公司合同管理制度

xx資產運營有限公司合同管理制度目錄TOC\o"1-1"\h\u第一章總則 1第二章合同管理職責 1第三章合同規(guī)范的要求 3第四章合同審批權限及流程 5第五章合同的履行 6第六章合同的變更、解除 7第七章合同糾紛的處理 7第八章考核與獎懲 9第九章附則 10第十章附件 10第一章總則第一條目的為規(guī)范公司合同管理，防范與控制合同風險，有效維護公司合法權益，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于建設工程施工合同、\o"買賣合同"買賣合同、\o"借款合同"借款合同、\o"租賃合同"租賃合同、加工\o"承攬合同"承攬合同、\o"運輸合同"運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。公司各部門對外簽訂的各類合同（勞動合同除外）一律適用本制度。第二章合同管理職責第三條合同承辦人職責：（一）簽訂合同前，合同承辦人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度第八條對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、授權委托書原件及其他行政許可證明留存。（二）合同承辦人員與對方當事人商談后擬好合同條款，并將合同雙方基本信息補充完整后（除特殊情況，合同不得留白）將法人營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書原件（非法人簽署合同時）發(fā)送至法務人員郵箱（hth.caoming@）進行線下初審，同時將合同主要商務條款匯報至總經理。法務人員負責審查合同法律條款部分。（三）經與對方當事人溝通確認定稿后，由合同承辦人員在公司辦公系統(tǒng)中發(fā)起合同（發(fā)起的合同需對方先蓋章確認）審批流程，審批通過后合同承辦人將打印好的合同連同“請示報告單”，報送至印章保管人處，由印章保管人加蓋合同專用章或公章。（四）法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準登記手續(xù)的合同，合同成立后由法務人員協(xié)同合同承辦部門依法及時辦理。（五）合同承辦人與本公司終止勞動關系前應把承辦合同有關紙質及電子材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經公司法務人員和有關部門確認后方可辦理有關手續(xù)。合同承辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發(fā)生變更的，合同承辦部門應在一周內書面告知有關單位。第四條合同管理：（一）合同歸檔：公司實行二級合同管理，公司法務人員全面負責公司的合同原件管理；各部門負責所屬部門的非合同檔案管理。合同正式簽訂后，合同文本除合同承辦人自行保管外，應當將合同原件、合同會審表交存公司法務人員歸檔。（二）合同用?。汗镜挠≌掠晒巨k公室指定專人負責保管。原則上禁止公司承辦人員使用空白合同、授權委托書。承辦人員如攜帶合同專用章、公章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差，應由總經理批準，且必須有兩人以上人員同時在場辦理。公章、合同專用章、授權委托書、已簽訂的合同及已蓋章的各類材料等遺失的，應及時向當?shù)毓矙C關報案，并登報聲明。第五條法務人員職責：公司法務人員在公司合同管理工作中的具體職責如下：（一）負責各類合同的談判工作（銷售、采購合同除外）；（二）負責制定公司常用的合同統(tǒng)一文本；（三）負責對合同統(tǒng)一文本、法人授權委托書的發(fā)放和管理；（四）負責公司各類合同的合法性、可行性審查；（五）負責合同糾紛的處理；（六）負責合同的檔案管理；（七）負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。第六條各部門協(xié)同職責：合同履行過程中產生的業(yè)務文件、回執(zhí)、回函、異議等書面文件，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務往來傳真、信函、對賬單等資料，由財務部門、合同承辦部門負責保管；重要資料應作為合同附件將原件交法務人員隨合同保管。第三章合同規(guī)范的要求第七條合同的主體（一）訂立合同必須以公司為主體，不得以部門名義擅自簽訂合同。（二）訂立合同前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不具備獨立民事責任承擔能力的組織簽訂合同，不得簽訂對方不具備履約能力的合同。（三）公司原則上不與自然人簽訂合同，如因特殊需要與自然人簽訂合同，必須經公司總經理同意。第八條合同的形式除緊急情況、條件限制或即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經濟業(yè)務外，訂立合同應當采用正式書面合同書形式?！皶嫘问健笔侵负贤瑫⒀a充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等）。第九條當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章應與對方當事人資信情況載明的當事人的名稱、住所信息保持一致。第十條合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產地、等級等內容；服務合同應約定詳細的服務內容及要求；對圖紙等合同標的無法以文字描述的資料應作為合同的附件。第十一條數(shù)量條款：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數(shù)量，年度合同無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式（如電子郵件、傳真、訂單、送貨單、發(fā)票等）。第十二條質量條款：有國家標準、部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號；化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。第十三條價款或報酬條款：（一）價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；（二）價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯）信用證、現(xiàn)金等應予以明確；（三）價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。