檔案管理實務(wù)培訓(xùn)提綱

檔案管理實務(wù)培訓(xùn)提綱楊浦軍休中心吳智雄2015年5月28日第一部分檔案概述一、檔案的定義檔案是人們社會活動形成的文、行、聲、影等歷史真跡材料。含五要素：檔案的形成者（作者）、檔案形成原因（社會活動）、檔案的基本形態(tài)（文、行、聲）檔案的本質(zhì)特征（歷史真跡）和檔案的“屬”（材料）?！龆?、檔案的屬性知識屬性和信息屬性，是檔案的兩個重要屬性。■三、檔案的作用及性質(zhì)工作憑據(jù)、工作參考、工作調(diào)研、宣傳教育等?！鏊?、單位檔案全宗是歸單位所有，由單位統(tǒng)一管理一切檔案的總和。第二部分檔案工作性質(zhì)、原則和內(nèi)容一、檔案工作的性質(zhì)檔案工作具有管理性、服務(wù)性、政治性的性質(zhì)。二、檔案工作的基本原則集中統(tǒng)一管理、完整與安全、便于工作利用?！鋈?、檔案工作內(nèi)容從狹義上講，是指檔案室、檔案館的業(yè)務(wù)工作（或稱專業(yè)工作），即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)。它的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、編目與檢索、統(tǒng)計、編輯與研究、利用服務(wù)等八項工作。（一）收集。將分散形成的檔案經(jīng)過甄別挑選，按一定的辦法集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。（二）整理。為了解決檔案的零亂狀況和便于管理、利用，就需要把檔案分門別類地加以系統(tǒng)化，這就形成了檔案的整理工作。（三）鑒定。對大量檔案材料進行去粗取精的鑒別工作，把有保存價值的檔案保留下來。（四）保管。對檔案采取必要的保護措施，進行系統(tǒng)管理，這就是檔案的保管工作。（五）編目和檢索。為解決檔案數(shù)量和利用的矛盾，通過多種途徑和形式揭示檔案的內(nèi)容和成分，提供查找檔案的手段，這就是檔案的編目和檢索工作。（六）編輯和研究。為了保護保護檔案原件和滿足更多的系統(tǒng)利用，就需要對檔案進行、研究并編輯，公布檔案史料，這就是檔案的編輯和研究。（七）統(tǒng)計。要全面、及時地了解檔案和檔案工作發(fā)展、變化，做到“胸中有數(shù)”，掌握規(guī)律，就需要對檔案和檔案工作進行數(shù)量的觀察和分析研究，這就是檔案的統(tǒng)計工作。（八）利用。保存檔案的目的就是利用，為各項工作服務(wù)。第三部分檔案工作實務(wù)一、整理主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。整理工作的原則：1、必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。主要是指文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。2、應(yīng)充分利用原來的基礎(chǔ)?！龆?、檔案的分類：分類內(nèi)容包括：選擇分類方法、制定分類方案、檔案的歸類和案卷的排列。檔案分類要體現(xiàn)客觀性、邏輯性和實用性。常用的分類方法：1、年度分類法。2、組織機構(gòu)分類法。3、問題分類法。分類法的選擇和分類方案的編制：1、年度——組織機構(gòu)分類法。2、組織機構(gòu)——年度分類法。3、年度——問題分類法。4、問題——年度分類法。一個單位內(nèi)的檔案可分成黨、政、工、團四部分。每一部分再進行分類整理。單位內(nèi)檔案少，可將黨、工、團分為“黨群”和行政兩部分，然后再細分類。■三、立卷1、立卷工作內(nèi)容：組成案卷，擬寫案卷標題、卷內(nèi)文件的排列與編號，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。2、立卷的方法：按問題立卷、按作者立卷、按名稱立卷、按時間立卷、按地區(qū)立卷、按收文機關(guān)立卷。3、卷內(nèi)文件的整理：卷內(nèi)文件的排列和編號。排列的方法主要有：一個作者，一個問題（或名稱）的案卷，按文件時間先后次序排列；一個作者、幾個問題（或名稱）的案卷，先按問題的重要程度，再按時間次序排列。無論采取哪一種排列方法，都必須保持來文、復(fù)文、正文與附件、同一文件的不同稿本之間不可分割的聯(lián)系。卷內(nèi)文件排好后按統(tǒng)一方法編上頁號。填寫卷內(nèi)目錄和備考表。4、案卷封面的編目和案卷裝訂案卷標題的基本要求：政治上準確；文字簡練、表達準確；標題的基本結(jié)構(gòu)力求完整，主要包括作者、問題和名稱三部分。案卷裝訂基本要求：整齊、規(guī)范，無金屬物。■四、案卷排列和編制案卷目錄1、案卷排列。就是根據(jù)一定的方法，確定類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的聯(lián)系。2、編制案卷目錄。案卷經(jīng)過排后，應(yīng)按順序編號并登記到案卷目錄上。案卷目錄，就是案