企業(yè)內(nèi)部控制配套指引二十講

*第十六講：合同管理*

合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。為加強(qiáng)合同的管理國家發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)－合同》，根據(jù)16號(hào)指引的精神，在

這一講我主要講述以下問題:

1.合同管理的意義

2.企業(yè)合同管理需要關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)

3.合同控制的關(guān)鍵點(diǎn)

4.合同訂立的控制

5.合同履行的控制

6.案例選講

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1.合同管理的意義

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)合法經(jīng)營，維護(hù)自身權(quán)益的重要方面。

企業(yè)加強(qiáng)合同管理對(duì)于企業(yè)依法訂立并履行合同協(xié)議，提高合同履約率，減少合同糾紛，進(jìn)而促進(jìn)改善經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有重要意義。企業(yè)加強(qiáng)自身合同管理，可以保障自身經(jīng)濟(jì)利益不受侵犯，使權(quán)利與義務(wù)在法律允許范圍內(nèi)得到發(fā)揮，為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展保駕護(hù)航。是企業(yè)用法律手段整理課件管理經(jīng)濟(jì)行為的重要形式。

隨著“對(duì)外開放、對(duì)內(nèi)搞活”的方針進(jìn)一步貫徹，合同的作用也越來越明顯。企業(yè)每年都有大量的合同簽署、履行、以及變更或者解除，如果僅憑工商行政管理部門和有關(guān)上級(jí)管理機(jī)關(guān)監(jiān)督是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的還必須從企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)管理。

企業(yè)的合同是個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過程，管理人員必須用科學(xué)的管理方法來實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)，圍繞著合同的簽署、履行、變更、解除等活動(dòng)工作，這些工作各自有著自己的內(nèi)容與特點(diǎn)，相互之間又有著密切的聯(lián)系。既給企業(yè)提供法律保護(hù)又帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)必須重視合同管理的內(nèi)部控制，切實(shí)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理，又要有一套管理制度并得到嚴(yán)格執(zhí)行。整理課件2.企業(yè)合同管理需要關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在合同管理過程中，必須關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)，主要風(fēng)險(xiǎn)可能來自下列：

（1）未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。（2）合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損。

（3）合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象。整理課件3.合同控制的關(guān)鍵點(diǎn)

企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)實(shí)行歸口管理原則，那個(gè)部門的業(yè)務(wù)就由那個(gè)部門管理，但簽署合同時(shí)必須有法律、財(cái)會(huì)部門參與。

合同的條款擬定、審批、執(zhí)行等要有一個(gè)流程與順序，每個(gè)部門的權(quán)利都要授權(quán)，任何人不得越權(quán)處理經(jīng)濟(jì)合同。對(duì)合同的簽署、執(zhí)行、變更、解除等具體工作要有人員或機(jī)構(gòu)定期檢查、評(píng)價(jià)，對(duì)薄弱環(huán)節(jié)及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。

合同變更與解除，必須報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)決定，并由法律、財(cái)會(huì)部門參與活動(dòng)始終整理課件

合同管理必須堅(jiān)持不相容職務(wù)分離，達(dá)到內(nèi)部牽制、制約的原則。合同管理中發(fā)生的舞弊以及商業(yè)賄賂等問題，一般都是沒有形成內(nèi)部牽制的制約關(guān)系，才造成涉案機(jī)會(huì)。合同一經(jīng)簽署，一般情況時(shí)不得隨便變更的。但在執(zhí)行過程中到處充滿風(fēng)險(xiǎn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)都不能忽疏。必須堅(jiān)持誰經(jīng)辦的業(yè)務(wù)誰來執(zhí)行，實(shí)行崗位責(zé)任制。

合同執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛，必須及時(shí)上報(bào)主管部門和高層領(lǐng)導(dǎo)，至于采取什么應(yīng)對(duì)措施，決不能以個(gè)人說了算，必須集體決策，更不允許未經(jīng)授權(quán)就相對(duì)方作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。

