內部控制合規(guī)流程-采購與應付款

內部控制合規(guī)工作文件業(yè)務流程：2.采購合規(guī)工作年度：截至［丫丫丫丫年］^月DD曰］目錄TOC\o"1-5"\h\zA.流程信息 3A1.流程概覽 3\o"CurrentDocument"A2.相關部門與責任 4A3.審批權限 5A4.關鍵文檔 5B.內部控制政策及原則 6C.內部控制程序C1.控制目標清單C2.控制程序供應商管理預算編制請購與審批采購與驗收采購驗收入賬付款預付賬款及應付賬款管理A.流程信息A1,流程概覽A1.1目的加強對采購業(yè)務的內部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，保證采購業(yè)務合法、合規(guī)、有序的開展及在財務報表中反映的完整性與準確性。A1.2適用范圍采購業(yè)務政策及原則適用于本公司集團內部各公司，包括總部及各子公司；各公司可在此管理政策及原則下制訂各自具體的采購業(yè)務內部控制程序。A1.3定義與分類本文件中所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。外購商品包括原材料、包裝物、工程物資、低值易耗品等，但不包括固定資產、無形資產等資本性支出的采購。外購存貨按照采購成本進行初始計量，采購成本包括購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。A1.4流程范圍本流程主要描述了本公司對采購業(yè)務的內部控制環(huán)節(jié)，包括供應商的管理、請購與審批、采購、驗收、入賬、預付賬款及應付賬款管理等。由于工程物資、低值易耗品的采購流程與存貨非常類似。因此，本流程同樣適用于這些商品的對外采購業(yè)務。固定資產、無形資產等資本性支出的采購政策及原則請參見其對應流程。公司外購服務并支付價款的控制，可以參照本流程的規(guī)定執(zhí)行。本流程所描述的供應商管理的內部控制環(huán)節(jié)，適用于公司所有的供應商，包括存貨供應商、固定資產供應商、無形資產供應商、服務供應商等。以下與本流程相關的內部控制環(huán)節(jié)，在以下相關流程中有詳盡的指引，本流程將不作詳細描述：子流程控制活動相關流程2.2預算編制P2.2.1編制采購預算0預算2.4采購與驗收P2.4.1.3簽訂采購合同1合同協(xié)議2.4采購與驗收P2.4.2.3存貨管理3存貨與成本2.4采購與驗收P2.4.3.1采購發(fā)票管理19稅項2.5付款P2.5.1采購付款申請、審批與支付20資金A2.相關部門與責任L采購部（采購管理與執(zhí)行部門）1）參與合格供應商的評審、選擇和定期審查；2）編制采購預算和采購計劃。根據公司生產經營計劃，編制與其相匹配的合理的采購計劃，統(tǒng)籌安排采購；3）進行采購業(yè)務的預算管理。對請購部門提出的采購申請進行審核，確保嚴格執(zhí)行采購預算。對于超預算和預算外采購項目，要求請購部門遵照預算外審批程序進行審批；4）執(zhí)行采購。嚴格按照公司的規(guī)定進行供應商選擇、詢價議價定價、發(fā)出采購訂單、簽訂采購合同、跟蹤采購訂單執(zhí)行進度等；5）參與來貨驗收。確保來貨正確，及時處理驗收過程中出現的異常情況；6）辦理采購付款。對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請。2.倉庫（存貨實物管理部門）1）參與合格供應商的定期審查；2）實物管理。按照存貨類別分別設立倉庫和倉庫保管員進行管理，確保實物安全；2/^L_L"、p必［人o'lPvJ/口 必［人 匹 T^'l-ILJI/J^v^T/l、八P^^ll，山㈡/十|小|=t4LJ其他驗收人員對采購存貨的品種、規(guī)格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明；4）臺賬記錄。按照存貨類別，建立存貨臺賬，及時、準確地進行存貨的采購入庫記錄。3.財務部1）參與合格供應商的評審、選擇和定期審查；2）對采購合同中關于付款、結算、發(fā)票等財務條款進行審核；3）與倉庫核對采購到貨情況，確保采購到貨完整、準確入賬；4）審核、辦理采購付款。對采購部門提出的采購申請進行審核，確保其審批手續(xù)齊全、付款申請真實合理，避免重復付款；5）采購業(yè)務的財務核算工作。