公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

PAGEPAGE7第一部分檔案管理規(guī)范1總則1.1為了進(jìn)一步貫徹《公路法》、《檔案法》，規(guī)范交通建設(shè)局公路工程項(xiàng)目檔案管理，確保公路工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公路的建設(shè)、使用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建服務(wù)，根據(jù)上述各級部門規(guī)定、辦法，結(jié)合我局公路建設(shè)實(shí)際情況制定本標(biāo)準(zhǔn)。1.2公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在公路建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、交工、竣工全過程形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的文件材料。1.3公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路建設(shè)的真實(shí)記錄，是公路建設(shè)和管理的重要依據(jù)，各有關(guān)單位要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，切實(shí)做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。本辦法規(guī)定了交通建設(shè)局公路工程項(xiàng)目技術(shù)檔案管理?xiàng)l例、職責(zé)及控制措施，及文件材料的形成、積累、整理和歸檔，檔案的整理、匯總、移交和驗(yàn)收的一般原則。規(guī)范性應(yīng)用文件交通部2004年3號令——《公路工程竣(交)工驗(yàn)收辦法》交通部交辦發(fā)[2004]446號關(guān)于印發(fā)《公路工程項(xiàng)目竣（交）工驗(yàn)收辦法》交通部交辦發(fā)[2001]390號關(guān)于印發(fā)《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》國家檔案局、國家計(jì)委1988年國檔[1988]4號文《基本建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》DA/T28-2002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范自治區(qū)計(jì)委、自治區(qū)經(jīng)委2002年印發(fā)的新檔發(fā)[2002]21號文《新疆維吾爾自治區(qū)建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工檔案驗(yàn)收辦法》新疆交通廳公路工程質(zhì)監(jiān)站2004年5月出版的《公路工程施工技術(shù)資料匯編》1996年高管局印制的烏魯木齊—烏奎高速公路公路《竣工文件編制辦法》GB/T50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》自治區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督總站編制的《建設(shè)工程施工驗(yàn)收及技術(shù)資料編制指南（上、下冊）》檔案管理職責(zé)3.1根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則、檔案行政管理部門和上級主管部門依法對局竣工檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；局檔案部門對局有關(guān)各部門、施工、監(jiān)理部門的工程竣工文件材料的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。3.2交通建設(shè)局負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公路工程項(xiàng)目檔案工作，業(yè)務(wù)上接受上級檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督。3.3局辦公室負(fù)責(zé)對竣工資料的指導(dǎo)、檢查、驗(yàn)收工作。3.4各項(xiàng)目執(zhí)行辦公室按照局制定的本“編制辦法”負(fù)責(zé)對施工、監(jiān)理和其他有關(guān)單位竣工資料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查、組織整理和編制交竣工資料。3.5各項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)將竣工文件編制和檔案整理質(zhì)量作為工程質(zhì)量監(jiān)理工作的內(nèi)容之一，對施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理。3.6各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位均應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)檔案工作，根據(jù)建設(shè)單位的要求在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件形成、積累、整理和歸檔工作。3.7建設(shè)局、各公路項(xiàng)目執(zhí)行辦要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，層層建立檔案管理崗位責(zé)任制。從立項(xiàng)到竣工，每個(gè)工作程序、每個(gè)標(biāo)段都要明確檔案管理責(zé)任單位和責(zé)任人。3.8公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是公路建設(shè)的重要組成部分，建設(shè)局應(yīng)切實(shí)負(fù)起具體管理檔案工作的責(zé)任，將其納入公路建設(shè)工作的全過程，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，建立與工程檔案工作相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，制定檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的項(xiàng)目竣工文件編制和項(xiàng)目檔案管理。4檔案管理控制措施4.1公路建設(shè)檔案工作應(yīng)于公路建設(shè)同步，即所有公路建設(shè)項(xiàng)目，從立項(xiàng)就應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的收集、積累和整理工作；簽訂勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時(shí)，應(yīng)加補(bǔ)充協(xié)議，要對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求；按照合同管理的原則檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，對工程進(jìn)行考核和評比時(shí)，要同時(shí)檢查工程檔案的收集、整理情況；進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量等級評定和單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗(yàn)收后，及時(shí)整理歸檔。4.2交通建設(shè)局、施工單位須將基建工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計(jì)劃管理工作，納入施工管理和考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。