企業(yè)必須建立合同管理評(píng)估制度，對(duì)簽署與執(zhí)行情況作出全面評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。整理課件4.合同訂立的控制

企業(yè)對(duì)外發(fā)生的重要經(jīng)濟(jì)行為，均應(yīng)簽訂相關(guān)的合同。合同簽署前，應(yīng)當(dāng)了解調(diào)查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、信用等情況，確保對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。對(duì)方資信調(diào)查是訂立合同前最重要的一件合同管理活動(dòng)。調(diào)查有利于提高合同履約率和經(jīng)濟(jì)交往的安全性，調(diào)查分為資信調(diào)查與主體資格調(diào)查兩個(gè)部分。

企業(yè)必須明確哪個(gè)部門那幾個(gè)人具體負(fù)責(zé)那個(gè)合同簽約前的調(diào)查，具體負(fù)責(zé)調(diào)查的人員在工作前必須列出調(diào)查提綱，明確調(diào)查的具體內(nèi)容以及調(diào)查渠道。調(diào)查內(nèi)容一般有：（1）對(duì)方是否具有法人與非法人資格，是否公民資格，是否具有合同簽訂主體資格；

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（2）經(jīng)營范圍是否合法。要看合同簽訂的業(yè)務(wù)是否超出經(jīng)營范圍；對(duì)于一些重要資料和特殊商品是否取得許可證；（3）其他自然情況是否屬實(shí)，如注冊地址、聯(lián)系電話、郵編、營業(yè)地址、銀行開戶帳號(hào)等；

（4）有無擔(dān)保人，擔(dān)保人情況如何；（5）具體簽約人是否合法。簽約前一定要求對(duì)方簽約人出示簽約資格證明，是法人代表的出示法人代表資格證明；代理人的必須取得法人代表授權(quán)，授權(quán)委托書與本人居民身份證等證件，重點(diǎn)看看代理權(quán)是否超出代理期限；

（6）簽約方的資產(chǎn)情況，生產(chǎn)規(guī)模、有無履約能力，平常有無不守信事件發(fā)生。整理課件

調(diào)查渠道一般有：

（1）企業(yè)法人注冊的工商行政管理部門。工商行政管理部門是我國依法負(fù)責(zé)企業(yè)法人注冊和合同協(xié)議管理的行政管理部門，可以直接向其申請查詢注冊資料；

（2）行業(yè)主管部門或企業(yè)主管部門。我國的行業(yè)主管部門隨著政企分開的體制改革進(jìn)行，雖然不再下達(dá)指令性計(jì)劃，但仍有宏觀指導(dǎo)的職能，與企業(yè)仍然存在隸屬關(guān)系，可以提供企業(yè)基本情況；（3）專業(yè)銀行。銀行本是結(jié)算與融資的專業(yè)部門，了解客戶結(jié)算預(yù)存款情況，也掌握一些企業(yè)信用資料數(shù)據(jù)。我們完全可以通過銀行了解情況。（4）請專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)或中介機(jī)構(gòu)調(diào)查，要求出具調(diào)查報(bào)告。

（5）通過其他客戶了解情況。整理課件

（6）通過網(wǎng)上查詢。（7）企業(yè)平時(shí)從報(bào)刊雜志等媒介收集資料。

企業(yè)的調(diào)查工作指定調(diào)查人以后，還必須約定調(diào)查期限，到時(shí)要向合同管理部門提交調(diào)查報(bào)告。形成報(bào)告制度。

調(diào)查報(bào)告制度必須明確調(diào)查人的責(zé)任，如因個(gè)人調(diào)查失職，調(diào)查的信息不實(shí)，給企業(yè)造成損失，應(yīng)規(guī)定處罰辦法。企業(yè)的合同應(yīng)建立審核和內(nèi)部會(huì)簽制度，必須有法律、財(cái)會(huì)部門參與。會(huì)簽合同時(shí)重點(diǎn)考慮合同的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性、可行性、嚴(yán)密性等相關(guān)內(nèi)容。

