采購2-采購規(guī)劃

采購與供給管理(采購管理)第二章

采購規(guī)劃

所謂規(guī)劃，是指企業(yè)的決策層應(yīng)對企業(yè)采購和采購管理要有一個(gè)深入的、詳盡的、有戰(zhàn)略性的框架和模式。2-1采購管理的目標(biāo)和組織一、采購管理的目標(biāo):〔?采購與供給管理?的表述〕1、采購職能總體目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)表述：獲得的物料應(yīng)該是貨真價(jià)實(shí)的，數(shù)量是符合要求的，并以準(zhǔn)確的時(shí)間發(fā)送至正確的地點(diǎn)，物料必須來源于適宜的供給商。同時(shí)，與之相適應(yīng)地，還要獲得適宜的效勞,當(dāng)然價(jià)格也必須是合理的。采購決策者合理取舍使上述目標(biāo)到達(dá)最優(yōu)組合。2、對采購總體目標(biāo)的具體表述：提供不間斷的物料供給和效勞，以便使企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。使存貨投資和損失保持最低。保持并提高質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)或開展有競爭力的供給商。當(dāng)條件允許時(shí)，將所購物料標(biāo)準(zhǔn)化。以最低的總本錢獲得所需的物資和效勞。在企業(yè)內(nèi)部與其他職能部門建立和諧而富有生產(chǎn)效率的工作關(guān)系。以最低水平的管理費(fèi)用來完成采購目標(biāo)。提高公司的競爭地位。二、?采購管理與庫存控制?的表述采購管理的根本目標(biāo)有四個(gè)。〔一〕保障供給〔首要的、第一位的〕１、保證不缺貨〔否那么會(huì)影響企業(yè)的總體經(jīng)營目標(biāo)。潛在的缺貨本錢可能較大，甚至巨大。〕２、保證質(zhì)量〔質(zhì)量不能低，也不能太高，涉及采購本錢的上下，要求物美價(jià)廉〕〔二〕費(fèi)用最省〔產(chǎn)品本錢的主體局部是采購本錢。采購管理的一個(gè)重要目標(biāo)就是要降低本錢?！常?、追求總費(fèi)用省〔包括采購中每個(gè)環(huán)節(jié)，盡可能降低其單項(xiàng)費(fèi)用〕２、適時(shí)適量采購，追求庫存最小化〔要求既保證供給，又能使庫存量最小，庫存費(fèi)用最省?！场踩彻┙o商管理好〔管理好供給商隊(duì)伍，選擇好供給商。〕〔四〕信息管理好〔信息源作用?！?-2采購管理的組織企業(yè)采購管理的第一項(xiàng)工作，就是要建立一個(gè)完善的采購管理組織機(jī)構(gòu)。采購管理組織結(jié)構(gòu)一定下來，采購管理的權(quán)限、職權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容也就一一定下來。一般要根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇適宜的組織機(jī)構(gòu)形式。一、組織結(jié)構(gòu)類型

1、直線制：是由一個(gè)上級(jí)直接命令指揮多個(gè)下極的組織機(jī)構(gòu)形式。其優(yōu)越性的根底是直接命令。效果是可以最直接有效、提高管理效率。特別適合于小型企業(yè)的管理機(jī)制。2、直線職能制：在直線制的根底上，再加上職能制。與直線制比較，只是多了一些職能機(jī)構(gòu)幫助上級(jí)來管理下級(jí)。適合于任何大型的、復(fù)雜的管理系統(tǒng)。企業(yè)、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)最大量采用的管理組織形式。3、事業(yè)部制：事業(yè)部制是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的，一個(gè)從決策到執(zhí)行的管理全過程的管理系統(tǒng)。根本特點(diǎn)是以事業(yè)為核心、管理決策程序小而全，因而運(yùn)行效率高。采購部〔專司采購管理的事業(yè)部〕直接對公司全面負(fù)責(zé)。由于權(quán)力相對集中，所有的采購業(yè)務(wù)處理、決策，全部在內(nèi)部解決，防止跨部處理、逐級(jí)上報(bào)審批等手續(xù)，可節(jié)省大量處理時(shí)間、提高工作效率。４、矩陣制矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。好處是可以使組織扁平化。任務(wù)目的性很強(qiáng)。長期的、戰(zhàn)略的方面考慮就少了。二、采購組織內(nèi)的分工：根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、采購量多少的實(shí)際情況來定。1、依據(jù)物料品種劃分：如：金屬材料〔鋼材，有色金屬〕非金屬材料〔塑料、木材、水泥等〕2、依據(jù)采購的地區(qū)劃分：如：華南、華中、東北；國外采購,等。3、按照采購物品的價(jià)值和重要性劃分：按照采購物品的價(jià)值和重要性劃分，就是ABC分類法。由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴累托提出的“關(guān)鍵的少數(shù)與次要的多數(shù)〞理論為依據(jù)。A類，價(jià)值高〔70%〕、品種少〔10%〕，作重點(diǎn)管理；B類，價(jià)值中〔20%〕、品種中〔20%〕，可重點(diǎn)可一般管理；C類，價(jià)值低〔10%〕、品種多〔70%〕，作一般管理。P５１，圖３-３確定物資重要性的依據(jù):〔1〕

