第3章創(chuàng)建與維護數據表

第三章創(chuàng)建與維護數據表3.1表的概念3.2使用設計器創(chuàng)建表3.3使用向導創(chuàng)建表3.4通過輸入創(chuàng)建表3.6建立表之間的關系3.5表的操作3.1.1表關系數據庫：二維表格表示和處理信息世界的實體集和屬性關系。表記錄：描述實體字段：實體屬性3.1.2表的結構

字段名類型字段大小說明學號文本6主鍵系別文本10姓名文本4性別文本1出生日期日期/時間8(系統(tǒng)默認）出生地點文本20入學日期日期/時間8(系統(tǒng)默認）政治面貌文本10愛好備注照片OLE對象學生信息表1.命名字段需要為表中每個字段命名。規(guī)則：(1)字段名長度為1—64個漢字;(2)字段名可以包含字母、漢字、數字空格和其他字符(3)字段名不能包含句號、驚嘆號、方括號和重音符號等。2.確定數據類型(1)文本(6)自動編號(2)備注(7)布爾(3)數字(8)OLE對象(4)日期/時間(9)超級鏈接(5)貨幣(10)查閱向導(1)文本由字母、數字、各種字符及漢字組成。如姓名，職稱；也可以是不需要計算的數字：如身份證號，電話號碼；最多不超過255個字符。(2)備注用于存儲較長類型的文本或文本和數字的組合，不超過65535個字符。注意：備注類型的字段不能進行排序和索引。(3)數字是指可以用來進行算術運算的數據，如總分；數字類型有分為如下幾種類型：(4)日期/時間用來存儲日期、時間或日期時間的組合，范圍從100到9999年的日期時間值。需要8個字節(jié)的固定存儲空間。數字類型小數位數字段長度字節(jié)無1字節(jié)整數無2字節(jié)長整數無4字節(jié)單精度數74字節(jié)雙精度數158字節(jié)數字數據類型中的數字類型(5)貨幣用于存儲貨幣類型數據，如工資；還可以用于數學計算的數值數據。每個貨幣數據需要８個字節(jié)的存儲空間。(6)自動編號對于每條新記錄自動產生一個編號，可以按遞增方式，也可以隨機產生。自動編號數據與相應的記錄是永久連接，不允許修改。(7)是/否(布爾數據類型)針對只含有兩種不同取值的字段設置的，占１個字節(jié)的存儲空間，取值為”真”或“假”，“真”用“Yes”、“True”、“On”表示，“假”用“No”、“False”、“Off”表示。(8)OLE對象用于存儲在其他應用程序中創(chuàng)建的對象，如圖片、聲音以及WORD文檔等等。(9)超級鏈接用來保存超級鏈接，以文本或文本和數字的組合形式存儲并作用超級鏈接地址。(10)查閱向導查閱向導字段為用戶建立一個列表，用戶可以在列表中選擇一個值以存儲到字段中。列表的內容可以來自另一個表或由用戶預先存儲一組不可更改的固定值列表。

表的兩種視圖表的兩種視圖：設計視圖：創(chuàng)建及編輯表的結構，即定義字段名，數據類型，寬度，設置字段默認值，格式等數據表視圖：查看，添加，刪除，編輯表中數據。表視圖設計視圖

使用設計器創(chuàng)建表打開設計視圖定義主碼定義表中字段保存表一般步驟編輯|主鍵；快捷菜單|主鍵；單擊：主鍵鈕輸入字段名；選擇數據類型；設置字段各種屬性3.2例題3.1在“教學管理”數據庫中建立“學生信息”表

1.打開表的設計視圖表的設計視圖

2.表設計器字段屬性字段定義網格表達式生成器3.2.2使用數據表視圖輸入數據

1.打開數據表視圖在數據庫窗口的對象列表中，單擊“表”對象，然后雙擊要打開的表，或選定要打開的表，再單擊“打開”按鈕若當前正處于表設計視圖，單擊數據庫窗口工具條上的“打開”按鈕，切換到數據表視圖，或單擊工具欄中的“數據視圖”按鈕，切換到數據表視圖。

2.數據的輸入文本型：直接在網格中輸入。數字型：直接在網格中輸入。是／否型：標記復選框。日期時間型：按簡潔方式鍵入，自動按設計格式顯示。備注型：直接在網格中輸入，最好創(chuàng)建窗體輸入。OLE對象型超鏈接型選擇:插入|對象；快捷菜單|插入對象選擇:插入|超級鏈接；單擊：插入超級鏈接3.2.2

使用設計器修改表的結構1、編輯字段在表的設計視圖中，單擊要修改的字段名稱、數據類型或說明2、插入新的字段鼠標定位|快捷菜單|插入行或鼠標定位|工具欄中“插入行“按鈕3、刪除字段