第一，合法性。主要指合同的主體、內(nèi)容和形式合服法律要求，合同訂立的程序符合規(guī)定，結(jié)算方式合法，資產(chǎn)動(dòng)用的手續(xù)完備，條款規(guī)定內(nèi)容沒有違法內(nèi)容。

整理課件這一點(diǎn)必須高度重視，一旦合同條款中出現(xiàn)違法現(xiàn)象，就會(huì)形成無效合同。比如，某企業(yè)與甲公司簽訂購買原材料合同，在合同中規(guī)定必須以現(xiàn)金直接支付給對(duì)方價(jià)款8萬元；這是一款違反國務(wù)院現(xiàn)金管理?xiàng)l例的行為。由于合同條款違法，自然就是無效合同。

幸虧銀行發(fā)現(xiàn)問題，提出疑問，付款方終止了合同，才沒有發(fā)生法律后果。否則，一旦執(zhí)行，付款企業(yè)就要因違反現(xiàn)金管理?xiàng)l例而承擔(dān)罰款處罰。

教訓(xùn)就是簽訂合同的人員不懂法，才會(huì)有此違法條款。第二，經(jīng)濟(jì)性。所謂經(jīng)濟(jì)性就是合同內(nèi)容符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，簽此合同能給企業(yè)帶來利益，絕不是損失或者危害。整理課件

第三，可行性。這是指簽約方資信可靠，有履行合同的能力，并不是指空賣空，并沒有與他人發(fā)生違約失信現(xiàn)象。其所買賣標(biāo)的產(chǎn)權(quán)明確，擔(dān)保方式可靠等。

第四，嚴(yán)密性。一般說來，嚴(yán)密性是建立在合法性的基礎(chǔ)上，合同條款齊備、完整，文字表述準(zhǔn)確，附加條件適當(dāng)、合法，合同約定的權(quán)利、義務(wù)明確，數(shù)量、單價(jià)、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確，手續(xù)完備。

這個(gè)嚴(yán)密性一是合法、二是懂得合同要求的技術(shù)知識(shí)，外行人起草的合同不可能嚴(yán)密，因?yàn)樗痪邆鋵I(yè)知識(shí)，有漏洞也會(huì)不知道，更沒有感覺。所以，合同簽署不但業(yè)務(wù)部門參與，還要求法律、財(cái)會(huì)部門參與，就是達(dá)到合同簽署人員專業(yè)知識(shí)齊全，保持嚴(yán)密性。整理課件

我講一個(gè)案例大家分析一下：這是我剛來山東的上個(gè)世紀(jì)80年代中期，剛剛改革開放的山東從東北購進(jìn)木材，由于木材奇缺，再加之運(yùn)輸問題，山東的木材是緊俏商品。一家不法商人就利用此機(jī)會(huì)詐騙了一家企業(yè)。當(dāng)時(shí)木材二道販子說直徑20厘米園木，大小頭不相差4厘米，紅松材質(zhì)，德州火車站交貨，單價(jià)每立方米600元，沒車皮50立方米，先交錢在發(fā)貨，保證交款后15日內(nèi)到貨。錢到不能如期交貨，承擔(dān)150%賠償責(zé)任。合同也是按此擬定條款。當(dāng)時(shí)市場上20厘米原木紅松800元左右一立方米，企業(yè)看出有便宜，就決定簽合同。

大家看看此合同技術(shù)上有什么問題。整理課件

企業(yè)付款后，果然如期到貨，但很多原木已經(jīng)糟朽，失去使用價(jià)值。但紅松材質(zhì)，20厘米粗沒有問題。兩家打起官司，對(duì)方以發(fā)貨完全符合合同要求不承擔(dān)責(zé)任。

