秘書(shū)時(shí)間管理

秘書(shū)時(shí)間管理

roger’s時(shí)間管理方法論 願(yuàn)此時(shí)間管理可以有效提昇學(xué)員的工作效能並且增加各位可用的時(shí)間.多出來(lái)的時(shí)間請(qǐng)留給關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人.

您的時(shí)間資源在那裡,您的成就就在那裡.時(shí)間管理大綱一.什麼是時(shí)間管理(30min)二.如何提高工作效率(30min)三.備忘錄實(shí)作(40min)四.執(zhí)行能力的強(qiáng)化(20min)在開(kāi)始之前你的快樂(lè)是…你的成功是…關(guān)心你的人及你所關(guān)心的人是…請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題找出你心的中優(yōu)先順序當(dāng)你知道你只剩下三天的時(shí)間,第一個(gè)浮現(xiàn)在你腦海的人是誰(shuí)?他是你最關(guān)心的人.第一件浮現(xiàn)你腦海的事情是什麼?那是你認(rèn)為最重要的事情可是平時(shí)當(dāng)你掉到忙碌的陷阱時(shí)做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?你知道你可以活久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當(dāng)作是你的最後1天吧!人,為何安於現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會(huì)更好我們明明時(shí)間管理不好,卻不想要去改善它.因?yàn)槊Φ脹](méi)有時(shí)間做時(shí)間管理嗎?因?yàn)楦?所以才更要花時(shí)間做時(shí)間管理.時(shí)間管理從那裡開(kāi)始時(shí)間管理不是因?yàn)閷W(xué)習(xí)時(shí)間管理才會(huì)時(shí)間管理,而是從你不滿足於現(xiàn)狀,或者是想要有更好的時(shí)間管理開(kāi)始沒(méi)有人可教你時(shí)間管理,除了你自己覺(jué)得需要的時(shí)候再來(lái)是你需要一個(gè)新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可斜著搭100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為為何會(huì)想不不出來(lái)?因?yàn)槟闾徊怀鲈瓉?lái)的的思維習(xí)慣慣但是假設(shè)你畫(huà)畫(huà)了出來(lái).恭恭喜你,你你可以用新新的角度去思思考一個(gè)舊有有的問(wèn)題而roger的時(shí)間間管理方法論論就是一個(gè)新新的思考方法法,你只要要了解,接接受,執(zhí)執(zhí)行,持續(xù)續(xù)的做就會(huì)得得到一個(gè)良好好的時(shí)間管理理習(xí)慣你的時(shí)間間管理目目標(biāo)設(shè)定定幫自己設(shè)設(shè)定個(gè)目目標(biāo)吧比如說(shuō):三個(gè)個(gè)月之後後自己做做完原有有的事情情後,時(shí)時(shí)間還還可多出出30%你的期望望:不不把工作作帶回家家;假假日不用用趕到公公司;一一天花花幾個(gè)小小時(shí)陪陪陪家人或或者是你你最關(guān)心心的人;一個(gè)個(gè)禮拜花花些時(shí)間間到外面面走走……時(shí)間管理理是什麼麼?先瞭解時(shí)時(shí)間管理理不是什什麼?時(shí)間本身身不是問(wèn)問(wèn)題.因因?yàn)槊棵總€(gè)人每每天所擁?yè)碛械臅r(shí)時(shí)間都是是一樣多多所以時(shí)間間管理的的問(wèn)題本本身不在在於時(shí)間間多少,而是是在於自己如何何善用及及分配你你自己的的時(shí)間……關(guān)注如何有效效率的把把事情做做出來(lái)……效率如何做最最好的時(shí)時(shí)間規(guī)劃劃…計(jì)劃劃如何說(shuō)到到做到……執(zhí)行力力持續(xù)時(shí)間間管理的的做法……習(xí)慣養(yǎng)養(yǎng)成時(shí)間管理理是什麼?時(shí)間管理理是讓自自己更有有績(jī)效,更富富效能效率是你你能夠善善用資源源或者熟熟能生巧巧地把事事情做完完效能是很很聰明地地把事情情做好.