行政工作內(nèi)容

行政工作內(nèi)容行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛紛復(fù)雜。公司行政人員每天都面對著大批的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)?？墒牵@些事務(wù)只可是是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。歸納起來說，行政管理在公司中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能：此中管理是骨干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實質(zhì)就是服務(wù)。行政部門還一定在“管理”、“協(xié)調(diào)”和“服務(wù)”三方面再上一個品位，才算是一個合格的現(xiàn)代公司的行政管理者。從“管理”方面來說，行政部門不可以知足于在平時事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的“顧問和助手”，還一定在公司的經(jīng)營理念、管理策略、公司精神、公司文化、用人政策等重要問題上有自己怕思慮，并且高屋建瓴地在實質(zhì)工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不行缺乏的“高參和臂膀”。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不可以知足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者：換句話說，他不可以公公知足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。很顯然，也只有一個有思想、懂戰(zhàn)備、敢創(chuàng)新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一個品位。從“協(xié)調(diào)”方面來說，行政管理者不可以簡單地以傳達領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為知足：也不可以依靠自己在公司的獨到意位對各個部門頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動做好上與下、左與右、里與外的交流，在充分交流的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充散發(fā)揮交流的協(xié)調(diào)不行為真實的協(xié)調(diào)。從“服務(wù)”上說，行政部門要甘當(dāng)幕后英豪的角色。因為行政服務(wù)干得再優(yōu)秀，畢竟是服務(wù)于公司的最后目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠不要奢望成為公司關(guān)注的“中心”。不只不行能，并且不應(yīng)當(dāng)。因為假如一個公司的關(guān)注點不幸竟在于行政部門，那只好說明一點，即行政工作做得實在太糟糕，影響了公司各方面的工作，影響了公司最后目的的實現(xiàn)，致使于惹起大家的關(guān)注。行政管理的理想的境地應(yīng)當(dāng)是“潤物細無聲”。行政部門最禁忌各處顯示自己的有存在，與其余部門搶鏡頭，爭榮譽。行政部門應(yīng)當(dāng)象一部自動化程度很高的機器，這頭原料（任務(wù)）進去，那頭成品（結(jié)果）出來：其中的許好多多曲波折折，都消化內(nèi)行政系統(tǒng)以內(nèi)，切忌為自己評功擺好，四周張揚，浪費他人的時間、精力和感情。要反對利用自己對公司資源的支配權(quán)只顧為自己牟取私利或便利的行為，特別要反對把行政部門變?yōu)椤伴T難進，臉難看，事難辦”的官府衙門。管理是要履行制度的；但履行制度也是一門藝術(shù)，其實不必定要搞得一觸即發(fā)，刀光血影。特別是在高素質(zhì)人材集中的地方，更要注意對人的尊敬。行政工作要做得有人情味。各公司行政部門定位不同樣，工作內(nèi)容也不同樣比方：一家外企公司中國區(qū)行政部，部下有二十多家子公司，工作內(nèi)容主要包含以下：1、中國區(qū)總部辦公室管理2、中國區(qū)總部與公司總部信息交流3、辦公函具設(shè)施的采買和管理4、車輛的管理5、電話的管理6、指導(dǎo)和敦促子公司安全生產(chǎn)管理7、對子公司行政部門進行核查8、公司文化管理（公司月刊）9、各子公司行政花費監(jiān)控（宿舍食堂文具水電費等行政報表）10、兼顧各子公司財富保險和不測損害保險等商業(yè)保險辦理11、固定財富的管理12、公函管理（公司及行政發(fā)文的擬稿和刊行工作）13、各子公司印章及證照使用的監(jiān)察（每季度報表）14、預(yù)定機票酒店的管理15、新建立注冊公司（注銷）的辦理16、名片的管理17、保安的管理18、公司大型會議及活動的籌備19、到各子公司進行督導(dǎo)和檢查工作20、負責(zé)對子公司行政經(jīng)理（主管）進行培訓(xùn)及工作指導(dǎo)21、實時解決各職能部門或子公司的行政問題22、各子公司工作報告采集和整理23、對外有關(guān)單位的公關(guān)和關(guān)系保護24、寫字樓租金的水電費管理費宿舍的管理再來談行政助理又是做些什么呢？行政助理主假如輔助行政經(jīng)理展動工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司營運保障為主，工作內(nèi)容簡介好多元化，但較基礎(chǔ)。1、輔助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)容平時事務(wù)工作。2、輔助審查、校正公司各項管理規(guī)章制度，進行平時行政工作的組織與管理。3、各項規(guī)章制度監(jiān)察與履行。4、參加公司績效管理、考勤等工作。5、賞罰治法的履行。6、輔助行政部經(jīng)理進行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其余部門供給實時有效的行政服務(wù)。7、會務(wù)安排：做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作。8、負責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳達。9、參加公司行政、采買事務(wù)管理。10、負責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和散發(fā)工作。11、做好資料采集、檔案管理、文書草擬、公函擬訂、文件收發(fā)等工作。12、對外有關(guān)部門聯(lián)系招待，對內(nèi)招待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳達信息。13、輔助辦理面試招待、會議、培訓(xùn)、公司集體活動組織與安排，節(jié)假日慰勞等。14、輔助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作。公司行政部工作流程一、詳盡流程：1、各部門依據(jù)各自工作的實質(zhì)狀況和估算計劃，提出確實可行的申請要求（內(nèi)容詳盡翔實、原因充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總署名贊同后抄送給行政部。2、行政部依據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)施財富情況對申請進行核實，并對各部門從真實的客觀需求出發(fā)，按照設(shè)施申請原則，提出解決建講和建議（調(diào)撥或購置）。3、假如采納“調(diào)撥”程序發(fā)，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總署名確認后實行；4、假如采納“購買”程序，行政部將參照“江蘇財字【02】第003號）有關(guān)規(guī)定詳盡履行。5、采買由行政一致申請花費、組織購置、花費攤銷，過程按照“價廉物美”的原則，在知足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)施的性能價錢比，多壓價比價，厲行節(jié)儉。設(shè)施采買結(jié)束后一致由行政部和市場部組織查收核查；固定財富登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。