這個(gè)合同就在于簽約者不懂木材專業(yè)知識(shí)，沒有在合同中標(biāo)注“無蟲蝕、無糟朽、當(dāng)年新伐木材”，人家完全可以說是按合同發(fā)貨，20厘米粗，紅松園木，大小頭不差4厘米，就是都是很直的圓木。至于你合同沒有規(guī)定的，現(xiàn)在你要求是沒有道理的。加之80年代中期，《中華人民共和國合同法》還沒有頒發(fā)，當(dāng)時(shí)法制不健全，只是《合同條例》，官司沒有打贏，企業(yè)白白遭受損失三萬多元。

我曾經(jīng)請教過一位糧食局的專職采購業(yè)務(wù)員，面粉采購整理課件

應(yīng)該注意什么問題？當(dāng)然我們非常熟悉，他告訴我說：光看面粉白度和書面的標(biāo)準(zhǔn)沒用，因?yàn)槊娣郯撞话卓梢蕴砑釉霭讋?，?biāo)準(zhǔn)是寫在紙上的官話。你得抓一把面粉放到嘴里用吐液和面，細(xì)細(xì)唨嚼，才能發(fā)現(xiàn)有沒有土，是不是“芽面”，在唨嚼中品嘗出“面筋”是多少。每次嘗完面粉，要漱口幾分鐘都漱不干凈。感覺合格，還要用信封封存三袋作為樣品，雙方加蓋公章封口，以后發(fā)貨與樣品不符，可以拆封化驗(yàn)。沒有封存樣品，日后就沒有辦法說清楚訂貨時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)。

所以，我強(qiáng)調(diào)合同文本的語言嚴(yán)密性，而且由技術(shù)知識(shí)決定你能不能嚴(yán)密。

合同訂立后，副本及相關(guān)資料要由管理部門歸檔。整理課件5.合同履行的控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行合同，并且密切注意對(duì)方履約情況。合同履行過程中，我方如有特殊原因（包括不可抗力自然災(zāi)害），不能履約，或者需要延遲履約等情況，必須立即上報(bào)高層管理者，立即采取應(yīng)對(duì)措施或者補(bǔ)救措施，做出妥善處理，盡量取得對(duì)方原諒，把損失壓縮到最低限度，盡量維護(hù)企業(yè)的聲譽(yù)和社會(huì)形象。整理課件

合同一經(jīng)簽訂，一般不得隨意變更，因政策調(diào)整、市場變化或者遭到不可抗力自然災(zāi)害時(shí)，應(yīng)盡力協(xié)商，按規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同終止或變更。一定堅(jiān)持誠信為本，不得損害對(duì)方利益。

一旦出現(xiàn)合同糾紛，應(yīng)根據(jù)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的指示，盡量協(xié)商處理，協(xié)商無效的必須經(jīng)高層批準(zhǔn)才能訴諸法律，法律是維護(hù)我們權(quán)益的武器，但不是唯一的或者必須使用的武器，而是沒有其他辦法解決的前提下無奈選擇的辦法。合同糾紛的解決辦法：

（1）經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)重新簽訂合同或協(xié)議，或者增加補(bǔ)充協(xié)議，由雙方蓋章后生效。（2）合同糾紛協(xié)商無效的，必須及時(shí)向高層管理者匯報(bào)整理課件并依合同或協(xié)議約定的仲裁或訴訟方式解決。合同管理部門要把合同移交法律部門辦理。

（3）糾紛處理過程中，任何單位或部門未經(jīng)授權(quán)均不得向?qū)Ψ阶鞒鰧?shí)質(zhì)性答復(fù)和承諾。合同執(zhí)行完畢，要整理存檔，定期進(jìn)行合同管理評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，防范風(fēng)險(xiǎn)。整理課件6.案例選講

案例1：百威公司合同案例百威公司是一家外商投資企業(yè)，公司的內(nèi)部控制在幾年中不斷發(fā)展，合同管理中有一套制度。采購時(shí)一直按照填制請購單－詢價(jià)比較－選擇供應(yīng)商－合同評(píng)審－合同簽訂的流程控制。

