軟件項(xiàng)目溝通和合同管理

0服務(wù)外包軟件項(xiàng)目

組織與管理十朱建凱1軟件項(xiàng)目管理第7章軟件項(xiàng)目溝通管理2本章要點(diǎn)一、基本概念二、溝通方式三、溝通計(jì)劃四、溝通管理3溝通的作用溝通最重要的內(nèi)容就是協(xié)商，協(xié)商是指與他人交換意見以便得出結(jié)論或達(dá)成共識(shí)。調(diào)解和仲裁是協(xié)商的輔助手段在軟件項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中，需要協(xié)商的典型內(nèi)容有：范圍、成本和進(jìn)度目標(biāo)范圍、成本和進(jìn)度的變動(dòng)合同條款任務(wù)分配資源安排等4溝通的重要性

溝通是日常管理的基本工作，更是項(xiàng)目管理的基本工作，它是項(xiàng)目的有效管理者最經(jīng)常的活動(dòng)，大約有70%的工作時(shí)間用于信息的接受和傳遞，即溝通。溝通是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目經(jīng)理成功的重要手段。5溝通的重要性溝通的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.與領(lǐng)導(dǎo)及用戶之間的潤(rùn)滑劑2.改進(jìn)管理，改善項(xiàng)目組織內(nèi)部人際關(guān)系3.激勵(lì)人，鼓舞人的士氣。4.消除誤會(huì)，增進(jìn)了解，化解矛盾，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。5.有利于及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目的資源和進(jìn)度。威脅成功的最大風(fēng)險(xiǎn)就是溝通失敗6項(xiàng)目溝通的基本原則項(xiàng)目溝通研究的內(nèi)容是溝通內(nèi)容、溝通方式、溝通過(guò)程，目標(biāo)就是：及時(shí)性準(zhǔn)確性完整性可理解性7項(xiàng)目溝通管理的過(guò)程規(guī)劃溝通管理：根據(jù)干系人的信息需要和要求及可用資產(chǎn)情況，制定溝通方式和計(jì)劃管理溝通：根據(jù)計(jì)劃，生成、收集、分發(fā)、儲(chǔ)存、檢索及最終處置項(xiàng)目信息控制溝通：對(duì)溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制，確保滿足干系人對(duì)信息的需要8本章要點(diǎn)一、基本概念二、溝通方式三、溝通計(jì)劃四、溝通管理9項(xiàng)目溝通的方式書面溝通和口頭溝通語(yǔ)言溝通和非語(yǔ)言溝通正式溝通和非正式溝通單向溝通和雙向溝通網(wǎng)絡(luò)溝通10人數(shù)與溝通渠道11項(xiàng)目溝通種類正式溝通方式——明文規(guī)定的溝通渠道定期評(píng)審階段評(píng)審事件評(píng)審非正式溝通方式——正式方式之外的方式座談評(píng)比除電話和手機(jī)外，可借助發(fā)送的資訊手段（MSN、QQ、飛信、短信、微信。。）“無(wú)處不在的資訊、無(wú)處不在的服務(wù)”12信息發(fā)送德魯克的溝通四個(gè)基本法則：溝通是一種感知：有反饋且正確理解溝通是一種期望：不同干系人有不同的期望溝通產(chǎn)生要求：溝通雙方雙贏光有信息不是溝通：13本章要點(diǎn)一、基本概念二、溝通方式三、溝通計(jì)劃四、溝通管理14項(xiàng)目溝通計(jì)劃項(xiàng)目文件(文檔)的保存方式統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式(模板)項(xiàng)目組成員的聯(lián)系方式工作匯報(bào)方式與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通分析15項(xiàng)目溝通干系人分析舉例項(xiàng)目干系人文件名稱信息格式和傳遞方式聯(lián)系人交付期限客戶管理人員月度狀態(tài)報(bào)告電子文檔蓋爾.費(fèi)德曼托尼.西爾每月月初客戶業(yè)務(wù)人員月度狀態(tài)報(bào)告電子文檔朱莉.格蘭特杰夫.馬丁每月月初客戶技術(shù)人員月度狀態(tài)報(bào)告電子郵件埃文.道奇安.邁克爾每月月初內(nèi)部管理人員月度狀態(tài)報(bào)告企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)鮑勃.湯姆森每月月初內(nèi)部和技術(shù)人員月度狀態(tài)報(bào)告企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)安杰.劉每月月初培訓(xùn)轉(zhuǎn)包商培訓(xùn)計(jì)劃電子郵件、公函喬納森.克勞斯11/1/2007軟件轉(zhuǎn)包商軟件執(zhí)行計(jì)劃電子郵件芭芭拉.蓋茨6/1/200816171819IT項(xiàng)目的周例會(huì)