6、全部財富在使用者走開或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部庫房，并在部門設(shè)施管理員處登記。二、午飯飯票：1、職工到職，由本部門內(nèi)勤依據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。2、每個月30-31日，各部門內(nèi)勤依據(jù)本部門正式職工實質(zhì)人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。3、每個月1-2日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部供給詳盡名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。4、如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏，由各部門內(nèi)勤負責(zé)。客飯餐券的信譽需填寫客飯領(lǐng)用申請單，并由部門經(jīng)理署名確認。5、非正式員式（實習(xí)生等）領(lǐng)吃飯票由自己全額付款，研究生按正式職工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)吃飯票。三、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體職工，表現(xiàn)行政部的服務(wù)性。現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總以下：1、各部門根據(jù)各部門的實質(zhì)需要以，提出來訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應(yīng)的申請表（內(nèi)容詳盡詳確），部門經(jīng)理人署名確認。2、各部門在訂餐、訂票、訂房以前，先行申請好花費，交予行政部代勞，內(nèi)行政部辦妥后立刻將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。3、各部門肩負在訂餐、訂票、訂房時過程中因為自己失誤帶來的風(fēng)險，比方肩負退票費、退訂票、訂房工作需必定的提早量（訂票一般提早2～3天知會行政部，訂餐、訂票一般提早1～2天）。6、各部門申請不得提升出實質(zhì)需要的要求。四、禮物：1、禮物由行政部負責(zé)依據(jù)不同樣品位選擇訂購，選擇原則為文雅、大方、適用，能表現(xiàn)公司形象。2、各部門依據(jù)禮物清單領(lǐng)用公司禮物，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮物領(lǐng)用單，署名確認花費根源。3、各級部門經(jīng)理（必需時由總裁或分管行政副總）署名后到行政部領(lǐng)取禮物。4、禮物花費大的每季攤銷一次，如花費超出估算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮物，并在下一期估算中扣除超部分。五、宣傳品：1、公司宣傳品包含手提袋（長、短）、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的，由領(lǐng)用人內(nèi)行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理署名確認后，在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。4、宣傳品花費初步擬訂每季度攤銷一次，如花費超出估算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期估算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)量超出填寫數(shù)量，行政部除責(zé)成其從頭填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進行有關(guān)處分。六、會議管理：1、公司行政部一致管搭理議制度，全部會議均須及時通知行政部，便于安排和登記存案。若有必需由行政部發(fā)出會議通知確認。2、會議包辦人需提交會議時間表、會議地址、所需準(zhǔn)備等,便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場部署及設(shè)施調(diào)試。3、除其余部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4、會議結(jié)束后由行政部派人清搭理場，查收設(shè)施。5、會議室使用花費按部門使用比率每季攤銷一次。七、車輛管理：1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用，公司人員如要用車，請按照以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負責(zé)管理，分別按車號設(shè)冊登記管理。3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。職工應(yīng)仔細填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有估計用車需要，應(yīng)提早2-3天向行政部門提交“派車單申請。4、“派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責(zé)車輛一致調(diào)動。5、車輛使用完成，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實質(zhì)狀況記錄單”，交行政部存案。6、行政部門每個月將耗油量及行駛旅途記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超耗標(biāo)準(zhǔn)旱（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整維修。7、公司車輛內(nèi)部使用花費以下：①市內(nèi)用車：一般轎車里程費花費，超出半小時部分，按0.5元/分鐘計費。②長途用車：一般轎車里程費1.0元/公里：面包車里程費2元/公里。直接花費（如汽油費、過橋過路費、泊車資等），由各用車部門自理。③各部門車輛使用費每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理署名確認后交財務(wù)部。八、設(shè)施維修流程：1、報修人員先將報修信息反應(yīng)給各部門的設(shè)施管理員；2、部門設(shè)施管理員初步檢查后，填寫《設(shè)施報修單》（供給設(shè)施編號和故障現(xiàn)象），部門經(jīng)理贊同后送交行政部；3、行政部設(shè)施管理員依據(jù)編號，聯(lián)系廠商組織實時維修；4、經(jīng)過暫借、調(diào)撥等方式，將臨時不用的設(shè)施給報修者使用；5、機器設(shè)施維修完成，行政部登記存案，發(fā)還給報修者使用；6、波及到的維修花費由各部門肩負。九、電子屏使用規(guī)范（一）原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳達載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，宣布時間合理等，特擬訂本使用規(guī)范。一、使用主體1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。2、行政事業(yè)部設(shè)專人負責(zé)電子屏的使用、保護、維修。3、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包含：實時實行公司信息宣布，擬訂信息宣布時間表，擬訂信息更新計劃，電子屏信息宣布的匯總整理，電子屏平時保護，電子屏故障除去，電子屏維修配合等。4、電子屏責(zé)任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負責(zé)。（二）宣布內(nèi)容：1、電子屏的宣布內(nèi)容分為平時型信息和特別型信息。2、平時型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動向、業(yè)內(nèi)新聞動向。3、特別型信息內(nèi)容包含：各種通知、各種通知、各種賀詞及其余信息。4、平時型信息的采集整原因行政事業(yè)部完成。5、特別型信息的采集整原因行政事業(yè)部配合信息有關(guān)部門完成。（三）、