設備檔案整理規(guī)

設備檔案整理規(guī)主要內容：一、設備檔案的概念及整理工作的意義二、設備檔案的歸檔范圍及保管期限三、設備檔案的歸檔時間及歸檔要求四、設備檔案的整理方法一、設備檔案的概念及整理工作的意義(一)設備檔案的概念所謂設備檔案，是指設備從規(guī)劃、設計、制造、安裝、調試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。（二）設備檔案整理工作的意義設備檔案是檔案的重要組成部分，也是設備管理工作的重要組成部分。設備的正常運行及維護保養(yǎng)是設備管理工作的基本任務，設備檔案管理工作為這一基本任務順利地實現(xiàn)提供了基本技術支持。一、設備檔案的概念及整理意義二、設備檔案的歸檔范圍及保管期限（一）設備檔案的歸檔范圍1、機關、事業(yè)單位：辦公設備、電梯、車輛等采購申請與批復、協(xié)議書、合同來往函電（或招標、中標方面的材料）；開箱的隨機文件材料（包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復印件等）。二、設備檔案的歸檔范圍及保管期限

2、企業(yè)：

①自制設備的歸檔材料（包括設備的設計、研制、試驗和制造過程中形成的文件材料，以及該項設備在安裝、使用、維護檢修、改造過程中形成的文件材料）。②購置設備的歸檔材料（包括購置申請報告、批復、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。二、設備檔案的歸檔范圍及保管期限（二）設備檔案的保管期限以辦公設備和交通設備為主的單位（如機關、團體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設備檔案的保管期限一般以“短期”為主；二、設備檔案的歸檔范圍及保管期限機關保管期限表、國有企業(yè)保管期限表（見下表）機關保管期限

序號類目名稱保管期限1申請報告、計劃、請示與批復。短期2上級或主管領導批復和準購批示。短期3進口設備過程中有關的技術商務文件。長期4開箱記錄及裝箱單。短期5安裝、調試記錄和雙方簽字移交文件保單。短期6驗收、報告及材料。短期7索賠來往函件及結果文件。長期8設備說明書及全套隨機文件材料。短期9使用、檢修、故障事故記錄（設備履書）短期10重大事故的調查分析及處理意見。短期11技術改造和開發(fā)過程形成的技術文件材料。長期

國有企業(yè)保管期限序號類目名稱保管期限1自制設備、儀器的申請報告、計劃、批復和任務書；設計方案、設計說明書、設計圖、設計中的計算數(shù)據等。長期2引進設備的申請報告及批復、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標材料等：①重要的長期②一般的短期國有企業(yè)保管期限序號類目名稱保管期限3引進設備的隨機資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗收單；地基安裝圖、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護說明書等。長期4安裝調試運行記錄和檢測報告長期5設備操作規(guī)程和履歷表長期6大、中修記錄，故障分析處理文件長期7報廢申請、鑒定材料、批復（或處理結果）短期三、設備檔案的歸檔時間及歸檔要求（一）設備檔案的歸檔時間1、外購設備在投入使用之后，將開箱隨機文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。2、自制設備在設備鑒定驗收并交付使用后一個月內由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；3、維修方面的文件材料，維修結束后一個月內歸檔。三、設備檔案的歸檔時間及歸檔要求（二）設備檔案的歸檔要求歸檔的設備文件材料，必須完整，系統(tǒng)地反映設備從設計制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設備實體一致。相同型號的設備，只歸檔一套即可。四、設備檔案的整理方法1、組卷及卷內文件排列①按設備的臺（套）為單位進行組卷。一臺（套）設備可組成一卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件材料、卷內備考表組成。②文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。四、設備檔案的整理方法2、編目①編頁碼：設備檔案的卷內文件頁碼的編制有三種情況：▲卷內材料多數(shù)是單頁或幾頁組成案卷的，用號碼機將頁碼打在文件材料正面的右上角、背面的左上角，頁號從“01”開始?！鴰妆緸橐痪?，每本有統(tǒng)一頁號的案卷，可以不用打頁碼，將每一份材料起止頁號填在卷內文件目錄各份材料的頁號欄。▲單份獨立材料為一卷（說明書、圖冊等），每份有統(tǒng)一頁號的可以不用另外打頁碼?！撎柛臅r“劃改”或“蓋改”，不要用涂改液。四、設備檔案的整理方法②卷內目錄和編制將歸檔的案卷內文件材料填寫卷內目錄。卷內文件目錄檔號序號

文件編號

責任者

文件題名

日期

頁數(shù)

備注

1三星電子公司SAMSUNGX580用戶指南20090723302三星電子公司SAMSUNGX580合格證200907235四、設備檔案的整理方法卷內文件目錄應該用相應的文檔管理軟件進行著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內文件材料一同裝訂組卷，一份與案卷目錄一起裝訂成檢索目錄。四、設備檔案的整理方法③分類與編號★設備檔案的類別號：例如是“S”設備檔案號的（全宗號+分類號+案卷號）X001-S-X580—001↓↓↓↓全宗號分類號設備型號案卷順序號

★機關設備檔案可以不設二級類目，直接在一級類目下每臺設備編號歸檔（如上圖），四、設備檔案的整理方法

相對來講，企業(yè)的設備檔案更為復雜一些，有需要的話可以在一級類目下面再分一個二級類目，如：

S—1—X580—001

案卷順序號設備型號

二級類目號一級類目號四、設備檔案的整理方法④案卷封面、卷內備考表的編制案卷封面的編制★案卷題名要求簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。結構：案卷題名=設備（型號）名稱+內容特征+文件名稱例：SAMSUNG牌X580筆記本電腦的用戶指南、維修記錄★立卷單位填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。四、設備檔案的整理方法★起止日期可只填寫起止年月如：2000年3月至2000年8月或★保管期限、密級★卷內備考表編制（見后圖）

案卷封面模式X001-S-X580-001SAMSUNG牌X580筆記本電腦的用戶指南、維修記錄南潯區(qū)檔案局長期

卷內備考表模式XX四、設備檔案的整理方法3、裝訂入盒設備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種:①凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線”辦法裝訂，裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號章。

檔號章樣式：檔號序號X001-S-X580-001001檔號序號X001-S-001001四、設備檔案的整理方法

②凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號章。③將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，盒面不需要填寫。只填寫脊背的內容。X001-S-X580-1~5四、設備檔案的整理方法4、設備檔案案卷目錄的編制將整理好的案卷按順序排列整理成一個案卷目錄，裝訂成冊，便于檢索利用。（目錄見下表）

案卷目錄序號檔號案卷題名總頁數(shù)日期保管期限備注1X001-S-X580-001SAMSUNG牌X580筆記本電腦的用戶指南、修證書9920090723長期2X001-S-X580-002SAMSUNG牌X580筆記本電腦的合格證5020090723長期四、設備檔案的整理方法

5、目錄夾封面和脊背編制全宗名稱南潯區(qū)檔案局全宗號X001分類號S案卷起止號