周例會(huì)是重要的報(bào)告和溝通方式,面向的對(duì)象為項(xiàng)目組成員，一般由項(xiàng)目經(jīng)理主持，所有項(xiàng)目組成員參與，總結(jié)本周工作內(nèi)容、遇到的問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)分析、下周的工作計(jì)劃。20本章要點(diǎn)一、基本概念二、溝通方式三、溝通計(jì)劃四、溝通管理21項(xiàng)目實(shí)施報(bào)告績(jī)效報(bào)告狀態(tài)報(bào)告進(jìn)度報(bào)告分類：定期報(bào)告階段評(píng)審報(bào)告緊急報(bào)告22溝通的技巧1、合理使用正式的溝通方式定期評(píng)審階段評(píng)審專項(xiàng)評(píng)審2、非正式溝通作為補(bǔ)充3、對(duì)信息的更新、查詢、管理要有一定的權(quán)限設(shè)置23發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題溝通過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要引起項(xiàng)目經(jīng)理的足夠重視。建立問(wèn)題跟蹤表來(lái)反映問(wèn)題的解決情況，并供有關(guān)人員查閱。24小結(jié)溝通管理的內(nèi)容溝通的信息：重大事項(xiàng)，進(jìn)度情況，狀態(tài)報(bào)告溝通的方式25軟件項(xiàng)目管理第9章軟件項(xiàng)目合同管理26本章要點(diǎn)一、項(xiàng)目合同二、合同規(guī)劃三、合同部署27項(xiàng)目采購(gòu)為了執(zhí)行項(xiàng)目而從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外部采購(gòu)或者獲取產(chǎn)品、服務(wù)或者結(jié)果的過(guò)程，稱為采購(gòu)

.采購(gòu)分為：流通軟件的采購(gòu)?fù)獍_發(fā)軟件的采購(gòu)28項(xiàng)目采購(gòu)管理的過(guò)程規(guī)劃采購(gòu)管理：記錄采購(gòu)決策、明確采購(gòu)方法、識(shí)別潛在賣方實(shí)施采購(gòu)：獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并授予合同控制采購(gòu)：管理采購(gòu)關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行結(jié)束采購(gòu)：完結(jié)單次采購(gòu)29合同具有法律效率的協(xié)議雙方自愿達(dá)成的協(xié)議：Offer,Acceptance簽訂者具有相應(yīng)的法律能力有充分的簽約理由具有合法的目的30采購(gòu)的軟件類型定制的軟件系統(tǒng)–

