使用OUTLOOK進(jìn)行時(shí)間管理

使用OUTLOOK進(jìn)行時(shí)間管理第1頁/共59頁個(gè)人時(shí)間管理BITONE是易車旗下的專業(yè)的“CG影像及互動(dòng)營銷產(chǎn)品（服務(wù)）解決方案供應(yīng)商”包含了“CG影像服務(wù)”和“互動(dòng)營銷產(chǎn)品”兩條核心產(chǎn)品線。第2頁/共59頁時(shí)間管理的目的時(shí)間管理的關(guān)鍵時(shí)間管理的方法與工具討論與答疑問卷培訓(xùn)目錄第3頁/共59頁時(shí)間管理的目的減輕工作壓力更多的合作更好的創(chuàng)新第4頁/共59頁時(shí)間管理的關(guān)鍵解放你的大腦一次只處理一件事情記住，你大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比！第5頁/共59頁時(shí)間管理的關(guān)鍵為什么總有些事縈繞在你心頭？你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；你還沒有決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么；你還沒有把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息記錄到一個(gè)隨時(shí)可調(diào)用查詢的系統(tǒng)中去第6頁/共59頁時(shí)間管理的目的時(shí)間管理的關(guān)鍵時(shí)間管理的方法與工具討論與答疑問卷培訓(xùn)目錄第7頁/共59頁為什么選擇OUTLOOK使用前的準(zhǔn)備共享你的任務(wù)與日歷管理個(gè)人時(shí)間查看下屬的任務(wù)與日歷時(shí)間管理的方法與工具第8頁/共59頁為什么選擇OUTLOOK可以給別人投放任務(wù)上級(jí)可以看到自己下屬的任務(wù)和日程表在任何可以上網(wǎng)的地方收集和查閱可以對(duì)每個(gè)任務(wù)和日歷設(shè)置提醒第9頁/共59頁為什么選擇OUTLOOK使用前的準(zhǔn)備共享你的任務(wù)與日歷管理個(gè)人時(shí)間查看下屬的任務(wù)與日歷時(shí)間管理的方法與工具第10頁/共59頁OUTLOOK使用前的準(zhǔn)備配置你的郵件文件夾收件箱下添加以下目錄TODO：等待處理和回復(fù)的郵件參考待閱：不需要回復(fù)，但需要查閱，對(duì)時(shí)間不敏感存檔文件夾：存檔文件夾下可以根據(jù)需要分為各種子目錄，將已經(jīng)處理或不需要處理的郵件放入存檔文件夾第11頁/共59頁OUTLOOK使用前的準(zhǔn)備配置你的任務(wù)文件夾收集：在這里收集你的想法系統(tǒng)默認(rèn)目錄委派：跟蹤分配的任務(wù)備忘錄：私人事務(wù)第12頁/共59頁為什么選擇OUTLOOK使用前的準(zhǔn)備共享你的任務(wù)與日歷使用OUTLOOK管理個(gè)人時(shí)間查看下屬的任務(wù)與日歷時(shí)間管理的方法與工具第13頁/共59頁共享你的任務(wù)1點(diǎn)擊這里2填寫你的工作匯報(bào)對(duì)象3發(fā)送第14頁/共59頁共享你的日歷1點(diǎn)擊2填寫你的匯報(bào)對(duì)象3發(fā)送第15頁/共59頁為什么選擇OUTLOOK使用前的準(zhǔn)備共享你的任務(wù)與日歷管理個(gè)人時(shí)間查看下屬的任務(wù)與日歷時(shí)間管理的方法與工具第16頁/共59頁收集想法Collect任務(wù)的處理與執(zhí)行任務(wù)的整理與回顧管理個(gè)人時(shí)間的步驟第17頁/共59頁收集想法收集的道具紙質(zhì)記事本電子記事本電子郵箱OUTLOOK的COLLECT第18頁/共59頁收集想法影響成功收集的因素每一個(gè)懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦里。你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可。