企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

/魏兆兵魏夢(mèng)雅

印章風(fēng)險(xiǎn)歷來(lái)是企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控的重點(diǎn)。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工作地點(diǎn)不斷變化，企業(yè)印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)尤為突出。本文試結(jié)合企業(yè)印章管理實(shí)際，分析印章管理中存在的主要問(wèn)題，提出印章管理法律風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策。

一、企業(yè)印章的種類(lèi)及其主要風(fēng)險(xiǎn)

印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要憑證，在法律上意味著企業(yè)的承諾、認(rèn)可和證明。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)印章分為以下幾類(lèi)：一是公司和下屬分公司的行政印章、合同專(zhuān)用章以及財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，二是公司機(jī)關(guān)部門(mén)印章，三是公司黨務(wù)、工會(huì)、團(tuán)委及協(xié)會(huì)印章，四是項(xiàng)目部印章，五是公司法定代表人、負(fù)責(zé)人的個(gè)人名章。

上述不同類(lèi)別的印章在企業(yè)的內(nèi)部效力雖然不同，對(duì)外效力卻有肯定的相像之處，用印后企業(yè)都要擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的法律后果，都會(huì)給企業(yè)利益帶來(lái)不同程度的影響。因此，企業(yè)肯定要防范印章管理中可能消失的風(fēng)險(xiǎn)。

1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制的風(fēng)險(xiǎn)?？讨朴≌聭?yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不能擅自刻制印章。

2.未在公安機(jī)關(guān)指定單位刻制印章的風(fēng)險(xiǎn)。在公安機(jī)關(guān)指定單位刻制印章，可以直接在公安機(jī)關(guān)備案，以后需要鑒定印章真?zhèn)螘r(shí)就有案可查。

3.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用的風(fēng)險(xiǎn)。使用印章必需經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不能使用，更不能在空白介紹信或紙張上用印。

4.擅自攜帶印章外出的風(fēng)險(xiǎn)。印章不能離開(kāi)保管人，不能擅自攜帶外出，特別狀況下經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)攜帶外出應(yīng)指定監(jiān)印人。

5.未建立印章使用臺(tái)賬、無(wú)原始證據(jù)查詢(xún)的風(fēng)險(xiǎn)。

6.印章被盜或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在被盜期間若有人使用，在沒(méi)有充分證據(jù)的狀況下，企業(yè)要擔(dān)當(dāng)相應(yīng)責(zé)任。

7.印章特殊是項(xiàng)目部印章被仿冒的風(fēng)險(xiǎn)。

二、當(dāng)前企業(yè)印章管理中存在的主要問(wèn)題

雖然印章管理中存在著各種風(fēng)險(xiǎn)，很多企業(yè)卻熟視無(wú)睹，不實(shí)行措施加以防范，而是在印章管理中消失了較大問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)訴訟風(fēng)險(xiǎn)時(shí)才去亡羊補(bǔ)牢。目前，企業(yè)印章管理中主要存在著以下問(wèn)題：

1.印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清楚，沒(méi)有審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)就可任憑刻制印章，刻制后沒(méi)有下發(fā)正式啟用文件，沒(méi)有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。

2.印章刻制不在公安部門(mén)指定的單位進(jìn)行，不在公安機(jī)關(guān)備案，任憑找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了隱患。

3.個(gè)別企業(yè)沒(méi)有印章管理方面的規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。印章管理人員對(duì)使用印章材料不嚴(yán)格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開(kāi)自已的視線(xiàn)或因自己沒(méi)時(shí)間讓他人代為蓋章，在沒(méi)有監(jiān)管人的狀況下允許他人攜帶印章外出。

4.個(gè)別企業(yè)沒(méi)有統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，采納一頁(yè)紙請(qǐng)示的方式，請(qǐng)示完成后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時(shí)間長(zhǎng)了很簡(jiǎn)單丟失，無(wú)法追溯。個(gè)別單位雖有統(tǒng)一的用印臺(tái)賬，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報(bào)的文件則沒(méi)有登記用印事項(xiàng)和用印人，以后涉及此類(lèi)文件的問(wèn)題同樣無(wú)法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。

5.個(gè)別企業(yè)印章保管制度不健全，未設(shè)專(zhuān)人保管，印章丟失或被盜后不準(zhǔn)時(shí)報(bào)告，不準(zhǔn)時(shí)報(bào)案，也不主動(dòng)在報(bào)紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風(fēng)險(xiǎn)。