確保采購業(yè)務相關賬務的完整性、準確性和及時性；6）定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，查明原因，及時處理；7）定期對應付賬款、預付賬款進行賬齡分析，對異常情況做進一步的調查和處理。4.質量部1）合格供應商的管理。編制并更新合格供應商清單，保管合格供應商資料；2）組織各部門進行合格供應商的評審、選擇和定期審查；3）對采購合同中的質量、售后等條款進行審核；4）按照公司規(guī)定對采購商品的質量進行檢查和化驗，確保其符合公司的質量要求。A3.審批權限采購流程各環(huán)節(jié)的審批權限如下:類別權限范圍審批人合格供應商的選擇n/a采購部經理-＞質量部經理-＞財務部經理-＞采購副總合格供應商審查與評估的結果n/a采購副總-＞生產副總-＞財務總監(jiān)-＞總經理采購計劃n/a采購副總-＞生產副總-＞財務總監(jiān)-＞總經理采購申請（計劃內）n/a請購部門經理-＞采購部經理采購申請（計劃外）n/a采購部經理-＞采購副總-＞生產副總-＞總經理采購價格（采購限價以內）n/a采購部經理采購價格（超出采購限價）超出采購限價［］%超出采購限價［］%采購部經理采購部經理-＞采購副總采購訂單n/a采購部經理A4.關鍵文檔文檔名編制者關鍵內容單據聯次《合格供應商評審表》采購員備選供應商的基本信息、合格供應商的審批意見一份，質量部保管《合格供應商清單》供應商管理員經過評審被納入合格供應商的供應商信息以及對應的采購物品的名稱和采購限價一份，質量部保管《供應商考核表》（季度）采購部經理、質量部經理合格供應商的供貨質量、交貨及時性、售后服務、付款條件、提供發(fā)票、信用等級、企業(yè)經營狀況等方面考核情況記錄一份，質量部保管《供應商審查報告》（年度）采購部經理、質量部對合格供應商進行年度綜合評價結果以及審批意見一份，質量部保管

文檔名編制者天鍵內容單據聯次經理《采購預算》采購部經理年度采購總體預算，含各類貨物的采購數量、金額等數份，相關人員保管《采購計劃》采購部經理每月計劃對外采購的物料數量、品種等信息數份，采購部、各請購部門等各保管一份《采購申請表》請購部門請購部門的采購需求，含名稱、數規(guī)格等信息兩聯，請購部門、采購部各留存一聯《詢價單》采購員采購貨物名稱、數量、備選供應商、供應商報價等一聯，采購部留存《采購訂單》采購員供應商名稱、采購貨物名稱、數量、單價、交貨日期、質量條款、付款條款等兩聯，采購部、倉庫各留存一聯《采購合同》采購員與供應商就采購相關事宜簽訂的書面協(xié)議采購貨物名稱、數量、單價、交貨日期、質量條款、付款條款等一份，原件由行政部保管。采購部、財務部保管復印件?！恫少徲唵胃櫛怼凡少彶恐聿少徲唵位拘畔?、采購驗收、采購付款、采購發(fā)票等信息兩份，采購部、財務各保管一份《送貨清單》或《驗收單》驗收人采購貨物名稱、數量、供應商名稱、驗收日期、驗收人、驗收情況說明等兩聯，供應商、倉庫各留存一聯《計量報告》計量人員使用計量工具進行貨物數量計量的書面記錄，含貨物的名稱、數量等兩份，供應商、倉庫各保管一份《抽樣檢驗報告》質量部貨物名稱、供應商名稱、檢驗項目、檢驗結果、檢驗日期等兩聯，倉庫、質量部各留存一聯《材料入庫單》倉庫保管員貨物名稱、數量、供應商名稱、入庫日期等三聯，采購部、財務部、倉庫各留存一聯《倉庫臺賬》倉庫保管員倉庫登記的存貨收、發(fā)、存明細賬，按存貨類別分別建賬一份，倉庫保管《對賬單》材料成本會計供應商名稱、核對項目（應付賬款/預付賬款/應付票據）、對賬日期等兩份，財務部、供應商各保管一份《應付賬款賬齡分析表》材料成本會計應付賬款余額、應付賬款賬齡、特殊情況說明等一份，財務部保管《預付賬款賬齡分析表》材料成本會計預付賬款余額、預付賬款賬齡、特殊情況說明等一份，財務部保管B.內部控制政策及原則.供應商管理公司所有的供應商必須通過公司供應商評審，獲得合格供應商資格。特殊情況下需要與非合格供應商發(fā)生業(yè)務，必須經過總經理書面批準。長期、大額采購，原則上必須有三家及以上的合格供應商作為備選。公司應對緊急、小額零星采購的范圍和供應商選擇做出明確規(guī)定，可指定固定供應商。公司客戶對產品原料的質量、產地、廠家有特定要求的，可進行定向采購。和年度綜合評估。關注商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況、信用等級等，及時發(fā)現與供應商合作中的問題。合格供應商清單應根據考核評估結果進行更新。