秘書調(diào)研與信息工作

秘書調(diào)研與信息工作學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容思索練習(xí)本章小結(jié)通過(guò)闡述調(diào)查探討在管理工作中的重要作用，理解秘書搞好調(diào)查探討工作的重要性并了解調(diào)查探討的特點(diǎn)和內(nèi)容，駕馭調(diào)查探討的基本方法及統(tǒng)計(jì)分析的基本實(shí)力；了解信息在管理工作中的重要作用，理解秘書供應(yīng)信息的特點(diǎn)，駕馭秘書收集信息和加工處理信息的程序和步驟。第一節(jié)調(diào)查探討概述其次節(jié)秘書調(diào)查探討的特點(diǎn)和內(nèi)容第三節(jié)調(diào)查探討準(zhǔn)備工作和方法第四節(jié)秘書調(diào)查探討報(bào)告與實(shí)務(wù)第五節(jié)秘書信息處理工作第一節(jié)調(diào)查探討概述本節(jié)要點(diǎn)一、調(diào)查探討的含義二、秘書調(diào)查探討的意義三、調(diào)查探討在秘書工作中的地位和作用調(diào)查探討是人們了解狀況、相識(shí)事物、駕馭政策的基本方法，是實(shí)行科學(xué)管理的前提。秘書要有效地協(xié)助管理，就必需對(duì)不斷變更的實(shí)際狀況進(jìn)行全面、真實(shí)的了解和精確、透徹的分析，這樣，參謀才能有質(zhì)量和成效，要達(dá)此目的，就必需深化調(diào)查探討。一、調(diào)查探討的含義（一）調(diào)查探討：是指人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中，對(duì)客觀的實(shí)際狀況進(jìn)行了解和分析探討，以相識(shí)其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動(dòng)。（二）調(diào)查與探討的關(guān)系調(diào)查：是指運(yùn)用各種科學(xué)的方法和手段，對(duì)客觀世界進(jìn)行了解、考查、查核、統(tǒng)計(jì)來(lái)獲得并駕馭確鑿的材料和狀況的一種感性相識(shí)活動(dòng)。探討：是指對(duì)已了解的狀況和已駕馭的材料運(yùn)用辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法進(jìn)行科學(xué)的比較、分析、綜合和概括，以求得相識(shí)客觀事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的一種理性相識(shí)活動(dòng)。調(diào)查探討作為秘書的工作內(nèi)容之一，是指秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作供應(yīng)真實(shí)信息和精確依據(jù)的工作。調(diào)查探討作為工作過(guò)程，是兩個(gè)既相互聯(lián)系又相互區(qū)別的工作環(huán)節(jié)（見圖6-4）。圖6-4調(diào)查和探討的工作過(guò)程研究是秘書對(duì)已經(jīng)掌握的信息情況，運(yùn)用科學(xué)的理論、知識(shí)和方法進(jìn)行綜合分析和推斷，以探究研究對(duì)象的本質(zhì)及事物發(fā)展規(guī)律調(diào)查是秘書運(yùn)用各種方法、手段對(duì)調(diào)查對(duì)象進(jìn)行了解核查，掌握確鑿的實(shí)際情況的過(guò)程

調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提

研究是調(diào)查的深化和發(fā)展

為領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)所貫徹的各項(xiàng)政策方針提供反饋信息，保證下一步工作的開展二、秘書做調(diào)查探討工作的意義秘書做調(diào)查探討工作的意義包括以下五點(diǎn)（見圖6-5）。圖6-5秘書做調(diào)查探討工作的意義為領(lǐng)導(dǎo)在某方面決策和管理工作提供準(zhǔn)確的信息和第一手材料，保證領(lǐng)導(dǎo)正確地決策和指導(dǎo)工作秘書做調(diào)查研究，可以全面了解和掌握基層情況秘書做調(diào)查研究可以及時(shí)了解和掌握市場(chǎng)動(dòng)向，為領(lǐng)導(dǎo)提供市場(chǎng)信息聽取收集并綜合處理基層各方面的意見，為領(lǐng)導(dǎo)“拾遺補(bǔ)闕”三、調(diào)查探討在秘書工作中的地位和作用（一）調(diào)查探討是秘書和秘書部門的重要職責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，不行能事事躬親，因此秘書和職能部門須代勞。領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研受干擾多，秘書及秘書部門則不受此干擾；職能部門的調(diào)研往往會(huì)帶有傾向性，秘書和秘書部門可以比較全面地反映狀況，因此，這樣的調(diào)研對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的幫助最大。（二）調(diào)查探討是秘書和秘書部門做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)調(diào)查探討貫穿于秘書工作的全過(guò)程和各個(gè)環(huán)節(jié)。離開了調(diào)查探討，秘書工作將寸步難行。秘書只有深化實(shí)際，到第一線去調(diào)查探討，了解和駕馭真實(shí)狀況，并對(duì)狀況進(jìn)行實(shí)事求是的分析和論證，實(shí)行相應(yīng)的對(duì)策和方法，才能避開走彎路和削減失誤。提高工作效率的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。因此，調(diào)查探討是秘書和秘書部門的一項(xiàng)常常性工作，是秘書和秘書部門做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。（三）調(diào)查探討是秘書和秘書部門協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的首要前提任何決策都離不開調(diào)查探討，離不開在調(diào)查探討的基礎(chǔ)上的科學(xué)預(yù)料，通過(guò)調(diào)查探討，駕馭大量的第一手材料，對(duì)這些材料進(jìn)行分析探討，探求其本質(zhì)及發(fā)展趨勢(shì)，這既是科學(xué)決策的客觀基礎(chǔ)，也是科學(xué)決策的客觀依據(jù)和客觀要求。“調(diào)查就像‘十月懷胎’，解決問(wèn)題就像‘一朝分娩’”決策后其調(diào)查探討仍沒結(jié)束，執(zhí)行過(guò)程中還須要調(diào)查探討。（四）調(diào)查探討是秘書獲得信息的重要途徑為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策供應(yīng)的內(nèi)部性很強(qiáng)、參考色調(diào)很濃的信息，有狀況、有分析、有建議、能開拓思路，啟迪思維。因而也最有價(jià)值，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策最有用處。秘書和秘書部門要獲得真實(shí)、牢靠、有價(jià)值的信息，都離不開調(diào)查探討。離開了調(diào)查探討，信息就失去了來(lái)源，數(shù)量和質(zhì)量都難以得到保證。（五）調(diào)查探討是熬煉、提高秘書工作能力的必由之路通過(guò)調(diào)查探討，向社會(huì)學(xué)習(xí)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，提高思想政策水平，改進(jìn)工作作風(fēng)，工作實(shí)力就可得到不斷的提高。通過(guò)調(diào)查探討，還可提高秘書的視察實(shí)力、思維實(shí)力、交際實(shí)力、辨別實(shí)力、分析實(shí)力、概括實(shí)力、表達(dá)實(shí)力和自我完善的實(shí)力等。其次節(jié)秘書調(diào)查探討的特點(diǎn)和內(nèi)容本節(jié)要點(diǎn)一、調(diào)查探討的特點(diǎn)二、秘書調(diào)查探討的內(nèi)容三、秘書調(diào)查探討的形式