鼠標定位|快捷菜單|刪除行或鼠標定位|工具欄中“刪除行“按鈕

ctrl+單擊實現一次刪除多個字段4、改變字段順序直接拖動相應字段

3.2.4字段屬性的設置可以使用設計視圖下部的”字段屬性”區(qū)進行設置.1.設置”字段大小”將”學生信息”表中”性別”字段的”字段大小”設為1.(1)打開“學生信息”表設計視圖(2)在設計視圖中,單擊”性別”字段任一列，在字段屬性區(qū)中的”字段大小”文本框中輸入”1”2、設置格式格式屬性用來決定數據的打印和屏幕顯示方式。將“學生信息”表中“出生日期”字段的“格式”設置為“短日期”3、設置默認值

在添加新記錄時，自動輸入到該字段中。將“學生信息”表中“性別”字段的“默認值”設置為“男”4、定義有效性規(guī)則

在一定程度上防止非法數據的輸入。在“學生成績”表中“成績”字段的取值范圍設在0~100之間。有效性文本用于設置當輸入的數據違反了有效性規(guī)則時，所顯示的錯誤信息。5、定義輸入掩碼

規(guī)定了數據輸入的格式。將“學生信息”表中“出生日期”字段的輸入掩碼屬性為“短日期”。3.2.5定義主鍵與索引

主鍵又稱為主關鍵字，能夠惟一地標識表中的記錄，每個表有且只有一個主鍵。1.定義主鍵(1)自動編號主鍵如果在保存新建表之前沒有設置主鍵,Access將詢問是否要創(chuàng)建主鍵.如果回答”是”,Access將創(chuàng)建自動編號主鍵.(2)單字段主鍵如果某字段值都是惟一的，可以將該字段指定為主鍵.(3)多字段主鍵在不能保證任何單字段都包含惟一值時,可以將兩個或更多的字段指定為主鍵.3.2.5定義主鍵與索引

設置或更改主鍵工具欄“主鍵”按鈕快捷菜單如果主鍵用在某個關系中，在取消主鍵之前,必須解除這個關系。a.打開表的設計視圖b.選擇要定義為主鍵的一個或多個字段c.單擊工具欄上的”主鍵”按鈕2.建立索引索引是按索引字段或索引字段集的值，使表中記錄有序排列而提高檢索速度所使用的一種技術。OLE對象型、備注型和是/否型不能建立索引。分類：唯一索引：索引字段的值不能相同，即沒有重復值。普通索引：索引字段的值可以相同，即可以有重復值。主索引：其中一個惟一索引可以設置為主索引（主鍵），一個表中只能有一個主索引。2.建立索引：可以提高數據檢索的效率。(1)創(chuàng)建單字段索引[例題3.7]在”學生信息”表中的”出生日期”字段上建立普通索引。a.啟動”學生信息”表的設計視圖b.選中”出生日期”字段c.在窗口下半部分選擇”常規(guī)”選項卡，單擊”索引”后面的下拉列表中選擇”有(有重復)”。2.建立索引(2)創(chuàng)建多字段索引所謂多字段索引指建立含有多個字段的索引，索引字段最多可以有10個，多字段索引必須命名。a.啟動表的設計視圖b.單擊工具欄上的”索引”按鈕，在”索引名稱”列的第一個空白行，鍵入索引名稱。c.在”字段名稱”列中，單擊向下”箭頭”，選擇索引的第一個字段。d.在”字段名稱”列下一行，選擇索引的第二個字段，重復上述步驟。直到索引建立成功。3刪除索引

索引可以加速搜索，但是也減緩了記錄的更新速度。如果在不用于搜索，排序或聯接的字段上設置了索引，為了加速數據記錄的更新，可以刪除這些索引。刪除索引不會刪除字段或字段中的數據。

刪除單索引只要將索引后面的下拉列表設置為”無”即可。刪除多字段索引需要逐行刪除。4查看或編輯索引

通過上張幻燈片中的窗口進行查看或者編輯。3.3使用向導創(chuàng)建表

Access中提供了一些范例數據庫及表，在這些范例數據庫中，已經定義好了常用的表及其結構?？梢砸赃@些范例為基礎，在向導的幫助下，創(chuàng)建符合需要的數據庫及表。1.打開表向導窗口

