加強(qiáng)人事檔案管理需要注意的幾個方面

加強(qiáng)人事檔案管理需要注意的幾個方面人事檔案管理是黨和國家人事工作的一個重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才成長的主要信息資源，是每個人自身成長過程中的歷史真實記錄，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要憑證和依據(jù)；人事檔案可以為組織人事部門提供重要的信息資源來歷史地、全面地考察職工，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。從而在考察任用干部、落實政策、解決待遇、核實年齡、工齡和學(xué)歷,套改工資、辦理離退休手續(xù)等方面發(fā)揮重要作用。因此,人事檔案的材料收集是否齊全,管理是否規(guī)范,不僅會影響人事的決策,而且也關(guān)系到個人的切身利益,必須慎重。而隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題。如何面對新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學(xué)管理就顯得更為重要了，可以說這項工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量。但有些單位人事檔案的管理卻不盡人意,存在諸多問題?，F(xiàn)在,結(jié)合自己的工作體會,談?wù)勗谌耸聶n案管理中要注意的幾個方面。首先，加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識。人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作，同時也是一項與全體職工切身利益息息相關(guān)的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的前提和保障。針對目前職工檔案意識淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，主動把與職工切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中“接受”檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好人事檔案工作的自覺性，同時也可以在單位內(nèi)各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與職工個人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起大家對檔案工作的意識，讓檔案工作為報業(yè)事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。人事檔案管理是為職工晉升職務(wù)、職稱評聘、工資調(diào)整提供服務(wù)，是建設(shè)一支高素質(zhì)的職工隊伍的重要手段和載體。因此，要把人事檔案管理工作列入組織人事部門工作計劃，在人員配備、經(jīng)費(fèi)使用上予以保證。要對從事人事檔案工作人員加強(qiáng)思想政治教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們充分認(rèn)識到人事檔案工作的重要性和做好人事檔案工作對于單位建設(shè)和發(fā)展的密切關(guān)系與重要作用。要充分認(rèn)識到做好人事檔案工作能夠掌握人才信息，開發(fā)人才資源；要從過去的重點(diǎn)搞整理裝訂等基礎(chǔ)工作，迅速轉(zhuǎn)到廣泛收集和利用上來。隨著人才市場的社會化和擴(kuò)大化，單位人員的流動性增強(qiáng)，在這種情況下，人事檔案資料的收集和記載就要與時俱進(jìn)，跟上人員動態(tài)情況的變化。但是，現(xiàn)實情況卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這一要求。鑒于此，檔案材料的收集和整理就亟待加強(qiáng)，資歷材料的真實性也必須得到保障。要貼切、恰當(dāng)、客觀、真實、生動地反映出每個人的個性表現(xiàn)和個性特質(zhì)，力避表面、空洞和概念化的語言，杜絕一份評語人人通用的陳舊做法。其次，材料收集要及時、齊全。文件材料收集齊全完整,是做好人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。如果文件材料收集不全面、不完整,不僅會影響人事檔案的質(zhì)量,甚至?xí)茐娜耸聶n案的完整性。首先要注意文件材料收集的及時性。隨著科技、經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,各種文件材料發(fā)放頻繁,如果不及時收集,會造成部分資料遺失。因此,在日常工作中,應(yīng)及時建立文檔收集帳簿,記錄需要收集的文件材料項目、計劃收集的日期以及收集情況,并按照計劃收集日期進(jìn)行材料收集。其次要注意文件材料收集的全面性。當(dāng)今社會,各種往來文件樣式繁多、內(nèi)容不應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實行不屬于保密范圍的檔