生產(chǎn)所需的主要物資,關(guān)鍵物資;〔2〕

需求量最大的物資;〔3〕需求量不大,但是貴重物資。4、按照采購功能劃分：按照采購功能劃分：如分為：方案、料帳、市場分析、采購運(yùn)作，等。典型的采購機(jī)構(gòu)的圖例如后頁。多事業(yè)部企業(yè)中采購組織結(jié)構(gòu)圖2-3采購制度采購制度系指企業(yè)對采購工作的管理,究竟是采取“中央集權(quán)〞〔Centralization〕的方式,或是“地方分權(quán)〞〔Decentralization〕的方式，還是兼采分權(quán)與集權(quán)的混合〔Consolidation〕方式。選擇何種管理方式，與該企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類等皆有密切關(guān)系。采購制度的核心是授權(quán)的范圍與額度。

一、采購制度的分類：1、集中制〔式、化〕：將企業(yè)采購工作全部集中到一個(gè)部門辦理，各分公司各工廠各部門均無采購權(quán)責(zé)，此即集中式采購制度。優(yōu)點(diǎn)：歸納為可產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)。缺點(diǎn)：缺乏工作靈活性、員工過多、缺乏對特殊需求的認(rèn)可、與使用者之間存在距離，等。2、分權(quán)〔分散〕制：采購工作分散給各需用部門分別辦理的采購制度。適用于企業(yè)規(guī)模較大、工廠分布區(qū)域廣、且產(chǎn)品及生產(chǎn)設(shè)施不同的企業(yè)。優(yōu)點(diǎn)：反響速度快、外鄉(xiāng)資源的有效利用、權(quán)力責(zé)任統(tǒng)一，等。缺點(diǎn)：鼓勵(lì)使用者不必提前做方案、無視更好的采購時(shí)機(jī)、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，等。3、混合制：兼取集中、分散制的優(yōu)點(diǎn)而成。共同性物料、金額較大的、進(jìn)口品等，采取集中采購。小額的、臨時(shí)性采購、等，采取分散授權(quán)執(zhí)行?；旌现啤彩健巢少徶贫炔粌H可集中數(shù)量，獲得優(yōu)惠價(jià)格，亦可因地制宜，兼顧作業(yè)時(shí)效。4、集中與分散考慮的因素

——管理效率采購本錢能否降低；采購能力是否增加，反響速度快慢；對存貨管理和控制的能力；管理費(fèi)用的大??；各部門之間工作的協(xié)調(diào)。采購管理的組織性變化的討論供給機(jī)構(gòu)必須跟其整體機(jī)構(gòu)保持一致。因此，采購主管面臨的挑戰(zhàn)不是根據(jù)上級(jí)組織的要求創(chuàng)立一個(gè)采購機(jī)構(gòu)，而是要采用高級(jí)管理方法去管理一個(gè)采購機(jī)構(gòu)。二、采購部門的授權(quán)：1、采購的決策權(quán)：采購部門想圓滿地完成采購工作，必須在四個(gè)領(lǐng)域有決策權(quán)。1)

選擇供給商〔采購部門是行家，處于買方市場〕2)

適宜的定價(jià)方式與條件〔結(jié)算、付款、驗(yàn)收條件〕3)

