商會組織架構(gòu)與管理制度

黑龍江省中小微企業(yè)商會組織架構(gòu)與管理制度目錄一、組織架構(gòu)圖……………2二、商會各部門職能職責………3~11（一）商會秘書長………………3（二）人力資源部總監(jiān)…………5（三）財務(wù)公益部總監(jiān)………………………7（四）會員發(fā)展部總監(jiān)…………8（五）宣傳策劃部總監(jiān)…………9（六）行政后勤部總監(jiān)………………………10三、商會管理商會基本運行制度……………12~40（制度一）商會秘書長、商會各部門辦公會議和每周例會制度…………12(制度二)商會秘書長、商會部門總監(jiān)請假報告制度………………14（制度三）商會分會及成員年度述職考核制度…………15（制度四）財務(wù)檢查制度……………………17（制度五）商會分會財務(wù)超預(yù)算開支審核報批制度………18（制度六）經(jīng)營情況分析報告制度…………19（制度七）年終工作報告和年度工作計劃報告制度………20（制度八）優(yōu)秀服務(wù)案例匯編和報告制度…………………21（制度九）重大突發(fā)事件及時報告制度……………………22（制度十）安全生產(chǎn)及管理制度……………24（制度十一）商會及分會管理理事會制度………………27（制度十二）管理商會成本費用控制的程序和制度………30（制度十三）管理商會采購控制的程序和制度………35組織架構(gòu)圖商會經(jīng)營管理和各部門職能職責：（一）商會秘書長職級：1級；直屬上司：商會理事會、商會執(zhí)行會長、名譽會長直屬部下；人力資源部總監(jiān)、財務(wù)公益部總監(jiān)、會員發(fā)展部總監(jiān)、商會策劃部總監(jiān)、行政后勤部總監(jiān)、分會秘書長職務(wù)概述：1.作為商會的總指揮一職，負責推進商會效益、服務(wù)及安全。2.帶領(lǐng)各部門負責人團結(jié)一致發(fā)揮各人所長，爭取更高的效率。

職責范圍：1、直接向會長負責，負責管理商會的日常運營工作。2、負責監(jiān)管商會財會部門進行每年管理商會預(yù)算計劃，并按其實際收入與預(yù)算對比做分析，于每月十號前告知各成員商會秘書長。3、控制商會運行成本及費用支出。監(jiān)管商會接待、員工工資、員工福利、維修合同、交費、水電費、通訊費、宴請費等相關(guān)費用，以最低的成本及費用得到最高的實際效益。4、整體負責每年會員拓展和維護計劃，預(yù)算，方案，保養(yǎng)維護計劃，人員組織架構(gòu)，工資預(yù)算及固定資產(chǎn)等報告。（1）于每年10月份提交下年度的收入預(yù)算計劃，上報商會會長及商會理事會審批及討論。（2）與人事資源部總監(jiān)制定及更新人員組織架構(gòu)，并以實際預(yù)算作對比及分析。（3）與行政后勤部總監(jiān)制定所有保養(yǎng)維護計劃及其相關(guān)的合同。5、與商會會員保持良好的關(guān)系。與每一個會員建立良好的關(guān)系。6、主持各個部門會議及每月匯報會議等。（1）主持每天與各部門總監(jiān)的營運會議，討論成本、費用及營運發(fā)生的問題，給予正確指令于當天解決。（2）主持每月與各部門總監(jiān)的商會發(fā)展會議，表揚優(yōu)秀的部門。（3）按實際收入、成本、費用與預(yù)算分析及跟進結(jié)果。8、維持與理事會之間的合作關(guān)系。與理事會保持良好的合作關(guān)系，解決困難及保障管理商會與理事會的利益。9、維持高水平的服務(wù)機制。（1）監(jiān)管及與各個部門總監(jiān)制定各成員店及各部門的培訓(xùn)課程。（2）監(jiān)管及與行政后勤部總監(jiān)制定各安全制度（包括：公共區(qū)、后臺、服務(wù)區(qū)、辦公設(shè)備、消防、廚房等），落實到各成員商會并定時安排防火演習及滅火器使用實習培訓(xùn)課程。10、豎立領(lǐng)導(dǎo)者的形象及與不同階級的員工作交流。秘書長是代表商會管理商會及理事會，必需要在會員及客人面前樹立良好形象及標準。11、制定內(nèi)部管理政策與程序及員工手冊等。（1）監(jiān)管及與各部門總監(jiān)制定其部門的運行政策與程序。（2）監(jiān)管及與人資部總監(jiān)和行政后勤部總監(jiān)制定適合各員工手冊及管理制度、工作流程、獎罰制度。12、保持與當?shù)馗髡块T的關(guān)系。（1）與當?shù)氐母髡块T保持良好關(guān)系，維護商會的利益。（2）保持所有營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)文件按時更換。（3）監(jiān)管財務(wù)部門，每年按時更換營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)文件，保證商會的正常運營。12、開拓商會服務(wù)項目及開發(fā)合作性商會。（1）對中小微企業(yè)進行可行性分析，深入了解其運行困難，并制定辦法。