秘書的調(diào)查探討具有針對(duì)性、多樣性、突擊性和科學(xué)性等特點(diǎn)；秘書調(diào)查探討的內(nèi)容有政治性、政策性、專業(yè)性及熱點(diǎn)問(wèn)題等；秘書調(diào)查探討的形式豐富多樣，因此，秘書可敏捷運(yùn)用。一、秘書調(diào)查探討的特點(diǎn)（一）很強(qiáng)的針對(duì)性秘書工作聽從領(lǐng)導(dǎo)、圍繞中心、把握全局、服務(wù)決策。任何工作都有其特殊性，所以調(diào)查探討也有其特殊性，針對(duì)不同性質(zhì)的問(wèn)題進(jìn)行內(nèi)容、方法上有所區(qū)分的調(diào)查探討，才能達(dá)到調(diào)查探討的目的，如有長(zhǎng)遠(yuǎn)的政策性能課題、或當(dāng)前急需解決的課題、或有關(guān)全局的戰(zhàn)略性課題、或有關(guān)局部的戰(zhàn)術(shù)性課題、或特定時(shí)期傾向性課題、或熱點(diǎn)問(wèn)題的課題，都帶有很強(qiáng)的針對(duì)性。（二）內(nèi)容和方法的多樣性內(nèi)容——有政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、群眾生活等，不同的內(nèi)容，其調(diào)查的方法要不同；方法——有跟工人、農(nóng)夫、學(xué)問(wèn)分子、干部、私營(yíng)企業(yè)家、以及國(guó)外有關(guān)人士等各色人等調(diào)查，不同的對(duì)象，其調(diào)查方式方法也各不相同。（三）確定的突擊性秘書工作往往會(huì)遇到在支配之外的事情，這些工作帶有突發(fā)性、臨時(shí)性的性質(zhì)，須要在短時(shí)間內(nèi)拿出解決問(wèn)題的方案，因此，須要快速組織人員深化實(shí)地調(diào)查探討，了解狀況并提出解決問(wèn)題的相應(yīng)措施，故秘書調(diào)查探討的工作又具有突擊性的性質(zhì)。（四）嚴(yán)格的科學(xué)性調(diào)查探討的任務(wù)是探求客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律，也就是要對(duì)事物全面的、完整的、辨證的、內(nèi)在聯(lián)系的、符合客觀實(shí)際的相識(shí)，從而達(dá)到有效地指導(dǎo)人們的實(shí)踐，并通過(guò)實(shí)踐加以檢驗(yàn)和印證。故要求：首先，要有科學(xué)的頭腦，堅(jiān)持馬克思列寧主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，堅(jiān)持唯物辨證法，堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)精神；其次，調(diào)查探討的看法要科學(xué)化，要有“三老”、“四嚴(yán)”的作風(fēng)；再次，調(diào)查探討的手段要科學(xué)化，運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備和系統(tǒng)論、信息論、限制論及概率論、模糊數(shù)學(xué)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)等理論的應(yīng)用。二、秘書調(diào)查探討的內(nèi)容秘書調(diào)查探討的內(nèi)容是多方面的，不同行業(yè)崗位的秘書，調(diào)查探討的內(nèi)容就有所不同。一般狀況下，秘書的調(diào)查探討內(nèi)容大體分為以下五類，如表6-2所示。表6-2秘書調(diào)查探討的內(nèi)容續(xù)表三、秘書調(diào)查探討的主要形式對(duì)調(diào)查探討形式的介紹很多，又各有各的說(shuō)法。下面依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)分別進(jìn)行簡(jiǎn)潔介紹（見圖6-6）。圖6-6秘書調(diào)查探討的主要形式調(diào)查研究的主要形式從調(diào)查研究對(duì)象范圍的選擇上分從調(diào)查研究的內(nèi)容上分從調(diào)查研究采取的主要研究形式分普查抽樣調(diào)查典型調(diào)查專題調(diào)查綜合調(diào)查對(duì)比調(diào)查抽樣調(diào)查民意調(diào)查專家調(diào)查統(tǒng)計(jì)調(diào)查從調(diào)查探討對(duì)象范圍的選擇上分：普查形式全面，真實(shí)性強(qiáng)，但是秘書不簡(jiǎn)潔有足夠的人力、物力、財(cái)力投入；典型調(diào)查深化、深刻，但是偏難蓋全；二者折中的科學(xué)方法是抽樣，抽樣的關(guān)鍵是取樣的科學(xué)性問(wèn)題。從調(diào)查探討內(nèi)容上分：專項(xiàng)調(diào)查內(nèi)容單一，調(diào)查工作敏捷，但不利于秘書統(tǒng)觀客觀事物的全貌；綜合調(diào)查對(duì)調(diào)查對(duì)象考察全面，但面上的東西多了，反而簡(jiǎn)潔忽視點(diǎn)上的問(wèn)題。從調(diào)查探討實(shí)行的主要探討形式分：對(duì)比調(diào)查有利于在對(duì)比中進(jìn)行鑒別，但要防止探討思想只局限在對(duì)比范圍之內(nèi)；民意調(diào)查也叫民意測(cè)驗(yàn)，它的調(diào)查探討結(jié)果真實(shí)充分，但關(guān)鍵要把握表格問(wèn)卷的科學(xué)設(shè)計(jì)；專家調(diào)查有相當(dāng)?shù)臋?quán)威性。像所謂“特爾斐法”、“頭腦風(fēng)暴法”和“反頭腦風(fēng)暴法”，實(shí)質(zhì)上都是專家調(diào)查的形式。統(tǒng)計(jì)調(diào)查是數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)體現(xiàn)的真實(shí)，但要留意引進(jìn)現(xiàn)代探討技術(shù)和方法。這些形式是被專家和探討者條分縷析、分門別類地寫出來(lái)的，而在實(shí)踐中，它們常常是混合運(yùn)用的，接受哪幾種形式，是依秘書調(diào)查探討的具體內(nèi)容而定。第三節(jié)秘書調(diào)查探討的方法和程序本節(jié)要點(diǎn)一、秘書調(diào)查探討的方法二、秘書調(diào)查探討的程序和要求秘書的調(diào)查的方法多種多樣，如文獻(xiàn)調(diào)查法、實(shí)地視察法、訪談?wù){(diào)查法、問(wèn)卷調(diào)查法、試驗(yàn)調(diào)查法等；秘書探討的方法也豐富多樣，如度量探討、分類比較、綜合分析、系統(tǒng)探討方法等。秘書須全面駕馭，敏捷運(yùn)用，才能獲得高質(zhì)量的調(diào)查探討結(jié)果。一、秘書調(diào)查探討的方法調(diào)查的一般方法調(diào)查的一般方法，如表6-3所示。表6-3調(diào)查的一般方法1續(xù)表秘書的調(diào)查探討工作是秘書繁重困難的多方面工作之一，所以秘書很少有特地的時(shí)間單一地做調(diào)查工作，常常是在其他各方面工作開展的同時(shí)，獲得調(diào)查信息。所以，秘書開展調(diào)查工作所實(shí)行的方法，既要和調(diào)查目的緊密結(jié)合，又要兼顧綜合開展各項(xiàng)工作的便利。探討的方法在實(shí)際探討中，人們獨(dú)創(chuàng)并實(shí)踐著各種探討方法。下面主要介紹秘書在探討中常用的主要方法。度量探討方法這種方法是著重探討事物規(guī)定性的定性探討與著重探討事物規(guī)模、范圍、數(shù)目等數(shù)量關(guān)系的定量探討兩種方法的綜合。度量探討方法就是通過(guò)對(duì)調(diào)查材料的分析，從質(zhì)的界限到數(shù)量關(guān)系的狀況及其變更，對(duì)調(diào)研對(duì)象做出本質(zhì)的結(jié)論。21系統(tǒng)探討方法這種方法是依據(jù)系統(tǒng)分析的原則和要求，將調(diào)研對(duì)象作為一個(gè)整體加以探討，探究其結(jié)構(gòu)、功能、層次等要素及其相互關(guān)系和變更規(guī)律。這種探討方法，不僅考慮到將調(diào)研對(duì)象作為一個(gè)系統(tǒng)，還要將其放到一個(gè)更大的背景中，把它視為一個(gè)更大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，在事物及其各方面的相互影響與制約關(guān)系中相識(shí)分析調(diào)研對(duì)象的性質(zhì)和作用。這樣，探討結(jié)果更真實(shí)。2動(dòng)態(tài)探討方法這是通過(guò)探討調(diào)研對(duì)象的發(fā)展變更過(guò)程來(lái)探究其本質(zhì)和發(fā)展變更規(guī)律的方法（見圖6-7）。