科技（集團(tuán)）有限責(zé)任公司科技檔案管理制度模版

科技（集團(tuán)）有限責(zé)任公司科技檔案管理制度第一章總則第一條為了明確科技（集團(tuán)）有限責(zé)任公司（以下簡稱創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司）科技檔案管理的管理職責(zé)和適用范圍，進(jìn)一步規(guī)范科技檔案歸檔范圍、保管期限、歸檔要求以及借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，根據(jù)《科技（集團(tuán)）有限責(zé)任公司檔案管理制度》，結(jié)合創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條本制度適用于創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司所屬各單位。第二章職責(zé)第三條總工程師職責(zé)（一）負(fù)責(zé)傳達(dá)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)與上級主管部門的規(guī)定、辦法與工作要求；（二）負(fù)責(zé)制訂創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司的檔案工作發(fā)展規(guī)劃、管理辦法、規(guī)定；（三）負(fù)責(zé)創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司檔案館地建設(shè)，使檔案管理現(xiàn)代化與單位管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。第四條科技軍工部職責(zé)（一）負(fù)責(zé)對創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司所屬各單位科技檔案工作進(jìn)行宏觀管理、監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查；（二）負(fù)責(zé)參與上報(bào)、實(shí)施上級主管部門安排的科技檔案有關(guān)工作；（三）負(fù)責(zé)本單位科技檔案的日常管理。第五條其他各單位職責(zé)（一）文件形成或承辦部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對本單位或項(xiàng)目歸檔的科技文件材料的完整性和系統(tǒng)性負(fù)全部責(zé)任。（二）文件形成或承辦部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、積累科技文件材料，并對歸檔的科技文件材料的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。（三）文件形成單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本單位文件材料歸檔計(jì)劃與要求的實(shí)施，并完成科技軍工部安排的有關(guān)檔案管理工作。第三章科技檔案歸檔范圍與保管期限第六條軍研、產(chǎn)品檔案歸檔范圍與保管期限序號名稱分?jǐn)?shù)期限備注1技術(shù)協(xié)議書130年2委托合同書130年3補(bǔ)充技術(shù)協(xié)議書130年4項(xiàng)目責(zé)任書130年5用戶提供的樣品測試報(bào)告130年6研制模底報(bào)告110年7初樣用戶報(bào)告110年8正樣用戶報(bào)告130年9標(biāo)準(zhǔn)評審確認(rèn)證書230年10設(shè)計(jì)定型1.用戶使用報(bào)告130年2.鑒定試驗(yàn)報(bào)告1永久3.設(shè)計(jì)定型申請表1永久4.技術(shù)總結(jié)報(bào)告1永久5.產(chǎn)品圖紙130年6.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)1永久7.工藝文件130年8.主要工藝裝備等清單130年9.試驗(yàn)報(bào)告130年10.標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告130年11.工藝審查報(bào)告130年12.質(zhì)量審查報(bào)告110年13.成本分析報(bào)告110年14.設(shè)計(jì)定型鑒定證書1永久11合同驗(yàn)收1.用戶使用報(bào)告130年2.驗(yàn)收申請表130年3.驗(yàn)收結(jié)論1永久4.科研經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告110年5.財(cái)務(wù)分析報(bào)告110年6.報(bào)告申請表130年7.GF國防科學(xué)技術(shù)報(bào)告1永久12七專產(chǎn)品1.產(chǎn)品例行試驗(yàn)報(bào)告130年2.產(chǎn)品交收試驗(yàn)報(bào)告130年3.產(chǎn)品篩選報(bào)告130年4.