EXCEL在人力資源管理中的應(yīng)用(案例與技巧)-HR貓貓

Excel在管理中的應(yīng)用案例01第1部分Excel基礎(chǔ)概念名稱名稱可以代表一個(gè)單元格或者一個(gè)單元格區(qū)域，或者是常量，公式。

名稱的定義：選中需要命名的單元格或區(qū)域，在界面左上角名稱框中輸入名稱后回車；

名稱的刪除：插入－名稱－定義，選中需要?jiǎng)h除的名稱點(diǎn)擊刪除按鈕，點(diǎn)確定。

名稱的引用：需要引用某單元格時(shí)輸入該單元格的名稱：＝名稱

第1步：選中需要命名的某個(gè)單元格或單元格區(qū)域。第2步：在左上角名稱框輸入命名后回車。刪除已有命名：選擇“插入”－“名稱”－“定義”；選中需要?jiǎng)h除的名稱，點(diǎn)擊“刪除”按鈕。名稱命名的優(yōu)點(diǎn)：避免絕對(duì)引用的錯(cuò)誤對(duì)公式進(jìn)行文字化表述，讓公式更加容易理解可以在整個(gè)工作簿中通用，引用方便常用引用函數(shù)

row:返回指定單元格的行號(hào)

column:返回指定單元格的列標(biāo)

match:返回查找值在查找范圍中的序號(hào)

=match(查找值，查找范圍，0)

其第三個(gè)參數(shù)為0，表示查找精確值

address:返回單元格名稱，其參數(shù)為行號(hào)列標(biāo)或計(jì)算行號(hào)列標(biāo)的表達(dá)式

=address(行號(hào)，列標(biāo))

=address(1,1)此公式返回A1

indirect:返回單元格的值.其參數(shù)為單元格名稱

=indirect(“A1”),假設(shè)A1=10,則indirect返回10

index:在某區(qū)域內(nèi)查找某個(gè)位置的值

=index(查找區(qū)域，查找值所在的行號(hào)，查找值所在的列號(hào))

offset：指定基點(diǎn)，指定位移量，得到單元格引用

單個(gè)單元格引用：=offset(基點(diǎn)單元格，向下移動(dòng)的行，向右移動(dòng)的列)

區(qū)域的引用：=offset(基點(diǎn)單元格，向下移動(dòng)的行，向右移動(dòng)的列，區(qū)域

包括的行數(shù)，區(qū)域包括的列數(shù))

向上和向左移動(dòng)時(shí)，位移量為負(fù)值。

=offset(A1,1,1)將得到B2單元格的值

動(dòng)態(tài)引用

動(dòng)態(tài)引用是通過引用函數(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于單元格或區(qū)域的相對(duì)引用。它和相對(duì)引用的效果很相似，但比簡單的相對(duì)引用用途廣泛。

常用的動(dòng)態(tài)引用的實(shí)現(xiàn)方法有：

引用函數(shù)嵌套。比如offset和row,column嵌套；index和match，indirect,address嵌套等；

引用函數(shù)與控件結(jié)合使用，此類控件包括組合框，滾動(dòng)條。

動(dòng)態(tài)引用的作用：實(shí)現(xiàn)對(duì)于單元格的動(dòng)態(tài)引用；進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析；制作動(dòng)態(tài)報(bào)表。

運(yùn)算類型

數(shù)值運(yùn)算：1+1=2

邏輯運(yùn)算：1>0=TRUE

在邏輯運(yùn)算中，TRUE=1，F(xiàn)ALSE=0

我們利用邏輯運(yùn)算進(jìn)行條件判斷

在Excel中常用的一些邏輯函數(shù)：if,and,or,not,iserror等

and:只有當(dāng)所有條件全部滿足，才會(huì)返回true的邏輯值

語法：and(條件1，條件2，…)