圖6-7動(dòng)態(tài)探討方法與靜態(tài)探討方法3研究方法靜態(tài)研究方法動(dòng)態(tài)研究方法只關(guān)注事物、系統(tǒng)的某一狀態(tài)考慮其由來(lái)和變化關(guān)系的研究方法比較探討方法這是對(duì)調(diào)查探討對(duì)象進(jìn)行區(qū)分和比較，通過(guò)相識(shí)其差異，進(jìn)一步相識(shí)其本質(zhì)和特點(diǎn)的研究方法。比較探討是相識(shí)事物最基本的方法，關(guān)鍵是要找準(zhǔn)可比性比較分析。4它包括以下兩方面內(nèi)容（見圖6-8）。圖6-8比較探討的兩方面內(nèi)容比較研究對(duì)比比較綜合比較是一種簡(jiǎn)單的比較，可以采取主要以時(shí)間為線索的縱向比較，也可以采取主要以空間為線索的橫向比較是簡(jiǎn)單比較的匯總，是更系統(tǒng)化的比較研究除了以上四種探討方法外，實(shí)踐中還有統(tǒng)計(jì)分析探討方法、歷史探討方法、情景探討方法、概率分析探討方法等等。針對(duì)某一次調(diào)查探討工作，選取正確的分析探討方法，是獲得精確高層次信息的重要保證。二、秘書調(diào)查探討的過(guò)程和要求無(wú)論黨政機(jī)關(guān)還是公司企業(yè)單位的秘書部門，都會(huì)有大量的調(diào)查探討工作。下面著重從秘書普遍進(jìn)行的調(diào)查探討工作來(lái)介紹其過(guò)程和要求，并在具體環(huán)節(jié)中舉例說(shuō)明各自不同的特點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，可以把調(diào)查探討的程序按邏輯分成準(zhǔn)備階段、調(diào)查實(shí)施階段、探討分析階段和結(jié)論報(bào)告階段。準(zhǔn)備階段在準(zhǔn)備階段，秘書大體要操作和組織好七個(gè)環(huán)節(jié)。明確調(diào)研題目（或稱課題、專題）秘書的調(diào)研題目，有領(lǐng)導(dǎo)明確指示的，也有秘書確定的并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的，還可能有有關(guān)部門托付秘書部門組織實(shí)施的題目。題目并不是調(diào)研的“結(jié)論”，結(jié)論只能產(chǎn)生在調(diào)研工作之后。11下面三則，是實(shí)際調(diào)研工作中調(diào)研題目和調(diào)研結(jié)論的對(duì)比：近年來(lái)北京市掛歷市場(chǎng)的冷熱現(xiàn)象公款互贈(zèng)掛歷何時(shí)了北京市城區(qū)新建居民小區(qū)管理狀況的調(diào)查新建居民小區(qū)的社區(qū)管理工作亟待完善北京市工薪階層目前的消費(fèi)狀況北京市工薪階層目前生活遠(yuǎn)未及小康以上三則很明顯，前者是題目，是秘書要考察了解的現(xiàn)象；后者是結(jié)論，是經(jīng)過(guò)調(diào)研的結(jié)果。選擇調(diào)研對(duì)象調(diào)研對(duì)象應(yīng)當(dāng)是人、物、事三個(gè)方面，如調(diào)研地域、調(diào)研要深化的具體單位和組織、調(diào)查的范圍以及具體的被調(diào)查人員、現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)象和事物的發(fā)展過(guò)程等等。在上面介紹過(guò)的“近年來(lái)北京市掛歷市場(chǎng)的冷熱現(xiàn)象”的調(diào)研工作中，有關(guān)秘書部門在選擇調(diào)研對(duì)象時(shí)做出了如下劃定：2組織和人出版發(fā)行單位出版署、出版局各個(gè)出版單位出版社印刷廠職員和工人經(jīng)銷單位新華書店總店各個(gè)分店店員展銷市場(chǎng)書攤經(jīng)銷商購(gòu)買單位各個(gè)購(gòu)買掛歷的單位購(gòu)買的個(gè)人運(yùn)用掛歷的單位單位的職員物主要是各種材質(zhì)的、不同價(jià)位的掛歷；掛歷的圖案；掛歷的包裝；有關(guān)掛歷的文字資料信息等。事主要是掛歷的審批和出版程序、發(fā)行程序、銷售渠道；掛歷的設(shè)計(jì)、掛歷的文化內(nèi)涵、掛歷的制版和印刷程序；掛歷的用途。選配調(diào)研人員調(diào)研工作可以由秘書自己做；也可由秘書主臨時(shí)從各個(gè)有關(guān)部門抽調(diào)特地調(diào)研員來(lái)做。必要時(shí)，對(duì)選調(diào)的調(diào)研員要先期組織專業(yè)培訓(xùn)，結(jié)合調(diào)研內(nèi)容強(qiáng)化提高。比如我國(guó)進(jìn)行的幾次人口普查，都在調(diào)查工作之前對(duì)調(diào)研員做系統(tǒng)正規(guī)的培訓(xùn)。3準(zhǔn)備相關(guān)信息資料這一環(huán)節(jié)主要包括查閱有關(guān)資料；了解與調(diào)研內(nèi)容有關(guān)的理論、政策、法律和必要的調(diào)研方面學(xué)問(wèn)以及技術(shù)參考信息等等。仍以有關(guān)掛歷市場(chǎng)的調(diào)研為例：秘書首先要駕馭國(guó)家及北京市新聞出版管理部門對(duì)掛歷出版發(fā)行和銷售工作的政策和規(guī)定。比如什么單位才有權(quán)出版、發(fā)行或經(jīng)銷掛歷？掛歷的價(jià)格是如何確定的？哪個(gè)管理部門對(duì)掛歷的印制有什么法規(guī)？4另外，還要為實(shí)施調(diào)查做具體準(zhǔn)備。要準(zhǔn)備或者定制特地的文件袋、筆記本、名片、空白卡片等。準(zhǔn)備必要的介紹信、證明函、調(diào)查員的胸卡、臨時(shí)證件等。必要時(shí)還要準(zhǔn)備給被調(diào)查者的小禮物、禮品或答謝。文件袋編制確認(rèn)調(diào)研支配在實(shí)際工作中，有時(shí)是一次支配，干脆報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批；有時(shí)是先做提綱，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后再細(xì)化為支配。5無(wú)論提綱還是支配，主要內(nèi)容包括如下八項(xiàng)（見圖6-9）。圖6-9調(diào)研支配內(nèi)容調(diào)研計(jì)劃內(nèi)容調(diào)研的目的和要求調(diào)研的項(xiàng)目調(diào)研所采取的方法調(diào)研的組織分工

具體實(shí)施步驟必要的表格與問(wèn)卷調(diào)研要求與注意事項(xiàng)調(diào)研的對(duì)象調(diào)研支配要制定得既嚴(yán)密周全，又切實(shí)可行。從整個(gè)調(diào)研工作看，調(diào)查是探討的基礎(chǔ)；從調(diào)查這個(gè)環(huán)節(jié)看，支配是實(shí)施調(diào)查的基礎(chǔ)。所以必需重視調(diào)研支配的質(zhì)量。設(shè)計(jì)必要的調(diào)查問(wèn)卷和表格問(wèn)卷和表格，是調(diào)研工作最大限度取得具有普遍意義的數(shù)字和狀況的最好方法，也是由普遍發(fā)覺典型的最好契機(jī)。問(wèn)卷設(shè)計(jì)的主要步驟是，如表6-4所示。表6-4問(wèn)卷設(shè)計(jì)的主要步驟6續(xù)表問(wèn)卷和表格是準(zhǔn)備在調(diào)查時(shí)由被調(diào)查人員回答填寫的。秘書確定要明確，只有把問(wèn)卷和表格設(shè)計(jì)得明朗、簡(jiǎn)潔、易答，被調(diào)查者才好協(xié)作；只有把問(wèn)卷和表格設(shè)計(jì)得邏輯性強(qiáng)、選項(xiàng)分明，才便于秘書對(duì)其統(tǒng)計(jì)分析，才好對(duì)調(diào)查內(nèi)容下結(jié)論。設(shè)計(jì)要求如下（見圖6-10）。圖6-10設(shè)計(jì)問(wèn)卷和表格的要求設(shè)計(jì)問(wèn)卷時(shí)問(wèn)題項(xiàng)要精練，不宜過(guò)多。最好要求被調(diào)查者做“是”或“否”的選擇回答，或者是在幾項(xiàng)中選擇做答。這是封閉或半封閉式的問(wèn)題。最好不采取要被調(diào)查者組織語(yǔ)言的提問(wèn)，這是開放式的問(wèn)題，不便于問(wèn)卷的統(tǒng)計(jì)歸納。表格的填寫項(xiàng)目?jī)?nèi)容要有公認(rèn)稱法或約定俗成的稱法。表格內(nèi)容要精當(dāng)，預(yù)留的填寫格空間要合適，位置恰當(dāng)

