有效的時間管理

有效的時間管理第1頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間與管理顧計平第2頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理1、請回答下列幾個問題：你昨天工作幾個小時？你做了幾件事？有幾件事是你計劃要做的？做事時有沒有被干擾？被干擾了幾次？你是否覺得事倍功半？你是否覺得部分的光陰被虛擲了？你昨天的睡眠有幾個小時？如果再從新有昨天，你會如何過？對于未來只剩下的有限時間可以運(yùn)用，你害怕嗎？如果讓你每天多出百分之十的時間，對你有何意義？ 第3頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六2、時間是否：

是抽象的具體的是整體的切割的是松散的緊繃的是個人的組織的是可以調(diào)整的固定的是有限的可以創(chuàng)造出來的是有價的是免費(fèi)的時間還有什么特性？時間管理第4頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理3、身為一名上班族，您的時間是怎么應(yīng)用的？

作計劃組織開發(fā)作報價/建議書旅途/交通處理人際問題拜訪客戶職工輔導(dǎo)聯(lián)系協(xié)調(diào)作報告閱讀資料開會、受訓(xùn)其它第5頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理4、現(xiàn)代上班族時間使用特征：需要高度的個人精力：不同的需求來自組織的內(nèi)部與外部超荷和超時工作：每日工作十四小時狂熱投入：電話、開會、資料過濾、作示范、拜訪客戶、社交活動破碎的時光片段：過多的干擾與意外膚淺：無暇深入而被迫作急就章的決策被日歷作時間管理：無議程、無意義的會太多第6頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六4、現(xiàn)代上班族時間使用特征：經(jīng)常變更優(yōu)先順序過分著重于眼前的問題無法顧及長期的工作目標(biāo)授權(quán)與被授權(quán)的不足拜訪客戶時的等待交通的擁塞與等待時間管理第7頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六課程大綱第一單元：時間領(lǐng)導(dǎo)

--績效與效率

--時間投資報酬原則

--個人時間領(lǐng)導(dǎo)

--計劃型工作規(guī)則第二單元：目標(biāo)管理

--部門時間領(lǐng)導(dǎo)

--員工時間規(guī)劃第8頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六第三單元：行動技巧

--部門時間運(yùn)用的分配與分析--最佳時間計劃

--員工時間運(yùn)用輔導(dǎo)技巧

--行動方案第四單元：效果

--無壓力的工作情境課程大綱第9頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間的特性時間永遠(yuǎn)不少，因為它永遠(yuǎn)不縮時間永遠(yuǎn)不夠，因為它永遠(yuǎn)不多在期望時，總嫌它蹉跎在歡樂時，總嫌它飛梭從大處看，時間可以無限延伸的從小處看，時間可以無限分割的我們常忽視時間，卻更常為它的消逝扼腕沒有時間，我們無事可成在生命的延續(xù)中，我們從未真正的將它遺留給子孫然而，但它的價值卻是無可磨滅！------麥迪格：《緣跡》第10頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理的法則第一法則：掌握時間及掌握生命*資源的掌握與管理*增強(qiáng)掌握度*發(fā)揮管理效能*常見的現(xiàn)象*時間的損耗第11頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理的法則第二法則：個人的時間價值觀與成就感第12頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六第三法則：實踐個人的價值觀

*未來遠(yuǎn)景*使命感*生命的TIMELINE*目標(biāo)與任務(wù)*優(yōu)先策略時間管理的法則第13頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理法則第四法則：突破障礙第14頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理法則第五法則：專注 *杠桿原理 *時間計劃 *計劃時間*激光思考法*每日工作表*毅力與習(xí)慣第15頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間績效的基本認(rèn)識時間績效=時間的產(chǎn)出（有行的、無形的）/時間的投入（的多少）