建設(shè)局專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質(zhì)量評定工作、參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和工程項(xiàng)目總驗(yàn)收。4.3公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量是公路建設(shè)質(zhì)量的一個(gè)方面，從立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、交竣工驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)都要有相應(yīng)的項(xiàng)目檔案。對于未能按要求完整、成套、系統(tǒng)地完成項(xiàng)目檔案整理和編制工作的，按合同上有關(guān)規(guī)定辦理。5文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交5.1公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料要字跡清楚，圖面整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書寫材料（如圓珠筆、純籃墨水、紅墨水、復(fù)寫紙等）書寫、繪制。歸檔文件材料應(yīng)為原件。5.2施工單位要做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證等，整理好變更文件，按規(guī)定在工程交（竣）工驗(yàn)收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，須有施工單位或項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)人審核簽字。5.3交通建設(shè)局各承辦處、室，設(shè)計(jì)、施工（包括主承包、分包）、監(jiān)理單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好于公路建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按本《編制辦法》中第二部分“歸檔范圍、分類編號及保管期限”的要求，將具有查考利用價(jià)值的各種形式與載體的文件均收集齊全。5.4公路建設(shè)項(xiàng)目形成的全部文件在歸檔前必須由文件形成單位（建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位等）進(jìn)行系統(tǒng)整理。其分類組卷應(yīng)做到科學(xué)合理、充分，保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，歸檔案卷要符合本《編制辦法》中第三部分《檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定，‘分類編號、歸檔范圍及保管期限’應(yīng)依照第二部分“歸檔范圍、分類編號及保管期限”的要求執(zhí)行。5.5施工、監(jiān)理單位在竣工文件編制和整理、立卷后，應(yīng)依次由施工單位、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門、監(jiān)理部門、檔案部門對檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，并簽字確認(rèn)后按要求制作光盤檔案三套，并將兩套光盤檔案、紙質(zhì)檔案隨總歸檔目錄一并提交交通建設(shè)局檔案室，辦理最終交接手續(xù)。5.6各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)在公路建設(shè)項(xiàng)目交竣工驗(yàn)收前，工程完畢三個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目立卷歸檔的文件材料向交通建設(shè)局檔案室送審移交。公路建設(shè)項(xiàng)目檔案由交通建設(shè)局負(fù)責(zé)進(jìn)行組織、匯總，待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后，統(tǒng)一向公路管養(yǎng)單位移交，移交工作應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。5.7交通建設(shè)局負(fù)責(zé)組織對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據(jù)本《編制辦法》指導(dǎo)案卷的編制工作。5.8交通建設(shè)局向公路養(yǎng)護(hù)單位移交時(shí)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙份數(shù)等，并完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。5.9公路建設(shè)項(xiàng)目的前期文件材料、竣工驗(yàn)收文件及管理性文件依照本《編制辦法》中第二部分“歸檔范圍、分類編號及保管期限”由各承辦部門、處室來整理，成卷。辦完的文件材料在竣工驗(yàn)收前、審計(jì)完畢后三個(gè)月內(nèi)完整、系統(tǒng)、成套的向檔案室移交。未辦完的或正在執(zhí)行中的文件材料在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)按照規(guī)定的程序向檔案室移交。有些文件，如招投標(biāo)文件、合同、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)、文件等可以成套、分階段先期暫時(shí)存入檔案室，待竣工驗(yàn)收時(shí)匯總完善，最終交驗(yàn)。5.10建設(shè)局各承辦處、室，有專人負(fù)責(zé)業(yè)主的竣工文件檔案工作。形成從保管、利用、整理、移交的各個(gè)環(huán)節(jié)的專人負(fù)責(zé)。5.11工程項(xiàng)目檔案歸檔單位應(yīng)根據(jù)建設(shè)局提供的項(xiàng)目檔案分類編號規(guī)則以及項(xiàng)目實(shí)際情況、設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號體系；依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號體系對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號；對全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目，并編制項(xiàng)目檔案整理情況說明。5.12竣工驗(yàn)收以后，在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)局應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案6檔案驗(yàn)收6.1公路建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行竣工驗(yàn)收前，必須進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收由檔案、交通行政部門和建設(shè)機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行。6.2在組織公路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí),驗(yàn)收委員會應(yīng)有檔案行政管理部門派員參加。在竣工驗(yàn)收報(bào)告中，應(yīng)有檔案工作章節(jié)，在竣工驗(yàn)收鑒定書中要有檔案情況的評價(jià)。6.3檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前