確認(rèn)采購物品的規(guī)格〔如有可替代品〕4)負(fù)責(zé)與供給商的一切聯(lián)系〔防止后門銷售〕2、內(nèi)部授權(quán)：把采購金額進(jìn)行劃分，按照組織結(jié)構(gòu)，實(shí)施分層負(fù)責(zé)，對采購主管授予資金審批權(quán)。內(nèi)部授權(quán)可以縮短采購作業(yè)流程，爭取時(shí)效。包括高級(jí)主管對較低級(jí)主管的再予授權(quán)。3、外部授權(quán)：由采購部門對原無采購職責(zé)的其他單位，基于事實(shí)上的需求授予采購權(quán)力。其他單位指物資使用單位、專項(xiàng)方案或局部供給商，等。外部授權(quán)適用于專業(yè)性強(qiáng)的、專業(yè)技術(shù)要求高的采購。對金額較大的外部授權(quán)采購部門要保存查核的權(quán)力。*公司采購卡采購方公司發(fā)給其內(nèi)部顧客〔即使用者〕的一種信用卡。主要用于小額物品、間接材料〔非生產(chǎn)性的〕、效勞等的采購。持卡人有支配金額的限制。

優(yōu)點(diǎn)：減少管理本錢，縮短采購周期。缺點(diǎn)：可能失去對采購活動(dòng)的控制。采購聯(lián)合會(huì)〔體〕當(dāng)獨(dú)立的企業(yè)成立采購聯(lián)合體時(shí)，將其普通物料的需求加以匯總，從而能向供給商要求更低的價(jià)格和更好的交易條件?！矆F(tuán)購〕采購聯(lián)合體在非盈利性組織中使用較多，如教育機(jī)構(gòu)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。其根本理論依據(jù)是“大的就是好的〞。本錢節(jié)省是創(chuàng)立和加盟采購聯(lián)合會(huì)的主要?jiǎng)恿?。操作中企業(yè)要對采購聯(lián)合體的授權(quán)，屬于外部授權(quán)。2-4采購流程采購與供給管理需要制定一系列標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程序以便于處理日常工作。手工處理業(yè)務(wù)時(shí)的采購程序。計(jì)算機(jī)化的采購流程?！瞤85〕采購程序的關(guān)鍵步驟是：1發(fā)現(xiàn)需求；2對需求進(jìn)行描述；3確定可能的供給商并對其加以分析；4確定價(jià)格和采購條件；5擬定并發(fā)出采購定單；6對定單進(jìn)行跟蹤并/或催貨；7接收并檢驗(yàn)收到的貨物；8結(jié)清發(fā)票并支付貨款；9維護(hù)記錄。一、發(fā)現(xiàn)需求〔需求分析〕：發(fā)現(xiàn)需求就是解決“采購什么、采購多少、何時(shí)采購〞的問題。也是全體需求者〔各部門〕提出“需求什么、需求多少、何時(shí)需求〞的問題。

1、請購〔采購申請〕：可由使用單位或倉庫方面來開出“請購單〞。此類請購可分兩類：1〕

一般物料的采購需求；2〕

庫存管理的需求，如平安庫存量的補(bǔ)充。也可由物料需求方案〔MRP〕將各項(xiàng)需求由計(jì)算機(jī)匯總、提出。2、緊急定單〔采購〕緊急定單的產(chǎn)生有些有存在的理由，如款式和設(shè)計(jì)上的突然改變、市場狀況的突然變化。也有實(shí)際上并不緊急的緊急定單，產(chǎn)生的原因有四點(diǎn)。緊急定單引發(fā)的代價(jià)是昂貴的，需減輕和防止。方法：1〕必須向總經(jīng)理解釋并需批準(zhǔn)；2〕額外增加的本錢由請購單位承擔(dān)。3、小額定單〔采購〕多為MRO物品的采購，和歸類于管理費(fèi)用類的物品的采購。處理小額定單的本錢比較高，與這些定單的金額不成配比。當(dāng)所涉及物料的短缺而造成的損失與物料本身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不成比例。確保這些物料的供給通常是要滿足的首要目標(biāo)。解決小額定單問題的方法：方法涉及采購過程的簡化或自動(dòng)化或合并采購，以便減短采購周期時(shí)間、削減管理費(fèi)用、節(jié)省采購員的時(shí)間等。1)

盡量將小額采購工程標(biāo)準(zhǔn)化；2)累積小額請購量，直到一定數(shù)量或金額；3)