或=計劃所需使用的時間/實際使用的時間時間的生產(chǎn)力=時間的報酬/時間的成本工作的時間績效

=工作的成果/工作的時間投資第16頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間績效的改善途徑：1、降低資源的投入：改進(jìn)時間效率與工作方法—省工、省時、無浪費(fèi)2、增加成果/報酬：改善績效與目標(biāo)規(guī)劃—增加成果、增加品質(zhì)、創(chuàng)造附加價值時間績效的基本認(rèn)識第17頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間規(guī)劃原理組織經(jīng)營宗旨角色目標(biāo)角色目標(biāo)計劃時程安排授權(quán)長期性規(guī)劃事物（計劃型）第18頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間規(guī)劃金字塔

每日每周每月每季每年長期時間規(guī)劃原理

第19頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理的基本認(rèn)識1、基本觀念

—時間是獨特的資源，需要完備的分析與計劃，才能獲利

—時間管理的原則不僅在了解時間的運(yùn)用，并要利用時間以解決問題

—通過時間管理可以增進(jìn)工作的效率與績效

—時間管理是一種個人的管理技巧，適合于個人的作業(yè)風(fēng)格與狀況

—增進(jìn)時間的工作績效，需要有破除舊習(xí)的勇氣與毅力第20頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六2、管理的原則

原則一：控制時間的分配 原則二：掌握影響時間的因素：必要性、適用性、效率性 原則三：充分利用高效能時段（PrimeTime） 原則四：設(shè)置優(yōu)先順序：判斷法、比較法、適時法 原則五：計劃時間的運(yùn)用時間管理的基本認(rèn)識第21頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六3、管理效益

—主動規(guī)劃生涯

—擴(kuò)大學(xué)習(xí)領(lǐng)域

—增進(jìn)人際關(guān)系

—改善優(yōu)質(zhì)生活

—突破人生挑戰(zhàn)時間管理的基本認(rèn)識第22頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六4、業(yè)務(wù)人員的工作績效

—增進(jìn)客戶溝通及銷售機(jī)會

—促進(jìn)客戶關(guān)系與了解

—擴(kuò)增新客戶的接觸

—良好的工作品質(zhì)

—無壓力的工作情境時間管理的基本認(rèn)識第23頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六5、節(jié)省時間的方法：創(chuàng)造出的自由時間=增加效率+少做事時間管理的基本認(rèn)識時間的節(jié)約少做事增加辦事效率授權(quán)說“不”少管他人瓦上霜過濾干擾排定優(yōu)先順序擬訂作業(yè)系統(tǒng)使用錄音機(jī)利用日歷專心傾聽有效會議定時反省第24頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六A、授權(quán)：效果：助理受到激勵，得到工作滿足感。業(yè)務(wù)人員獲得較多的時間去作計劃與拜訪?？紤]因素：讓助理了解

1、授權(quán)的目的與任務(wù)需求以及工作的過程與成果。

2、授權(quán)的范圍：執(zhí)行，并定期報告；執(zhí)行，并隨時報告；建議，經(jīng)同意后才執(zhí)行。時間管理的基本認(rèn)識第25頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六B、說“不”： 不接受與目標(biāo)不一致的工作 不做拖泥帶水性質(zhì)的工作 不浪費(fèi)時間在低優(yōu)先性而又沒有時間處理的工作 不重復(fù)辦事時間管理的基本認(rèn)識第26頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六C、別人的“猴子”別人帶 別人的責(zé)任別人扛——你只負(fù)共同飼養(yǎng)的責(zé)任時間管理的基本認(rèn)識第27頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理的基本認(rèn)識D、減少干擾 干擾的影響：重新溫機(jī)，浪費(fèi)時間 干擾的來源：電話、員工 減少干擾的方法： *過濾系統(tǒng)：助理、答錄機(jī) *設(shè)定私人時間第28頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六E、排定優(yōu)先順序每日工作：照每日工作表“TODOLIST”執(zhí)行，每日工作表在前一晚準(zhǔn)備。包括：該做的事（不是能做的事）如：何時、何人、何事、何處（及電話號碼）與攜帶品。每周工作：有明確的必須完成事項。每月工作：評估年度工作的達(dá)成率并做必要調(diào)整。年度工作：設(shè)定目標(biāo)，并將其分成四類 *固定工作 *待解決的問題 *創(chuàng)新的工作項目 *個人的目標(biāo)