or:滿足其中任何一個(gè)條件，都會(huì)返回true的邏輯值

語法：or(條件1，條件2，條件3,…)函數(shù)調(diào)用的語法第3部分Excel基礎(chǔ)操作快速選中數(shù)據(jù)表的整行或者整列

ctrl+shift+下箭頭/右箭頭快速選中區(qū)域

ctrl+shift+8行列互換

復(fù)制需要進(jìn)行行列互換的區(qū)域后，將光標(biāo)放置在數(shù)據(jù)表外面位置，選擇性粘貼－選中“轉(zhuǎn)置”選項(xiàng)一個(gè)單元格內(nèi)容輸入為多行

alt+回車鍵顯示公式

ctrl+~

凍結(jié)窗口

選擇需要進(jìn)行凍結(jié)的單元格位置，選擇窗口－凍結(jié)窗格

自定義格式語法：

[大于條件值]格式；[小于條件值]格式；[等于條件值]格式；文本格式

縮放數(shù)值

0.00，，按百萬縮放

0“.”0，按萬縮放

0.00,按千縮放

不復(fù)制隱藏的行或列

a首先選中需要復(fù)制的被隱藏了一些行或列的表格區(qū)域；b然后點(diǎn)擊“編輯”-“定位”-“定位條件”，在其中選擇“可見單元格”；c復(fù)制表格區(qū)域，粘貼即可。

案例02一文本的處理等長文本的分割

從字符串的左邊取字符：=Left(字符串，文本長度)

從字符串的右邊取字符：=Right(字符串，文本長度)

從字符串的中間取字符：=Mid(字符串，文本起始位置，文本長度)

不等長文本的分割

第1步：選中要進(jìn)行分割的字符串區(qū)域。第2步：點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”－“分列”，在文本分列向?qū)е羞x擇適合的分隔符。第3步：設(shè)置需要導(dǎo)入的列以及放置該列的位置。文本的合并

=Concatenate(文本1，文本2，…)

使用連接符&：

動(dòng)態(tài)表頭：="ABC公司"&YEAR(NOW())&"年"&MONTH(NOW())&"月報(bào)表"

有效性

選中需要設(shè)置有效性的區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”－“有效性”，在有效性條件中選擇“序列”，在來源中錄入或選取列表。輸入信息：事前提醒。出錯(cuò)警告：事后提示。如果待選列表不在當(dāng)前工作表中，需要首先為該列表定義名稱，然后在有效性來源框中輸入：

“=該列表的名稱”有效性的其他用法

不允許錄入重復(fù)數(shù)據(jù)的有效性設(shè)定：countif(e:e,e12)=1輸入的內(nèi)容中必須包括某字符：=not(iserror(find("中國",g30)))

二級(jí)選項(xiàng)：

首先將一級(jí)選項(xiàng)的每個(gè)項(xiàng)目定義一個(gè)名稱，該名稱內(nèi)容包括相應(yīng)的二級(jí)項(xiàng)目；制作一級(jí)項(xiàng)目的有效性；制作二級(jí)項(xiàng)目的有效性：內(nèi)容為：=INDIRECT(g6)，其中g(shù)6為設(shè)定了有效性的一級(jí)選項(xiàng)所在的單元格。圈示無效數(shù)據(jù)。選擇“工具”－“公式審核”－“顯示公式審核工具欄”，點(diǎn)擊“圈示無效數(shù)據(jù)”按鈕。該工具可以將所有不符合有效性設(shè)定的內(nèi)容圈示出來。二日期的處理Datedif函數(shù)：用于計(jì)算兩個(gè)日期之間的年數(shù)，月數(shù)，天數(shù)。

=Datedif(開始日期，結(jié)束日期，“y”)

第三個(gè)參數(shù)：

“y”：表示年數(shù)

“m”：表示月數(shù)

“d”：表示天數(shù)

生日提醒

=DATEDIF(TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(G2),DAY(G2)),"d")