多聽(tīng)聽(tīng)聽(tīng)專家家的意見(jiàn)見(jiàn),找找到最佳佳方法,事先先有計(jì)劃劃地做事事情時(shí)間管理理從良好好的計(jì)劃劃開(kāi)始,良好好的計(jì)劃劃又從行行動(dòng)開(kāi)始始.有有計(jì)劃沒(méi)沒(méi)行動(dòng),達(dá)成成率為零零.有有行動(dòng)沒(méi)沒(méi)計(jì)劃容容易浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間在在修正錯(cuò)錯(cuò)誤上,所以以兩者應(yīng)應(yīng)該並重重讓我們先先來(lái)討論論…準(zhǔn)備:A4白白紙,一一般書(shū)書(shū)寫(xiě)筆(紅,黑黑,藍(lán)筆筆)請(qǐng)分組每每組5-6人請(qǐng)寫(xiě)出每每天妳花花在工作作最多的的時(shí)間是是什麼?請(qǐng)寫(xiě)出每每件工作作平均花花掉多少少你多少少時(shí)間?每件事情情請(qǐng)判斷斷它是急急或不急急,重重要或不不重要請(qǐng)按照所所花時(shí)間間最多排排序下來(lái)來(lái)每組只要要報(bào)告10個(gè)每一組指指派一位位代表報(bào)報(bào)告排序事情時(shí)間重要/急急12…時(shí)間管理理架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請(qǐng)排出正正確的行行事優(yōu)先先順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行行事優(yōu)先先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷陷阱一:時(shí)間的的配置不不對(duì)Reaction消極積積極掌掌握積極掌握握就是擬擬定計(jì)劃劃,做做好事情情事先的的準(zhǔn)備,不要要等事情情發(fā)生了了再來(lái)補(bǔ)補(bǔ)救.譬譬如說(shuō)說(shuō)客戶的的要求事事先未澄澄清,做做出好好幾千個(gè)個(gè)產(chǎn)品後後再來(lái)修修補(bǔ),要要花多多少時(shí)間間呢?而而客戶戶會(huì)如何何想呢最好的控控制是預(yù)防不合理的的時(shí)間配配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%明智的時(shí)時(shí)間配置置III1.重要要的事情情著重在在PlanPlan著重重在DoDo著著重在CheckCheck著著重在Action2.重要要的事情情要逐漸漸地交給給信任的部部屬,這這叫““灌能能”如何克服服忙與盲盲的窠臼臼第一件事事情是把把這些迫迫在眉睫睫的事情情很快地地把它解解決.第二件事事情是再再多花一一點(diǎn)時(shí)間間,去去想想以以後要怎怎麼做才才能不用用處理這這些事情情,或或者不用用這麼緊緊張地處處理這件件事情.一天的時(shí)時(shí)間要花花大部份份時(shí)間在在思考事事情要怎怎樣做是是最節(jié)省省時(shí)間最最不花力力氣的.而不不是很快快的把已已經(jīng)發(fā)生生的事情情處理完完畢陷阱二:拖延延除了第四四項(xiàng)以外外,其其它的做做起來(lái)都都不太愉愉快不急的事事情一拖拖延之後後往往變變成緊急急的事情情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分分析法成本..................好處..................克服2.思維習(xí)習(xí)慣的改改變這件事令令人感到到為難,但是是它非做做不可,因此此我立即即將它做做完,以以便儘儘早忘掉掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)戰(zhàn)速?zèng)Q的的習(xí)慣將事情切切成好幾幾塊小塊塊任務(wù),快速速地完成成每一塊塊的任務(wù)務(wù)先完成容容易的部部份,讓讓事情情有進(jìn)度度,再再完成最最關(guān)鍵的的20%,讓讓事情看看起來(lái)像像做完80%一般般.(大塊時(shí)時(shí)間法則則)陷阱三:事事必躬親親諸葛亮凡事事必躬親,後來(lái)過(guò)過(guò)勞而死.為何需要事事事躬親?