產(chǎn)品放行證明130年科研、技改項(xiàng)目文件歸檔范圍與保管期限序號名 稱份數(shù)期限備注1項(xiàng)目申報(bào)材料130年2項(xiàng)目批復(fù)材料130年3可行性研究報(bào)告130年4項(xiàng)目協(xié)議書1永久5竣工驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告與請示文件1永久6竣工驗(yàn)收批復(fù)文件1永久7產(chǎn)品圖紙1永久8工藝文件1永久9檢測報(bào)告1永久10項(xiàng)目驗(yàn)收證書1永久11科技成果申報(bào)與登記表及附件1永久12獎勵證書與批件1永久13著作與專利申請、受理證書1永久14推廣應(yīng)用方案、專利證書1永久15技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書1永久16成果應(yīng)用中形成的技術(shù)文件與總結(jié)1永久第八條設(shè)備檔案歸檔范圍與保管期限序號名稱份數(shù)期限備注1出廠合格證130年2出廠檢驗(yàn)單、裝箱單130年3開箱驗(yàn)收單130年4使用說明書130年5維修說明書130年6安裝調(diào)試啟用單130年7設(shè)備檢修單130年8精度檢驗(yàn)記錄130年9事故報(bào)告單1永久10封存啟用單130年11改進(jìn)改裝完工單130年12報(bào)廢單130年13自制設(shè)備底圖1長期14自制設(shè)備使用說明書1長期15自制設(shè)備驗(yàn)收證書1長期16設(shè)備圖冊1長期17設(shè)備購銷合同1長期18設(shè)備購買發(fā)票1長期第九條建設(shè)工程文件材料歸檔范圍與保管期限序號名稱份數(shù)期限備注1綜合廠區(qū)平面圖、地下管線圖永久2前期準(zhǔn)備1.可行性研究報(bào)告、方案論證永久2.申請報(bào)告、批復(fù)文件永久3.建設(shè)用地申請與批復(fù)、規(guī)劃許可證及附件；選址申請與選址意見書、紅線圖；建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件永久4.國有土地出讓合同、劃撥合同、土地使用證；征地協(xié)議永久5.勘察、測繪、設(shè)計(jì)及審批文件永久6.工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告永久7.自然條件、地震調(diào)查報(bào)告30年8.有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、市政等）批準(zhǔn)文件或協(xié)議，政府部門施工圖的審批文件永久9.勘察、設(shè)計(jì)、施工及工程監(jiān)理投標(biāo)中標(biāo)文件與合同30年3項(xiàng)目建設(shè)1.開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要30年2.施工組織設(shè)計(jì)，施工方案、計(jì)劃、技術(shù)與安全措施、施工日記30年3、建筑結(jié)構(gòu)地基處理記錄、設(shè)計(jì)與圖紙變更單、技術(shù)核定單、材料代用審批單永久4.工程測量定位記錄、地質(zhì)勘探永久5.原材料合格證及實(shí)驗(yàn)報(bào)告（鋼材、水泥、磚、焊接、防水等)永久6.砼試塊與砂漿試塊抗壓強(qiáng)度及實(shí)驗(yàn)報(bào)告、砼配比報(bào)告、砂漿配比通知單30年7.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、技術(shù)復(fù)核記錄永久8.沉降、位移、變形觀測記錄永久9.單位、子單位工程質(zhì)量評定與資料核查記錄永久10.安裝記錄，給排水與電氣安裝文字材料、安裝質(zhì)量評定永久11.水、暖、電、氣、通訊、排水供應(yīng)協(xié)議與原料、材料、燃料供應(yīng)協(xié)議永久12.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理報(bào)告永久13.監(jiān)理工作總結(jié)、專題總結(jié)、月報(bào)總結(jié)30年14.質(zhì)量控制、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見30年15.造價(jià)控制、設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)30年16.工程延期報(bào)告及審批、合同爭議、違約報(bào)告及處理永久4竣工驗(yàn)收:永久1.竣工驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告、工程概況、驗(yàn)收結(jié)論永久2.竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要永久3.竣工驗(yàn)收記錄永久4.財(cái)務(wù)決算表永久5.竣工地形圖永久6.工程竣工圖：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖氣、通風(fēng)、裝飾、室外地下管線永久第四章基本要求第十條凡創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司“新產(chǎn)品鑒定”、“技術(shù)改造”、“項(xiàng)目驗(yàn)收”、設(shè)備開箱”與“基建工程”驗(yàn)收，必須有檔案管理人員和檔案主管領(lǐng)導(dǎo)參加。第十一條歸檔的科技文件材料必須完整、齊全。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，履行簽字手續(xù)、各留一份以備查考。第十二條歸檔的科技文件材料的載體、字跡、裝訂應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。第十三條歸檔文件一般一式一份，重要的、使用頻繁的可適當(dāng)增加份數(shù)。第十四條非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并存檔；具有保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。第十五條歸檔文件材料應(yīng)為原件，必須簽署完備。第五章科技檔案利用第十六條凡創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司在崗人員因工作需要借閱科技檔案時(shí)，須持本單位證明，辦理相關(guān)手續(xù)后方可借閱。