設(shè)計(jì)問(wèn)卷和表格的要求下面是一份秘書設(shè)計(jì)的調(diào)查問(wèn)卷，供參考。某汽車駕駛學(xué)校擬對(duì)學(xué)校的教學(xué)管理和服務(wù)工作進(jìn)行考評(píng)，確定在學(xué)員中做一次廣泛的調(diào)查探討。調(diào)查工作主要是以問(wèn)卷的形式進(jìn)行的。校長(zhǎng)助理為此設(shè)計(jì)了這份問(wèn)卷。例文1學(xué)員狀況調(diào)查表敬重的學(xué)員：懇請(qǐng)您幫助填寫我們最關(guān)切的下列內(nèi)容，幫助我們進(jìn)一步提高教學(xué)服務(wù)質(zhì)量。學(xué)校真誠(chéng)地感謝您的合作。姓名：___學(xué)車時(shí)間：自___年___月___日上車學(xué)車方式：大/小型車目前訓(xùn)練內(nèi)容：初級(jí)綜合計(jì)時(shí)/一般練樁考前富康車考核通過(guò)的時(shí)間：_年_月_日1.您對(duì)所遇到的教練總體感覺：滿足/基本滿足/不滿足2.您遇到的教練，感覺最好的是____號(hào)____師傅（姓或姓名）。3.您每次在場(chǎng)練車時(shí)間與實(shí)際操作時(shí)間比是：80%以上/60%左右/不足50%。4.您認(rèn)為駕校后勤工作水平凹凸依次是（請(qǐng)您標(biāo)依次號(hào)）餐廳手續(xù)大廳窗口班車計(jì)算機(jī)大廳窗口教練員教練長(zhǎng)等中層干部歡迎您有好的指責(zé)建議另予賜教。調(diào)查實(shí)施階段這一階段與下一階段探討分析的共同特點(diǎn)是其在推動(dòng)中不完全像我們表述過(guò)程中的邏輯性和程序性那么強(qiáng)。調(diào)查實(shí)施階段主要有三大步：聯(lián)系確認(rèn)調(diào)查對(duì)象與被調(diào)查者和與調(diào)查對(duì)象有關(guān)的人員取得并建立聯(lián)系；確認(rèn)調(diào)查對(duì)象與調(diào)查方式的選擇是否精確；必要時(shí)要向?qū)Ψ皆敿?xì)說(shuō)明調(diào)查內(nèi)容、目的、時(shí)間、步驟和方式，商議相互協(xié)作的方法。21實(shí)施調(diào)查在具體實(shí)施中，一要留意點(diǎn)面結(jié)合；二要科學(xué)支配穿插調(diào)查時(shí)間，力爭(zhēng)節(jié)約開支。調(diào)查中有一個(gè)從面到點(diǎn)、再?gòu)狞c(diǎn)到面的過(guò)程。在時(shí)間支配上，點(diǎn)、面可以有先后，也可以由大家分工同時(shí)進(jìn)行。在調(diào)查范圍上，點(diǎn)（如個(gè)別訪問(wèn)、個(gè)例調(diào)查等）也可以和面（如發(fā)放問(wèn)卷、召開座談會(huì)等）結(jié)合，交叉進(jìn)行。2階段性小結(jié)并復(fù)查驗(yàn)證調(diào)查結(jié)果階段性小結(jié)可以隨時(shí)保存調(diào)查人員在調(diào)查中產(chǎn)生的每一點(diǎn)感覺、感受、和體會(huì)，也可以通過(guò)進(jìn)一步的分析思索，復(fù)查驗(yàn)證前期的調(diào)查狀況，以保證調(diào)查結(jié)果的真實(shí)、有意義。3假如調(diào)研支配周密，實(shí)施過(guò)程就是按圖索驥。在整個(gè)調(diào)查階段要留意以下兩點(diǎn)（見圖6-11）。圖6-11調(diào)查階段要留意的事項(xiàng)遵守有關(guān)法律、法規(guī)和制度嚴(yán)守有關(guān)保密紀(jì)律調(diào)查階段要注意的內(nèi)容探討分析階段探討分析階段是調(diào)查探討工作的重要環(huán)節(jié)，是我們對(duì)調(diào)查所獲得的大量狀況資料信息進(jìn)行分析、歸納、概括或聯(lián)系、比較、推斷，從中找出問(wèn)題的實(shí)質(zhì)和規(guī)律，找出對(duì)調(diào)查對(duì)象的分析結(jié)果。3探討分析階段主要包括四個(gè)工作環(huán)節(jié)（見圖6-12）。圖6-12探討分析階段的四個(gè)工作環(huán)節(jié)對(duì)調(diào)查材料的取舍、審定、核對(duì)和證實(shí)利用科學(xué)準(zhǔn)確的研究方法，對(duì)調(diào)研內(nèi)容進(jìn)行研究分析統(tǒng)計(jì)確定研究結(jié)果分類整理，將初級(jí)信息通過(guò)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為高層次信息結(jié)論報(bào)告階段結(jié)論報(bào)告階段，主要包括組織撰寫調(diào)研報(bào)告工作和調(diào)查探討的總結(jié)善后工作兩項(xiàng)。調(diào)研報(bào)告真實(shí)的信息材料、細(xì)致的分析與科學(xué)的論證，是調(diào)研報(bào)告的關(guān)鍵。調(diào)研報(bào)告的寫作是應(yīng)用文寫作，是秘書必需駕馭的重要寫作技能之一。調(diào)研報(bào)告既講究以人們相識(shí)問(wèn)題的一般思路為邏輯結(jié)構(gòu)，又提倡寫作特色明顯，形式多樣，不拘一格。41調(diào)查探討的總結(jié)調(diào)查探討的總結(jié)善后工作是秘書對(duì)所組織的調(diào)研工作的行政事務(wù)總結(jié)善后，也是秘書做任何工作必有的一個(gè)環(huán)節(jié)。2第四節(jié)秘書調(diào)查探討報(bào)告與實(shí)務(wù)本節(jié)要點(diǎn)一、秘書調(diào)查探討報(bào)告的撰寫二、秘書調(diào)查探討實(shí)務(wù)調(diào)查報(bào)告是對(duì)整個(gè)調(diào)查探討結(jié)果的客觀而又具體的反映，是對(duì)調(diào)查材料的深化分析探討的總結(jié)，因此，嫻熟駕馭調(diào)查報(bào)告的撰寫方法，是秘書必需具備的基本功。一、調(diào)研報(bào)告的基本格式（一）標(biāo)題：有兩種形式調(diào)研報(bào)告標(biāo)題正標(biāo)題是全文的主要內(nèi)容或中心觀點(diǎn)的概括與說(shuō)明。副標(biāo)題補(bǔ)充交代調(diào)查對(duì)象或調(diào)查內(nèi)容，并標(biāo)明文種正標(biāo)題加副標(biāo)題（二）前言也稱導(dǎo)語(yǔ)，起著總領(lǐng)或引出全文的作用。主要概括介紹調(diào)查的意義和目的、調(diào)查對(duì)象和范圍、調(diào)查實(shí)行的方法及其過(guò)程等。前言要開宗明義，言簡(jiǎn)意賅，明快樸實(shí)，緊扣主題形式有：概述式：用敘述的方法，概括地寫出調(diào)研報(bào)告的基本狀況、問(wèn)題、目的、方法及其重要意義；結(jié)論式：先寫調(diào)查結(jié)論，然后分別敘述調(diào)查的內(nèi)容；說(shuō)明式：先簡(jiǎn)要說(shuō)明所述對(duì)象的基本狀況，背景狀況，再敘述主題和其他有關(guān)材料；提問(wèn)式：開頭首先提出問(wèn)題，給人設(shè)下懸念，然后引出下文。（三）主體主體是表現(xiàn)調(diào)研報(bào)告主題的重要部分。它具體敘述調(diào)查的內(nèi)容，其中包括事實(shí)材料、中心思想及調(diào)查者的分析和評(píng)價(jià)等。主體有如下幾種結(jié)構(gòu)：橫式結(jié)構(gòu)：即把調(diào)查探討的事實(shí)和形成的觀點(diǎn)，按其內(nèi)在邏輯聯(lián)系，分成幾個(gè)部分，并列排放，分別敘述，從不同的方面共同說(shuō)明調(diào)研報(bào)告的主題?？v式結(jié)構(gòu)：即依據(jù)事務(wù)發(fā)展過(guò)程的先后次序和歷史依次來(lái)敘述事實(shí)，闡明觀點(diǎn)。綜合式結(jié)構(gòu)：也稱縱橫式結(jié)構(gòu)。即縱式結(jié)構(gòu)和橫式結(jié)構(gòu)結(jié)合運(yùn)用，通常是按時(shí)間依次介紹閱歷產(chǎn)生的前因后果，然后再將閱歷并列為幾個(gè)部分加以說(shuō)明。逐點(diǎn)式結(jié)構(gòu)：即圍繞一個(gè)主題，調(diào)查了若干個(gè)對(duì)象，每個(gè)對(duì)象供應(yīng)的狀況或閱歷教訓(xùn)各有其特點(diǎn)，為了充分反映調(diào)查結(jié)果，可以分幾個(gè)相對(duì)獨(dú)立的部分來(lái)寫，逐一說(shuō)明調(diào)查所得各種狀況。撰寫調(diào)研報(bào)告的方法：先敘后議：即先擺事實(shí)，著力敘述事物的前因后果，來(lái)龍去脈，再扼要地歸納相識(shí)，得出結(jié)論；夾敘夾議：即一邊敘述交待調(diào)查的事實(shí)狀況，一邊進(jìn)行必要的爭(zhēng)論，觀點(diǎn)與材料滲透在一起；印證說(shuō)明：即先提出觀點(diǎn)和方法，再擺事實(shí)加以印證。