要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)過(guò)高不放心部屬屬,不信信任部屬因?yàn)榕虏繉賹偃〈嗄?就就是將重要要的事情交交給他人去去做,讓讓他可以學(xué)學(xué)習(xí)處理事事情也學(xué)習(xí)習(xí)獨(dú)當(dāng)一面面.過(guò)程程給予重點(diǎn)點(diǎn)的輔導(dǎo),上軌道道之後即完完全授權(quán),但是授權(quán)卻卻不授責(zé)陷阱四:有有求必應(yīng)應(yīng)受人尊敬重重要,還還是受人歡歡迎重要每個(gè)人都有有一個(gè)好朋朋友,叫叫“施小小惠”,可可以適當(dāng)當(dāng)?shù)亟邮?不自量力而而接受他人人請(qǐng)託只有有兩種結(jié)果果,一是是累死自己己,二是是信用受損損努力自己茁茁壯成為大大樹(shù),讓讓自己的果果實(shí)惠及眾眾人面對(duì)任何事事情馬上做拒絕做賦權(quán)給別人人做延遲做值得做嗎?需親自做嗎嗎?應(yīng)馬上做嗎嗎?NNN結(jié)論是…1.捨得2.勇於拒拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)養(yǎng)性2.輕鬆一一下時(shí)間管理架架構(gòu)1.兵貴速速戰(zhàn)速?zèng)Q2.多花一一點(diǎn)時(shí)間去思考…1.決勝於於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事事重要的事不重要的事如何提高工工作效率提高工作效效率的三方方法三法則則三個(gè)方法1.了解解自己每天天不同時(shí)段段體力的分分佈狀況來(lái)來(lái)決定要做做什麼樣事事情2.讓自自己充滿活活力,最最簡(jiǎn)單的方方法,就就是養(yǎng)成每每個(gè)禮拜固固定運(yùn)動(dòng)的的好習(xí)慣3.均衡衡的生活作作息,培培養(yǎng)一個(gè)良良好的嗜好好三個(gè)法則1.批次次處理法則則.集中中時(shí)段處理理所有性質(zhì)質(zhì)相同的事事情2.80/20法法則,這這法則是是在有限的的時(shí)間挑選選出重要的的事情來(lái)做做3.高效效率法則:roger大大塊時(shí)間間法則批次處理法法則一段時(shí)間處處理同一性性質(zhì)的事情情,一次次處理多件件,多件件累積到一一定數(shù)量才才處理如果個(gè)別處處理或出現(xiàn)現(xiàn)才處理會(huì)會(huì)把自己的的時(shí)間切割割成很多片片斷,譬譬如看Email,接電電話,或或者是不速速之客的打打斷都是……一次只專心心完成一整整塊的任務(wù)務(wù),不要要心有二用用,避免免出錯(cuò)反而而要花更多多的時(shí)間處處理後續(xù)的的問(wèn)題80/20法則80/20原理意意示圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物規(guī)劃有效的的做法roger大塊時(shí)時(shí)間法則:30/90法則則大塊時(shí)間法法則是培養(yǎng)養(yǎng)工作情緒緒的法則,前30分鐘做容容易做的事事情讓事情情看起來(lái)有有進(jìn)度;後後90分分鐘做最重重要的事情情.儘量讓這120分鐘鐘不受干擾擾,你可可以告知週週遭的人或或者主動(dòng)拒拒絕干擾養(yǎng)成習(xí)慣一一天至少一一塊大塊時(shí)時(shí)間,每每天保有基基本的績(jī)效效,有心心情時(shí)再做做第二塊,則有高高績(jī)效大塊時(shí)間間三步曲曲1.把把今天要要做的事事情一一一列舉出出來(lái),分分成容容易做的的,重重要的及及其它的的事情,由80/20法則排排出事情情處理的的優(yōu)先順順序2.前前30分鐘鐘完成最最容易完完成的事事情,時(shí)時(shí)間一一到不管管有沒(méi)有有做完就就切到重重要事情情上3.後後90分分鐘完成成最重要要的事情情.若若做得起起勁時(shí)一一直做下下去也無(wú)無(wú)所謂有空的時(shí)時(shí)間再來(lái)來(lái)做其它它未完成成容易的的事大塊時(shí)間間示範(fàn)列舉今天天要做的的事-快速回回Email-打電話話-規(guī)劃專專案-開(kāi)會(huì)-批電子子文件-歸還文文件-與同事事溝通…以難易度度排列易易難1固定時(shí)間間易易難2…前30分分先做簡(jiǎn)簡(jiǎn)單的的事情後90分分再做難難的事事情(1)(2)(3)1.捨得得2.勇於於拒絕3.