為特定客戶定制的軟件現(xiàn)成的商品軟件–

按照需要購(gòu)買定制的商品軟件(COTS)–

系統(tǒng)的關(guān)鍵核心是按照用戶的特定要求做了特別的定制31合同類型成本補(bǔ)償合同固定價(jià)格合同單價(jià)合同32成本補(bǔ)償類合同成本加成本百分比（CPPC:CostPluspercentageofcost）成本加固定費(fèi)用（CPFF:CostPlusFixedFee）成本加獎(jiǎng)金（CPIF:CostPlusIncentiveFee）33實(shí)例-成本加成本百分比CPPC預(yù)計(jì)成本=10萬(wàn)，%=15則預(yù)計(jì)總價(jià)=11.5萬(wàn)如果實(shí)際成本增至20萬(wàn)則總價(jià)=23萬(wàn)34實(shí)例-成本加固定費(fèi)用CPFF預(yù)計(jì)成本=10萬(wàn)，%=15則預(yù)計(jì)總價(jià)=11.5萬(wàn)如果實(shí)際成本增至20萬(wàn)則總價(jià)=21.5萬(wàn)35實(shí)例-成本加獎(jiǎng)金CPIF預(yù)計(jì)成本=10萬(wàn)，利潤(rùn)1萬(wàn)，獎(jiǎng)勵(lì)分配80/20如果按照預(yù)計(jì)成本完成，則總價(jià)=11萬(wàn)如果實(shí)際成本降至8萬(wàn)，則總價(jià)=8+1+2*20%=9.4萬(wàn)36成本補(bǔ)償合同分析優(yōu)點(diǎn)：改變需求容易沒(méi)有價(jià)格的壓力缺點(diǎn)：客戶要承擔(dān)需求帶來(lái)的所有風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商沒(méi)有改進(jìn)的動(dòng)力37固定價(jià)格合同固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)（FPI:FixedPricePlusIncentiveFee）固定總價(jià)（FFP:FirmFixedPrice）38實(shí)例-固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)：FPI目標(biāo)價(jià)格：100萬(wàn)最高價(jià)格：120萬(wàn)賣方利潤(rùn)：10萬(wàn)分享比例：70/30例一：實(shí)際成本80萬(wàn)，則總價(jià) 80+10+20*30%=96萬(wàn)例二：實(shí)際成本150萬(wàn)，則總價(jià)120萬(wàn)39實(shí)例-固定價(jià)格：FFP目標(biāo)價(jià)格：100萬(wàn)例一：實(shí)際成本80萬(wàn)，則總價(jià)=100萬(wàn)例二：實(shí)際成本150萬(wàn)，則總價(jià)100萬(wàn)40固定價(jià)格合同分析優(yōu)點(diǎn)：知道客戶的花費(fèi)供應(yīng)商會(huì)以合算方式供貨缺點(diǎn)：意外情況下的價(jià)格較高修改需求困難增加修改成本的壓力對(duì)質(zhì)量存在威脅41單價(jià)合同按照功能點(diǎn)來(lái)計(jì)算合同金額。42單價(jià)合同示例43計(jì)件合同示例估計(jì)系統(tǒng)的大小為2,600FP價(jià)格為：2000FPx$967加

500FPx$1,019加100FPx$1,058等于$2,549,300那么如果系統(tǒng)大小為3,200FP呢?44請(qǐng)問(wèn)這種合同的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？?jī)?yōu)點(diǎn)：？缺點(diǎn)：？45單價(jià)合同分析優(yōu)點(diǎn)：客戶容易理解合同價(jià)格有較好的可比性供應(yīng)商不承擔(dān)添加功能的風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商有以最合算方式供貨的動(dòng)力合同簽訂時(shí)需求可以不明確缺點(diǎn)：軟件規(guī)模度量有困難修改需求工作量不好定46合同類型與相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)賣方風(fēng)險(xiǎn)買方風(fēng)險(xiǎn)高高47本章要點(diǎn)一、項(xiàng)目合同二、合同規(guī)劃三、合同部署四、案例48合同準(zhǔn)備招標(biāo)書定義(采購(gòu)需求定義)供方選擇合同文本準(zhǔn)備49招標(biāo)書定義需求定義商務(wù)條件確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)確定資料匯集采購(gòu)需求認(rèn)可編寫招標(biāo)文件需方申請(qǐng)招標(biāo)文件SOW:StatementOfWork