（2）與其他可行性商會或各個行業(yè)部門進行合作。13、提升商會形象、維護商會形象、開發(fā)商會形象，建立和提升知名度，開發(fā)未來商會前進方向。（二）人力資源部總監(jiān)：職級：2級直屬上司：秘書長

直屬部下：人力資源部員工。需協(xié)調(diào)之崗位：管理商會各部門人力資源

職務(wù)概述：作為管理商會的人力資源部門負責人，，具體分管商會的招聘培訓(xùn)工作、勞資工作。于商會日常營運中，須以開源節(jié)流之精神，為商會爭取最高的經(jīng)濟效益，并須盡力協(xié)助總經(jīng)理完成商會的當年人事指標；同時，協(xié)助總經(jīng)理為商會建立最佳的形象。工作宗旨：高效服務(wù)，廉潔奉公，堅持原則，不徇私情，不謀私利，以嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和較高的工作效為成員商會各部門服務(wù)。職責范圍：1、直接向總經(jīng)理負責，負責人事行政部的日常管理工作。2、個人操作（1）擬定商會人力資源規(guī)劃，制定商會年度人事工作計劃，報上級部門批準后執(zhí)行（2）對商會人力資源工作進行指導(dǎo)與服務(wù)（3）制定相關(guān)人事管理制度、員工培訓(xùn)管理制度，參與制定針對員工的績效評價體系、商會員工的崗位描述、薪酬福利體系（4）審核和承辦人事招聘、職稱評定、調(diào)配任免、晉升辭退等工作（5）考察、考核、選拔、任用、調(diào)整及審核中層領(lǐng)導(dǎo)干部資格，做好公司商會管理人員晉升或調(diào)整（6）參與對商會分會中層管理者的評價工作

（7）承辦對新進員工在試用期內(nèi)每月兩次的訪談工作

（8）參與公司重大決策，就人力資源方面提出意見或建議，并解答相關(guān)問題（9）與政府機關(guān)、商會上級的聯(lián)絡(luò)及部門內(nèi)部的日常管理工作（10）協(xié)助秘書長辦公室做好對下屬分會的考核工作（11）工作臨時下達的工作任務(wù)3、人事培訓(xùn)（1）協(xié)助秘書處輔導(dǎo)其所分管部門的主管。（2）協(xié)助秘書處提高其所分管部門的員工士氣及改善員工的工作方法。（3）協(xié)助秘書處維持其所分管部門的員工紀律事宜。（4）協(xié)助秘書處面試與選聘其所分管部門的管理人員。（5）協(xié)助秘書處培訓(xùn)其所分管部門的管理隊伍。

（6）督導(dǎo)所管理部門的培訓(xùn)計劃，并保證必要的培訓(xùn)有效、準時的完成。（7）按時制定各成員商會的培訓(xùn)計劃，定時定期給成員商會進行培訓(xùn)。（8）建立人事檔案，對成員商會試行統(tǒng)一招聘，統(tǒng)一任免。5、跨部門及分部門協(xié)調(diào)（1）與政府有關(guān)部門保持良好的關(guān)系及有效的溝通，能夠及時得知政策、法規(guī)的變化通知。（2）與各部門總監(jiān)、經(jīng)理建立良好的工作關(guān)系，保證有效的溝通。（3）保證所管轄各分支的溝通順暢、合作密切。6、匯報及會議匯報：（1）按照要求，準時匯總各部門和分商會完成工作報告交于上級領(lǐng)導(dǎo)。（2）及時發(fā)現(xiàn)工作中遇到的各類問題、及時準確匯報給直接上級，確保工作準確、高效的完成。（三）、會員發(fā)展部總監(jiān)職級：2級直屬上司：秘書長

直屬部下：部門員工需協(xié)調(diào)之崗位：商會各部門職務(wù)概述：作為商會的會員發(fā)展部門負責人，負責協(xié)助秘書長執(zhí)行管理合同內(nèi)容條款與精神，并具體負責商會日常營運中商會會員的拓展、會員維護等，并須盡力協(xié)助秘書長完成商會的當年經(jīng)營預(yù)算指標；同時，協(xié)助秘書長為商會建立最佳的形象。予以會員提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。職責范圍：直接向秘書長負責，負責會員發(fā)展部的日常管理工作。個人操作：友善探訪各相關(guān)政府單位、會員及聽取意見。協(xié)助秘書長處理各類會員反映的問題。負責按國家規(guī)定及商會規(guī)定拓展商會會員。協(xié)助秘書長處理及安排政府人員巡視商會。對外方面：A:協(xié)助秘書長建立與當?shù)卣嘘P(guān)部門的良好關(guān)系。B:協(xié)助秘書長維持與其他行業(yè)部門及傳媒的良好關(guān)系。C:協(xié)助總經(jīng)理不斷構(gòu)思創(chuàng)新的會員發(fā)展目標。管理督導(dǎo)協(xié)助秘書長處理商會營運中所遇到的任何決策性問題。擁有商會分會的會員發(fā)展部門之營運管理、指揮權(quán)力及其管理人員工作表現(xiàn)的評估權(quán)力。督導(dǎo)管理直屬員工的日常工作內(nèi)容及流程在本部門的規(guī)定以內(nèi)。保證直屬部下的正常出勤檢查督導(dǎo)直屬員工的儀容儀表、禮儀禮貌達到規(guī)定標準，并進行定期或不定期的檢查。

