第6章會議溝通

第六章會議溝通現(xiàn)代經(jīng)理人不是在開會便是在旅行，旅行的目的是到其他地方開會?！说?德魯克思考:喜歡開會嗎？為什么？開會有用嗎？如果讓你來組織一次會議，你會如何做好會前準備？26.1會議目的與類型一、會議的定義群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的群體活動。3交流信息給與指導(dǎo)解決問題作出決策

一個有效的會議，應(yīng)該能使與會者心情舒暢并積極參與，使大家以有效的方式得以溝通，從而獲得有用的信息或達成一致的合作協(xié)議。二、會議的目的4談判目的是解決雙方利益上的沖突，采用互動方式討論，力求達成一致意見。通知目的是為了傳播信息，采取單項的方式，一般沒有討論。解決問題目的是為了利用團體的力量解決問題。通常將待解決的問題擺在桌面上，與會者應(yīng)提出解決的方法。在這類會議上，人們會為探求解決問題的方法而努力，不會停留在過去的狀態(tài)中。三、會議的種類5決策目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會者不僅會討論和決策，而且還要遵守會議的決議。交流目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)暴法”討論，即安排5-7人，每一位與會者都可以將自己對問題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會議鼓勵討論。三、會議的種類66.2會議的組織

會前準備會議過程控制會后工作7一、會前準備明確會議的必要性如果沒有必要開，就盡量不要開。確定會議的目標議題：討論出現(xiàn)的問題，或分析將要遇到的問題；明確議題之后確定具體的目標。

準備會議文件確定會議主持人會議成敗很大程度上取決于會議主持人。8一、會前準備確定與會人員對會議內(nèi)容比較了解并與其工作相關(guān)的人員參與。出席：有發(fā)言權(quán)也有表決權(quán)列席：有發(fā)言權(quán)沒有表決權(quán)旁聽：只是學(xué)習(xí)，可以參與意見會前協(xié)調(diào)——火腿蛋（母雞和小豬）預(yù)定會議場所補充最新信息。9不開會的原則如果已經(jīng)有每周的例會；如果會議的成本過高；如果還有比開會更好的方法；如果沒什么特別重要的事；如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人。10如果必須把信息同時傳達給很多人；如果需要當眾表揚或批評一些人；如果要讓多些人參與決策的問題；如果需要聽取部門匯報工作；如果要給小組委派任務(wù)。開會的原則11會場布置：根據(jù)會議目的、性質(zhì)及與會人數(shù)而定禮堂型U型圓桌型長桌型12課堂式V型13會前準備案例2015年新員工職業(yè)生涯規(guī)劃11月份活動決定在室外進行，假如你是主持人，請依據(jù)會前準備事項進行簡單策劃。14二、會議過程控制宣布會議的主題和目的根據(jù)會議議程順序提出議題給予每個人闡述觀點的機會控制討論進程遵守預(yù)定時間會議瘦身/ptv/vplay/369997.html討論結(jié)束后概括觀點確定下次會議議題和時間。

15會議令人煩惱的問題？會議特征離題準備不足值得懷疑的效率注意力分散與會者發(fā)言羅嗦會議持續(xù)時間太長缺乏參與令人煩惱程度83%77%74%68%62%60%51%16主持人開場白目的：為什么開會定位：情緒、方向時間：總共多長、怎么分配、休息方式：幾個議題、如何發(fā)言等規(guī)則：由誰主持、誰記錄、是否錄音17會中案例假設(shè)你現(xiàn)在是研發(fā)中心的經(jīng)理，根據(jù)市場的需求，原定于2015年12月31日完成的一個新產(chǎn)品開發(fā)項目必須提前至10月31日完成，為此你召集了項目組成員進行一個如何提前完成任務(wù)的討論會，作為主持人請你設(shè)計一個開場白。18三、會后工作會議記錄應(yīng)該準確無誤下發(fā)會議記錄或會議簡報決議要突出任務(wù)責(zé)任人姓名、時間及驗收標準表明下次會議的日期和時間對執(zhí)行工作進行監(jiān)督和檢查

