內(nèi)部控制合規(guī)流程-采購與應(yīng)付款

內(nèi)部控制合規(guī)工作文件業(yè)務(wù)流程：2.采購合規(guī)工作年度：截至［丫丫丫丫年］^月DD曰］目錄TOC\o"1-5"\h\zA.流程信息 3A1.流程概覽 3\o"CurrentDocument"A2.相關(guān)部門與責(zé)任 4A3.審批權(quán)限 5A4.關(guān)鍵文檔 5B.內(nèi)部控制政策及原則 6C.內(nèi)部控制程序C1.控制目標(biāo)清單C2.控制程序供應(yīng)商管理預(yù)算編制請購與審批采購與驗(yàn)收采購驗(yàn)收入賬付款預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理A.流程信息A1,流程概覽A1.1目的加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范請購與審批、采購與驗(yàn)收、付款等行為，防范采購過程中的差錯(cuò)和舞弊，保證采購業(yè)務(wù)合法、合規(guī)、有序的開展及在財(cái)務(wù)報(bào)表中反映的完整性與準(zhǔn)確性。A1.2適用范圍采購業(yè)務(wù)政策及原則適用于本公司集團(tuán)內(nèi)部各公司，包括總部及各子公司；各公司可在此管理政策及原則下制訂各自具體的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制程序。A1.3定義與分類本文件中所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價(jià)款的行為。外購商品包括原材料、包裝物、工程物資、低值易耗品等，但不包括固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資本性支出的采購。外購存貨按照采購成本進(jìn)行初始計(jì)量，采購成本包括購買價(jià)款、相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及其他可歸屬于存貨采購成本的費(fèi)用。A1.4流程范圍本流程主要描述了本公司對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商的管理、請購與審批、采購、驗(yàn)收、入賬、預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理等。由于工程物資、低值易耗品的采購流程與存貨非常類似。因此，本流程同樣適用于這些商品的對外采購業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資本性支出的采購政策及原則請參見其對應(yīng)流程。公司外購服務(wù)并支付價(jià)款的控制，可以參照本流程的規(guī)定執(zhí)行。本流程所描述的供應(yīng)商管理的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，適用于公司所有的供應(yīng)商，包括存貨供應(yīng)商、固定資產(chǎn)供應(yīng)商、無形資產(chǎn)供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等。以下與本流程相關(guān)的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，在以下相關(guān)流程中有詳盡的指引，本流程將不作詳細(xì)描述：子流程控制活動相關(guān)流程2.2預(yù)算編制P2.2.1編制采購預(yù)算0預(yù)算2.4采購與驗(yàn)收P2.4.1.3簽訂采購合同1合同協(xié)議2.4采購與驗(yàn)收P2.4.2.3存貨管理3存貨與成本2.4采購與驗(yàn)收P2.4.3.1采購發(fā)票管理19稅項(xiàng)2.5付款P2.5.1采購付款申請、審批與支付20資金A2.相關(guān)部門與責(zé)任L采購部（采購管理與執(zhí)行部門）1）參與合格供應(yīng)商的評審、選擇和定期審查；2）編制采購預(yù)算和采購計(jì)劃。根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，編制與其相匹配的合理的采購計(jì)劃，統(tǒng)籌安排采購；3）進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對請購部門提出的采購申請進(jìn)行審核，確保嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，要求請購部門遵照預(yù)算外審批程序進(jìn)行審批；4）執(zhí)行采購。嚴(yán)格按照公司的規(guī)定進(jìn)行供應(yīng)商選擇、詢價(jià)議價(jià)定價(jià)、發(fā)出采購訂單、簽訂采購合同、跟蹤采購訂單執(zhí)行進(jìn)度等；5）參與來貨驗(yàn)收。確保來貨正確，及時(shí)處理驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的異常情況；6）辦理采購付款。對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提交付款申請。2.倉庫（存貨實(shí)物管理部門）1）參與合格供應(yīng)商的定期審查；2）實(shí)物管理。