秘書禮儀實(shí)務(wù)方法

秘書禮儀實(shí)?務(wù)方法通?話準(zhǔn)備任?何形式的人?際交流能否?取得最后的?成功，往往?取決于交流?各方是否在?交流前做了?準(zhǔn)備、所做?準(zhǔn)備是否充?分，接打電?話也是如此?。只有在通?話前做好充?分的準(zhǔn)備，?才能使通話?得以順利進(jìn)?行，觀點(diǎn)得?以準(zhǔn)確闡明?，信息得以?及時(shí)傳遞，?分歧得以有?效消減。?(一)內(nèi)容?準(zhǔn)備在撥?打電話之前?，基層公務(wù)?員首先必須?明確自己所?要找的受話?人的一般情?況，包括受?話人姓名、?性別、職務(wù)?、年齡等，?以免發(fā)生尷?尬。同時(shí)須?明確受話人?的電話號(hào)碼?，仔細(xì)核實(shí)?、謹(jǐn)慎撥打?。更為重?要的是，基?層公務(wù)員在?通話前應(yīng)當(dāng)?對(duì)自己所要?傳達(dá)的信息?和闡述的要?點(diǎn)有明確的?把握。最佳?辦法是事先?把這些內(nèi)容?寫在便箋上?，預(yù)備一個(gè)?條理清晰的?提綱。這樣?，電話一通?，發(fā)話人就?可以依照提?綱有條不紊?地進(jìn)行闡述?了，不至于?遺漏要點(diǎn)或?者語(yǔ)無依次?，甚至因一?時(shí)想不起來?該說什么而?尷尬地僵住?。有鑒于?此，國(guó)家行?政機(jī)關(guān)或基?層公務(wù)員個(gè)?人可制作統(tǒng)?一的發(fā)話記?錄表，以便?通話順利進(jìn)?行和日后查?閱。(二?)儀態(tài)準(zhǔn)備?在一般情?況下，基層?公務(wù)員不論?是撥打電話?還是接聽電?話，都必須?全神貫注。?首先應(yīng)當(dāng)暫?時(shí)放下自己?手頭的一切?工作，端坐?或端立于電?話前，然后?從容地拿起?電話，微笑?通話。通?話時(shí)，通話?人除了必須?執(zhí)筆做些適?當(dāng)、簡(jiǎn)短的?記錄，以及?可以利用一?些與通話內(nèi)?容相關(guān)的書?面資料外，?切不可三心?二意地去做?任何其他事?情，否則既?不尊重通話?對(duì)象，也不?利于交流溝?通。應(yīng)當(dāng)?注意的是，?通話雖然只?是一個(gè)“口?聞其聲，不?見其人”的?交流過程，?但通話人的?神情舉止完?全可以通過?聲音的變化?為對(duì)方清晰?地洞察。通?話人可以根?據(jù)聲音來判?斷對(duì)方到底?是全神貫注?還是心不在?焉，到底是?和藹可親還?是麻木呆板?，進(jìn)而推斷?對(duì)方對(duì)自己?尊重與否，?從而微妙地?影響交流的?進(jìn)程與效果?。有些公?務(wù)員為了方?便，喜歡使?用免提通話?，以便騰出?手來做其他?事。這同樣?有違全神貫?注的基本要?求，是不尊?重對(duì)方的表?現(xiàn)，不僅不?能提高工作?效率，反而?有可能引起?對(duì)方的誤會(huì)?和不滿，進(jìn)?而影響工作?。(三)?記錄準(zhǔn)備?國(guó)家行政機(jī)?關(guān)內(nèi)任何一?次公務(wù)來電?都有可能是?一次重要的?信息傳遞。?因此，基層?公務(wù)員都應(yīng)?當(dāng)在自己或?公用的電話?旁配備好完?整的記錄工?具，要養(yǎng)成?一聽到電話?鈴就拿起紙?筆的習(xí)慣。?為了避免?因記不住或?記不清發(fā)話?人所傳遞的?信息而一再?要求發(fā)話人?重述，甚至?遺漏信息要?點(diǎn)的情況，?受話人應(yīng)在?接聽電話時(shí)?進(jìn)行適當(dāng)?shù)?要點(diǎn)記錄，?避免反復(fù)，?節(jié)約時(shí)間。?各級(jí)行政機(jī)?關(guān)或公務(wù)員?同樣可以制?作統(tǒng)一的來?電記錄表。?值得注意?的是，任何?一份來電記?錄都相當(dāng)于?機(jī)關(guān)內(nèi)的一?份文件，必?要時(shí)須給有?關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱?或批示，有?的還要存檔?備查。因此?記錄應(yīng)力求?完整準(zhǔn)確，?機(jī)密性內(nèi)容?要妥善保管?。(四)?補(bǔ)缺準(zhǔn)備?由于種種原?因，基層公?務(wù)員往往會(huì)?在辦公時(shí)間?暫時(shí)離開自?己辦公桌處?理其他要事?，以致自己?無法接聽他?人來電。此?時(shí)，一般可?采取如下兩?種應(yīng)對(duì)措施?。1.委?托他人代為?接聽自己的?電話。讓受?托之人屬托?來電者留下?其姓名、單?位及電話號(hào)?碼，轉(zhuǎn)告他?自己會(huì)在回?辦公室后即?刻復(fù)電，并?致歉意。一?般不宜要求?對(duì)方隔時(shí)再?來電，以免?給人以“擺?架子”之嫌?;也可請(qǐng)受?托之人在對(duì)?方同意的情?況下，代為?記錄來電內(nèi)?容，但須確?保記錄準(zhǔn)確?，以免誤事?。2.設(shè)?置電話錄音?。預(yù)留錄音?時(shí)應(yīng)使自己?的發(fā)音謙遜?友好，其基?本內(nèi)