在數據庫窗口中選擇”表”對象，雙擊”使用向導創(chuàng)建表”，顯示”表向導”對話框。2.建立新建表字段在圖中，選擇”商務”及”示例表”中的”雇員”。可以使用”>”添加單個字段，或者”>>”添加所有字段。單擊”下一步”按鈕，顯示”表向導”的第二個對話框?！氨硐驅А钡诙€對話框在”請指定表的名稱”文本框中輸入”雇員基本信息”，選擇”是，設置一個主鍵”單選項，單擊”下一步”。顯示“表向導”第三個對話框。3.定義主鍵并保存表在“表向導”第三個對話框中，如果選擇”直接向表中輸入數據”單擊”完成”按鈕，會顯示下圖的數據表視圖，表名為”雇員基本信息”。3.4通過輸入創(chuàng)建表

[例題3.8]在”雇員管理”數據庫中建立一”通訊數據”表，表中包括編號，姓名，傳真電話，移動電話，住址，電子郵件地址等數據。1.打開”雇員管理”數據庫選中”表”單擊”新建”，顯示新建表對話框。2.在該對話框中，單擊”數據表視圖”，單擊”確定”。顯示空數據表。3.在空數據表中，雙擊”字段1”輸入編號，同樣輸入其他各個字段。4.輸完所有字段后，單擊”文件”菜單的”保存”命令，進行保存。3.5表的操作

通常的操作包括記錄的定位、選擇、添加、刪除等，也可能會對記錄的值進行修改或者復制字段中的數據等。3.5.1定位記錄

表操作通常會涉及某一個記錄，因此在執(zhí)行具體操作之前，總是要先定位記錄。1.使用記錄號定位2.使用快捷鍵定位見教材3.5.2選擇字段或記錄

鼠標選擇，快捷鍵選擇(見教材)3.5.3添加記錄

添加記錄是指在二維表中增加一行操作步驟:1.打開某個表的數據視圖2.單擊工具欄上的”新記錄”按鈕3.逐項輸入所需數據4.在記錄末尾，按Tab鍵轉至下一條記錄

當將插入點移動到不同的記錄或者關閉正在操作的數據表時Access會自動保存所添加或編輯的記錄。如果要在編輯記錄時保存記錄數據，選擇”記錄”菜單中的”保存記錄”命令。3.5.4刪除記錄刪除記錄是指在二維表中刪除一行操作步驟:1.打開某個表的數據視圖2.選擇要刪除的記錄3.單擊工具欄上的”刪除記錄”按鈕注意：在刪除記錄時，可能需要同時刪除其他表中的相關數據。在某些情況下，通過實施參照完整性并打開級聯刪除，可以確保相關數據同時得到刪除。3.5.5排序記錄

對數據表中的記錄進行排序可以加快查找的速度。1.排序規(guī)則(1)英文按字母順序排序，大小寫視為相同，升序時按”A到Z排序”，降序時按”Z到A排序”。(2)中文按拼音字母的順序排序。(3)數字按數字的大小排序。(4)日期/時間字段按日期的先后順序排序，升序按從前到后的順序排序，降序按從后到前的順序排序。實際排序時應注意:

(1)順序將和表一起保存(2)”文本”字段中保存的數字將作為字符串而不是數值來排序，按照其ASCII碼值的大小來排序(3)數據類型為備注、超級鏈接或OLE對象字段不能排序。2.簡單排序記錄

指僅按某一個字段的值進行排序。在數據表視圖中，選擇好用于排序記錄的字段，再單擊”升序”或”降序”按鈕。[例題3.9]

在”學生信息”表中，按”出生日期”升序排序。(1)打開”學生信息”表(2)單擊”出生日期”所在列(3)單擊工具欄的”升序”按鈕，排序結果如圖。3.使用”高級篩選/排序”窗口進行排序

使用Access的”高級篩選/排序”，首先對記錄進行篩選，再根據篩選的結果進行排序。[例題3.10]在”學生信息”表中，按”性別”升序排序，再按”出生日期”的降序排序。(1)打開”學生信息”表(2)選擇”記錄”菜單中的”篩選”，再從下級子菜單中選擇”高級篩選/排序”。在”字段”行中分別選擇”性別”和”出生日期”，在”排序”行分別選擇”升序”和”降序”。(3)單擊工具欄上中的”應用篩選”按鈕。3.5.6篩選