按照存貨類別分別設(shè)立倉庫和倉庫保管員進(jìn)行管理，確保實(shí)物安全；2/^L_L"、p必［人o'lPvJ/口 必［人 匹 T^'l-ILJI/J^v^T/l、八P^^ll，山㈡/十|小|=t4LJ其他驗(yàn)收人員對采購存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明；4）臺賬記錄。按照存貨類別，建立存貨臺賬，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行存貨的采購入庫記錄。3.財(cái)務(wù)部1）參與合格供應(yīng)商的評審、選擇和定期審查；2）對采購合同中關(guān)于付款、結(jié)算、發(fā)票等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核；3）與倉庫核對采購到貨情況，確保采購到貨完整、準(zhǔn)確入賬；4）審核、辦理采購付款。對采購部門提出的采購申請進(jìn)行審核，確保其審批手續(xù)齊全、付款申請真實(shí)合理，避免重復(fù)付款；5）采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算工作。確保采購業(yè)務(wù)相關(guān)賬務(wù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性；6）定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，查明原因，及時(shí)處理；7）定期對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款進(jìn)行賬齡分析，對異常情況做進(jìn)一步的調(diào)查和處理。4.質(zhì)量部1）合格供應(yīng)商的管理。編制并更新合格供應(yīng)商清單，保管合格供應(yīng)商資料；2）組織各部門進(jìn)行合格供應(yīng)商的評審、選擇和定期審查；3）對采購合同中的質(zhì)量、售后等條款進(jìn)行審核；4）按照公司規(guī)定對采購商品的質(zhì)量進(jìn)行檢查和化驗(yàn)，確保其符合公司的質(zhì)量要求。A3.審批權(quán)限采購流程各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限如下:類別權(quán)限范圍審批人合格供應(yīng)商的選擇n/a采購部經(jīng)理-＞質(zhì)量部經(jīng)理-＞財(cái)務(wù)部經(jīng)理-＞采購副總合格供應(yīng)商審查與評估的結(jié)果n/a采購副總-＞生產(chǎn)副總-＞財(cái)務(wù)總監(jiān)-＞總經(jīng)理采購計(jì)劃n/a采購副總-＞生產(chǎn)副總-＞財(cái)務(wù)總監(jiān)-＞總經(jīng)理采購申請（計(jì)劃內(nèi)）n/a請購部門經(jīng)理-＞采購部經(jīng)理采購申請（計(jì)劃外）n/a采購部經(jīng)理-＞采購副總-＞生產(chǎn)副總-＞總經(jīng)理采購價(jià)格（采購限價(jià)以內(nèi)）n/a采購部經(jīng)理采購價(jià)格（超出采購限價(jià)）超出采購限價(jià)［］%超出采購限價(jià)［］%采購部經(jīng)理采購部經(jīng)理-＞采購副總采購訂單n/a采購部經(jīng)理A4.關(guān)鍵文檔文檔名編制者關(guān)鍵內(nèi)容單據(jù)聯(lián)次《合格供應(yīng)商評審表》采購員備選供應(yīng)商的基本信息、合格供應(yīng)商的審批意見一份，質(zhì)量部保管《合格供應(yīng)商清單》供應(yīng)商管理員經(jīng)過評審被納入合格供應(yīng)商的供應(yīng)商信息以及對應(yīng)的采購物品的名稱和采購限價(jià)一份，質(zhì)量部保管《供應(yīng)商考核表》（季度）采購部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理合格供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)、付款條件、提供發(fā)票、信用等級、企業(yè)經(jīng)營狀況等方面考核情況記錄一份，質(zhì)量部保管《供應(yīng)商審查報(bào)告》（年度）采購部經(jīng)理、質(zhì)量部對合格供應(yīng)商進(jìn)行年度綜合評價(jià)結(jié)果以及審批意見一份，質(zhì)量部保管

文檔名編制者天鍵內(nèi)容單據(jù)聯(lián)次經(jīng)理《采購預(yù)算》采購部經(jīng)理年度采購總體預(yù)算，含各類貨物的采購數(shù)量、金額等數(shù)份，相關(guān)人員保管《采購計(jì)劃》采購部經(jīng)理每月計(jì)劃對外采購的物料數(shù)量、品種等信息數(shù)份，采購部、各請購部門等各保管一份《采購申請表》請購部門請購部門的采購需求，含名稱、數(shù)規(guī)格等信息兩聯(lián)，請購部門、采購部各留存一聯(lián)《詢價(jià)單》采購員采購貨物名稱、數(shù)量、備選供應(yīng)商、供應(yīng)商報(bào)價(jià)等一聯(lián)，采購部留存《采購訂單》采購員供應(yīng)商名稱、采購貨物名稱、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、質(zhì)量條款、付款條款等兩聯(lián)，采購部、倉庫各留存一聯(lián)《采購合同》采購員與供應(yīng)商就采購相關(guān)事宜簽訂的書面協(xié)議采購貨物名稱、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、質(zhì)量條款、付款條款等一份，原件由行政部保管。