如何高效開會分析

向三星學(xué)習(xí)如何高效開會人力資源部書目1、前言2、三星如何高效開會3、高效會議的公式前言德魯克在《卓有成效的管理者》里說，凡是會議過多，確定是管理出了問題，會議運營管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平。三星在90年度的崛起，是韓國第一大企業(yè)，同時也是一個跨國的企業(yè)集團。是美國《財寶》雜志評比為世界500強企業(yè)之列，在2011年的全球企業(yè)市值中為1500億美元。三星集團是家族企業(yè)，李氏家族世襲，旗下各個三星產(chǎn)業(yè)均為家族產(chǎn)業(yè)，并由家族中的其他成員管理，目前的集團領(lǐng)導(dǎo)人已傳至李氏第三代。三星的巨大成功離不開強有力的中控平臺，就是高效的“會議文化”體系，1993年李健熙發(fā)起公司的“會議文化”改良，旨在建立良好的會議文化，擯棄官僚作風(fēng)。

三星是如何高效開會的一、凡是會議，必有準備在三星，恒久不開沒有準備的會議，會議最大的成本是時間成本，會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪，沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。所以，在三星重大的會議有事先檢查制度，沒有準備好的會議必需取消。在會議前，必需把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準備，不能進了會議室才起先思索。

二、凡是會議，必有主題在三星，開會必須要有明確的會議目的，在會議準備的PPT前3頁PPT，必需顯示會議主題。沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶閑聊，奢侈大家的生命。會議的主題，要事先通知與會人員。三、凡是會議，必有紀律在三星，開會設(shè)一名紀律檢查官（一般由主持人擔(dān)當(dāng)），在會議前先宣布會議紀律，對于遲到要懲處，對于會議上擔(dān)憂流程進行要提示，對于發(fā)言帶心情要提示，對于開小會私下探討的行為要提示和懲處，對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進行懲處。四、凡是會議，會前必有議程要在會議之前明確清晰的會議議程，會議運營人員并要在會前書面發(fā)給各參與會議的人員，使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，使他們能有充分的時間準備相關(guān)的資料和支配好相關(guān)工作。每一項探討必需限制時間，不能泛泛而談，海闊天空。

五、凡是會議，必有結(jié)果開會的目的就是解決問題，會議假如沒有達成結(jié)果，將是對大家時間的奢侈，所以，每個人都要主動的參與到會議議程中來，會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言，會議時間最好限制在1.5-2H以內(nèi)，太長的時間會超過人的乏累限度。會議主持人要設(shè)置時間提示，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會議的決議要形成記錄，并當(dāng)場宣讀出來確認。沒有確認的結(jié)論，可以另外再探討，達成決議并確認的結(jié)論，馬上進入執(zhí)行程序。六、凡是開會，必有訓(xùn)練(1)三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資，讓員工快速成長。培育員工，讓員工削減犯錯，提升技能，本質(zhì)是提高了時間價值。

三星，有特地針對如何開會的培訓(xùn)，對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”，而中國很多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場匯報等的。這些必要的訓(xùn)練，會讓公司的會議變得高效。

六、凡是開會，必有訓(xùn)練(2)開會難免有看法不一或者爭論，假如處理不好，就會影響開會的效果，適當(dāng)留意一些藝術(shù)和技巧，就會化險為夷。例如要盡量做到在會上公開贊揚、私下指責(zé)，在會中要做到就事論事，對事不對人，爭論時也要敬重別人，不行惡意指責(zé)別人，對他人的看法如贊同不要忘了公開表示你的贊揚，對看法不同也要留意措詞，不能損害別人的自尊，特殊是有上級人員參與時更要留意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時候要實行民主集中模式，開放心胸，容納看法，要開放自己的心胸去傾聽別人的看法，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強加于人，假如你要公布既定的政策、確定，要在事前說明不容探討，須要與會人員探討的確定不能是既定的決議。七、凡是開會，必需守時設(shè)定時間，準時起先、準時結(jié)束。準時起先、準時結(jié)束事實上就是敬重別人的時間，開會確定要準時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能探討過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避開影響其他議題。如一個議題確定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準備八、凡是開會，必有記錄確定要有一個精確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議確定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項決議的完成須要多方資源，確定要在決議記錄中明確說明，避開會后相互推諉，影響決議的完成，這點特殊重要，企業(yè)的各級管理人員常常會犯的一個毛病，由于會議沒有形成決議，導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義，干脆影響其不想主持開會或者參與開會。九、凡是散會，必有事后追蹤記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可剛好發(fā)覺適時調(diào)整，確保各項會議決議都能完成。很多企業(yè)