文秘需要具備的能力和知識(shí)

文秘需要具備的能力和知識(shí)秘書(shū)人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書(shū)調(diào)研能力的強(qiáng)弱直接影響著秘書(shū)參謀助手作用的發(fā)揮

文秘需要具備的能力和知識(shí)

(一)秘書(shū)應(yīng)具備的能力。

1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代秘書(shū)工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應(yīng)變能力，要善于觀察事務(wù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，這樣才能加強(qiáng)輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動(dòng)的核心，一個(gè)人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。

2.通用能力?，F(xiàn)代的秘書(shū)人員要掌握表達(dá)、調(diào)研、管理、辦事4種通用能力。秘書(shū)的首要職能就是運(yùn)用語(yǔ)言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，因此，表達(dá)能力是最關(guān)鍵的。表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩個(gè)方面?，F(xiàn)代秘書(shū)要既擅長(zhǎng)寫(xiě)，又長(zhǎng)于說(shuō)，無(wú)論寫(xiě)說(shuō)，都要做到準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔、適用合理。秘書(shū)人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書(shū)調(diào)研能力的強(qiáng)弱直接影響著秘書(shū)參謀助手作用的發(fā)揮。秘書(shū)的管理能力包括3個(gè)方面:輔助計(jì)劃能力、組織實(shí)施能力和溝通協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的管理能力以輔助領(lǐng)導(dǎo)的管理活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供全局性和超前性的智能服務(wù)。范圍廣，內(nèi)容多，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書(shū)人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時(shí)準(zhǔn)確、妥善地處理事務(wù).同時(shí)，還要有較強(qiáng)的人際交往能力，能善于通過(guò)建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。

3.專業(yè)技能。作為現(xiàn)代秘書(shū)，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，如語(yǔ)言溝通表達(dá)能力、外語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力、計(jì)算機(jī)操作能力、速記能力。秘書(shū)人員工作一個(gè)重要的任務(wù)就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書(shū)具備扎實(shí)的文字功底，要精通語(yǔ)法、修辭、格式及邏輯知識(shí)，要掌握一定的寫(xiě)作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書(shū)一定要加強(qiáng)寫(xiě)作訓(xùn)練，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，平時(shí)隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平，培養(yǎng)精確的文字表達(dá)能力。加入WTO后的中國(guó)，外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重，對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語(yǔ)，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的外語(yǔ)能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書(shū)要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還要對(duì)辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來(lái)被提到日程上來(lái)的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候，秘書(shū)要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時(shí)間，提高工作效率。

4.創(chuàng)新能力。秘書(shū)還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力。秘書(shū)的創(chuàng)新能力，是指秘書(shū)人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)的能力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種信息瞬息萬(wàn)變的情況下，要求秘書(shū)在實(shí)際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新。所謂創(chuàng)新，就是無(wú)論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意、新內(nèi)容、新辦法。

要做到這些，秘書(shū)人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵(lì)自己盡快增長(zhǎng)理論知識(shí)和實(shí)踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)存量、應(yīng)用能力等方面作較大努力，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的要求。

(二)秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)。

1.基本知識(shí)?；局R(shí)是秘書(shū)工知識(shí)結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵。一切其它知識(shí)離不開(kāi)基本基礎(chǔ)知識(shí)的鋪墊，否則就是“無(wú)源之水，無(wú)本之木”。秘書(shū)應(yīng)具有的基本知識(shí)可分為兩類：一方面是社會(huì)科學(xué)知識(shí)，相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地理等知識(shí);另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物知識(shí)，除此之外還應(yīng)懂得一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)知識(shí)，法律知識(shí)和科技常識(shí)，并且熟練一門外語(yǔ)。

2.專業(yè)知識(shí)。秘書(shū)人員的專業(yè)知識(shí)可分為兩大部分，第一部分是秘書(shū)專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。行業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)專業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。這是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來(lái)說(shuō)，行業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)在單位所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專業(yè)知識(shí)”。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)早按第二專業(yè)進(jìn)行分類，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。

3.拓展知識(shí)。秘書(shū)人員不僅要了解并熟知專業(yè)知識(shí)和生活當(dāng)中的一些基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該掌握一些相關(guān)