指受命于領(lǐng)導(dǎo)者，去處理隨機(jī)出現(xiàn)的失調(diào)問(wèn)題。

（五）輔助隨機(jī)協(xié)調(diào)

1、隨機(jī)協(xié)調(diào)的內(nèi)容（五）輔助隨機(jī)協(xié)調(diào)

秘書(shū)處于組織運(yùn)轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對(duì)隨機(jī)出現(xiàn)的失調(diào)現(xiàn)象能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)。對(duì)一般性的、淺層次的失調(diào)，秘書(shū)主動(dòng)進(jìn)行隨機(jī)協(xié)調(diào)，便于把問(wèn)題化解在萌芽狀態(tài)，避免釀成更為嚴(yán)重的失調(diào)；對(duì)突發(fā)性的、重大的失調(diào)，秘書(shū)進(jìn)行隨機(jī)協(xié)調(diào)，有利于控制事態(tài)，緩解沖突，為領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題作好準(zhǔn)備；對(duì)嚴(yán)重的、深層次的失調(diào)，秘書(shū)及時(shí)調(diào)查失調(diào)的狀態(tài)、性質(zhì)、變化態(tài)勢(shì)、影響及失調(diào)的原因，并提出有關(guān)協(xié)調(diào)方案的建議，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者采取協(xié)調(diào)舉措具有重要的參考作用。秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)的作用是確定的、具有不可替代性的。秘書(shū)處于組織運(yùn)轉(zhuǎn)的信息樞紐地位，對(duì)隨機(jī)出秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)，是立足秘書(shū)本職地位進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動(dòng)，必須把握以下六點(diǎn)要領(lǐng)：要注重與組織目標(biāo)的一致性；要注重對(duì)變化的適應(yīng)性；要注重非權(quán)力支配性；要注重非職責(zé)限定性；要注重溝通疏導(dǎo)性；要注重量力適度性。2、秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)輔助的要領(lǐng)

秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)，是立足秘書(shū)本職地位進(jìn)2、秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)輔二、秘書(shū)綜合服務(wù)職能“綜合服務(wù)”是秘書(shū)的根本職能。秘書(shū)提供“綜合服務(wù)”的職能很寬廣，可以說(shuō)：領(lǐng)導(dǎo)的管理內(nèi)容有多寬，秘書(shū)的服務(wù)范圍也就有多寬，同時(shí)，秘書(shū)還得為平行的職能部門(mén)執(zhí)行管理職能提供服務(wù)，并還要為管理的相對(duì)人——人民群眾提供服務(wù)。二、秘書(shū)綜合服務(wù)職能“綜合服務(wù)”是秘書(shū)的根本職

辦文在秘書(shū)工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。自秘書(shū)性工作萌生開(kāi)始，辦文就成為秘書(shū)性人員為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作服務(wù)的重要手段，成為其輔政的主要方式。（一）秘書(shū)“辦文”服務(wù)事務(wù)辦文在秘書(shū)工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)（一）秘書(shū)“辦文”秘書(shū)撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草各種表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和管理意圖的書(shū)信、文件、講話稿等文字材料。秘書(shū)在撰擬文稿的過(guò)程中應(yīng)注意以下六個(gè)方面：要明確自己代筆者的地位；要準(zhǔn)確使用規(guī)范的文種；

要選用準(zhǔn)確而不含混、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語(yǔ)言表達(dá)；要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改；要依據(jù)可靠；要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。1、文稿撰擬

秘書(shū)撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草各種1、文稿撰擬

文書(shū)運(yùn)行包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過(guò)程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收→登記→分辦→傳閱→擬辦→批辦→承辦→催辦→注辦等。發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：授意→擬稿→審核→簽發(fā)→復(fù)核→繕印→校對(duì)→用印→登記→封發(fā)等。文書(shū)運(yùn)行可根據(jù)機(jī)關(guān)規(guī)模、文件流量、溝通往來(lái)的需要等具體情況，對(duì)上述收文、發(fā)文程序進(jìn)行調(diào)整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。2、文書(shū)運(yùn)行