某日期的星期

=weekday(A2,2)返回的值是3，則表示該日期是星期三。

兩個(gè)日期間的工作日天數(shù)

=networkdays(開始日期，結(jié)束日期，節(jié)假日列表)

需要首先加載“分析工具庫”才能使用此工具

案例03數(shù)據(jù)查詢VLOOKUP（）VLOOKUP在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。VLOOKUP中的V代表垂直。VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)Lookup_value為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文本字符串。也可以理解為：兩表共有的索引字段。Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。可以使用對(duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或列表。必須使得共有字段位于該范圍的第一列。col_index_num為需要調(diào)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)位于第二個(gè)參數(shù)中定義的范圍的第幾列。必須為單純數(shù)值。range_lookup定義大致匹配或精確匹配。False或0:精確匹配；true或忽略或1：如果無法找到精確匹配的值，那么就查找并匹配比查找值小的最近似的值。HLOOKUP()

Hlookup中的H是水平的意思，在橫向排列的表格中查詢數(shù)據(jù)用Hlookup，垂直排列的表格查詢用Vlookup函數(shù)。其參數(shù)含義與VLOOKUP近似。

案例04查詢表信息查詢表

利用有效性和VLOOKUP函數(shù)實(shí)現(xiàn)。

利用有效性實(shí)現(xiàn)索引字段的切換。

利用VLOOKUP函數(shù)查詢與索引字段相關(guān)的信息。案例05數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選（略）高級(jí)篩選由于自動(dòng)篩選只能篩選出簡單條件的數(shù)據(jù)，因此如要在復(fù)雜條件下進(jìn)行篩選就需要采用高級(jí)篩選的方式。在需要進(jìn)行篩選的數(shù)據(jù)表外設(shè)定篩選條件。在對(duì)話框中設(shè)定：列表區(qū)域?yàn)閿?shù)據(jù)表區(qū)域；條件區(qū)域?yàn)閯偛旁跀?shù)據(jù)表外部設(shè)定的條件區(qū)域，要包括字段名稱和條件所在的單元格區(qū)域。條件格式條件格式可以使得符合特定條件的記錄按照某種設(shè)定的格式顯示。選中要進(jìn)行條件格式設(shè)定的單元格范圍執(zhí)行【格式】【條件格式】在條件格式設(shè)置界面進(jìn)行條件的設(shè)定：統(tǒng)計(jì)

Frequency(需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)區(qū)域，分段點(diǎn))

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)間統(tǒng)計(jì)。此函數(shù)需要和數(shù)組公式一起使用。此函數(shù)是根據(jù)數(shù)值的大小劃分區(qū)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的。

列出需要分析的工資區(qū)間，選中需要計(jì)算統(tǒng)計(jì)結(jié)果的單元格區(qū)域，輸入函數(shù)：按下組合鍵：ctrl+shift+enter排名次

=rank(需排名數(shù)值，排名數(shù)據(jù)范圍，排序方式)

排序方式：0或忽略降序，否則為升序。案例06窗體控件的使用下拉菜單的制作。選擇“視圖”－“工具欄”－“窗體”，出現(xiàn)“窗體”工具條，在工具條上選擇“組合框”。按下鼠標(biāo)左鍵，拖放出合適的大小后釋放鼠標(biāo)，出現(xiàn)下拉菜單形狀。選中該下拉菜單，右鍵選擇“設(shè)置控件格式”在“控制”菜單上，去選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)源。“三維陰影”選項(xiàng)是下拉菜單顯示效果設(shè)定。單元格鏈接：該處指定的單元格中將存儲(chǔ)在控件中被選中的項(xiàng)目在數(shù)據(jù)源中的序列號(hào)。我們經(jīng)常利用該序列號(hào)引用控件選中的值，還可以利用該值制作動(dòng)態(tài)圖表。根據(jù)報(bào)銷單上填報(bào)的日期自動(dòng)生成該報(bào)銷單的起止日期。使用最大值函數(shù)MAX和最小值函數(shù)MIN。制作單選按鈕。使用窗體工具條上的“選項(xiàng)按鈕”界面定制行號(hào)列標(biāo)，滾動(dòng)條，工作表標(biāo)簽的隱藏。選擇“工具”－“選項(xiàng)”－“視圖”，將窗口選項(xiàng)中的行號(hào)列標(biāo)，水平滾動(dòng)條，垂直滾動(dòng)條，工作表標(biāo)簽選項(xiàng)去掉。案例07匯總報(bào)表對(duì)于分布在同一文件中的表格匯總：首先創(chuàng)建格式完全一致的匯總表的表結(jié)構(gòu)在匯總表需要匯總的項(xiàng)目上輸入：=sum()

