辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度一、制度目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，保證檔案的安全性、完整性、真實性等要求，增強(qiáng)文化沉淀效應(yīng)，規(guī)范行政管理行為、提高工作效率，制定本制度。二、管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理室，下設(shè)檔案管理員，主要負(fù)責(zé)公司各類文件、資料的收集、整理、保管、利用、銷毀等工作。檔案管理員為固定責(zé)任人員，檔案管理員具有檔案管理專業(yè)技能，擁有至少兩年以上的相關(guān)工作經(jīng)驗，在檔案管理室設(shè)立定期調(diào)崗制度。三、檔案保管標(biāo)準(zhǔn)1.保管的檔案應(yīng)當(dāng)真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.保管的檔案應(yīng)當(dāng)有序。3.保管的檔案應(yīng)當(dāng)保管安全。4.檔案的使用應(yīng)遵循法律法規(guī)。5.檔案的保管應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的保密級別進(jìn)行。四、檔案的收集各部門應(yīng)將所屬資料上報檔案管理室，按照企業(yè)的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)進(jìn)行分類，制定存儲索引。五、檔案的整理在收到文件后，檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)范，對檔案進(jìn)行清點、歸檔、分類、裝訂等處理，建立檔案“立卷”、“點卷”，做好檔案目錄，實行條目式登記，方便檢索。六、檔案的保管1.檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置防火、溫濕度控制設(shè)備，按照文件保密性質(zhì)配置防盜門、安裝監(jiān)控設(shè)備。2.檔案室?guī)旆繎?yīng)每年至少不少于兩次進(jìn)行防火、防潮、防盜、防蟲等工作。3.檔案保管室應(yīng)設(shè)置警示牌，禁止無關(guān)人員入內(nèi)。4.檔案保管室應(yīng)當(dāng)做好安保工作，定期開展保密培訓(xùn)。七、檔案的利用任何使用檔案的人員，必須提前向檔案管理員申請，并填寫檔案利用申請表，檔案管理員審核通過后方能查閱。八、檔案的銷毀1.檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，滿期應(yīng)當(dāng)及時銷毀。2.檔案的銷毀，應(yīng)當(dāng)由檔案管理員提前提出申請，并經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀前應(yīng)當(dāng)備有銷毀清單和銷毀記錄，進(jìn)行公開、透明銷毀。九、檔案監(jiān)督與考核公司全面考核檔案管理工作情況，以定期組織檔案巡查、接受監(jiān)察、評估考核為主要形式，對于涉及重大問題或者嚴(yán)重違反規(guī)定的，給予嚴(yán)肅處理。十、制度執(zhí)行本制度應(yīng)為全員知曉，應(yīng)每年進(jìn)行一次全員培訓(xùn)，與其他制度進(jìn)行銜接、多次重疊提及，如出現(xiàn)與現(xiàn)實情況