指定小額采購的請購日期。還可以提出更多的方法。二、對需求加以準(zhǔn)確描述：1、“準(zhǔn)確〞地描述所需物品和效勞是采購部門和使用者，或跨職能采購團(tuán)隊(duì)共同的責(zé)任。如描述不夠準(zhǔn)確，輕者會(huì)浪費(fèi)時(shí)間；重者會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果。2、“統(tǒng)一〞，即用來描述所需物品或效勞的字眼應(yīng)該統(tǒng)一。為確保詞匯的統(tǒng)一性，有效的方法是采用適當(dāng)?shù)拿~手冊〔文件〕。如：保管總目錄、庫存目錄。無庫存采購或系統(tǒng)合同:無庫存采購是一種將定貨和庫存職能合并的形式。允許非采購人員發(fā)出定單，采用特殊的采購目錄，不具體指定數(shù)量，等。物料工程的庫存由供給商進(jìn)行保管。常用于辦公用品、易耗品、MRO物品等。有時(shí)批發(fā)商、分銷商更適合為供給商，而不是制造商。三、確定供給商：對可能的供貨來源加以選擇就是供給商的選擇，是采購職能中重要的一環(huán)。涉及到高質(zhì)量的供給源確實(shí)定和評價(jià)。對供給商市場的調(diào)查分析：市場的規(guī)模、容量、性質(zhì)，供求關(guān)系，市場份額，質(zhì)量水平，等；對供給商的根本情況：如資本，產(chǎn)品構(gòu)成，產(chǎn)品生產(chǎn)的歷史，供貨時(shí)間，質(zhì)量，結(jié)算貨款的要求，等。四、確定價(jià)格和采購條件：確定價(jià)格和采購條件的方法有三種：詢價(jià)、招標(biāo)和談判方式。這里先介紹詢價(jià)采購，也就是報(bào)價(jià)單方式。招標(biāo)采購和談判方式采購，在后面第6章價(jià)格確實(shí)定中再討論。詢價(jià)采購〔報(bào)價(jià)單〕向選定的假設(shè)干供給商發(fā)詢價(jià)函件，將采購物項(xiàng)的要求通知有關(guān)廠商，讓他們報(bào)價(jià)，然后根據(jù)各個(gè)供給商的報(bào)價(jià)而選定供給商進(jìn)行采購的方法。優(yōu)點(diǎn)：供給商少而精，采購過程簡單，本錢低。局限性：供給商數(shù)量少，范圍窄，不一定是最優(yōu)。應(yīng)選擇至少三家以上的供給商發(fā)出報(bào)價(jià)邀請。五、采購定單：由于每個(gè)公司都會(huì)盡可能完善地保護(hù)自己的利益，在銷售自己產(chǎn)品時(shí)使用自己準(zhǔn)備的銷售協(xié)議〔條款對銷售方有利〕，在采購時(shí)使用自己準(zhǔn)備的采購定單〔對采購方有利〕。到底選用哪一方準(zhǔn)備的文書取決于雙方相對實(shí)力的強(qiáng)弱、采購物品的特點(diǎn)、交易的復(fù)雜程度以及在確定或發(fā)出定單方面所制定的戰(zhàn)略。采購定單所必備的要素，以及對訂單有約束力的各種條件。六、跟蹤和摧貨：跟蹤-----是對定單作例行追蹤,以便確保供給商履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。采購方對例如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，應(yīng)盡早了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。具體方法可以是走訪、、跟蹤單。催貨-----對供給商施加壓力，以使其履行最初做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。催貨應(yīng)僅適用于采購定單的一小局部。七、貨物的接收和檢驗(yàn)：根據(jù)采購合同的規(guī)定，對時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量有要求。1〕強(qiáng)調(diào)交貨期，準(zhǔn)時(shí)供貨；2〕驗(yàn)收質(zhì)量、數(shù)量等。實(shí)施了JIT庫存管理系統(tǒng)的公司中，對認(rèn)證的供給商的物料可以免此程序。對于小額采購也可以免除此程序。關(guān)于貨物實(shí)際收到之后或之前支付貨款，涉及現(xiàn)金折扣問題。八、結(jié)清發(fā)票，支付貨款：對于發(fā)票的審核和批準(zhǔn)到底是供給部門還是會(huì)計(jì)部門的職責(zé)，仍存在一定爭議。