將光標(biāo)放入括號(hào)，用鼠標(biāo)選擇第一張工作表，按下shift鍵，再選取最后一張工作表，然后選擇需要匯總的單元格，回車。將該公式復(fù)制到其他需要匯總的單元格即可實(shí)現(xiàn)整張表的匯總。對(duì)于分布在不同文件中的表格匯總：首先創(chuàng)建格式完全一致的匯總表的表結(jié)構(gòu)將光標(biāo)置于起始報(bào)表項(xiàng)目上選擇【數(shù)據(jù)】－【合并計(jì)算】“引用位置”選擇各個(gè)需要被合并的報(bào)表，點(diǎn)擊“添加”，直至所有需要被合并的報(bào)表添加完成。需要?jiǎng)h除一張表格時(shí)，只需要在合并計(jì)算界面上選中該表格，點(diǎn)擊刪除按鈕。當(dāng)子表格數(shù)據(jù)發(fā)生變化需要更新匯總表數(shù)據(jù)時(shí)，只需執(zhí)行：數(shù)據(jù)-合并計(jì)算，進(jìn)入合并計(jì)算界面后直接點(diǎn)擊確定退出該界面即可完成刷新數(shù)據(jù)的操作。案例08報(bào)表保護(hù)單元格區(qū)域的保護(hù)。首先取消不需要保護(hù)的單元格區(qū)域的鎖定狀態(tài)。右鍵“設(shè)置單元格格式”，在“保護(hù)”標(biāo)簽上將鎖定選項(xiàng)取消。如果需要隱藏單元格公式內(nèi)容，可以將隱藏選項(xiàng)選中。選擇“工具”－“保護(hù)”－“保護(hù)工作表”，輸入保護(hù)密碼。隱藏公式