篩選是指根據所設置的條件，顯示出符合條件的數據記錄。1.篩選目標如果用戶能夠明確要篩選的字段以及字段的具體值，就可以直接使用”篩選目標”進行排序篩選。(1)打開”學生信息”表(2)在要篩選的字段處右擊。例如右擊第二行的”性別”所對應的值。(3)在彈出的菜單中單擊”篩選目標”，在其后面框中輸入篩選值。如輸入”女”，按回車鍵。Access就會按照設定的條件篩選表中的記錄。2.按選定內容篩選有助于用戶查找與特定記錄相似的數據記錄[例題3.11]在”學生信息”表中篩選出愛好”書法，音樂”學生。(1)打開”學生信息”表(2)在“愛好”字段中找到”書法，音樂”并選中，然后單擊工具欄中的”按選定內容篩選”按鈕，就會在數據表視圖中顯示所有愛好是”書法，音樂”的學生。3.內容排除篩選篩選結果是不包含某一特定值的所有記錄，只需在選擇該值后單擊鼠標右鍵，然后單擊”內容排除篩選”即可。4.按窗體篩選最廣泛篩選方式，能夠進行包含多個條件復雜的篩選。[例題3.12]將”學生信息”表中的”男”性”、出生地點為“安徽鳳陽”的所有記錄篩選出來。(1)打開”學生信息”表(2)單擊工具欄的”窗體篩選”按鈕。(3)單擊”性別”字段，在下拉列表中選擇”男”，在”出生地點”字段中選擇”安徽鳳陽”；或在字段中鍵入所需的值。(4)單擊工具欄上的”應用篩選”按鈕。5.高級篩選/排序是涉及到復雜的篩選條件，使用”高級篩選/排序”不僅可以篩選出滿足復雜條件的記錄，還可以對結果進行排序。[例如3.13]篩選1987年出生的男學生，并按”性別”升序排序。(1)打開”學生信息”表，單擊要篩選的數據表任意位置。(2)打開”記錄”菜單，指向”篩選”，選擇”高級篩選/排序”(3)將用于篩選記錄的值或準則的字段添加到設計網格中(4)單擊”性別”字段”排序”單元格，選擇”升序”排序(5)在已經包含字段的”準則”單元格，可輸入需要查找的值或表達式。單擊”應用篩選”。3.5.7查找與替換1.查找指定的內容查找對象可以是字段中內容，也可以是空值，空串一類的特殊值。(1)在字段中查找指定內容[例題3.14]在”學生信息”表中查找政治面貌為“黨員”的學生記錄。打開數據表，選擇查找內容所在的字段，打開”編輯”菜單，選擇”查找”選項，在對話框中設置。(2)查找空值或空字符串操作方法基本同上，在輸入查找內容時，如果是查找空字段，則鍵入”Null”或”IsNull”；如果要查找空字符串，則鍵入不包含空格的雙引號(“”)。2.替換數據如果要修改多處相同的數據，可以使用替換功能。[例題3.15]在”學生信息”表中”政治面貌”為”黨員”的記錄全部改為”中共黨員”。打開數據表，選擇查找內容所在的字段，打開”編輯”菜單，選擇”替換”。3.5.8設置數據表外觀1.改變列寬與行高(1)通過鼠標拖動(2)通過格式菜單中列寬與行高來設置2.隱藏列選中要隱藏一列或多列，在”數據表”視圖中單擊”格式”菜單上的”隱藏列”命令，可以設置隱藏列屬性。3.凍結列和解除凍結列可以在數據表中凍結一列或多列，使它們成為最左邊的列，不管如何滾動，它們總是可見的。在數據表視圖中，打開”格式”菜單中選擇”凍結列”選項即可。

如果要解除對列的凍結，在”格式”菜單中選擇”取消對所有列凍結”命令。4.設置默認外觀通過”工具”菜單上”選項”命令3.5.8設置數據表外觀5.設置字體打開相應表的數據表視圖，在”格式”菜單上單擊”字體”。6.設置數據表格式通過”格式”菜單中”數據表”選項，改變”數據表”視圖的網格線樣式和背景顏色。3.5.9表的導入、導出與鏈接

一個表所需要的數據可能已經存在于某個文件中，這時可以將這些文件中的數據直接導入到數據庫的表中。也可以將數據庫表中的數據導出到其他的文件中。1.導入數據[例題3.16]將已經建立Excel文件”學生.xls”導入到”教學管理”數據庫中。(1)在數據表窗口中，單擊”文件”菜單中的”獲取外部數據”命令，選擇”導入”命令。(2)在”導入”對話框的”查找范圍”框中找到導入文件的位置，在”文件類型”框中選擇”MicrosoftExcel”文件類型，在列表中選擇”學生.xls”文件。(3)單擊”導入”，顯示”導入數據表向導”對話框。2.鏈接數據

鏈接數據能使你讀取并在大多數情況下更新外部數據源中的數據而不用導入。外部數據源的格式也不改變，因此，可以在創(chuàng)建該文件的原始程序中繼續(xù)使用文件，但也可以使用MicrosoftAccess添加、刪除或編輯該文件的數據。

如果刪除了代表鏈接表的圖表，只是刪除了對該表的鏈接，而不是外部表本身。3.導出數據庫對象

導出是一種將數據和數據庫對象輸出到其他數據庫，電子表格或文件格式的方法，以便其他數據庫，應用程序可以使用這些數據或數據庫對象。

通常，使用