4、積極培養(yǎng)、主導(dǎo)部門人員相關(guān)業(yè)務(wù)知識，加強相關(guān)業(yè)務(wù)能力，及時總結(jié)匯報會員難題。5、努力幫助下屬人員及商會分會人員完成工作任務(wù)。

6、制定相應(yīng)的會員發(fā)展維護計劃及實施方案。并及時反饋秘書長會員有關(guān)信息。制定會員開拓、方案策略和會員維護計劃。統(tǒng)一建立健全商會商會分會的會員檔案，積極維護，提升商會形象。

（四）財務(wù)公益部總監(jiān)：職級：2級直屬上司：秘書長

直屬部下：商會財務(wù)公益部及分會財務(wù)公益部，部門下屬人員需協(xié)調(diào)之崗位：商會各部門

職務(wù)概述：作為管理商會的財務(wù)公益部門負責人，負責協(xié)助秘書長執(zhí)行合同內(nèi)容條款與精神，并具體分管商會及分會財務(wù)部。于商會日常營運中，盡力協(xié)助秘書長完成商會的各項開支財務(wù)支出，并依據(jù)法律制定財務(wù)、公益方面相關(guān)規(guī)定制度，并負責商會的各項活動聯(lián)誼：直接向秘書長負責，負責財務(wù)公益部的日常管理工作。根據(jù)國家財務(wù)、財經(jīng)、公益有關(guān)制度和法規(guī)，結(jié)合商會實際情況，制定商會及各成員、商會財務(wù)公益管理辦法。按照國家統(tǒng)一的會計制度設(shè)置和使用會計科目。負責編制管理商會及分會財務(wù)計劃和費用預(yù)算，有效地籌劃和運用商會資金。商會及分會各項資金的收取與支出管理。財務(wù)統(tǒng)計和會計帳目、報表及年終結(jié)算工作。管理商會各種票據(jù)和帳目，杜絕資金流失。本部人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核監(jiān)督工作。向商會領(lǐng)導(dǎo)及政府職能部門作出財務(wù)報表。負責各成員商會收銀工作，做好收銀員的管理。配合總經(jīng)理制定財務(wù)制度及報銷制度。做好商會及分會商會月、季度、年審核工作。統(tǒng)計和出具各項成本及支出數(shù)據(jù)。做好應(yīng)收應(yīng)付款的結(jié)款工作。財務(wù)責任審閱其所分管的部門值班記事簿、每日財務(wù)收入和成本分析表。協(xié)助商會及分會會處理會員會費付款方法所引起的問題。協(xié)助商會及分會處理商會各類財務(wù)有關(guān)事件。協(xié)助商會及分會處理逃帳事件。制訂每年的各成員商會的每年經(jīng)營預(yù)算，并保證其執(zhí)行的有效性。

（五）宣傳策劃部總監(jiān)職級：2級直屬上司：秘書長

直屬部下：商會及分會策劃宣傳部門。需協(xié)調(diào)之崗位：商會管理各部門職務(wù)概述：作為管理商會的宣傳策劃部門負責人，負責協(xié)助秘書長策劃商會管理有關(guān)方案，并具體分管個成員商會的宣傳策劃部門。為商會的宣傳做好預(yù)案，并上報秘書長通過后進行組織實施，進行商會活動、網(wǎng)站等的維護策劃。

職責范圍：直接向秘書長負責，負責商會宣傳策劃部的日常管理工作。定期檢查監(jiān)督各成員商會的臺賬登記工作。維護各成員商會的廚房設(shè)備、物資、工具。必須正確使用和科學管理；行政后勤部總監(jiān)職級：2級直屬上司：秘書長

直屬部下：管理商會及各成員商會；餐飲部、客房部、娛樂部、保安部、康樂部需協(xié)調(diào)之崗位：管理商會各部門職務(wù)概述：作為整個商會行政后勤部總監(jiān)，負責整個商會的后勤保障及辦公室人員管理、辦公物品的登記、購辦整理，負責辦公室人員的培訓(xùn)，監(jiān)