第十四條履行期限、地點和方式：（一）履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；（二）合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級；（三）買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的證明，如運單、接受貨物一方負責人的簽單等。第十五條合同的擔保條款合同中對方當事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應根據(jù)公司章程的規(guī)定經股東會通過、法務人員審核后結合具體情況根據(jù)《擔保法》（具體名稱根據(jù)國家新法律頒布進行更改調整）的要求辦理相關手續(xù)。第十六條合同的解釋條款合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。第十七條保密條款對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。第十八條合同聯(lián)系制度履行期限1年以上的重大合同應當約定合同雙方聯(lián)系、通信地址（確保寄送書面函件可以收悉，如電子郵箱確保其郵箱地址與對方當事人在名稱上有關聯(lián)性，非個人郵箱地址）制度。第十九條違約責任根據(jù)《合同法》（具體名稱根據(jù)國家新法律頒布進行更改調整）作適當約定，注意合同的公平性。第二十條解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇協(xié)商、調解、仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。簽訂合同，除合同履行地在公司所在地外，簽約時應力爭合同糾紛由公司所在地（一般在合同中約定為x市周村區(qū)）人民法院管轄。第四章合同審批權限及流程合同簽訂、審批、歸檔流程示意圖：合同承辦人洽談→法務人員線下審批修改→溝通定稿→合同承辦人發(fā)起審批流程→合同承辦人直線上級審批→法務、財務審核→集團副總審核→總經理審核→印章保管人用印→法務人員歸檔第二十一條公司對外簽訂的合同，由公司總經理最終審批。第二十二條合同審批應該按照《股東合作協(xié)議》或者公司的公司章程規(guī)定的權限審批，按照合作協(xié)議或公司章程應該由股東會或董事會決議的，應該在提交合同審批前出具股東會決議或董事會決議。第二十三條公司法務人員負責對合同的法律條款進行審查，尤其以下情形的進行重點審查：（一）董事會、總經理委托審查的合同；（二）內容復雜、較難掌握，業(yè)務承辦部門要求提供法律幫助的合同。第二十四條法務人員主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。合同審查的要點是：（一）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規(guī)定；當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。（二）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（三）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。（四）根據(jù)法律規(guī)定或實際需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。第二十五條合同的簽訂、審批、歸檔程序如下：（一）申報。合同承辦人在授權范圍內對外簽訂合同，應將已經公司法務人員線下審核定稿的合同電子版通過公司辦公系統(tǒng)在線提交合同簽訂審批，各審批人員按照各自的審批節(jié)點完成線上簽批，未經在線審批簽署的合同，視為超越權限訂立的合同。（二）審核。對送審的合同，各節(jié)點審批人應認真審閱，必要時可進行調查研究，最后作出“同意”或“駁回”的決定；如駁回，應在審批意見欄中填寫駁回原因及需要補充的資料等。上述審批程序，一般為1～2天。特殊情況，經批準或授權的可不受審批程序的約束。（三）歸檔。合同承辦人在合同簽訂完成后應按照本《制度》規(guī)定辦理完畢合同原件提交、歸檔手續(xù)。第五章合同的履行第二十六條公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。第二十七條在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交業(yè)務部門備查。向對方當事人交付增值稅發(fā)票時應由對方當事人出具收條。履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上不允許以現(xiàn)金形式支付。第二十八條在履行合同過程中，承辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司法務人員處理，并報總經理。（一）經營狀況嚴重惡化；（二）轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；（三）喪失商業(yè)信譽；（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。第二十九條債權債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認。（一）在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，承辦人員應定期對賬，確認雙方債權債務；（二）在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同承辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。(三)在實際對賬過程中，應形成書面對賬證明或對賬單并加蓋對方公章予以確認。如發(fā)現(xiàn)對方當事人對賬遲延（超過6個月以上）及時與法務人員溝通處理。第六章合同的變更、解除第三十條在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內作出書面答復。