交待待1.怡情情養(yǎng)性2.輕鬆鬆一下良好的時(shí)時(shí)間管理理來(lái)自於於計(jì)劃1.兵貴貴速戰(zhàn)速速?zèng)Q2.快刀刀斬亂麻麻1.決勝勝於廟堂堂之上2.灌能能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事PADC不好好耗用時(shí)間間花時(shí)間在在計(jì)劃上上才是最最節(jié)省省時(shí)間的的作法耗用時(shí)間間計(jì)劃是什什麼?妳要往哪哪裡去?目標(biāo)設(shè)定定(目目的)妳如何去去?目標(biāo)如何何達(dá)成(手段段)執(zhí)行是從那裡裡展開(kāi)日常業(yè)務(wù)老闆指示狀況執(zhí)行匯整進(jìn)度報(bào)報(bào)告回報(bào)妳每天在做的事情備忘錄時(shí)間管理的利利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天天交待2.臨時(shí)狀況況重要的事情1.工作計(jì)劃劃2.人生規(guī)劃劃3.家庭,健健康,財(cái)富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作作2.定期約會(huì)會(huì)如何計(jì)劃要執(zhí)執(zhí)行的事項(xiàng)列出ToDo-CheckList,該做做的事情由專專案的任務(wù)項(xiàng)項(xiàng)目展開(kāi)要設(shè)計(jì)有CheckBox,如:□for要把計(jì)劃外的的變數(shù)(如:突發(fā)狀況)也納入考量量,如工作作時(shí)間乘上1.5倍每天下班後花花10分鐘檢檢討今天做的的事情及計(jì)劃劃明天要做的的事情備忘錄實(shí)作作1.製作當(dāng)天天個(gè)人約會(huì),會(huì)議及例例行事項(xiàng)放入入2.列出您今今天要做的事事情,分成成一定要做的的事,容易的的事,突發(fā)發(fā)的事,可可以先緩一緩緩的事3.依依照大大塊時(shí)時(shí)間法法則擺擺入.執(zhí)執(zhí)行完完畢後後□打勾4.下下班時(shí)時(shí)將今今天沒(méi)沒(méi)有做做完的的+明明天的的要做做事情情再重重寫(xiě)一一張時(shí)間:20分分請(qǐng)準(zhǔn)備備書(shū)寫(xiě)寫(xiě)紙兩兩張執(zhí)行能能力的的強(qiáng)化化良好工工作習(xí)習(xí)慣的的養(yǎng)成成兵貴速速戰(zhàn)速速?zèng)Q養(yǎng)成做做備忘忘錄的的習(xí)慣慣可以早早上做做完的的事,決不不拖到到下午午完成成可可以一一天做做完的的事,決不不分成成兩天天完成成每天至至少完完成一一件事事情,特特別是是在工工作情情緒低低潮時(shí)時(shí)“執(zhí)行行”的的寫(xiě)照照J(rèn)ustDoIt奉備忘忘錄的的ToDo-CheckList如如聖聖旨行動(dòng)才才是企企劃的的開(kāi)始始把掌控控著力力焦點(diǎn)點(diǎn)集中中在計(jì)計(jì)劃最最緊要要的20%執(zhí)行能能力鋒鋒利如如倚天天劍.劍劍鋒到到處,刀刀折劍劍斷“執(zhí)行行”的的需要要與不不需要要不需要要退卻思考,猶猶豫需要“蝦米米都不不驚””,勇勇往往直前前毅力轉(zhuǎn)彎韌性執(zhí)行不不是一一成不不變的的合理性性Reasonable表表示示用心心試探一一下是是不損損傷毫毫髮的的平時(shí)基本觀念念(Sense)的建立立,在臨場(chǎng)場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能能顯現(xiàn)效果應(yīng)變的意示圖圖:投石問(wèn)問(wèn)路Marty,100元賣給你Roger,100元太貴了,70!(推推看!)我成本才80,70門都沒(méi)有!不行,90.