你必須定期地清空這些設(shè)備。第19頁/共59頁收集想法-OUTLOOK所有想法可以在這里錄入。你的上司不會(huì)看到這些想法。這些事務(wù)應(yīng)該包括你的工作事務(wù)和私人事務(wù)注意：沒有確定的任務(wù)不要放入任務(wù)文件夾第20頁/共59頁收集想法任務(wù)的處理與執(zhí)行任務(wù)的整理與回顧使用OUTLOOK管理個(gè)人時(shí)間第21頁/共59頁處理的順序處理時(shí)要做什么處理的過程現(xiàn)在該做什么任務(wù)的處理與執(zhí)行第22頁/共59頁從頭處理你的工作籃。每天至少清空一次。包括你的郵件，紙質(zhì)記事薄，OUTLOOK/collect處理的順序第23頁/共59頁為什么有些事情總是縈繞在你的心頭你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；你還沒有決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么；你還沒有把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息記錄到一個(gè)隨時(shí)可調(diào)用查詢的系統(tǒng)中去。處理時(shí)要做什么？滿足下面的要求！第24頁/共59頁確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么；把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息記錄到OUTLOOK中去。處理時(shí)要做什么？第25頁/共59頁“你不是已經(jīng)拿到XXX了嗎？我以為你會(huì)處理那件事的！”接著，當(dāng)你陷入最后一分鐘的緊急狀態(tài)時(shí)，反應(yīng)式計(jì)劃模式就應(yīng)運(yùn)而生，不請(qǐng)自到了?！袆?dòng)！再加把勁！加班！更多的人手！忙暈了！這一局面令眾多壓力過重的人們不知所措。當(dāng)這么多的人忙得昏天黑地卻根本解決不了問題時(shí)，有人悟出了一點(diǎn)門道，說：“我們應(yīng)該組織計(jì)劃一下！”（現(xiàn)在明白了嗎？）——然后，人們?cè)趩栴}上勾勾畫畫地做標(biāo)記；或者重新勾出問題，標(biāo)記重點(diǎn)。過了一陣兒，人們又意識(shí)到，僅僅重新勾勾圈劃劃線，實(shí)際上并無助于問題的解決。——這時(shí)，更老練一些的人提議，我們需要更多的創(chuàng)新：“讓我們一起開動(dòng)腦筋，想想辦法吧！”于是趁大家都在房間里，老板發(fā)問了：“誰想出好主意了？”當(dāng)沒有什么人開口作答時(shí)，老板又推測(cè)了：我的雇員們多半是黔驢技窮了，是該聘請(qǐng)一名顧問咨詢一下的時(shí)候了！當(dāng)然，如果這位顧問果真能力不凡的話，恐怕他遲早會(huì)提出這個(gè)最重要的問題：“那么，你們現(xiàn)在到底要做什么呢？”想清楚你為什么要做這件事！第26頁/共59頁下一步行動(dòng)當(dāng)一個(gè)文化采納“下一步行動(dòng)是什么”作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)問題時(shí)，自然而然地，它在能量、生產(chǎn)率、透明度等方面就能獲得顯著的提高。下一步行動(dòng)的文化代表了清晰、責(zé)任和工作效率第27頁/共59頁在標(biāo)題里面寫出下一步行動(dòng)的提示在內(nèi)容里面注明你為什么做這件事在這里注明你考慮到的需要做的所有任務(wù)第28頁/共59頁將處理內(nèi)容記錄到OUTLOOK這里只能有已經(jīng)確認(rèn)了的任務(wù)這里的內(nèi)容都是對(duì)你的上級(jí)公開的任務(wù)標(biāo)題里面寫上下一步行動(dòng)提示，一目了然第29頁/共59頁處理的順序處理時(shí)要做什么處理的過程現(xiàn)在該做什么任務(wù)的處理與執(zhí)行第30頁/共59頁垃圾2分鐘可執(zhí)行參考資料備忘錄日程表委托他人第31頁/共59頁2分鐘原則如果你能夠在不到2分鐘的時(shí)間內(nèi)就搞定它，那么，一旦這項(xiàng)工作被確定，你就應(yīng)該立刻著手落實(shí)這件事。