(四)結(jié)尾調(diào)研報(bào)告的結(jié)尾，從形式上看，一般有：無(wú)結(jié)束語(yǔ)；有簡(jiǎn)短的結(jié)束語(yǔ)；有較長(zhǎng)的結(jié)束語(yǔ)。從內(nèi)容上看，主要有：概括主題，深化主題；總結(jié)閱歷，形成結(jié)論；指出問(wèn)題，提出建議；展望將來(lái)，說(shuō)明意義四種類型。（五）附錄是調(diào)查探討的附加部分。調(diào)研報(bào)告的正文包涵不了，或者是沒有說(shuō)到而又須要附帶說(shuō)明的問(wèn)題和狀況，在全文結(jié)束時(shí)，可將這些問(wèn)題或狀況寫出來(lái)附于調(diào)研報(bào)告的正文之后。附錄的內(nèi)容一般是有關(guān)材料的出處，參考的資料和書籍，調(diào)查統(tǒng)計(jì)圖表的注釋和說(shuō)明，以及旁證材料等。二、調(diào)研報(bào)告的寫作調(diào)研報(bào)告寫作環(huán)節(jié)語(yǔ)言的使用材料的取舍提綱的擬定主題的確定（一）主題的確定主題是調(diào)研報(bào)告的靈魂，是說(shuō)明事物、闡明道理所表現(xiàn)出來(lái)的基本思想和觀點(diǎn)。主題必需明確、集中、深刻、新穎 。確定主題的過(guò)程，是相識(shí)主要沖突、揭示事物本質(zhì)的過(guò)程，調(diào)研報(bào)告的主題，有的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)確定的，有的是自己探討得出來(lái)的，有的是在設(shè)計(jì)階段已經(jīng)提出雛形，還有的是在調(diào)查階段逐步醞釀形成的。（二）材料的取舍材料的取舍要圍圍著已定的主題來(lái)確定，去掉與主題無(wú)關(guān)的、次要的、非本質(zhì)的、瑣碎的、尤其的虛假的、不行靠的材料，選用那些能夠真正反映客觀事物本質(zhì)和主流的材料，才能更好地論證主題，表現(xiàn)主題，使寫出來(lái)的調(diào)研報(bào)告更加繪聲繪色。（三）提綱的擬定結(jié)構(gòu)是調(diào)研報(bào)告的骨架，骨架要支配的妥貼嚴(yán)謹(jǐn)合理，在動(dòng)筆前擬制好寫作提綱是關(guān)鍵。寫作提綱分為條目提綱和觀點(diǎn)提綱條目提綱就是從層次上列出調(diào)研報(bào)告的章節(jié)目。觀點(diǎn)提綱是在此基礎(chǔ)上列出各章節(jié)目所要敘述的觀點(diǎn)。（四）語(yǔ)言的運(yùn)用調(diào)研報(bào)告是一種以敘事為主的說(shuō)明性文體。其語(yǔ)言要求是精確、簡(jiǎn)潔、通俗。精確：就是要實(shí)事求是，陳述事實(shí)要真實(shí)牢靠，爭(zhēng)論要把握分寸，不能隨意拔高或貶低；引用數(shù)據(jù)要正確無(wú)誤。簡(jiǎn)潔：就是要用完可能少的語(yǔ)句，表達(dá)盡可能多的內(nèi)容；對(duì)事實(shí)的敘述，不要作過(guò)多的描繪；對(duì)觀點(diǎn)的闡釋，不要作煩瑣的論證；對(duì)可有可無(wú)的段落、字句要統(tǒng)統(tǒng)刪去。通俗：就是要有樸實(shí)、明白、平易近人的語(yǔ)言以敘述和爭(zhēng)論為主不要抒情和渲染的描寫，不要運(yùn)用深僻的專業(yè)術(shù)語(yǔ)和華而不實(shí)的詞藻，不隨意運(yùn)用夸張和奇妙的比方。三、調(diào)查探討實(shí)務(wù)這是某高校秘書專業(yè)設(shè)計(jì)的，由秘書專業(yè)學(xué)生對(duì)以往十屆畢業(yè)生的追蹤調(diào)研。學(xué)生的工作主要是調(diào)查，探討分析及調(diào)研報(bào)告由專業(yè)教師形成，所以，材料有典型的教學(xué)操作特色。支配和支配1例文2秘書專業(yè)1997－1998學(xué)年對(duì)以往十屆畢業(yè)生調(diào)查探討支配本次調(diào)查探討由秘書專業(yè)統(tǒng)一組織，專業(yè)主任總負(fù)責(zé)。具體支配如下：一、調(diào)查探討實(shí)踐目的對(duì)秘書專業(yè)1987－1997年十屆畢業(yè)生做問(wèn)卷式追蹤調(diào)查，為專業(yè)的教學(xué)工作供應(yīng)反饋信息。相識(shí)社會(huì)，學(xué)習(xí)與人的工作交往，學(xué)會(huì)處理交際事務(wù)。相識(shí)秘書工作，初步嘗試社會(huì)調(diào)查的方式。二、調(diào)研步驟1.活動(dòng)自1998年1月13日至2月12日止。2.專業(yè)為學(xué)生供應(yīng)有關(guān)文字資料，包括：專業(yè)給各位畢業(yè)生的問(wèn)候函、對(duì)畢業(yè)生的問(wèn)卷調(diào)查表、學(xué)校給畢業(yè)生供職單位的函、各屆畢業(yè)生的部分聯(lián)系方法3.專業(yè)為每位學(xué)生指定調(diào)查對(duì)象，并要求在13日后一周內(nèi)與調(diào)查對(duì)象取得聯(lián)系，發(fā)放問(wèn)卷，問(wèn)卷由畢業(yè)生填寫。4.1998年2月12日（注冊(cè)日）學(xué)生交回調(diào)查結(jié)果，包括：回收的對(duì)畢業(yè)生的問(wèn)卷調(diào)查表、畢業(yè)生單位的回函、關(guān)于畢業(yè)生供職單位的介紹材料、學(xué)生在問(wèn)詢調(diào)查中對(duì)調(diào)查對(duì)象的書面印象報(bào)告、調(diào)查對(duì)象的名片。三、調(diào)查實(shí)踐要求1.這是一次對(duì)以往十年的秘書專業(yè)畢業(yè)生的調(diào)查，其成果將對(duì)秘書專業(yè)的發(fā)展完善有極其重要的意義，請(qǐng)學(xué)生視為己任。2.十年寒暑，找尋將會(huì)有艱難，請(qǐng)拿出我們的堅(jiān)韌和執(zhí)著；十度春秋，調(diào)查或許有出乎意料的收獲，請(qǐng)關(guān)注他們的每一份耕耘，寫入報(bào)告；也請(qǐng)把學(xué)校的今日告訴他們。3.書面報(bào)告的標(biāo)題統(tǒng)一為《對(duì)＿＿屆秘書專業(yè)畢業(yè)生（畢業(yè)生姓名）的調(diào)查匯報(bào)》，結(jié)構(gòu)分四部分：調(diào)查對(duì)象的基本狀況；調(diào)查對(duì)象工作、生活和接受接著教化的狀況；調(diào)查對(duì)象的反應(yīng)；歸納和總結(jié)。4.本次實(shí)踐將以調(diào)查結(jié)果、書面匯報(bào)和完成時(shí)間等評(píng)定成果。介紹函和調(diào)查提綱例文3××高校介紹函__________（單位）：貴單位職工___是我校秘書專業(yè)____屆畢業(yè)生。我校為進(jìn)一步探討高等秘書教化工作，對(duì)該專業(yè)1987年至1997年十屆畢業(yè)生追蹤調(diào)查，全面了解畢業(yè)生的工作狀態(tài)、就職心理、目前職業(yè)水平和領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)，請(qǐng)撥冗幫助為盼。2附：調(diào)查問(wèn)題：1.該職工在貴單位的工作時(shí)間（以年度計(jì)）____年。2.該職工在現(xiàn)在崗位上，其實(shí)力水A.較強(qiáng)B.一般C.不能勝任工作3.在晉升提薪問(wèn)題上，貴單位對(duì)該職工是否有明確的繼續(xù)學(xué)習(xí)要求：A.有B.沒有C.是一般號(hào)召的4.對(duì)職工在職接受接著教化，貴單位規(guī)定A.資助學(xué)費(fèi)B.供應(yīng)時(shí)間便利C.晉升提薪考慮成果優(yōu)異者。感謝合作!××高校一九九八年一月問(wèn)卷例文4××高校秘書專業(yè)對(duì)畢業(yè)生狀況的追蹤調(diào)查問(wèn)卷1.屆別____（以畢業(yè)年號(hào)為準(zhǔn)）姓名____男女2.現(xiàn)工作單位____________3.現(xiàn)任職務(wù)____職稱____學(xué)歷____政治面貌____4.限制你晉升提薪的主要緣由是:A.實(shí)力B.文憑C.人際人緣D.制度5.你認(rèn)為對(duì)秘書最重要的職業(yè)要求是：A.容人B.廉潔C.忠誠(chéng)D.其他36.我們認(rèn)為外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、駕駛技術(shù)對(duì)秘書很重要：A.是B.對(duì)有的秘書如此C.不是7.你做的是否是秘書工作：A.是B.曾經(jīng)做過(guò)C.