右鍵菜單－設(shè)置單元格格式－保護(hù)－選中隱藏選項(xiàng)，然后執(zhí)行對(duì)工作表的保護(hù)隱藏工作表：隱藏工作表后需要保護(hù)工作簿。案例09按鈕的制作選擇“視圖”－“工具欄”－“窗體”，調(diào)出窗體工具條。選擇工具條上的命令按鈕。繪制出按鈕的基本形狀后，自動(dòng)跳出“指定宏”對(duì)話框，點(diǎn)擊“新建”按鈕，出現(xiàn)VBA編程界面。在Sub和EndSub之間輸入：sheets(“要跳轉(zhuǎn)的工作表名稱”).select，關(guān)閉該窗口。選中該按鈕，右鍵菜單“編輯文字”，可以修改按鈕名稱。案例10財(cái)務(wù)報(bào)表利用excel創(chuàng)建財(cái)務(wù)報(bào)表，要注意報(bào)表之間的勾稽關(guān)系。一方面是出于高效率管理報(bào)表的考慮，另一方面，可以幫助我們分析報(bào)表中的數(shù)據(jù)，并快速檢查出報(bào)表中的可能錯(cuò)誤。為了能夠自動(dòng)維護(hù)報(bào)表間的數(shù)據(jù)關(guān)系，我們經(jīng)常需要使用單元格鏈接，將所有的表鏈接起來。注意鏈接方式請(qǐng)使用并聯(lián)而非串聯(lián)。串聯(lián)導(dǎo)致鏈接關(guān)系更加復(fù)雜且難以維護(hù)，而并聯(lián)的方式將只有一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源，鏈接關(guān)系簡單不容易出錯(cuò)，而且易于管理。比如損益表，資產(chǎn)負(fù)債表，現(xiàn)金流量表，需要使用公式和鏈接使得這些表鏈接起來，該鏈接關(guān)系能夠自動(dòng)維護(hù)和更新多表之間的勾稽關(guān)系，時(shí)刻能夠保證報(bào)表數(shù)據(jù)之間的勾稽的正確性。（具體公式參見電子文檔）。案例11表格的幾種類型數(shù)據(jù)表可以分為數(shù)據(jù)列表，二維表，多維表和帶有格式的報(bào)表等幾種類型。數(shù)據(jù)表類型操作目標(biāo)匯總方法是否需要重復(fù)制作是否與數(shù)據(jù)源有鏈接關(guān)系多字段數(shù)據(jù)列表記錄疊加并按表名區(qū)分導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)+SQL語句不需要有二維表多個(gè)二維表生成透視表透視表多維數(shù)據(jù)區(qū)域合并不需要有同一文件內(nèi)的報(bào)表數(shù)據(jù)匯總=sum(begin:end!B2)不需要有不同文件中的報(bào)表數(shù)據(jù)匯總合并計(jì)算不需要有非標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)表匯總建議修改原表的結(jié)構(gòu)或者僅作為終端報(bào)表，上層再建立一個(gè)數(shù)據(jù)源表作為收集數(shù)據(jù)使用需要無案例12數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行各類數(shù)據(jù)分析。選擇“數(shù)據(jù)”－“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，進(jìn)入透視表設(shè)置向?qū)?。點(diǎn)擊“下一步”，選擇正確的數(shù)據(jù)范圍。點(diǎn)擊“下一步”，選擇“布局”按鈕。在如下圖界面上，將右側(cè)的字段拖入左側(cè)相應(yīng)區(qū)域內(nèi)。形成如下圖的布局，點(diǎn)擊確定按鈕。生成如下的透視表后，將鼠標(biāo)懸停在想要移動(dòng)的字段上，鼠標(biāo)左鍵按下，將字段拖放到其他區(qū)域，生成自己需要的數(shù)據(jù)顯示。數(shù)據(jù)百分比顯示：右鍵菜單－字段設(shè)置－選項(xiàng)，將數(shù)據(jù)顯示方式改為“占同列數(shù)據(jù)總和的百分比”同時(shí)顯示數(shù)據(jù)與百分比：在【布局】里將銷售收入兩次拖入數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)⑵渲幸粋€(gè)銷售收入改為百分比顯示在報(bào)表項(xiàng)目上輸入新的名稱可以修改項(xiàng)目名稱將報(bào)表項(xiàng)目拖拽到列標(biāo)題位置，可以將數(shù)值和百分比改為按列排列篩選數(shù)據(jù)：點(diǎn)擊字段名稱后面的下拉菜單，可以對(duì)字段內(nèi)容進(jìn)行篩選。