大約80%的工作屬于這一范疇。這些事情的計(jì)劃工作只需在你的大腦中進(jìn)行，而且僅僅需要搞清下面的每一個(gè)具體步驟就足夠了。第32頁/共59頁垃圾2分鐘可執(zhí)行參考資料備忘錄日程表委托他人推薦一款資料整理軟件：網(wǎng)博士第33頁/共59頁垃圾2分鐘可執(zhí)行參考資料備忘錄日程表委托他人第34頁/共59頁文件夾SomeDayMaybe/備忘錄設(shè)置任務(wù)狀態(tài)為已推遲你的上司不會(huì)看到這里的任務(wù)當(dāng)你哪天回顧時(shí)發(fā)現(xiàn)它可以被處理了，隨時(shí)可以移動(dòng)到你的任務(wù)文件夾第35頁/共59頁放心，這里的東西不會(huì)被你的上司看到你可以給私人事務(wù)設(shè)置好下班前提醒為什么要把私人事務(wù)記錄在outlook里面？為了清空你的大腦！第36頁/共59頁垃圾2分鐘可執(zhí)行參考資料備忘錄日程表委托他人第37頁/共59頁只有下面三種情況才允許被記錄在日程表中，其他的一概免談！在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng)；在某一個(gè)確切的日期里采取的行動(dòng)；在某一個(gè)確切的日期里將要獲取的信息。任務(wù)清單包容了所有行動(dòng)的提示信息，甚至是那些有嚴(yán)格時(shí)間界定的事情。如果每日工作清單上的某一項(xiàng)工作不一定非要在這一天中完成，那么，它將起到弱化作用，對(duì)其他確確實(shí)實(shí)需要得到落實(shí)的工作產(chǎn)生一定的負(fù)面沖擊。第38頁/共59頁第39頁/共59頁垃圾2分鐘可執(zhí)行參考資料備忘錄日程表委托他人第40頁/共59頁如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問一問自己，你是否就是解決這個(gè)問題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個(gè)合適的人員去辦理。委派工作并非總是自上而下的。你可以決定“這件事必須交給客戶服務(wù)部進(jìn)行處理”，或者“這個(gè)必須讓我的老板過目”，或者“我需要征求一下合伙人的意見”第41頁/共59頁在delegated文件夾添加委托字段，填寫被委托人如果需要分配給別人將此任務(wù)拷貝，黏貼到任務(wù)文件夾將任務(wù)文件夾的任務(wù)分配出去，而不要將Delegated文件夾的任務(wù)直接分配出去Delegated文件夾的內(nèi)容不會(huì)被上級(jí)看到第42頁/共59頁為什么要拷貝到任務(wù)文件夾？因?yàn)閮H僅有任務(wù)文件夾下面的任務(wù)才可以被更新狀態(tài)。任務(wù)文件夾下可以直接看到所有投遞給他人的任務(wù)。為什么不直接放在任務(wù)文件夾？1.當(dāng)他人進(jìn)行了拒絕或刪除時(shí)，僅對(duì)你在任務(wù)文件夾下面的副本產(chǎn)生影響。不會(huì)影響Delegated中的任務(wù)。你可以重發(fā)任務(wù)給他2.你可以在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)被分派人完成了任務(wù)后再對(duì)你的任務(wù)做完成操作3.你可以在被分派人完成了任務(wù)后繼續(xù)進(jìn)行你自己任務(wù)的下一步操作。因?yàn)榭赡鼙晃腥送瓿扇蝿?wù)對(duì)你本身任務(wù)而言只是進(jìn)行完了某一階段。4.某些任務(wù)可能已經(jīng)通過其他系統(tǒng)指派給相應(yīng)的人員，不需要通過outlook分配任務(wù)。