第三十一條存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同：（一）因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；（三）對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行；（四）對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；（五）法律規(guī)定的其他情形。第三十二條變更或解除合同的，應當采用書面形式（包括書信、電報）；第三十三條變更或解除合同的協(xié)議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的，應依法及時辦理；第七章合同糾紛的處理第三十四條合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《中華人民共和國合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第三十五條處理合同糾紛的原則是：（一）堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。（二）以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。（三）因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第三十六條合同糾紛的提出，應在法律規(guī)定的訴訟時效內（最長為3年）進行。第三十七條合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決。第三十八條合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協(xié)商解決的，承辦人員應及時書面報告部門經理和總經理，并擬定處理意見，按公司《訴訟糾紛處理制度》的規(guī)定，報總經理批準。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司法務人員和總經理。第三十九條經總經理批準，決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報公司法務人員。第四十條合同承辦部門主動向法務人員提供下列證據(jù)材料（原件或影印件）（一）合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；（二）關貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等相關憑證；（三）貨款的承付、托收憑證，相關財務的賬目憑證；（四）產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；（五）建設工程類的有關整改來往的函件、建議書、驗收收證明等相關憑證（六）有關違約的證據(jù)材料；（七）其他與處理糾紛有關的材料。（八）除年度合同外，業(yè)務部門應及時組織相關部門以及業(yè)務合作方按國家相關法律法規(guī)、以及所簽訂的合同、所封存的樣品等驗收標準進行驗收，并填寫驗收單，報公司直屬領導批準。驗收單作為支付貨款余款的條件之一，未提供有合格結論的驗收單，財務部門原則上不得支付相關款項；隱蔽項目在隱蔽前或簽證項目在變更前，合同承辦部門應立即組織有關部門驗收。第四十一條對于合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。第四十二條合同承辦部門對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。對于對方當事人在規(guī)定期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的，合同承辦人應及時向總經理匯報并與法務人員及時溝通。第四十三條對方當事人逾期不履行已經發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法務人員配合合同承辦部門向人民法院申請執(zhí)行。第四十四條在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，合同承辦部門應認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第四十五條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應及時通知有關部門，并將有關資料匯總、歸檔，以備查考。第八章考核與獎懲第四十六條公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司法務人員負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。第四十七條對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。第四十八條合同承辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將按照《員工行為規(guī)范》對相關人員進行處理，并向責任人員追償損失：（一）未經授權批準或超越職權簽訂合同；（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書；（三）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。（四）發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；（五）合同專用章、授權委托書遺失未及時報案和報告；第四十九條合同承辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：（一）因工作過失致使公司被詐騙；（二）公司履行合同未經對方當事人確認；（三）遺失重要證據(jù)；（四）其他違反公司相關制度的。第五十條公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。第九章附則第五十一條本制度未盡事宜，均按有關法律法規(guī)規(guī)定辦理；本制度的解釋、修訂和發(fā)放由公司法務人員負責。第五十二條本制度自印發(fā)之日起施行。第十章附件附件一：授權申請單附件二：授權委托