時間管理的基本認(rèn)識第29頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六設(shè)立優(yōu)先順序的效果： *掌握時間的運(yùn)用與分配 *掌握工作的執(zhí)行 *有效的調(diào)節(jié)工作的壓力 *瀟灑的工作與有績效的成果 *保留個人的生活與價值時間管理的基本認(rèn)識第30頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六F、文件處理流程——從淹沒的文件中逃生文件的分類：

1）重要文件：采取行動

-立即辦：立即著手，立即出手

-代辦：注明辦理日限

2）注意文件：讀

-是否要傳閱？注意別人也被淹沒了

-是否要存檔？如果你還要再看的話

-撕毀

3）垃圾文件：撕原則：每份文件以經(jīng)手一次為原則。文件的過濾：由助手過濾第三級文件，并分類一、二級。時間管理的基本認(rèn)識第31頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六G、使用錄音機(jī)做記錄做筆記：每分鐘二十五個字。做錄音：每分鐘一百二十個字，可以多人同時分享。H、使用時間備忘錄包括每日、每周、每月的日歷。目的：建立工作與時間的意識感，也讓你的助手有一份你的時間備忘錄。時間管理的基本認(rèn)識第32頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理的基本認(rèn)識

I、傾聽的技巧第一次便得到正確的資訊，長期而言會節(jié)省你太多太多的時間。J、有效會議開會定時、有準(zhǔn)備、有議程、有結(jié)論、有方案、有建設(shè)性。K、定時反省每周至少三次。第33頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六6、節(jié)省時間的其他方法：80/20原則舍得犧牲：犧牲眼前，維持計劃了解特定客戶的會談時間運(yùn)用餐飲時間不要依賴記憶，使用重點記錄，集中擺放運(yùn)用助理的時間（安排、確認(rèn)、后續(xù)追蹤等性質(zhì)的工作）時間管理的基本認(rèn)識第34頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六6、節(jié)省時間的其他方法：請教專家潛意識的時間觀念：何時？耗時？做何？反??！關(guān)心時間：把表撥快，凡事準(zhǔn)時準(zhǔn)時認(rèn)識自己的生理時鐘交通工具的選擇有效利用電話、傳真站著打電話時間管理的基本認(rèn)識第35頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六6、節(jié)省時間的其他方法：管制電話的使用使用行動電話隨身攜帶便條紙聽卡帶善用等待時間個人時間的運(yùn)用確定拜訪、電話、會談的目的馬上做，一氣呵成隨身攜帶閱讀資料定時分配-休閑運(yùn)動-信件處理-閱讀-反省、評估

-家庭活動-記錄與計劃家庭活動-記錄與計劃

時間管理的基本認(rèn)識第36頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六生理時鐘與精力分配

100%0% 8:00am Noon 5:00pm第37頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理矩陣急迫性非急迫性重要性危機(jī)事件臨界事件具有時間底線的計劃型事件預(yù)防事件公關(guān)事件新機(jī)會計劃型運(yùn)動非重要性干擾：未預(yù)期的電話/拜訪/文件/報告/會議尋常事件日?，嵥榧?xì)節(jié)通常文件電話浪費(fèi)時間—事件娛樂活動第38頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理矩陣傳統(tǒng)的時間管理優(yōu)先順序

1、重要與緊迫

2、重要但不緊迫

3、不重要但緊迫

4、不重要與不緊迫新時代的觀念 計劃型、人際關(guān)系、角色時間扮演第39頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間手冊的功能I、年歷、月歷、日歷II、計劃型功能

