如何用信息化工具來管理ISO體系

如何用信息化工具來管理ISO體系如果說要給最讓人心酸的職業(yè)排個榜，體系從業(yè)者必需榜上有名。眾所周知，在國內(nèi)體系工作者的地位十分尷尬，不僅很容易被老板輕視，其工作內(nèi)容也很難被其他部門所理解，導(dǎo)致大部分的體系從業(yè)者長期以來一直處于公司邊緣，這也是許多體系從業(yè)者的無奈?，F(xiàn)在對于許多公司來說，體系專員更像是品質(zhì)部的文員，每天便是搞搞文字工作。1“體系人難做，越做越困惑”小王如是說道。作為一名體系新人，小王新到了一家企業(yè)，做著管理體系方面的工作?！袄习蹇傁矚g一拍腦袋就整這個，再拍腦袋整整那個，也不看看企業(yè)實際情況。我一新人對體系貫徹沒有執(zhí)行力，所以只能弄成二張皮，勉勉強強通過了認證”，小王抱怨。說罷他點了支煙，指著一堆文件：“這不老板這次又拍腦袋整個啥標(biāo)準(zhǔn)化。咱也任勞任怨的制定了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)果今天卻被隔壁桌的人事諷刺，說咋招了個打字員，整天就知道在打字，就知道造假?！蔽揖图{了悶了，既然企業(yè)沒人理解體系，干嘛整這個吶？我現(xiàn)在是一點動力都沒了。2不可否認，在如今國內(nèi)的大環(huán)境下，是存在這種問題，而且很嚴(yán)重，這也是讓眾多體系管理者困惑的外在原因。實際上，許多企業(yè)的老板都認為質(zhì)量管理體系是個好東西，推行下去會讓他們的企業(yè)運行流暢、職能明確，工作容易開展，不過同時他們也抱怨現(xiàn)在沒有好的體系管理人員。但為什么會出現(xiàn)一邊是體系管理人員覺得做體系工作沒意思，而另一方面，老板卻又在抱怨沒有好的體系管理人才呢？原因其實很簡單：現(xiàn)在很多的體系管理者已經(jīng)脫離了所在企業(yè)的實際！小編曾認識一位體系工程師，他的體系文件做的很漂亮，可是那份幾乎完美的體系文件，對于那家小企業(yè)來說卻一文不值。他自己也覺得很委屈，自己辛辛苦苦做出來的體系卻無法推行下去，于是他牽怪于老板的不推行，自己的努力只是用來應(yīng)付外面的審核而已。而他的老板也感到奇怪：為什么他花了那么多錢卻找不到一個好的體系工程師？3其實現(xiàn)在很多體系人都掉入了一個怪圈，總想著把自己的體系文件做的很漂亮，很完美。全然不管企業(yè)現(xiàn)階段能不能做的到，文件出來了，都希望各個部門按照體系的要求去執(zhí)行。殊不知，這種脫離了企業(yè)現(xiàn)狀的要求和標(biāo)準(zhǔn)是沒有生命力的。于是乎，大家熱火朝天地忙活一場，最后的結(jié)果是推行夭折，然后各個部門覺得體系推行太困難了，產(chǎn)生抵觸情緒，最終結(jié)果就是體系成了企業(yè)的一張皮。而有些老板卻認為這是體系人員的無能，無法推行下去，或者認為是推行力度不夠，要加強推行力度，于是便形成了一個惡性循環(huán)。那么，如何才能擺脫這個怪圈呢？信息化時代我們不能用傳統(tǒng)的思維來看待事物，要學(xué)會用科技的力量來解決問題。4艾思歐IMS信息化管理平臺以ISO/GB體系為核心，將組織架構(gòu)、體系文件、業(yè)務(wù)流程、運行記錄、多管理體系全面融合一體化，不僅兼容所有的ISO體系，還可以此延伸出QA、SEM、EHS、EMS等相應(yīng)的各類場景?？偟膩碚f就是能夠基于企業(yè)的一個實際情況和個性化需求，為企業(yè)定制一套全流程全方位的體系管理解決方案，幫助企業(yè)能夠真實落地運行體系，高效處理體系管理運行相關(guān)業(yè)務(wù)，提高體系從業(yè)者的工作效率。工欲善其事必先利其器，作為一名體系工程師，當(dāng)面對體系文件多交叉多、標(biāo)準(zhǔn)化困難、多體系流程重復(fù)難管理、體系證書查找不方便等等一系列讓人頭痛的問題，一套好用的信息化工具能起到事半功倍的效果。讓體系文件管理變得更簡單對于體系文件多管理不方便的問題，艾思歐IMS體系文件全生命周期在線管理，可全面替代線下文控管理工作：①分類管理各ISO管理體系的管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單②編寫、修改、借閱、分發(fā)、作廢、銷毀等文控流程③一鍵發(fā)布、分發(fā)新版體系文件后，舊版本文件自動收回、自動作廢、自動更新受控文件清單④自動生成文控記錄，再也不需要人工抄寫大量文控記錄⑤文件管理分權(quán)限，自動配置水印，文件可追溯，安全可控⑥根據(jù)自定義文件編號規(guī)則自動編號、修改后自動更新版本號讓體系貫標(biāo)變得更簡單為了解決體系貫標(biāo)文件不會寫的問題，艾思歐IMS的快速貫標(biāo)功能，能夠快速實現(xiàn)體系信息化：①無需輔導(dǎo)，快速、輕松導(dǎo)入管理體系，實現(xiàn)體系信息化②根據(jù)體系文件、表單、流程模版，快速建設(shè)管理體系③已建體系客戶文件批量發(fā)布、流程快速設(shè)置，運行便捷④引導(dǎo)快速完成多體系文件、流程融合讓體系審核變得更簡單針對體系內(nèi)審、外審以及管審的多種問題，艾思歐IMS提供了一套智能化內(nèi)審、管審、認證審核平臺：①流程標(biāo)準(zhǔn)化：審核步驟一目了然，無需輔導(dǎo)②任務(wù)簡單化：審核記錄智能分類，覆蓋全行業(yè)全體系。③過程智能化：任務(wù)柔性規(guī)劃，狀態(tài)實時跟蹤，證據(jù)全量查詢，隱藏敏感信息，安全高效。④整改簡易化：不符合項統(tǒng)一管理，糾正措施自動觸發(fā)實時跟進，整改記錄自動歸檔。此外，平臺還額外提供了體系證書的管理功能模塊，再也不用擔(dān)心體系證書多查找不便、資質(zhì)證件易丟失等問題了：①分類和屬性管理：可自定義企業(yè)各類證照類別及屬性②體型服務(wù)：根據(jù)證書有效期設(shè)定單次或周期性提醒服務(wù)③數(shù)字化：支持電子版的引入和證照原件的掃描錄入5沒有企業(yè)不想做大做強，而成熟的具有一定規(guī)模的企業(yè)必然會有一套適合自己的科學(xué)、系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系建設(shè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。隨著ISO管理體系在國內(nèi)的普及，越來越多的企業(yè)已經(jīng)開始意識到企業(yè)內(nèi)部流程及管理制度建設(shè)