質量部應指定專人進行供應商資料的保管和合格供應商清單的更新。.預算編制采購部門年末根據下一年的生產經營計劃、倉儲計劃、銷售計劃等進行采購預算的編制；預算需經過公司的預算審批程序；采購預算包含在公司整體財務預算中。采購執(zhí)行事前預算控制原則，各部門應按照審批后的預算提出采購需求，預算外的采購需求必須嚴格按照預算外審批權限和程序進行審批。.請購與審批公司采購實行歸口管理，指定采購部為統(tǒng)一采購部門，明確采購業(yè)務的審核批準制度，辦理采購業(yè)務必須按照規(guī)定的權限和程序進行。采購職責權限應當盡量集中，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。公司采購部門應考慮到企業(yè)需求、市場狀況、行業(yè)特征、實際情況等因素。在年度采購預算的指導下，合理的統(tǒng)籌安排每月的采購計劃。采購計劃應具有經濟性和科學性，一方面滿足企業(yè)生產經營的需要，一方面盡可能降低庫存或實現零庫存。采購計劃由公司采購部統(tǒng)一編制，經管理層審批后執(zhí)行。請購部門提出采購需求應當與公司的生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。請購部門提出的采購需求，應當明確采購類別、質量等級、規(guī)格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。公司嚴格按照經管理層批準的采購計劃和采購申請的審批權限規(guī)定進行采購申請的審批。計劃內采購申請經采購部經理審核后，即可由采購員進行采購。計劃外采購申請應按照公司規(guī)定執(zhí)行嚴格的審批程序。.采購與驗收企業(yè)應建立明確的采購方式確定、供應商選擇、采購價格確定、驗收程序及計量方法確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。采購采購部采購員應從合格供應商清單中選擇供應商，并進行充分的比質比價。采購部經理根據詢價結果確定供應商。采購部經理應從公司利益出發(fā)，選擇出最適合的供應商。采購價格不得高于合同供應商清單中規(guī)定的采購限價。若確實需要以高于采購限價的價格采購，則根據漲價的幅度，由采購部經理及采購副總進行審查批準。超出采購限價[]%以內（含），由采購部經理批準。超出采購限價[]%以上，由采購副總批準。采購員及時、正確發(fā)出采購訂單，進行采購。采購部經理需對此過程嚴格管理和監(jiān)控。采購業(yè)務簽訂采購合同的，應嚴格按照公司合同協(xié)議編制、審核和簽訂的程序進行。公司應根據具體情況對辦理采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風險。驗收供應商送交的貨物，倉庫應會同采購部、請購部、質量部等人員對貨物的數量和質量進行嚴格的驗收，確保貨物的完整、正確無損失。避免出現貨物短缺，殘破，質量不合格等情況出現。倉庫應對入庫做及時、正確的記錄。倉庫經理需定期審核確保記錄的完整性和正確性。入賬采購人員應協(xié)助財務部門及時取得采購發(fā)票。采購發(fā)票直接郵寄到財務部；采購發(fā)票信息必須與采購訂單、入庫單相符，三單匹配以避免供應商開出的發(fā)票與實際采購不符。財務部及時、正確地進行采購入賬。貨到票未到的存貨，應在貨物收到的當期暫估入賬。.付款采購部應按照采購訂單，采購合同以及采購執(zhí)行的進度，提出采購付款申請。采購部在辦理付款業(yè)務時，應當對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務部依據合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進行復核后，提交公司規(guī)定的采購付款審批人進行審批，審批完成后方能辦理付款。原則上，公司不鼓勵采用預付款方式進行貨物結算。財務部應加強對預付賬款的控制，預付賬款支付必須按照公司規(guī)定經過嚴格的審批程序。財務部和采購部應確保預付貨款的及時清理，減少預付貨款對公司資金的占用，加強預付貨款的安全性。.預付賬款及應付賬款管理應付賬款余額、預付賬款余額、應付票據余額的核對：內部核對：財務部應確保應付賬款、預付賬款、應付票據余額的完整、正確，每月與采購部進行適當的對賬。外部核對：對主要供應商、大額交易或頻繁交易供應商，通過發(fā)送對賬單的方式來核對應付賬款、預付賬款