顯示明細(xì)數(shù)據(jù)：雙擊需要查看明細(xì)的數(shù)據(jù)，在新的工作表上將顯示構(gòu)成此匯總數(shù)據(jù)的所有明細(xì)數(shù)據(jù)。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序：把光標(biāo)放在行位置的報(bào)表項(xiàng)目上，【右鍵菜單】【字段設(shè)置】，【高級(jí)】按鈕，左側(cè)可以進(jìn)行排序設(shè)置。按照日期分組：將日期放入行區(qū)域，【右鍵菜單】【組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)】【組合】在【步長】中選擇需要的分組標(biāo)準(zhǔn)按照數(shù)值分組：將銷售收入放入行區(qū)域，【右鍵菜單】【組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)】【組合】在【步長】中選擇需要的分組標(biāo)準(zhǔn)插入計(jì)算字段：在【名稱】后給計(jì)算字段定義名稱在【公式】后輸入計(jì)算字段的計(jì)算公式，可以引用下面的字段自動(dòng)更新：【右鍵菜單】【表格選項(xiàng)】【打開時(shí)刷新】可以讓報(bào)表始終有更新后的數(shù)據(jù)顯示。透視圖可以單獨(dú)生成數(shù)據(jù)透視圖，也可以基于現(xiàn)有的透視表生成透視圖。如果已經(jīng)有現(xiàn)成的透視表，通過點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表工具條上的圖表按鈕可以生成一個(gè)透視圖。通過拖動(dòng)透視圖上的各個(gè)字段到右側(cè)或者底部的位置，可以方便地改變圖表組織數(shù)據(jù)的方式。隱藏透視圖字段按鈕：把光標(biāo)懸停在任意字段上，右鍵菜單，選擇【隱藏?cái)?shù)據(jù)透視圖字段按鈕】，即可以將字段按鈕隱藏；再次顯示字段按鈕：點(diǎn)擊透視圖工具條上第一項(xiàng)，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇【隱藏?cái)?shù)據(jù)透視圖字段按鈕】如果有些數(shù)據(jù)無法在數(shù)據(jù)透視表內(nèi)部分析，可以引用透視表的數(shù)據(jù)作為分析的基礎(chǔ)。制作試算平衡表點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”并拖拽到“匯總”隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表中的匯總字段或單元格格式自定義功能格式設(shè)定為：[紅色]"借貸不平衡";[紅色]"金額借貸不平衡"；[藍(lán)色]”借貸平衡”Ctrl+拖拽標(biāo)簽來復(fù)制工作表編制損益表創(chuàng)建損益表格式創(chuàng)建IS嵌套函數(shù)IS類函數(shù)，可以檢驗(yàn)數(shù)值的類型并根據(jù)參數(shù)取值返回TRUE或FALSE。函數(shù)如果為下面的內(nèi)容，則返回TRUEISBLANK值為空白單元格。ISERR值為任意錯(cuò)誤值（除去#N/A）。ISERROR值為任意錯(cuò)誤值（#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME?或#NULL!）。ISLOGICAL值為邏輯值。ISNA值為錯(cuò)誤值#N/A（值不存在）。ISNONTEXT值為不是文本的任意項(xiàng)（注意此函數(shù)在值為空白單元格時(shí)返回TRUE）。ISNUMBER值為數(shù)字。ISREF值為引用。ISTEXT值為文本。創(chuàng)建財(cái)務(wù)比率銷售毛利率=銷售毛利/銷售凈額——毛利率大，表示經(jīng)營能力強(qiáng)。銷售成本率=銷售成本/銷售凈額——成本率低，表示經(jīng)營能力好。凈利率率=凈利潤/銷售凈額——凈利潤率越高，表示經(jīng)營能力強(qiáng)。營業(yè)比率=（銷售成本+營業(yè)費(fèi)用）/銷售凈額，營業(yè)比率越低，表示經(jīng)營能力越強(qiáng)營業(yè)費(fèi)用率=銷售費(fèi)用/銷售凈額——營業(yè)費(fèi)用越低，表示經(jīng)營績效越好。