始終未做8.你認(rèn)為現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的工作：A.滿足B.一般C.不滿足D.不知道對(duì)問(wèn)卷的統(tǒng)計(jì)例文5××高校秘書專業(yè)對(duì)畢業(yè)生狀況的追蹤調(diào)查問(wèn)卷統(tǒng)計(jì)1.屆別1987—1996共10屆（以畢業(yè)年號(hào)為準(zhǔn)）2.現(xiàn)工作單位范圍（即主要就業(yè)去向）____________3.現(xiàn)任最高職務(wù)：副處長(zhǎng)，最高職稱：中級(jí)，最高學(xué)歷：碩士學(xué)位4.限制你晉升提薪的主要緣由是A.實(shí)力14.5％B.文憑26.5％C.人際人緣11.2％D.制度47.8％5.你認(rèn)為對(duì)秘書最重要的職業(yè)要求是:A.容人31％B.廉潔6.8％C.忠誠(chéng)32.5％D.其他29.7％46.我們認(rèn)為外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、駕駛技術(shù)對(duì)秘書很重要：A.是72.5％B.對(duì)有的秘書如此24.9％C.不是2.6％7.你做的是否是秘書工作：A.是29.8％B.曾經(jīng)做過(guò)38.9％C.始終未做31.3％8.認(rèn)為現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的工作：A.滿足76.7％B.一般20.4％C.不滿足0D.不知道2.9％第五節(jié)秘書信息工作本節(jié)要點(diǎn)二、簡(jiǎn)報(bào)工作一、秘書信息工作三、信息資料工作當(dāng)今是信息時(shí)代，信息、能源與材料已成為人類社會(huì)的三大資源。信息工作是秘書做好“協(xié)助管理”的一項(xiàng)重要工作。各機(jī)構(gòu)作出任何決策都離不開信息。本節(jié)著重闡述信息在發(fā)展經(jīng)濟(jì)管理社會(huì)事務(wù)過(guò)程中的作用、秘書信息的內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)信息的搜集方法及處理原則等。一、信息在外向型經(jīng)

濟(jì)工作的重要作用當(dāng)前，國(guó)際貿(mào)易內(nèi)容和形式發(fā)生變更：除了商品貿(mào)易外，還有利用外資、引進(jìn)技術(shù)和勞務(wù)合作等。當(dāng)前，國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也發(fā)生變更：從單純商品數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)向主要依靠技術(shù)、信息、管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)等手段的競(jìng)爭(zhēng)。在競(jìng)爭(zhēng)之中，對(duì)他國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、法律及文化、思想等信息不駕馭，必?cái)　９士烧f(shuō)信息已成為當(dāng)今世界確定生產(chǎn)力、競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)成就的關(guān)鍵因素。（一）信息是企業(yè)制定

支配與決策的依據(jù)信息、商品生產(chǎn)與商品推銷三者構(gòu)成對(duì)外經(jīng)營(yíng)的“三要素”。缺一不行。營(yíng)銷學(xué)觀念：成交一筆對(duì)外貿(mào)易，90%是依靠信息，僅10%的靠推銷的“自覺努力”。產(chǎn)品的生產(chǎn)以信息為依據(jù)，產(chǎn)品的成功銷售是對(duì)信息的檢驗(yàn)。因此，捕獲信息，駕馭國(guó)際市場(chǎng)行情，是涉外企業(yè)決策者和領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策和支配的基本條件。企業(yè)決策者和領(lǐng)導(dǎo)者所須要的信息：須要信息企業(yè)內(nèi)部信息：本國(guó)重大的有關(guān)方針政策，進(jìn)出口國(guó)別、地區(qū)政策，商品貨源狀況如生產(chǎn)狀況、數(shù)量與質(zhì)量、現(xiàn)貨與期貨、倉(cāng)儲(chǔ)與運(yùn)輸、推銷支配與銷售意圖，其他各種歷史資料等。企業(yè)外部信息：對(duì)象國(guó)的政治經(jīng)濟(jì)、社會(huì)習(xí)俗、貿(mào)易法規(guī)和特殊規(guī)定，市場(chǎng)狀況如供求關(guān)系、銷售渠道、淡旺季節(jié)，愛好，科技，金融貨幣及價(jià)格，客戶和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手狀況等。綜合信息：即對(duì)各種信息進(jìn)行綜合分析加工后的信息。對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行分析有助了解本企業(yè)所處位置，對(duì)外部信息進(jìn)行分析的有助了解外部狀況對(duì)本企業(yè)是機(jī)會(huì)還是威逼?，F(xiàn)代管理認(rèn)為：管理是由支配、執(zhí)行和限制三個(gè)基本環(huán)節(jié)組成。而每個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)，都有離不開信息。依據(jù)信息反饋，剛好調(diào)整經(jīng)營(yíng)管理策略，才能保證企業(yè)在變更中求得生存和發(fā)展。（二）信息是企業(yè)對(duì)日常業(yè)務(wù)活動(dòng)有效限制的基礎(chǔ)信息是一種潛在的生產(chǎn)力，能轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。剛好對(duì)信息進(jìn)行加工和利用，不僅可節(jié)約物資與能源，而且能使企業(yè)起死回生，從衰弱轉(zhuǎn)向旺盛。當(dāng)世界以技術(shù)密集型產(chǎn)品為主的生產(chǎn)時(shí)代，我國(guó)出口仍以勞動(dòng)密集型為主的產(chǎn)品，其緣由有：發(fā)達(dá)國(guó)家勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)在衰退；亞洲“四小龍”也向技術(shù)密集型產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)換；勞動(dòng)密集型的初級(jí)產(chǎn)品仍有很大市場(chǎng)；土特產(chǎn)及高精尖的工藝品是技術(shù)密集型產(chǎn)品所不行替代的（三）信息是企業(yè)實(shí)現(xiàn)出口商品戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的手段二、外向型經(jīng)濟(jì)信息的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)信息內(nèi)容：世界經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)趨勢(shì)、各國(guó)和各地區(qū)經(jīng)濟(jì)概況、國(guó)際商品市場(chǎng)、金融外匯市場(chǎng)、運(yùn)輸保險(xiǎn)和海關(guān)等各個(gè)領(lǐng)域，還有投資信托、技術(shù)引進(jìn)等到方面的情報(bào)資料，還包括各國(guó)和各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易政策法令、條例，以及它們的風(fēng)俗、習(xí)慣和愛好等狀況資料。（一）世界商品市場(chǎng)信息出口商品信息：1、商品本身的特點(diǎn)：如商品的自然屬于性、品種、規(guī)格、用途、經(jīng)濟(jì)價(jià)值；2、商品的生產(chǎn)、消費(fèi)、國(guó)際貿(mào)易近況和特點(diǎn)：包括世界生產(chǎn)總是和主要生產(chǎn)國(guó)的生產(chǎn)量變動(dòng)狀況，生產(chǎn)集中和壟斷狀況，季節(jié)變動(dòng)狀況，科技進(jìn)步和國(guó)家壟斷機(jī)制對(duì)生產(chǎn)的影響；世界部消費(fèi)量和主要消費(fèi)國(guó)消費(fèi)量的變動(dòng)，消費(fèi)習(xí)慣和季節(jié)性變動(dòng)狀況；世界貿(mào)易量和主要出口國(guó)的進(jìn)出口量，進(jìn)出口的品種和地區(qū)構(gòu)成，季節(jié)變動(dòng)狀況以及有關(guān)貿(mào)易政策等；3、商品供求的變更特點(diǎn)和規(guī)律，以及影響供求關(guān)系變動(dòng)的因素。