檔案信息化管理制度范文

第6頁共6頁檔案信息化管理制度范文第一章電子文件歸檔與管理制度第一條為適應(yīng)本單位信息化建設(shè)需要，規(guī)范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)《____檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定本辦法。第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強(qiáng)內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價(jià)值并以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。第三條按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各部門形成的電子文件并需歸檔保存的應(yīng)由檔案室統(tǒng)一保管。檔案室負(fù)責(zé)對(duì)電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗(yàn)收以及接收后的編目、保管和提供利用，計(jì)算機(jī)管理工作人員對(duì)電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。第四條各部門應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)職。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實(shí)和有效利用，各部門從電子文件產(chǎn)生時(shí)就要嚴(yán)格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。第六條歸檔電子文件的類型主要包括。文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分。第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。第九條電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。第十條通過存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十一條各部門在每年____月之前將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向檔案室移交歸檔。重大活動(dòng)、重要會(huì)議的電子文件應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。第十二條移交檔案室的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。第十三條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段，其載體應(yīng)直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20℃；相對(duì)濕度控制在____%。第十四條接收入庫的電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取恢復(fù)措施。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。第十六條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用復(fù)制件。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊(cè)。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。第十八條檔案室應(yīng)定期對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第二章安全保密制度第十九條檔案管理人員為數(shù)字檔案室安全保密責(zé)任人，計(jì)算機(jī)管理工作人員要采取必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全措施以協(xié)助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應(yīng)自覺維護(hù)電子檔案的安全保密。第二十條數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號(hào)和____須妥善保管，不得泄露給他人，____應(yīng)定期更改，____長度應(yīng)在八位以上，并由數(shù)字、大小寫字母與符號(hào)等組成。第二十一條電子檔案條目和原文按利用級(jí)別劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開、本單位公開、本單位部分公開、不公開四個(gè)級(jí)別。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案實(shí)際內(nèi)容設(shè)置條目和原文的網(wǎng)上查詢利用級(jí)別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限。第二十二條電子檔案(除業(yè)務(wù)檔案外)僅限于有權(quán)限的工作人員查詢。第二十三條電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。____檔案不得在網(wǎng)上提供查詢。第二十四條禁止外來計(jì)算機(jī)在未經(jīng)許可的情況下使用檔案管理系統(tǒng)。第三章數(shù)字檔案查詢利用制度第二十五條數(shù)字檔案室提供各類非____室藏檔案查詢。第二十六條本單位工作人員經(jīng)開通個(gè)人帳號(hào)，登錄進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字檔案。外單位人員查詢需經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢操作。第二十七條本單位工作人員數(shù)字檔案利用權(quán)限分三級(jí)設(shè)定。普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發(fā)布的檔案信息進(jìn)行查閱。中級(jí)用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權(quán)限基礎(chǔ)上，可以添加指定分類的資料。高級(jí)用戶。是指中層以上的領(lǐng)導(dǎo)可以查閱各類檔案。第二十八條外來人員利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)檔案資料，由檔案管理人員通過后臺(tái)管理提供相應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容。第二十九條查詢限制開放的數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案需在網(wǎng)上提出查閱申請(qǐng)，由檔案管理人員____后提供查詢利用，借出紙質(zhì)檔案還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借出。第三十條網(wǎng)上數(shù)字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。第四章檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度第三十一條數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。第三十二條各門類數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。第三十三條修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。第三十四條數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份(一套硬盤，兩套光盤)，備份介質(zhì)分開保管，一套異地保存。第三十五條檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。第五章數(shù)字檔案鑒定銷毀制度第三十六條數(shù)字檔案鑒定以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。第三十七條數(shù)字檔案鑒定工作需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員和有關(guān)職能部門組成的鑒定小組，根據(jù)檔案的不同保管期限，定期對(duì)已到保管期限的數(shù)字檔案，重新進(jìn)行____，做出鑒定，提出存毀意見。第三十八條經(jīng)鑒定，對(duì)已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的數(shù)字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊(cè)。第三十九條檔案鑒定小組將數(shù)字檔案鑒定工作情況寫成報(bào)告，連同數(shù)字檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。第四十條數(shù)字檔案銷毀清冊(cè)要永久保存。第四十一條嚴(yán)禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數(shù)字檔案。第六章檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度第四十二條禁止外來計(jì)算機(jī)在未經(jīng)許可情況下使用檔案管理系統(tǒng)。第四十三條嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程進(jìn)行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。第四十四條認(rèn)真保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，禁止在計(jì)算機(jī)旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計(jì)算機(jī)，機(jī)房溫度控制在22℃±5℃，相對(duì)濕度＜75﹪。第四十五條存、儲(chǔ)介質(zhì)如移動(dòng)硬盤、u盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲(chǔ)介質(zhì)禁止在檔案計(jì)算機(jī)上使用。第四十六條禁止利用檔案計(jì)算機(jī)訪問互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、玩電子游戲或者觀看娛樂節(jié)目。第七章檔案庫房管理制度第四十七條檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，對(duì)庫房進(jìn)行經(jīng)常性檢查，必須保持庫房整潔衛(wèi)生。嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品。第四十八條庫房內(nèi)檔案排列應(yīng)整齊、規(guī)范、有序，檔案存放前后保持一致。第四十九條做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護(hù)工作。庫房內(nèi)應(yīng)配備有關(guān)設(shè)施，并經(jīng)常性進(jìn)行檢查，保持性能完好。第五十條定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行檢查、整理，如發(fā)現(xiàn)有