(擋擋看!)Buffer緩衝區(qū)並不是每件事事情都那麼的的急如果我們每件件事情都要即即時(shí)地處理掉掉,相信我我們會(huì)變得神神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有有一個(gè)地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但但是時(shí)間到時(shí)時(shí)又要能提醒醒我們?nèi)绾翁幚砬榫w緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關(guān)的善後的記錄的文件通常完成一完完整任務(wù)就會(huì)會(huì)有力氣再做做第二件事情情個(gè)人習(xí)慣的養(yǎng)成當(dāng)你了解了某某一個(gè)觀念,如WBS,大塊時(shí)時(shí)間法則,進(jìn)進(jìn)而接受它它執(zhí)行它時(shí),經(jīng)過(guò)廿一一天之後你就就可以把這個(gè)個(gè)觀念內(nèi)化,並且將這這種做法化為為生活中的習(xí)習(xí)慣…這就是是習(xí)慣養(yǎng)成法法則當(dāng)你覺(jué)得需要要時(shí)間管理,去做時(shí)間間管理,得得到實(shí)質(zhì)的好好處,更強(qiáng)強(qiáng)化自己時(shí)間間管理的動(dòng)機(jī)機(jī),成為一一良好的正向向循環(huán)我的成功和快快樂(lè)的定義就就是…長(zhǎng)宏roger歡迎加入rogersnotes9、靜夜夜四無(wú)無(wú)鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、雨中黃葉樹(shù)樹(shù)，燈下白頭頭人。。13:07:5313:07:5313:071/1/20231:07:53PM11、以我獨(dú)獨(dú)沈久，，愧君相相見(jiàn)頻。。。1月-2313:07:5413:07Jan-2301-Jan-2312、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。13:07:5413:07:5413:07Sunday,January1,202313、乍見(jiàn)翻翻疑夢(mèng)，，相悲各各問(wèn)年。。。1月-231月-2313:07:5413:07:54January1,202314、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國(guó)見(jiàn)青青山。。01一月20231:07:54下午13:07:541月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月231:07下下午1月-2313:07January1,202316、行動(dòng)動(dòng)出成成果，，工作作出財(cái)財(cái)富。。。2023/1/113:07:5413:07:5401January202317、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時(shí)時(shí)，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點(diǎn)點(diǎn)的射線線向前。。。1:07:54下午午1:07下午午13:07:541月-239、沒(méi)有失敗，，只有暫時(shí)停停止成功！。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒(méi)沒(méi)有有。。。。13:07:5413:07:5413:071/1/20231:07:54PM11、成功功就是是日復(fù)復(fù)一日日那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小努力力的積積累。。。1月-2313:07:5413:07Jan-2301-Jan-2312、世間成事事，不求其其絕對(duì)圓滿滿，留一份份不足，可可得無(wú)限完完美。。13:07:5413:07:5413:07Sunday,January1,202313、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。1月-231月-2313:07:5413:07:54January1,202314、意志堅(jiān)堅(jiān)強(qiáng)的人人能把世世界放在在手中像像泥塊一一樣任意意揉捏。。01一一月20231:07:54下午午13:07:541月-2315、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。一月231:07下午午1月-2313:07January1,202316、少年十五二二十時(shí)，步行行奪得胡馬騎騎。。2023/1/113:07:5413:07:5401January202317、空山新雨后后，天氣晚來(lái)來(lái)秋。。1:07:54下午1:07