公司快遞收發(fā)費用審批管理規(guī)定

公司快遞收發(fā)費用審批管理規(guī)定一、目的：規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運行風(fēng)險，控制物流成本，確保公司快遞的收發(fā)工作及時、準確，確保審批流程便捷可控高效。二、適用范圍：用于公司全體員工。三、定義：快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。四、權(quán)責(zé)：1、行政部負責(zé)快遞簽收工作，并對收取的快遞件進行登記，及時通知收件人領(lǐng)取，對于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)，對于各部門快遞負審查及費用管控工作。2、快遞相關(guān)人員必須遵照本規(guī)定執(zhí)行。3、機關(guān)各部門負責(zé)人負責(zé)本部門的快遞費用管控工作。五、前臺收件規(guī)定1、不需支付到付快遞費的快遞收件由前臺簽收、登記后，及時通知收件人簽字領(lǐng)取。2、需支付到付快遞費的快遞收件，前臺應(yīng)及時聯(lián)系收件人或并辦理付款手續(xù)。3、貴重物品和公司秘密文件原則上由前臺通知收件人到前臺自領(lǐng)，如收件人無法領(lǐng)取時，由前臺與收件人確認后再辦理代收手續(xù)。4、前臺簽收所有快遞件必須進行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在可通知部門相關(guān)人員直接簽收。5、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺保管（保管期為一年），便于對賬和查詢。6、為了保證前臺已簽收快遞的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人或委托人必須在前臺通知后即時將收件從前臺領(lǐng)走（下班簽收的快遞除外），如果當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對收件人罰款50元。7、前臺已簽收的快遞件并通知收件人來領(lǐng)取的，如當(dāng)天未領(lǐng)走造成遺失或損壞由收件人自行負責(zé)。六、遺損件索賠1、寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時間將單號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。2、前臺須對每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價供應(yīng)商的服務(wù)能力。七、費用管控與審批：1、物品分類與快遞公司選擇參照表：序號寄件類型選擇快遞公司1A類：緊急件順豐快遞2B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）EMS或順豐快遞3C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品等）中通快遞4D類普通信函、賀卡等中通快遞2、保價：為避免風(fēng)險，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000至10000萬元的物品和易碎、易損件必須進行保價，若未保價而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3、所有公司付款的外發(fā)快遞均需員工填寫《快遞發(fā)送申請表》后交由部門負責(zé)人簽字確認。4、嚴禁公費寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費的5-10倍處罰。5、嚴禁私自寄公司公共物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場價值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。6、對于快遞費過高的部門，部門負責(zé)人應(yīng)進行分析，并制定整改措施交行政部、運營中心后報董事長。7、審批流程分釘釘線上審批及線下費用審批相結(jié)合，行政部經(jīng)理將各部門快遞費用相應(yīng)審批表附上釘釘線上審批打印表，提報董事長簽字。具體為：公司所有付款申請都必須在釘釘系統(tǒng)中詳細填寫“付款申請單”，（或通過系統(tǒng)中的相片傳輸功能上傳附件并注明發(fā)票是否已到），提交后按“相應(yīng)部門經(jīng)理j財務(wù)經(jīng)理-總經(jīng)理”并抄送財務(wù)的審批流程進行審批，打印釘釘系統(tǒng)審批記錄作為審批依據(jù)，進行線下審批紙質(zhì)憑證，按流程逐級交審批人手工簽字確認后，會計出納人員才能計賬付款。紙質(zhì)文檔要交財務(wù)部留檔備查，經(jīng)審批后的付款才能執(zhí)行付款。八、附件收件一、收件、寄件流程圖

附件二、《快遞發(fā)送申請表》日期：快遞發(fā)送申請表日期：姓名職務(wù)部門快遞內(nèi)容快遞類型普通口 貴重口 緊急口備注：申請人部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)日期：快遞發(fā)送申請表日期：姓名職務(wù)部門快遞內(nèi)容快遞類型普通口 貴重口 緊急口備注：申請人部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)附件三、《快遞簽收登記表》快遞簽收登記表附件四、《快遞發(fā)放登記表》快遞發(fā)放登記表1、沒有保價的物品，將按照郵局速遞總局速遞承運的有關(guān)規(guī)定給予賠償。2、發(fā)貴重易碎品時必須在運單上注明，如未注明出現(xiàn)破損損失自己