第十七條借閱涉密檔案必須嚴(yán)格遵守保密檔案管理有關(guān)規(guī)定。借閱涉密檔案須持《借閱國家秘密載體審批表》（見附件1），復(fù)制涉密檔案須持《制作、復(fù)制國家秘密載體審批表》（見附件2）；檔案室方可辦理。第十八條底圖、底稿一般不予借閱；需要更改時(shí)，須持本單位文件更改通知單，方可辦理有關(guān)手續(xù)；底圖、底稿的復(fù)制、更改僅限于本產(chǎn)品研制單位。第十九條借閱一般科技檔案、資料應(yīng)在兩周內(nèi)歸還；涉密檔案一周內(nèi)歸還；超期還須利用者，可辦續(xù)借手續(xù)。不按此執(zhí)行者，檔案管理人員有權(quán)收回。第二十條凡借閱者每次借閱不得超過兩本，借閱者須在放長假（春節(jié)、國慶）之前到科技檔案室清理、歸還所借閱的檔案。借還檔案當(dāng)面點(diǎn)清，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。第二十一條借閱者對所借閱的科技檔案應(yīng)負(fù)安全保密責(zé)任，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、污損、失密、圈畫、勾畫、抽頁、拆散檔案；涉密檔案不得改變密級與保管期限。第二十二條凡丟失、泄密、損壞和搶竊科技檔案者，按《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定給予罰款、處分，丟失密級檔案須在創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司保密委員會備案，情節(jié)嚴(yán)重的按有關(guān)規(guī)定給予制裁。第六章科技檔案鑒定與銷毀第二十三條成立由科技軍工部、專業(yè)技術(shù)人員與檔案管理人員組成的科技檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)確定科技文件保管期限和到期科技檔案的鑒定。第二十四條科技檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對本公司、國家和社會所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價(jià)值確定。第二十五條科技檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。凡是反映本公司主要職能活動和歷史面貌，對本公司、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件列為永久保管。永久科技檔案是公司的核心檔案。凡是反映本公司一般工作活動，在一定時(shí)間對本公司各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管可根據(jù)查考利用價(jià)值分為30年與10年。第二十六條科技檔案鑒定小組應(yīng)定期對已到保管期限的科技檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定，對仍須繼續(xù)保存的科技檔案重新劃定保管期限；對保管期限已滿確無保存價(jià)值的科技檔案登記造冊，一式兩份，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。第二十七條銷毀科技檔案應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，二人以上監(jiān)銷。銷毀清冊歸檔案室永久保存。第二十八條銷毀清冊首頁應(yīng)填寫銷毀方式、銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人與監(jiān)銷人姓名，銷毀機(jī)關(guān)應(yīng)填字蓋章。第二十九條檔案管理人員在對應(yīng)的帳卡上注明變更后的保管期限；銷毀的檔案應(yīng)注明“已銷毀”及“銷毀單號”與“銷毀日期”。第三十條檔案室若保存有底圖或原圖，對失去使用價(jià)值的副本或重份文件，編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可銷毀處理。第七章科技檔案統(tǒng)計(jì)第三十一條科技檔案管理人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)科技檔案工作的年度報(bào)表及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第三十二條科技檔案管理人員應(yīng)建立科技檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，主要包括：檔案庫藏情況；年度出入庫、檔案利用情況；檔案專兼職管理人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。第三十三條科技檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性。第八章附則第三十四條本制度解釋權(quán)屬創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司科技軍工部。第三十五條本制度修改權(quán)屬于創(chuàng)聯(lián)集團(tuán)公司總經(jīng)理。第三十六條本制度自頒布之日起實(shí)施。附件1：借閱國家秘密載體審批表申請單位申請人秘密載體名稱密級申請理由借閱起至?xí)r間年月日至年月日借閱單位意見年月日檔案管理部門意見年月日保密辦意見年年月日保密委員會意見年年月日歸還檢查情況本檔案于年月日，經(jīng)檢查，（有無）發(fā)生違規(guī)使用行為檢查人：年月日備注年月日附件2：制作、復(fù)制國家秘密載體申請表申請單位意見申請人制作（復(fù)制）秘密載體名稱密級制作（復(fù)制）數(shù)量制作（復(fù)制）地點(diǎn)制作（復(fù)制）秘密載體理由年月日單位領(lǐng)導(dǎo)意見