采購部、財(cái)務(wù)部保管復(fù)印件?！恫少徲唵胃櫛怼凡少彶恐聿少徲唵位拘畔?、采購驗(yàn)收、采購付款、采購發(fā)票等信息兩份，采購部、財(cái)務(wù)各保管一份《送貨清單》或《驗(yàn)收單》驗(yàn)收人采購貨物名稱、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人、驗(yàn)收情況說明等兩聯(lián)，供應(yīng)商、倉庫各留存一聯(lián)《計(jì)量報(bào)告》計(jì)量人員使用計(jì)量工具進(jìn)行貨物數(shù)量計(jì)量的書面記錄，含貨物的名稱、數(shù)量等兩份，供應(yīng)商、倉庫各保管一份《抽樣檢驗(yàn)報(bào)告》質(zhì)量部貨物名稱、供應(yīng)商名稱、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期等兩聯(lián)，倉庫、質(zhì)量部各留存一聯(lián)《材料入庫單》倉庫保管員貨物名稱、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等三聯(lián)，采購部、財(cái)務(wù)部、倉庫各留存一聯(lián)《倉庫臺賬》倉庫保管員倉庫登記的存貨收、發(fā)、存明細(xì)賬，按存貨類別分別建賬一份，倉庫保管《對賬單》材料成本會計(jì)供應(yīng)商名稱、核對項(xiàng)目（應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款/應(yīng)付票據(jù)）、對賬日期等兩份，財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各保管一份《應(yīng)付賬款賬齡分析表》材料成本會計(jì)應(yīng)付賬款余額、應(yīng)付賬款賬齡、特殊情況說明等一份，財(cái)務(wù)部保管《預(yù)付賬款賬齡分析表》材料成本會計(jì)預(yù)付賬款余額、預(yù)付賬款賬齡、特殊情況說明等一份，財(cái)務(wù)部保管B.內(nèi)部控制政策及原則.供應(yīng)商管理公司所有的供應(yīng)商必須通過公司供應(yīng)商評審，獲得合格供應(yīng)商資格。特殊情況下需要與非合格供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)，必須經(jīng)過總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。長期、大額采購，原則上必須有三家及以上的合格供應(yīng)商作為備選。公司應(yīng)對緊急、小額零星采購的范圍和供應(yīng)商選擇做出明確規(guī)定，可指定固定供應(yīng)商。公司客戶對產(chǎn)品原料的質(zhì)量、產(chǎn)地、廠家有特定要求的，可進(jìn)行定向采購。和年度綜合評估。關(guān)注商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商合作中的問題。合格供應(yīng)商清單應(yīng)根據(jù)考核評估結(jié)果進(jìn)行更新。質(zhì)量部應(yīng)指定專人進(jìn)行供應(yīng)商資料的保管和合格供應(yīng)商清單的更新。.預(yù)算編制采購部門年末根據(jù)下一年的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、倉儲計(jì)劃、銷售計(jì)劃等進(jìn)行采購預(yù)算的編制；預(yù)算需經(jīng)過公司的預(yù)算審批程序；采購預(yù)算包含在公司整體財(cái)務(wù)預(yù)算中。采購執(zhí)行事前預(yù)算控制原則，各部門應(yīng)按照審批后的預(yù)算提出采購需求，預(yù)算外的采購需求必須嚴(yán)格按照預(yù)算外審批權(quán)限和程序進(jìn)行審批。.請購與審批公司采購實(shí)行歸口管理，指定采購部為統(tǒng)一采購部門，明確采購業(yè)務(wù)的審核批準(zhǔn)制度，辦理采購業(yè)務(wù)必須按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行。采購職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)盡量集中，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費(fèi)用。公司采購部門應(yīng)考慮到企業(yè)需求、市場狀況、行業(yè)特征、實(shí)際情況等因素。在年度采購預(yù)算的指導(dǎo)下，合理的統(tǒng)籌安排每月的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)具有經(jīng)濟(jì)性和科學(xué)性，一方面滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，一方面盡可能降低庫存或?qū)崿F(xiàn)零庫存。采購計(jì)劃由公司采購部統(tǒng)一編制，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。