50工作說(shuō)明書（標(biāo)書）工作說(shuō)明書（SOW）是對(duì)采購(gòu)要求完成的工作的描述。SOW足夠詳細(xì)地描述了工作，以便讓潛在的供應(yīng)商決定他們能否提供所需的產(chǎn)品和服務(wù)，以及確定一個(gè)適當(dāng)?shù)膬r(jià)格。SOW應(yīng)當(dāng)清楚、簡(jiǎn)潔而且盡量完整，它應(yīng)描述所要求的全部服務(wù)，而且包含績(jī)效要求。51SOW內(nèi)容舉例1．工作范圍：詳細(xì)地描述所要完成的工作。詳細(xì)說(shuō)明所用的硬件和軟件以及工作的確切性質(zhì)。2．工作地點(diǎn)：描述工作進(jìn)行的具體地點(diǎn)。如詳細(xì)說(shuō)明硬件和軟件所在的地方，以及員工必須在哪兒工作。3．執(zhí)行期限：詳細(xì)說(shuō)明工作預(yù)計(jì)何時(shí)開始、何時(shí)結(jié)束、工作時(shí)間、工作必須在哪兒完成，以及相關(guān)進(jìn)度信息。4．可交付成果時(shí)間表：列出具體的可交付成果，詳細(xì)地描述它們，并詳細(xì)說(shuō)明何時(shí)能到位。5．適用標(biāo)準(zhǔn)：詳細(xì)說(shuō)明與執(zhí)行該項(xiàng)工作有關(guān)的任何特定公司或行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。6．驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：描述買方組織如何確定工作是否能被接受。7．特殊要求：詳細(xì)說(shuō)明任何特殊的要求，比如硬件軟件產(chǎn)品質(zhì)量保證書、人員最低學(xué)歷或工作經(jīng)驗(yàn)、差旅費(fèi)要求，等等。52供方選擇公開的投標(biāo)過(guò)程——？受限制的投標(biāo)過(guò)程——邀標(biāo)已商定的規(guī)程——議標(biāo)53供應(yīng)商的評(píng)估和選擇供方選擇，包括從潛在的賣方中進(jìn)行選擇。這個(gè)過(guò)程包括評(píng)價(jià)潛在的賣方、合同談判和支付合同費(fèi)用。建議1建議2建議3標(biāo)準(zhǔn)權(quán)重分級(jí)評(píng)分分級(jí)評(píng)分分級(jí)評(píng)分技術(shù)手段30%管理方法30%歷史績(jī)效20%價(jià)格20%總分?jǐn)?shù)100%54本章要點(diǎn)一、項(xiàng)目合同二、合同規(guī)劃三、合同部署四、案例分析55合同部署的階段需求分析邀請(qǐng)投標(biāo)評(píng)估響應(yīng)評(píng)估計(jì)劃56合同項(xiàng)目的需求文檔組成背景介紹對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)和當(dāng)前環(huán)境的描述對(duì)未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃或者戰(zhàn)略系統(tǒng)需求分析-

必須實(shí)現(xiàn)的功能和期望達(dá)到的功能工期要求對(duì)投標(biāo)人的額外要求信息57合同項(xiàng)目需求文檔特別要注意項(xiàng)目軟件要實(shí)現(xiàn)的功能，以及相應(yīng)需要的輸入輸出需要遵循的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于招標(biāo)軟件，有哪些應(yīng)用系統(tǒng)需要考慮兼容性質(zhì)量方面的要求，例如響應(yīng)時(shí)間58評(píng)估計(jì)劃可以考慮包含如下方法:閱讀建議書直接交流圖形展示現(xiàn)場(chǎng)介紹實(shí)際測(cè)試59評(píng)估計(jì)劃特別要點(diǎn)需要對(duì)除必須功能之外的要求功能逐項(xiàng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)性評(píng)價(jià)例如:自動(dòng)送數(shù)據(jù)文件減少數(shù)據(jù)輸入每月節(jié)省四小時(shí)每小時(shí)投入200元的成本系統(tǒng)需要能使用四年假如有一項(xiàng)功能成本需要一萬(wàn)元，是否值得呢?60邀請(qǐng)投標(biāo)注意投標(biāo)人僅僅是對(duì)標(biāo)書做了一個(gè)應(yīng)標(biāo)書應(yīng)標(biāo)書中的接受條件將來(lái)要做為合同的一部分內(nèi)容客戶可以要求投標(biāo)人提供進(jìn)一步信息對(duì)于相同的問(wèn)題的不同的技術(shù)方案可能存在的問(wèn)題需要針對(duì)性分析61協(xié)議備忘錄(MoA)用戶關(guān)于技術(shù)建議書的咨詢被驗(yàn)證和被討論的技術(shù)建議備忘錄中約定的技術(shù)解決方案基于該方案供應(yīng)商提出來(lái)的要求投標(biāo)方對(duì)價(jià)格的判斷約定的技術(shù)方案客戶可能需要支付的費(fèi)用情況問(wèn)題：備忘錄和合同是一個(gè)什么關(guān)系？62評(píng)估建議：考慮下面這些方面現(xiàn)