理由是采購部門是交易最初發(fā)生的地點(diǎn)，如有過失可以立即采取行動(dòng)。也有認(rèn)為這實(shí)際是一項(xiàng)會(huì)計(jì)工作，應(yīng)集中到會(huì)計(jì)部門。九、維護(hù)記錄：與定單有關(guān)的文件副本進(jìn)行聚集和歸檔，并把想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。單證的保存，以及供給商、商品、招投標(biāo)文件等信息記錄。供給商評價(jià)時(shí)有用。2-5采購調(diào)查采購調(diào)查是為更好地指定采購決策而進(jìn)行的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集、分類和分析。調(diào)查工程主要包括：所購材料、產(chǎn)品及效勞；商品；供給商；采購系統(tǒng)。調(diào)查本錢：采購調(diào)查將增加采購部門運(yùn)轉(zhuǎn)的管理費(fèi)用，如分析的結(jié)果不能有效地改進(jìn)采購決策，那么這些費(fèi)用就不該發(fā)生。一、所購材料、產(chǎn)品或效勞的調(diào)查〔價(jià)值分析〕價(jià)值分析將所購貨物所表達(dá)的功能與其本錢相比較，力求找到本錢更低的替代品。游艇生產(chǎn)商的例子.結(jié)論：價(jià)值分析是削減采購本錢的一種有效方法。二、商品調(diào)查：適用：主要的商品，大宗采購的商品；嚴(yán)重供給短缺的小筆采購的貨物。較復(fù)雜的商品調(diào)查應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：1〕采購方現(xiàn)在及未來的狀況；2〕生產(chǎn)過程的替代性；3〕貨物的用途；4〕需求；5〕供給；6〕價(jià)格7〕消減本錢和〔或〕確保供給的戰(zhàn)略。三、供給商調(diào)查：采購人員對現(xiàn)有的和潛在的供給商的了解越多，與供給商進(jìn)行談判的能力會(huì)越強(qiáng)。書上提出十個(gè)具體的方面。*財(cái)務(wù)能力分析：調(diào)查供給商的財(cái)務(wù)狀況以便估計(jì)其陷入財(cái)務(wù)困難的風(fēng)險(xiǎn)，及對采購公司的影響。*單一貨源：采購方可以利用數(shù)量優(yōu)勢獲得巨大好處。由單一貨源造成的供給障礙所引起的潛在本錢是很大的。四、采購系統(tǒng)調(diào)查：采購系統(tǒng)方面的調(diào)查工程主要涉及如何改進(jìn)采購系統(tǒng)的管理。包括對以材料管理為中心的系統(tǒng)和采購過程的調(diào)查。調(diào)查的工程有十幾個(gè)，包括對評價(jià)采購人員、采購部門、供給商績效的方法?！?-5采購方案方案工作開始于從企業(yè)每年的銷售預(yù)測、生產(chǎn)預(yù)測、總體經(jīng)濟(jì)預(yù)測中獲得的信息。銷售預(yù)測將提供關(guān)于材料需求、產(chǎn)品及采購后獲得的效勞的總的預(yù)測；生產(chǎn)預(yù)測將提供關(guān)于所需材料、產(chǎn)品、效勞的信息；經(jīng)濟(jì)預(yù)測將提供用于預(yù)測價(jià)格、工資和其他本錢總趨勢的信息。一、方案編制的目的：1、估算材料的需求量、時(shí)間，防止供給中斷而影響產(chǎn)銷活動(dòng)；2、為了防止材料儲(chǔ)存過多，積壓資金，占用倉庫的空間；3、為了配合生產(chǎn)方案與資金調(diào)度；4、確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，使用料本錢得以控制。二、編制方案的依據(jù)：1、生產(chǎn)方案與生產(chǎn)作業(yè)方案:尤其是主產(chǎn)品，如主生產(chǎn)方案MPS，主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單BOM。2、存貨控制卡:庫存控制方面的要求，如平安庫存〔量〕的要求。3、價(jià)格趨勢和有效的預(yù)測；價(jià)格可能下降，采購政策是將存貨減少到經(jīng)濟(jì)合理的最低水平。價(jià)格有上升的趨勢，采購政策是確保手上有足夠的存貨或合同，并將會(huì)考慮期貨采購的可能性。4、資金限量。教你寫字

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