商品價(jià)格信息：價(jià)格是商品價(jià)值的貨幣表現(xiàn)。價(jià)格對(duì)商品銷售量及盈利大小有著干脆的影響，因此，駕馭出品商品的價(jià)格狀況，對(duì)于涉外企業(yè)制定適度的價(jià)格策略有重要作用，其信息內(nèi)容包括：1、出口商品生產(chǎn)成本，影響國(guó)外市場(chǎng)價(jià)格變更的因素；2、國(guó)外市場(chǎng)商品價(jià)格動(dòng)態(tài)，以及各種不同的價(jià)格政策對(duì)商品銷售量的影響；3、出口商品中替換產(chǎn)呂價(jià)格的大小，及其新產(chǎn)品的定價(jià)策略；4、出品生命周期不同階段的定價(jià)原則；5、不同國(guó)家、不同市場(chǎng)價(jià)格差異政策等。國(guó)外顧客消費(fèi)需求信息：顧客的需求是企業(yè)一切活動(dòng)的中心和動(dòng)身點(diǎn)。其信息內(nèi)容有：1、國(guó)外市場(chǎng)社會(huì)購(gòu)買力狀況，及國(guó)外顧客消費(fèi)需求構(gòu)成和購(gòu)買投身狀況；2、現(xiàn)有國(guó)外顧客數(shù)量及其分布狀況，包括國(guó)外顧客的身份、地位狀況，對(duì)商品的購(gòu)買習(xí)慣和購(gòu)買數(shù)量，對(duì)商品的購(gòu)買緣由和購(gòu)買動(dòng)機(jī)，對(duì)商品的特殊愛好，對(duì)商品的信任程度、需求的時(shí)間和緣由；3、國(guó)外顧客對(duì)本企業(yè)生產(chǎn)的商品的設(shè)計(jì)、性能、包裝的改進(jìn)看法和具體要求，以及對(duì)本企業(yè)的商品（包括服務(wù)在內(nèi)）的滿足程度；4、國(guó)外顧客的經(jīng)濟(jì)來(lái)源和經(jīng)濟(jì)收入狀況；5、國(guó)外潛在顧客以及商品普及率的狀況等。國(guó)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況：競(jìng)爭(zhēng)的存在，對(duì)于企業(yè)制訂國(guó)外市場(chǎng)營(yíng)銷決策有重要的影響，故須細(xì)致分析和探討國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手可能作出的種種反應(yīng)，并時(shí)刻留意競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的各種動(dòng)向。1、對(duì)國(guó)外市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)者的商品的設(shè)計(jì)、性能、包裝、售前售后優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)的分析；2、對(duì)國(guó)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)者商品價(jià)格和定價(jià)政策分析；3、對(duì)國(guó)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)者的廣告監(jiān)視、廣告費(fèi)用和廣告政策的分析；4、對(duì)國(guó)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)者安排渠道運(yùn)用狀況的分析；5、對(duì)國(guó)外市場(chǎng)將來(lái)競(jìng)爭(zhēng)狀況的分析與估計(jì)，以及對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者服務(wù)方式的狀況分析。國(guó)外市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)效果狀況：對(duì)經(jīng)營(yíng)效果的分析，有利于制定保存或發(fā)展的策略方針，這方面信息內(nèi)容有：1、多種國(guó)外市場(chǎng)推銷手段的效果；2、國(guó)外市場(chǎng)廣告效果；3、國(guó)外市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)效果變更緣由；4、通過(guò)本企業(yè)國(guó)外市場(chǎng)網(wǎng)點(diǎn)銷售與托付代銷的效果；5、國(guó)外市場(chǎng)銷售服務(wù)方式等。（二）國(guó)別（地區(qū)）市場(chǎng)信息國(guó)別（地區(qū)）市場(chǎng)信息是國(guó)際市場(chǎng)信息主體。它主要是通過(guò)對(duì)貿(mào)易對(duì)象國(guó)家（地區(qū)）經(jīng)濟(jì)環(huán)境（包括宏觀的一般經(jīng)濟(jì)行情、中觀的具體部門經(jīng)濟(jì)即商品市場(chǎng)和微觀的經(jīng)濟(jì)措施），社會(huì)文化環(huán)境，政治法律環(huán)境等方面全面、綜合性的分析和探討，來(lái)制訂本企業(yè)相應(yīng)的地區(qū)戰(zhàn)略和市場(chǎng)細(xì)分戰(zhàn)略。政治法律環(huán)境資料：1、政府的形式和性質(zhì)：政體（是君主立憲還是聯(lián)邦或共和）；中心與地方政府的職責(zé)；政治氣候（執(zhí)政黨、在野黨、工會(huì)的勢(shì)力與力氣、政局是否穩(wěn)定、是人治還是法治）經(jīng)濟(jì)和社會(huì)政策。2、對(duì)外關(guān)系：政治關(guān)系（有無(wú)政治與軍事結(jié)盟）；經(jīng)濟(jì)關(guān)系（是否經(jīng)濟(jì)貿(mào)易集團(tuán)成員，在該集團(tuán)中的地位如何）；在國(guó)際經(jīng)濟(jì)組織中的地位與作用（這些國(guó)際機(jī)構(gòu)包括國(guó)際貨幣基金、世界銀行和關(guān)稅與貿(mào)易總協(xié)定）；該國(guó)對(duì)世界重大經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的看法（如對(duì)南南、南北東西經(jīng)濟(jì)關(guān)系上的看法。3、經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策：這些國(guó)家執(zhí)行了哪些經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策。發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)政策有的傾向于供應(yīng)學(xué)派；有的傾向于貨幣學(xué)派；有的傾向于凱恩斯主義（刺激需求）；有的是綜合式的政策。4、國(guó)家法律：即指各種經(jīng)濟(jì)立法，如專利法、商標(biāo)法、廣告法、競(jìng)爭(zhēng)法、海關(guān)稅收法，以及愛護(hù)消費(fèi)者的種種法令。經(jīng)濟(jì)環(huán)境方面的資料：國(guó)別市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，干脆關(guān)系到市場(chǎng)容量的大小和市場(chǎng)狀況。其資料收集有：1、總?cè)丝诤腿丝诘淖匀辉鲩L(zhǎng)率：總?cè)丝谂c市場(chǎng)大?。ㄓ绕涫悄承┫M(fèi)品）成正比；人口自然增長(zhǎng)率超過(guò)國(guó)民收入的增長(zhǎng)率，會(huì)使消費(fèi)下降。2、國(guó)民生產(chǎn)總值及國(guó)民收入的安排：國(guó)民生產(chǎn)總值及國(guó)民收入總值會(huì)影響需求商品的構(gòu)成。而國(guó)民收入安排狀況（集中或平均）亦干脆影響市場(chǎng)購(gòu)買力。3、基礎(chǔ)設(shè)施：包括該國(guó)運(yùn)輸方式的構(gòu)成，海運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn)所占的比例及經(jīng)營(yíng)狀況。①海洋運(yùn)輸L主要港口及設(shè)施、吞吐量、碼頭、泊位；該國(guó)航運(yùn)對(duì)我國(guó)有無(wú)特地的泊位及服務(wù)設(shè)施。②空運(yùn)：國(guó)際與國(guó)內(nèi)機(jī)場(chǎng)的數(shù)目與設(shè)施，年貨運(yùn)量及對(duì)我國(guó)的空運(yùn)設(shè)施。