6.個(gè)別企業(yè)為追求收益，允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工，個(gè)別狀況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位消失問(wèn)題，企業(yè)就要擔(dān)當(dāng)相應(yīng)責(zé)任。

7.個(gè)別企業(yè)不重視管理項(xiàng)目部印章，意識(shí)不到項(xiàng)目部印章對(duì)企業(yè)的重要性，項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范，沒(méi)有限定項(xiàng)目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒(méi)有設(shè)立項(xiàng)目部印章使用臺(tái)賬，形成了項(xiàng)目部印章管理的空白，給企業(yè)帶來(lái)較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

8.個(gè)別企業(yè)印章被仿冒后，未實(shí)行正確的`應(yīng)對(duì)措施，放任風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)了不行挽回的損失。

9.個(gè)別企業(yè)在下屬單位、部門(mén)、項(xiàng)目部被撤銷(xiāo)和關(guān)閉后，沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)收回和銷(xiāo)毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)應(yīng)對(duì)印章管理法律風(fēng)險(xiǎn)的措

要解決企業(yè)印章管理中存在的問(wèn)題，防范可能帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行以下措施：

1.企業(yè)要建立崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書(shū)，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)；同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)印章管理崗位人員法律風(fēng)險(xiǎn)防范的教育，使其熟悉到印章對(duì)企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

2.企業(yè)要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門(mén)，明確企業(yè)各部門(mén)印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。

3.企業(yè)新注冊(cè)設(shè)立的單位在領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)直接到行政服務(wù)中心公安機(jī)關(guān)刻制印章并備案。

企業(yè)臨時(shí)刻制印章，包括項(xiàng)目部印章，必需由印章管理部門(mén)統(tǒng)一提出，經(jīng)過(guò)法律部門(mén)、專(zhuān)業(yè)部門(mén)審查，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由印章管理部門(mén)統(tǒng)一在公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門(mén)在印章交付使用前，應(yīng)下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。

4.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，制定印章使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)使用印章的單位必需按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過(guò)有權(quán)部門(mén)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用單位應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書(shū)人員對(duì)用印文件要仔細(xì)審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否全都，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時(shí)必需由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開(kāi)印章保管人員的視線(xiàn)。

5.印章保管人員必需加強(qiáng)對(duì)印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特別狀況下需攜帶外出時(shí)，必需指定監(jiān)印人伴同。印章遺失必需在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。

6.企業(yè)必需定期檢查印章使用狀況。企業(yè)印章管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門(mén)對(duì)所屬單位印章使用狀況進(jìn)行檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)實(shí)行相應(yīng)措施。

7.企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部印章、部門(mén)印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴(yán)格按公司行政公章的使用程序要求各級(jí)印章保管和使用單位。項(xiàng)目部印章和部門(mén)印章要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用，必要時(shí)要將使用權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。項(xiàng)目部和企業(yè)的部門(mén)要指定印章用印和保管人，建立使用臺(tái)賬，絕不允許分包方使用項(xiàng)目部印章。

8.企業(yè)所屬部門(mén)發(fā)生變更或被撤銷(xiāo)后，印章統(tǒng)一管理部門(mén)必需收繳部門(mén)印章及用印記錄；所屬分公司注銷(xiāo)后，在工商注銷(xiāo)手續(xù)完成后，必需收繳分公司包括行政印章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必需全部上繳企業(yè)印章管理部門(mén)。企業(yè)印章管理部門(mén)會(huì)同法律部門(mén)將收繳的印章統(tǒng)一銷(xiāo)毀，用印記錄由印章管理部門(mén)按檔案管理規(guī)定存檔。

9.企業(yè)在遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章的狀況時(shí)，企業(yè)印章管理部門(mén)要準(zhǔn)時(shí)將有關(guān)狀況通報(bào)法律管理部門(mén)，由法律管理部門(mén)按法律規(guī)定解決。基本做法如下：首先，準(zhǔn)時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒人的法律責(zé)任；其次，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，準(zhǔn)時(shí)知會(huì)潛在客戶(hù)；再次，準(zhǔn)時(shí)通知仿冒合同的相對(duì)人，陳述相關(guān)事實(shí)，解除相關(guān)合同，假如相對(duì)人不予協(xié)作，要準(zhǔn)時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)，通過(guò)法律途徑認(rèn)定合同無(wú)效，解除相關(guān)合同。

隨著企業(yè)的不斷進(jìn)展，企業(yè)印章管