但當(dāng)月初詢價(jià)時(shí)，采購員要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，而報(bào)來的材料規(guī)格、型號(hào)與要求不符。沒辦法只好由業(yè)務(wù)員電話詢價(jià)，而采購員最后訂貨的價(jià)格比同類廠家高出10萬元；

采購員沒有說明供應(yīng)商的增值稅發(fā)票情況，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)只說價(jià)格是最低的，造成主管審批失誤。整理課件

供貨商發(fā)貨到達(dá)時(shí)，采購業(yè)務(wù)遠(yuǎn)沒有按規(guī)定驗(yàn)收入庫，而是星期天供應(yīng)商送貨，趁倉庫無人而將原材料直接送到生產(chǎn)車間。交貨后沒有及時(shí)結(jié)算，而是單證壓在業(yè)務(wù)員手中。

結(jié)算時(shí)財(cái)會(huì)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不具有納稅主體，開出的增值稅發(fā)票不合格，沒有扣稅功能。但此時(shí)原材料已經(jīng)使用完畢，生米已經(jīng)做熟了飯，只能如此。

但百威公司依據(jù)合同繼續(xù)調(diào)查，順線索摸出采購業(yè)務(wù)員改為不合格公司進(jìn)貨，拿了人家回扣。案例分析：

百威公司雖然有了內(nèi)部控制制度，但對(duì)合同控制沒有到位，首先缺少供應(yīng)商主體資格調(diào)查，導(dǎo)致小規(guī)模納稅人供貨整理課件企業(yè)沒能得到增值稅扣稅，直接損失一萬元。企業(yè)商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)失控，產(chǎn)生缺陷。詢價(jià)、談判和簽訂合同由同一個(gè)人負(fù)責(zé)，沒有制約，所以發(fā)生采購業(yè)務(wù)員受賄。百威公司合同起草沒有有關(guān)部門參加，而是有一人完成，不相容職務(wù)沒有分離。

可見，內(nèi)部控制在合同管理中何等重要。

案例2：安徽河肥面粉公司處理合同實(shí)例

安徽河肥面粉公司幾年來一直與大華糧油公司合作，銷售其生產(chǎn)的面粉，每月發(fā)貨一節(jié)火車50噸，合作非常好，雙方度很守信，一方每月發(fā)貨50噸，一方每月結(jié)算50噸的貨款。突然，去年三月大華公司收貨完畢提出本批貨物短缺整理課件6袋面粉，共計(jì)150公斤，價(jià)格180元。面粉公司業(yè)務(wù)員聽到信息后立即請示總經(jīng)理，然后回答說，不必查找原因，本次按合同結(jié)算，下月發(fā)貨保證多裝6袋，給予補(bǔ)足。下月不補(bǔ)足在雙倍扣貨款。大華公司同意如此處理。糾紛立即解決。

案例分析：

合肥面粉公司的做法正確，因?yàn)槎倘?袋面粉，實(shí)在是難以查出原因。到底是發(fā)貨少發(fā)了，還是運(yùn)輸途中丟失，還是其他原因，查找的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于承擔(dān)損失，所以還是自己公司承擔(dān)為好，不傷和氣，保持長久合作伙伴關(guān)系。雖然損失6袋面粉，但公司是最大贏家。整理課件

案例3：

甲公司與乙連鎖超市訂立合同銷售冰箱10臺(tái)，合同約定為BX215型，每臺(tái)售價(jià)1800元，乙超市早已付款，甲公司按時(shí)發(fā)貨。但乙超市接到貨物驗(yàn)收入庫時(shí)發(fā)現(xiàn)發(fā)來冰箱均為BX205型，與合同不符。

經(jīng)交涉，確系甲公司發(fā)貨人員責(zé)任事故，錯(cuò)發(fā)了商品。但所發(fā)商品均為合格品，品牌、樣式相同，只是容積、型號(hào)不為