③鐵路：主要干線、里數(shù)、貨運(yùn)及與我國(guó)有無(wú)鐵路聯(lián)運(yùn)。④通信設(shè)施：通訊衛(wèi)星的運(yùn)用，電話、電視數(shù)量及效率，計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)狀況等。4、財(cái)政金融狀況：包括銀行系統(tǒng)、貨幣管理、貨幣發(fā)行量、匯率的制定、貨幣幣值的變更、外匯市場(chǎng)、證券市場(chǎng)狀況及通貨膨脹狀況。社會(huì)文化環(huán)境方面的資料產(chǎn)品的銷售與社會(huì)文化環(huán)境的關(guān)系特別親密，不同的風(fēng)俗習(xí)慣、教化水平、語(yǔ)言文字、宗教信仰、價(jià)值觀念、藝術(shù)與美學(xué)觀念等都會(huì)影響商品的銷售。物質(zhì)文化風(fēng)俗習(xí)慣宗教信仰價(jià)值觀念社會(huì)文化環(huán)境資料收集范圍教育水平客戶方面信息：客戶信息是指熟悉并駕馭國(guó)外客戶的政治和資信的具體狀況。它是確定我涉外單位正確選擇和運(yùn)用交易對(duì)象，對(duì)其實(shí)行什么政策和做法的重要依據(jù)?？蛻粜畔?nèi)容有：1、客戶的政治背景：主要指企業(yè)的政治背景、與政界的聯(lián)系、企業(yè)負(fù)責(zé)人參與的黨派及對(duì)我國(guó)的政治看法。2、客戶信用狀況的三要素（品德、實(shí)力、資本）：①經(jīng)營(yíng)作風(fēng)（品德）：是指客戶的商業(yè)道德和經(jīng)紀(jì)人品質(zhì)是否誠(chéng)懇牢靠，合同履約率和信譽(yù)；②經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)實(shí)力：有活動(dòng)實(shí)力（經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的種類和成交契約種類），推銷實(shí)力（經(jīng)營(yíng)商品的品種和地區(qū)范圍），經(jīng)營(yíng)性質(zhì)（好用戶或中間商、專業(yè)商、兼營(yíng)商），法律地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）銷售渠道和貿(mào)易關(guān)系（公司在國(guó)內(nèi)外分支機(jī)構(gòu)、銷售地區(qū)、商品推銷員數(shù)、管理體制），與客戶的歷史、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、銷售、盈虧、財(cái)務(wù)狀況和企業(yè)發(fā)展支配；③資本：資產(chǎn)（注冊(cè)資本、實(shí)際資本、公債、其他財(cái)產(chǎn)、資產(chǎn)負(fù)債表）和食用實(shí)力（供貸信用、銀行信用、信用擔(dān)保）3、客戶信用的鑒定和分類：把通過(guò)銀行、工商團(tuán)體、專業(yè)詢問(wèn)機(jī)構(gòu)、駐外機(jī)構(gòu)、報(bào)刊資料、公司資產(chǎn)負(fù)債表、活動(dòng)報(bào)告、簡(jiǎn)介、手冊(cè)或到國(guó)外考察和貿(mào)易接觸等途徑搜集到的客戶信用資料，進(jìn)行綜合分析、探討，把客戶分成四類。一般往來(lái)戶普通聯(lián)系戶不與往來(lái)戶基本往來(lái)戶三、外向型經(jīng)濟(jì)信息的搜集方法1、委托現(xiàn)有信息業(yè)或代理機(jī)構(gòu)獲取急需的某方面信息。2、訂閱國(guó)內(nèi)外主要電訊和有關(guān)的報(bào)刊資料。3、通過(guò)各種業(yè)務(wù)活動(dòng)，有目的搜集第一手“活”資料。4、在國(guó)外建立推銷網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，組建信息網(wǎng)絡(luò)。5、充分利用駐外機(jī)構(gòu)的渠道，廣泛了國(guó)際市場(chǎng)信息。信息收集方法四、經(jīng)濟(jì)信息收集處理的基本原則注重信息的時(shí)效性信息收集處理原則突出信息的適用性確保信息的真實(shí)性注意信息的全面性保持信息的系統(tǒng)性五、簡(jiǎn)報(bào)工作在實(shí)踐中，信息溝通是特別重要的，組織或系統(tǒng)上下左右的溝通不行能總是靠會(huì)議或會(huì)面通報(bào)，內(nèi)部的簡(jiǎn)報(bào)就是最得力的信息溝通的方法。（一）簡(jiǎn)報(bào)及簡(jiǎn)報(bào)工作“簡(jiǎn)報(bào)”是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體等組織內(nèi)部的一種文書形式，是以反映狀況、溝通閱歷、傳遞信息為主要內(nèi)容的簡(jiǎn)要報(bào)告或報(bào)道。簡(jiǎn)報(bào)工作是秘書圍繞簡(jiǎn)報(bào)所做的信息收集、簡(jiǎn)報(bào)編制、發(fā)送等諸多工作中的一項(xiàng)常規(guī)信息工作。（二）簡(jiǎn)報(bào)的作用作為一種簡(jiǎn)要的動(dòng)態(tài)性報(bào)告或報(bào)道，簡(jiǎn)報(bào)主要有三項(xiàng)作用（見圖6-13）。圖6-13簡(jiǎn)報(bào)的作用簡(jiǎn)報(bào)能使組織及時(shí)與上下左右溝通情況，交流經(jīng)驗(yàn)。有利于加強(qiáng)工作系統(tǒng)化，使整體工作協(xié)調(diào)推進(jìn)簡(jiǎn)報(bào)能迅速向上級(jí)反映動(dòng)態(tài)，便于領(lǐng)導(dǎo)了解、掌握情況、分析問(wèn)題、做出決策；便于領(lǐng)導(dǎo)正確指導(dǎo)工作簡(jiǎn)報(bào)可以為新聞提供報(bào)道線索，擴(kuò)大信息渠道和作用（三）簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)秘書做簡(jiǎn)報(bào)工作，不僅要?jiǎng)庸P，更重要的是要?jiǎng)邮謩?dòng)腦，要充分了解狀況，才能分析綜合。簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)可以用三個(gè)字簡(jiǎn)約地概括（見圖6-14）。圖6-14簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)短

平快是指文字簡(jiǎn)潔，文章短是指內(nèi)容平實(shí)、真實(shí)、實(shí)在，有價(jià)值、“含金量”高是指反映情況要及時(shí)（四）簡(jiǎn)報(bào)工作的基本程序依據(jù)信息工作的程序，“簡(jiǎn)報(bào)”工作也不外乎是：收集→加工→傳輸→利用→反饋。只是每一個(gè)環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)簡(jiǎn)報(bào)工作的特色。收集：收集環(huán)節(jié)秘書著重要明確收集什么、到哪兒去收集、如何收集的問(wèn)題。簡(jiǎn)報(bào)既要信息量大，也要顧及每期簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)道中心。要擅長(zhǎng)利用一切可以承載信息的手段，收集一切有利于領(lǐng)導(dǎo)和基層耳聰目明的信息；加工：加工環(huán)節(jié)就是秘書對(duì)簡(jiǎn)報(bào)的編制，編制工作要嚴(yán)格遵循秘書文字編輯工作的原則。傳輸：傳輸是指簡(jiǎn)報(bào)的發(fā)送，有閱歷的秘書重視建立和完善簡(jiǎn)報(bào)的發(fā)送網(wǎng)絡(luò)，重視報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)、傳送相關(guān)單位和發(fā)送下級(jí)部門的區(qū)分。利用：簡(jiǎn)報(bào)信息的利用是簡(jiǎn)報(bào)工作的目的，要使有關(guān)單位、部門接受簡(jiǎn)報(bào)信息，爭(zhēng)取對(duì)他們有用。反饋：反饋是新一輪信息簡(jiǎn)報(bào)工作的起先。（五）簡(jiǎn)報(bào)的格式簡(jiǎn)報(bào)不是正式的公文，但是簡(jiǎn)報(bào)一方面有不同單位各自的獨(dú)特格式；一方面也有在長(zhǎng)期實(shí)踐中約定俗成的相對(duì)固定格式。一般簡(jiǎn)報(bào)有報(bào)頭、正文和報(bào)尾三部分。具體內(nèi)容如下（見圖6-15）。圖6-15簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容簡(jiǎn)報(bào)的格式