任務(wù)中分配給他人的任務(wù)應(yīng)當(dāng)是你Delegated的子集第43頁/共59頁1234在Delegated中添加委托字段第44頁/共59頁在OUTLOOK中可以直接拖拽至任務(wù)或其他文件夾在OUTLOOK中可以拷貝黏貼到任務(wù)或其他文件夾在OUTLOOK中可以直接拖拽生成日歷在OUTLOOK中可以直接拖拽生成郵件OUTLOOK處理的幾個(gè)小竅門第45頁/共59頁處理的順序處理時(shí)要做什么處理的過程現(xiàn)在該做什么任務(wù)的處理與執(zhí)行第46頁/共59頁現(xiàn)在該做什么按照下面的四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來決策你現(xiàn)在去做什么環(huán)境有一些事情對(duì)地點(diǎn)沒有什么特別的要求（像拿一支鋼筆和一張紙就可起草有關(guān)一項(xiàng)工程的想法）。但是，大多數(shù)事情的處理需要某一個(gè)明確的地點(diǎn)（在家或辦公室）或者要求某些輔助設(shè)備，如一部電話機(jī)、一臺(tái)電腦。而這些因素首先限制了目前可能作出的選擇。有多少時(shí)間如果5分鐘后你就必須去開會(huì)，你現(xiàn)在就不可能去解決許許多多耗時(shí)持久的事情。有多少精力某些事情需要你精力旺盛、標(biāo)新立異、富于創(chuàng)造力；而另一些則要求更加充沛的體力；還有一些事情對(duì)兩者都無過分的苛求。重要性考慮到你目前的情況、可以支配的時(shí)間和現(xiàn)在的精神狀況，選擇哪一件事能夠獲取最高的回報(bào)呢？這時(shí)，你可以借助一下你的直覺。第47頁/共59頁想法的收集任務(wù)的處理與執(zhí)行任務(wù)的整理與回顧使用OUTLOOK管理個(gè)人時(shí)間第48頁/共59頁每個(gè)任務(wù)設(shè)定它的分類在這里可以直接改變狀態(tài)在這里設(shè)定它的分類在這里設(shè)定它的優(yōu)先級(jí)第49頁/共59頁推薦設(shè)定的幾個(gè)分類每個(gè)任務(wù)在OUTLOOK里面可以設(shè)定多個(gè)分類隨時(shí)可以添加分類推薦必設(shè)的幾個(gè)分類：部門例會(huì)管理會(huì)溝通管理每個(gè)項(xiàng)目都可以設(shè)為一個(gè)分類每種技術(shù)手段都可以設(shè)為一分類第50頁/共59頁靈活的使用OUTLOOK視圖用在collect，SomedayMaybe，Private文件夾用在任務(wù)文件夾平時(shí)查看只看沒有完成的任務(wù)可以看下周計(jì)劃可能需要你緊急處理追蹤下分配出去的任務(wù)完成情況設(shè)置任務(wù)分類是干什么用的，就是這里用！無論是周還是月的工作總結(jié)，都可以從這里得到第51頁/共59頁使用OUTLOOK進(jìn)行時(shí)間管理感謝outlook的提醒功能，我們不用去反復(fù)Review日歷了每天第一件事，打開你的OUTLOOK溝通后的第一件事，收集想法進(jìn)OUTLOOK會(huì)議后的第一件事，更新你的OUTLOOK培訓(xùn)后的第一件事，設(shè)置你的OUTLOOK第52頁/共59頁成功的關(guān)鍵因素：每周查閱總有幾天你會(huì)忙得暈頭轉(zhuǎn)向、頭腦發(fā)漲，事態(tài)似乎失去了控制。這沒有什么值得大驚小怪的，因?yàn)槟悴粫?huì)為了保證自己時(shí)時(shí)刻刻都井然有序、按部就班，就會(huì)過多地打斷手頭上工作的進(jìn)程。但是，為了能夠信心十足，推動(dòng)事情順利地向前發(fā)展，恐怕你仍需要“一周清理一次房間”每周查閱也就是做下列事情：檢查你郵件的TODO,任務(wù)的Collect,以及紙質(zhì)記事薄并清空他們更新你的任務(wù)列表，委托他人，備忘錄每一項(xiàng)的狀態(tài)所有清單做到清楚、實(shí)時(shí)和完整。第53頁/共59頁為什么選擇OUTLOOK使用前的準(zhǔn)備共享你的任務(wù)與日歷使用OUTLOOK管理個(gè)人時(shí)間查看下屬的任務(wù)與日歷時(shí)間管理的方法與工具第54頁/