—年度計劃*分年、分月、分周、分日

—月計劃

—周計劃III、執(zhí)行型功能第40頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間手冊的功能IV、計劃型工作管理V、其它 —會議計劃/紀(jì)錄/跟蹤

—約訪日程表（每日、每周、每月）

—萬年歷

—重要客戶年度管理表

—個人財務(wù)管理表

—個人資料VI、附件 —筆記簿

—相關(guān)資料第41頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六紀(jì)律與自我管理1、最佳的計劃與安排：有目標(biāo)2、生活規(guī)范

—不遲、不拖、不延

—簡單扼要

—不作爛好人3、專注：有績效4、作時間的主人

—無壓力的工作情境

—高度的工作滿足度

—美滿的人間與空間第42頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六新時代的時間管理策略創(chuàng)造圓滿人生的自然法則遠(yuǎn)景、使命、角色與目標(biāo)、計劃人際關(guān)系導(dǎo)向的時間管理策略內(nèi)心的寧靜與潛在的影響力第43頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理業(yè)務(wù)人員

完成時間總表完成時間損失分析將分析表報告主管與主管討論完成時間運(yùn)用計劃執(zhí)行計劃并追蹤結(jié)果業(yè)務(wù)主管評估業(yè)務(wù)人員的時間分配并計算部門的平均損失與員工討論，就全部門的時間運(yùn)用、分配做改進(jìn)，以增加拜訪客戶的時間協(xié)助員工完成時間運(yùn)用計劃評估結(jié)果并做必要的建議第44頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六時間管理—日程總結(jié)請回答下列問題：1、活動項目總次數(shù) 次2、工作時間（480分鐘）3、每次活動平均時間（分鐘） 分鐘4、干擾次數(shù) 次5、活動地點（比例） 自己辦公桌 %

老板辦公室 %

組員辦公桌 %

客戶 %

其它 %

交通 %

合計 100%分鐘第45頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六6、活動時間之分配：時間管理—日程總結(jié)對象內(nèi)容主題功能主管%同事%組員%客戶%其他同事%公司外接觸%正式會議%非正式會議%電話%社交活動%看，讀%寫%會計/財務(wù)%業(yè)務(wù)/銷售%商品%人事%公關(guān)%訓(xùn)練%計劃性%組織性%人事%輔導(dǎo)%協(xié)調(diào)%報告%第46頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六7、回答下列問題：你是否每天都有太多的活動而無法有效處理你的工作？每項活動分配的時間是否太短而不能真正發(fā)揮作用？你是否每天都有太多的干擾活動？你的對象是否會為同一事件/案子重復(fù)找你好幾次？你活動的地點合宜嗎？時間管理—日程總結(jié)第47頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六你是否期望改變你的時間分配？（對象、內(nèi)容、主題、功能）你是否能做更多的授權(quán)？你是否需要更多的時間作思考？你是否需要更多的助手？電腦能幫助你節(jié)省時間嗎？你是否用了太多的時間在電話上？你是否被太多的文件所淹沒？時間管理—日程總結(jié)第48頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六8、有效的活動： 你如何分辨你的有效活動？

—你是與誰溝通？

—你是如何進(jìn)行這項活動的？

—這項活動的內(nèi)容與功能是那一類的？9、無意義的活動： 你如何分辨你的無意義活動？

—你是與誰溝通？

—你是如何進(jìn)行這項活動的？

—這項活動的內(nèi)容與功能是那一類的？

時間管理—日程總結(jié)第49頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六請考慮，您目前的工作使命是否1、可以延長您職能生涯？2、即使在壓力下，仍能享受無憂無慮的生活？3、使得生命更具體與有意義？4、可以用來判斷完成目標(biāo)的優(yōu)先次序與鉆勁？5、可用來描繪未來的遠(yuǎn)景與每日工作方案的有效藍(lán)本？6、可以作為各種決策調(diào)整與激勵的指標(biāo)？ （我是否要修正我的工作使命？）第50頁，共56頁，2023年，2月20日，星期六