文書(shū)運(yùn)行包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過(guò)2、文

文書(shū)整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書(shū)的處理，主要包括文書(shū)立卷和案卷歸檔。文書(shū)立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按其形成過(guò)程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。

3、文書(shū)整理文書(shū)整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書(shū)的3、文書(shū)整理文書(shū)立卷的范圍

本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文書(shū)、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等；上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；下級(jí)機(jī)關(guān)文件、與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的外來(lái)文等均不需立卷。文書(shū)立卷的范圍本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的

文書(shū)立卷的原則：保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價(jià)值，便于保管和利用。經(jīng)過(guò)整理的文書(shū)案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔的時(shí)限要求是辦理完畢的文書(shū)經(jīng)整理組合成案卷后，（一般在）第二年的上半年向檔案部門(mén)移交。歸檔的質(zhì)量要求是要維護(hù)文書(shū)材料的齊全、完整；要按文書(shū)的內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；要保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷要簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。文書(shū)立卷的原則：保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，秘書(shū)要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考，并在自身開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)中查閱。秘書(shū)文獻(xiàn)資料工作中必須注重以下五個(gè)方面：要注重針對(duì)性；要注重前沿性；要注重系統(tǒng)性；要注重動(dòng)態(tài)性；要注重消化應(yīng)用性。4、文獻(xiàn)材料的保管和利用秘書(shū)要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便4、文秘書(shū)辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期效果提供服務(wù)。秘書(shū)辦會(huì)主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后都有大量會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。（二）秘書(shū)“辦會(huì)”服務(wù)事務(wù)

秘書(shū)辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、（二）秘書(shū)“辦會(huì)”

秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的原則：

要強(qiáng)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合；要強(qiáng)調(diào)周密安排，有序運(yùn)作；要強(qiáng)調(diào)熱情服務(wù)，提高效率；要強(qiáng)調(diào)涉密會(huì)議的安全、保密；在操辦會(huì)議事務(wù)中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補(bǔ)闕作用；要注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。

1會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的原則：1會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的任務(wù)：主要有會(huì)前籌備、會(huì)議接待、組織聯(lián)絡(luò)、會(huì)場(chǎng)管理、會(huì)議文件工作、會(huì)議選舉、會(huì)議保密、會(huì)議后勤服務(wù)、會(huì)間事務(wù)、會(huì)后工作等。秘書(shū)在會(huì)議活動(dòng)全過(guò)程中盡職盡責(zé)地操辦會(huì)務(wù)和提供服務(wù)，對(duì)提高會(huì)議效率，優(yōu)化會(huì)議效果具有不可低估的積極作用。秘書(shū)會(huì)務(wù)工作的任務(wù)：秘書(shū)會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前籌備是會(huì)議有效進(jìn)行的基礎(chǔ)性工作。會(huì)前籌備工作主要包括領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議目的、議題，秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂會(huì)議籌備方案，領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)會(huì)議籌備方案，組建會(huì)議籌備和組織機(jī)構(gòu)并按會(huì)議籌備方案進(jìn)行分工，根據(jù)確定的與會(huì)者名單送發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議文件，布置會(huì)場(chǎng)，按會(huì)議討論要求將與會(huì)者編組，制作會(huì)議代表證、工作人員證件及其他證件，根據(jù)與會(huì)者特征安排其會(huì)議期間的住宿和接站車輛。

2、會(huì)前籌備

秘書(shū)會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前籌備是會(huì)議有效進(jìn)行2、會(huì)

會(huì)議召開(kāi)期間，必須辦好以下工作：

會(huì)場(chǎng)簽到，以便了解與會(huì)代表的人數(shù)；會(huì)間調(diào)度，這是指對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的安排和調(diào)整；

會(huì)議記錄，這是指會(huì)議情況的原始記錄，它是貫徹會(huì)議精神的依據(jù)，形成會(huì)議文件的基礎(chǔ)；會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，這是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，通報(bào)會(huì)議情況的文書(shū)；