196.3會議議程一、會議議程的設(shè)計原則表明議題確定主次注重實效適時調(diào)整提供背景資料20二、會議議程的設(shè)計步驟突出問題根據(jù)實際情況列出重要的問題。提出新議題選擇重要議題分清主次順序確定時間表明順序結(jié)束議程21實例：民航會議議程（第一天）星期二2010年6月18日08:30簽到09:00中國民用航空總局領(lǐng)導(dǎo)致辭09:10主辦單位袁耀輝司長致開幕辭09:20承辦單位致辭段繼延，院長，中國民航管理干部學(xué)院

09:30航空公司重組的關(guān)鍵因素

LaurenceH.Alberts，副總裁JonathanGove，亞洲合伙人美智咨詢公司（Mercer）

10:30茶歇10:50中國航空公司重組后的競爭戰(zhàn)略與定位（之一）邱連中，中國民航管理干部學(xué)院客座教授加拿大航空公司戰(zhàn)略規(guī)劃部主任

2212:00專家樓A座餐廳：自助餐14:00重組航空公司的戰(zhàn)略規(guī)劃制定羅義德（Mr.PeterLiver），中國地區(qū)總經(jīng)理英國航空公司15:30茶歇，15:50中國企業(yè)重組后的文化整合王益嶺，主任中國石油總公司17:00第一天會議結(jié)束17:30-22:30宴會，聯(lián)誼會

23（第二天）星期三2010年6月19日上午08：30航空公司重組后的航線網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃袁力行，董事，國泰航空公司09:30中國航空公司重組后的競爭戰(zhàn)略與定位（之二）邱連中，中國民航管理干部學(xué)院客座教授加拿大航空公司戰(zhàn)略規(guī)劃部主任10:30茶歇10：50KLM和Alitalia合并整合的案例分析介紹SimonLDrommel，航空業(yè)總監(jiān)普華永道咨詢公司（PWC）11：40致閉幕詞魏錦才，黨委書記中國民航管理干部學(xué)院11：50研討會結(jié)束246.4會議記錄會議記錄的內(nèi)容會議記錄的注意要點25一、會議記錄的內(nèi)容會議名稱

地點、日期起止時間主辦者出席人員缺席人員會議主席致開幕詞并宣布會議議程會議過程會議決議下次會議的時間及地點26二、會議記錄必須注意要點充分了解會議主題、目的及議程可以采用多種記錄方式手書、錄音、照相或攝影緊跟會議進程及時確認要點，澄清含糊不清的觀點避免主觀意識會后及時打印并校對276.5會議中的角色會議主持人會議秘書其他與會者

28一、主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳善于言詞表達良好的溝通能力積極傾聽的能力較強應(yīng)變能力很好的分析能力公正公開幽默.29主持人的主要職責(zé)做好會前的準備宣布會議準時開始提出會議的議題控制會議進程總結(jié)會議追蹤會議的結(jié)果二、會議秘書的職責(zé)準確記錄會議要點發(fā)放會議紀要確認執(zhí)行人、完成時間以及所需資源在主持人右手落座31三、其他與會者明確會議目的了解會議內(nèi)容作好發(fā)言準備遵守會議制度.326.6會議溝通中常見的障礙外在環(huán)境傳遞過程語言33影響會議成效的因素會議時間不當繁忙的周一OR周五下午會議時間沖突已經(jīng)有約在先準備不充分或根本來不及準備會議目的不明確會議持續(xù)太久簡單問題復(fù)雜化發(fā)言者過于健談.

346.7有效會議的策略不搞形式主義明確會議的目的和目標選擇合適的與會者日本太陽工業(yè)公司會議成本公式=2A*B*TA是小時平均工資的3倍、B是到會的人數(shù)、T是開會的時間

一個人在單位時間內(nèi)創(chuàng)造的價值大約是其工資的三倍；而由于開會影響正常工作秩序造成的損失應(yīng)為這些人所創(chuàng)造的價值的兩倍。這個成本價值包括了與會者的工資及從本企業(yè)取得的其它收入，因開會少為企業(yè)創(chuàng)造的除工資和其它收入之外的產(chǎn)值，以及因會議時間而引起的經(jīng)常性工作停頓的損失。合理安排會議時間（下班前）、會議議程合理安排會務(wù)控制好會議分發(fā)會議簡報。35帕金森定律之雞毛蒜皮定律：大部分官員由不懂得百萬、千萬元而只懂得千元的人組成，以至于討論各種財政議案所費的時間與涉及的金額呈反比，即涉及的金額越大，討論的時間越短，反之時間則越長。雞毛蒜皮