巧用計算機對農(nóng)村中小學布局調(diào)整審計調(diào)查問卷進行匯總分析

巧用計算機對農(nóng)村中小學布局調(diào)整審計調(diào)查問卷進行匯總分析

在2012年開展的自治區(qū)農(nóng)村中小學布局調(diào)整專項審計調(diào)查中，筆者巧用計算機方法對調(diào)查問卷進行匯總分析，取得了較好的效果，現(xiàn)就具體做法總結(jié)如下。一、采集錄入數(shù)據(jù)我們在仔細研究全區(qū)農(nóng)村中小學布局調(diào)整專項審計調(diào)查方案的基礎上，根據(jù)不同對象設計了小學生、中學生、家長、老師填列的4類問卷調(diào)查表，對35個小學、中學、教學點進行了審計調(diào)查，其中：小學16個、中學14個、教學點5個。共收集到4，700份問卷14.99萬個問題。為更好地利用數(shù)據(jù)，提前設計好問卷調(diào)查匯總用的EXCEL表格，充分利用EXCEL的自動匯總、篩選等統(tǒng)計匯總輔助功能，錄入結(jié)束后就能自動生成匯總數(shù)據(jù)，便于審計組直接運用。二、匯總表錄入注意事項（一）選擇題的錄入我們根據(jù)設計的4類調(diào)查問卷對應設計了4類匯總表，為方便被調(diào)查人答題，調(diào)查問卷大部分問題是選擇題，對這類問題，我們設計匯總表格時每道題有幾個選項就設幾列，一個選項對應一列，填表時，只需調(diào)查人在相應的列內(nèi)填入數(shù)字“1”即可。例如：學生在外租房房屋來源，有5個選項：1.親戚的房屋；2.朋友的房屋；3.他人推薦的房屋；4.自己尋找的房屋；5.其他房屋。設計表格時，將其分為5列，一個選項對應一列，填表時，只需在相應的列內(nèi)填入數(shù)字“1”，預先設計的公式就會統(tǒng)計計算，得出此類選項的人數(shù)總和及所占比例。見圖一。（二）對序號的要求表格第1列的序號代表的是調(diào)查對象人數(shù)，要求從1開始，順序填列，不能有重號或斷號，以免統(tǒng)計人數(shù)出現(xiàn)偏差。三、運用匯總表分析（一）利用EXCEL的函數(shù)功能，發(fā)揮統(tǒng)計分析作用我們在設計匯總表時，在表格的最后兩行已預先設定了計算函數(shù)，當全部調(diào)查問卷按前述要求錄入完畢后，問卷中選擇題不同選項的人員總數(shù)和所占比例就會自動計算出來。表格的總序號是調(diào)查問卷的總?cè)藬?shù)，倒數(shù)第二行是不同選項的人數(shù)總和，最后一行是不同選項人數(shù)所占總?cè)藬?shù)的比例。可作為問題的例子在報告中反映。例如：在我們調(diào)查的1，400名家長中，有20%的家長認為學校食堂設施不到位，有40%的家長認為學校對住宿生管理不到位等。撰寫審計報告時，可參考此比例，提出相關建議，或者列舉實例時可選用相關比例的實例。（二）利用EXCEL的自動篩選功能，提供分析數(shù)據(jù)設計的匯總表，在表格可能涉及統(tǒng)計分析的列中已預先設定了數(shù)據(jù)自動篩選功能，在撰寫審計報告時，可根據(jù)不同的需要，隨時提取不同的數(shù)據(jù)。例如：通過對教師調(diào)查表中教師的“年純收入”自定義篩選，可將被調(diào)查教師年純收入在不同檔次的人數(shù)篩選出來，再將EXCEL表右下邊顯示“自動求和”改為“計數(shù)”后，將篩選出來數(shù)據(jù)全部選定，即可統(tǒng)計出相應人數(shù)。見圖二（年純收入在1萬元到2萬元之間的人數(shù)）。（三）將問卷中預先設定問題的數(shù)據(jù)導入AO系統(tǒng)，運用AO開展輔助審計我們在調(diào)查問卷中設計了一些需要對填報結(jié)果進行驗證的問題，例如：“在你認識的同學或者玩的小伙伴中，有沒有現(xiàn)在呆在家里幫助家里做事，不去學校念書（主要指按年齡現(xiàn)在應該讀小學或者讀初中的）？如果有請一一寫出：他們的名字、家庭住址、過去在哪個學校念書、停止讀書的原因”。錄入的匯總表中不少學生都填列了此問題，但存在學生間重復填列情況，為此，我們將此數(shù)據(jù)導入AO，利用SQL語句整理后，就能匯總出各所學校學生提供的輟學名單，再與學校提供給審計組的輟學學生名單一一對比，就能發(fā)現(xiàn)學校瞞報的輟學學生數(shù)。具體方法簡述如下：1.將問卷匯總表引入審計AO系統(tǒng)，并對調(diào)查問卷數(shù)據(jù)進行查詢分析，提取有用信息。SQL：SelectDIS-TINCT他們的名字F99，家庭住址F100，過去在哪個學校念書F101，停止讀書的原因：厭學F102，停止讀書的原因：離學校太遠F103，停止讀書的原因：沒有錢F104，停止讀書的原因：其他原因F105From小學生匯總2.對提取的輟學表數(shù)據(jù)進行合并整理。（1）經(jīng)對數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)姓名中一次填入多人姓名。見圖三。SQL：select*fromdbo.hebingwherelen（[（1）他們的名字]）＞4（2）對上述問題進行手工拆分后形成中間表《合并整理》。SQL：select*fromdbo.zhengliwherelen（[（1）他們的名字]）4（3）提取重名人員數(shù)據(jù)。SQL：select[（1）他們的名字]，count（[（1）他們的名字]）from學生反映數(shù)據(jù)groupby[（1）他們的名字]HAVINGcount（[（1）他們的名字]）1考慮到學生填列信息中姓名真實性比較大，其他信息不一定準確，因此根據(jù)姓名對重復姓名進行手工清理，最后形成完整的學生輟學名單。3.整理采集教育部門提供的輟學學生信息形成新的數(shù)據(jù)表：《教育部門提供輟學名單》。4.將調(diào)查問卷與教育部門提供的輟學學生信息進行對比分析，查出隱性輟學學生名單。見圖四。SQL：selectdistinct[（1）他們的名字]from學生反映數(shù)據(jù)改where[（1）他們的名字]notin（selectdistinct[姓名]from[教育部門提供2006-2011年度輟學名單]）根據(jù)查詢結(jié)果，有84名學生不在教育部門提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)內(nèi)。5.查詢教育部門提供數(shù)據(jù)中未反映而學生問卷中反映的輟學學生詳細信息，反饋給教育部門予以落實。見圖五。SQL：select*from學生反映數(shù)據(jù)改where[（1）他們的名字]notin（select[姓名]from[教育部門提供2006-2011年度輟學名單]）（四）將學生、家長、老師的一些普遍性意見、建議歸納總結(jié)我們在問卷中就某一方面內(nèi)容要求學生、家長、老師提出進一步完善的建議。匯總表格后可直觀了解到學生、家長、老師反映的一些普遍性意見、建議，這些好建議可直接引用到審計報告中。一方面為撰寫審計報告節(jié)約了時