會(huì)議選舉；

會(huì)議總結(jié)；

后勤保障。

3、會(huì)間事務(wù)會(huì)議召開(kāi)期間，必須辦好以下工作：3、會(huì)間事務(wù)會(huì)后工作主要包括：草擬和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以記載和傳達(dá)會(huì)議的主要精神；清理會(huì)議文件；組織會(huì)議代表離會(huì)，為其提供各種方便；搞好宣傳報(bào)道，擴(kuò)大和傳播會(huì)議影響；會(huì)議工作總結(jié)；會(huì)后催辦工作。4、會(huì)后工作會(huì)后工作主要包括：4、會(huì)后工作秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛，大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類。（三）秘書(shū)“辦事”服務(wù)事務(wù)秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛，（三）秘書(shū)“辦事”

日常事務(wù)指秘書(shū)每天都要操辦的事務(wù)。這些日常事務(wù)有著共同的特征：具有領(lǐng)導(dǎo)工作需要的選擇性；具有操作的規(guī)范性；具有與領(lǐng)導(dǎo)工作的主輔協(xié)同性；具有運(yùn)作的適應(yīng)性；具有服務(wù)的周密性；1、日常事務(wù)

日常事務(wù)指秘書(shū)每天都要操辦的事務(wù)。1、日辦公室事務(wù)管理包括值班工作、電話記錄、來(lái)信來(lái)訪處理等。辦公室事務(wù)管理包括值班工作、電話記錄、來(lái)信來(lái)

綜合承辦事務(wù)

即承辦上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)指令、協(xié)調(diào)各部門(mén)各機(jī)構(gòu)之間的工作關(guān)系。綜合承辦事務(wù)文書(shū)處理事務(wù)

包括文書(shū)材料的收發(fā)、管理、登記、傳閱、批辦、傳遞、催辦以及繕印、清退、立卷、保管等。文書(shū)處理事務(wù)包括文書(shū)材料的收發(fā)、管理、印信憑證的管理

秘書(shū)人員必須深刻了解印信憑證的作用和意義，懂得印章憑證的制作、使用和保管。印信憑證的管理秘書(shū)人員必須深刻了解印信憑

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排的內(nèi)容

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是指領(lǐng)導(dǎo)群體的活動(dòng)，既包括領(lǐng)導(dǎo)者主動(dòng)發(fā)起的活動(dòng)，又包括下屬需要領(lǐng)導(dǎo)者主持或參與的活動(dòng)，還包括往來(lái)單位或社會(huì)公眾要求、約請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者出席的活動(dòng)。由秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，有利于統(tǒng)籌全局，協(xié)調(diào)處理，分輕重緩急，有序安排，避免沖突和矛盾，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排

領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排的內(nèi)容領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排

秘書(shū)的隨機(jī)事務(wù)指難以預(yù)測(cè)的、不經(jīng)常發(fā)生的、或在職能分工邊界上難以確定由誰(shuí)處理的事務(wù)。秘書(shū)處理隨機(jī)事務(wù)要注重的五個(gè)方面：

要注重預(yù)防性；

要注重反應(yīng)的敏銳性；

要注重整體配合性；

要注重輔助地位的制約性；

要注重溝通樞紐性。2、隨機(jī)事務(wù)秘書(shū)的隨機(jī)事務(wù)指難以預(yù)測(cè)的、不經(jīng)常發(fā)生2、隨秘書(shū)受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)，授權(quán)秘書(shū)代表自己去處理，秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導(dǎo)去處理交辦的事務(wù)。3、受權(quán)理事秘書(shū)受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作3、受權(quán)理事

秘書(shū)受權(quán)理事應(yīng)注意事項(xiàng)：要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍以及相關(guān)的法紀(jì)規(guī)范，正確地把握理事的依據(jù)；要分析客觀環(huán)境要素和完成任務(wù)的各種條件，謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法；要明確受權(quán)理事的雙重角色；秘書(shū)受權(quán)理事應(yīng)注意事項(xiàng)：要與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通，特別是當(dāng)環(huán)境變化或其他原因使問(wèn)題的處理已超出授權(quán)范圍時(shí)，一定要向授權(quán)者請(qǐng)示，并遵從其新的指示辦理；要主動(dòng)爭(zhēng)取其他方面的配合與合作，但遇到受權(quán)以外的事務(wù)，秘書(shū)不得自作主張，不得擅作決定。要與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通，特別是當(dāng)環(huán)第二節(jié)

秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及其重要性

二、營(yíng)造優(yōu)美的工作環(huán)境

三、優(yōu)化良好的人際關(guān)系環(huán)境

第二節(jié)秘書(shū)職能環(huán)境建設(shè)本節(jié)要點(diǎn)一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及其人類的全部活動(dòng)都是在一定的環(huán)境條件下進(jìn)行的，秘書(shū)的職能環(huán)境是他從事職業(yè)活動(dòng)、履行職能的基石。創(chuàng)造良好的職業(yè)環(huán)境氛圍，與各方面建立正常、穩(wěn)定的職能關(guān)系，并主動(dòng)依靠和強(qiáng)化這種職能關(guān)系，就能有效地行使和實(shí)現(xiàn)自己的職能。人類的全部活動(dòng)都是在一定的環(huán)境條件下進(jìn)行的，秘書(shū)的

（一）職能環(huán)境

是指職業(yè)個(gè)人在他履行其社會(huì)職能時(shí)必須具備的物質(zhì)生活條件和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的統(tǒng)稱。一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及重要性（一）職能環(huán)境一、秘書(shū)職能環(huán)境含義及重要性

是指從事秘書(shū)工作的秘書(shū)個(gè)人，在履行秘書(shū)職能時(shí)的有利于自身健康、成長(zhǎng)和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的總稱。

（二）秘書(shū)職能環(huán)境

是指從事秘書(shū)工作的秘書(shū)個(gè)人，在履行改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種職能關(guān)系，為自己的事業(yè)創(chuàng)造“天時(shí)、地利、人和”的客觀環(huán)境，使自己的工作能等到各有關(guān)方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、順利、有效地行使自己的社會(huì)職能。其職能環(huán)境優(yōu)化的程度愈高，秘書(shū)的職能活動(dòng)也就愈順暢，效用也就愈顯著。（三）秘書(shū)職能環(huán)境的重要性改善物質(zhì)生活條件和工作條件，優(yōu)化各種

優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高昂的情緒，使其專心致志地投入工作，還有利于消除緊張和疲勞。

二、營(yíng)造優(yōu)美的工作環(huán)境優(yōu)美的工作環(huán)境，可以激發(fā)人們愉快、高

秘書(shū)的工作場(chǎng)所，即各機(jī)關(guān)、單位的秘書(shū)按照一定制度、并借助于一定手段處理公務(wù)的地方。它應(yīng)根據(jù)秘書(shū)工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和基本職能特別應(yīng)根據(jù)服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作的需要和外來(lái)人員辦事聯(lián)絡(luò)的需要來(lái)合理設(shè)計(jì)，如應(yīng)考慮到秘書(shū)的活動(dòng)范圍、作業(yè)姿勢(shì)和辦公用具的安置以及物理方面（如氣候、光線、聲音、顏色等）的因素，做到各辦公室的位置排列科學(xué)、房屋的面積適當(dāng)、室內(nèi)空間適度、座位應(yīng)按工作流程順序同向排列、不宜紊亂無(wú)序或任人自由選擇，以免相互干擾。

（一）秘書(shū)工作場(chǎng)所秘書(shū)的工作場(chǎng)所，即各機(jī)關(guān)、單位的（二）秘書(shū)工作場(chǎng)所的布置模式

總體辦公型模式——綜理制

職能分工型模式——分理制總體辦公模式（二）秘書(shū)工作場(chǎng)所的布置模式總體辦公型模式——綜理制職能1、總體辦公型兩種模式

敝開(kāi)式：就是將秘書(shū)集中在一間大的辦公室里，按照工作流程，以工作臺(tái)為中心進(jìn)行排列。敝開(kāi)式辦公室又可分為對(duì)稱型和不對(duì)稱型兩種，這是目前世界各國(guó)比較流行的排列