請購部門提出采購需求應(yīng)當(dāng)與公司的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性。請購部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等。公司嚴(yán)格按照經(jīng)管理層批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和采購申請的審批權(quán)限規(guī)定進(jìn)行采購申請的審批。計(jì)劃內(nèi)采購申請經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，即可由采購員進(jìn)行采購。計(jì)劃外采購申請應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。.采購與驗(yàn)收企業(yè)應(yīng)建立明確的采購方式確定、供應(yīng)商選擇、采購價(jià)格確定、驗(yàn)收程序及計(jì)量方法確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。采購采購部采購員應(yīng)從合格供應(yīng)商清單中選擇供應(yīng)商，并進(jìn)行充分的比質(zhì)比價(jià)。采購部經(jīng)理根據(jù)詢價(jià)結(jié)果確定供應(yīng)商。采購部經(jīng)理應(yīng)從公司利益出發(fā)，選擇出最適合的供應(yīng)商。采購價(jià)格不得高于合同供應(yīng)商清單中規(guī)定的采購限價(jià)。若確實(shí)需要以高于采購限價(jià)的價(jià)格采購，則根據(jù)漲價(jià)的幅度，由采購部經(jīng)理及采購副總進(jìn)行審查批準(zhǔn)。超出采購限價(jià)[]%以內(nèi)（含），由采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。超出采購限價(jià)[]%以上，由采購副總批準(zhǔn)。采購員及時(shí)、正確發(fā)出采購訂單，進(jìn)行采購。采購部經(jīng)理需對此過程嚴(yán)格管理和監(jiān)控。采購業(yè)務(wù)簽訂采購合同的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同協(xié)議編制、審核和簽訂的程序進(jìn)行。公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)收供應(yīng)商送交的貨物，倉庫應(yīng)會同采購部、請購部、質(zhì)量部等人員對貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，確保貨物的完整、正確無損失。避免出現(xiàn)貨物短缺，殘破，質(zhì)量不合格等情況出現(xiàn)。倉庫應(yīng)對入庫做及時(shí)、正確的記錄。倉庫經(jīng)理需定期審核確保記錄的完整性和正確性。入賬采購人員應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門及時(shí)取得采購發(fā)票。采購發(fā)票直接郵寄到財(cái)務(wù)部；采購發(fā)票信息必須與采購訂單、入庫單相符，三單匹配以避免供應(yīng)商開出的發(fā)票與實(shí)際采購不符。財(cái)務(wù)部及時(shí)、正確地進(jìn)行采購入賬。貨到票未到的存貨，應(yīng)在貨物收到的當(dāng)期暫估入賬。.付款采購部應(yīng)按照采購訂單，采購合同以及采購執(zhí)行的進(jìn)度，提出采購付款申請。采購部在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提交付款申請，財(cái)務(wù)部依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進(jìn)行復(fù)核后，提交公司規(guī)定的采購付款審批人進(jìn)行審批，審批完成后方能辦理付款。原則上，公司不鼓勵采用預(yù)付款方式進(jìn)行貨物結(jié)算。財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對預(yù)付賬款的控制，預(yù)付賬款支付必須按照公司規(guī)定經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。財(cái)務(wù)部和采購部應(yīng)確保預(yù)付貨款的及時(shí)清理，減少預(yù)付貨款對公司資金的占用，加強(qiáng)預(yù)付貨款的安全性。.預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理應(yīng)付賬款余額、預(yù)付賬款余額、應(yīng)付票據(jù)余額的核對：內(nèi)部核對：財(cái)務(wù)部應(yīng)確保應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)余額的完整、正確，每月與采購部進(jìn)行適當(dāng)?shù)膶~。外部核對：對主要供應(yīng)商、大額交易或頻繁交易供應(yīng)商，通過發(fā)送對賬單的方式來核對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款