用MAX、MIN函數(shù)顯示制表日期MAX，返回一組值中的最大值MIN，返回一組值中的最小值案例13多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)如下圖格式的即為二維表：現(xiàn)在我們需要將數(shù)個(gè)格式相同的二維表匯總為一張表格，且可以區(qū)分不同表格屬性進(jìn)行分析，比如三張表分別為北京，上海，深圳分公司的表格。我們使用的方法是利用透視表多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域的功能。選擇數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖選擇第3個(gè)數(shù)據(jù)源類型：多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域，點(diǎn)擊下一步按鈕：在出現(xiàn)的界面上選擇：自定義字段選擇需要被合并的表格區(qū)域，點(diǎn)擊添加將其添加到所有區(qū)域；將頁字段數(shù)據(jù)改為1，在項(xiàng)標(biāo)志處輸入該表格的標(biāo)志，使用相同的方法將其他需要合并的表格全部添加。透視表生成后如下圖所示，已經(jīng)將多個(gè)表格合并成一個(gè)：雙擊字段名，可以對(duì)字段名進(jìn)行修改：案例14回歸與預(yù)測回歸分析表明事物之間相互影響的關(guān)系，主要用于分析單個(gè)因變量如何受一個(gè)或多個(gè)自變量影響的。比如某地空調(diào)的銷量與氣溫的變化之間的關(guān)系。可以用統(tǒng)計(jì)獲得的歷史數(shù)據(jù)，對(duì)未來的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測。可以利用它幫助經(jīng)營，財(cái)務(wù)，銷售，營銷等方面的決策。趨勢線預(yù)測根據(jù)歷史數(shù)據(jù)制作出折線圖選中圖表中的折線，右鍵菜單－添加趨勢線選擇預(yù)測類型（可以先選擇默認(rèn)的線性）切換到選項(xiàng)標(biāo)簽，根據(jù)需要預(yù)測的期間數(shù)，在“前推”處輸入預(yù)測期間個(gè)數(shù)，并選中“顯示公式”和“顯示R平方值”選項(xiàng)根據(jù)出現(xiàn)的回歸系數(shù)（R平方）判斷預(yù)測類型是否適合，R平方越接近1越好（多項(xiàng)式除外，需要考慮業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否存在較大的波動(dòng)，如果沒有則不適用多項(xiàng)式分析類型）根據(jù)回歸方程求預(yù)測值移動(dòng)平均沒有R平方，不適用此分析方法。Correl函數(shù)判斷相關(guān)性。相關(guān)系數(shù)在0.8以上為強(qiáng)相關(guān)，0.6以上為弱相關(guān)。案例15-16數(shù)據(jù)分析與圖表分析日常工作中主要用到的數(shù)據(jù)分析有：構(gòu)成：局部與整體比例關(guān)系。序列：在一個(gè)時(shí)間序列內(nèi)進(jìn)行的比較與分析。差異：預(yù)算與實(shí)際數(shù)的版本差異等。增長：增長率與增速，進(jìn)行趨勢預(yù)測。勾稽：數(shù)據(jù)之間固有的相互聯(lián)系的屬性，利用此屬性進(jìn)行數(shù)據(jù)合理性的判斷。圖表用于形象地展示數(shù)據(jù)。利用圖表可以更好地對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。差異分析：利用上面的表格制作面積圖，數(shù)據(jù)區(qū)域選擇C25:D31選中B公司數(shù)據(jù)系列，右鍵菜單“數(shù)據(jù)系列格式”將其內(nèi)部（填充色）和邊框色都改為“無”圖表上將只顯示差異部分，如下圖：雙坐標(biāo)圖表：

利用下面的數(shù)據(jù)制作雙坐標(biāo)圖表：選擇“插入”-“圖表”，進(jìn)入圖表向?qū)?，選擇柱形圖，第一種子圖表類型簇狀柱形圖。選擇“視圖”-“工具欄”-“圖表”，調(diào)出圖表工具條：點(diǎn)開圖表工具條上下拉菜單，選擇系列“完成率”點(diǎn)擊圖表工具條上“數(shù)據(jù)系列格式”按鈕：在數(shù)據(jù)系列格式界面上，切換到坐標(biāo)軸標(biāo)簽，將系列繪制在由“主坐標(biāo)軸”改為“次坐標(biāo)軸”再次選中系列“完成率”，右鍵菜單選擇“圖表類型”選擇折線圖，點(diǎn)確定：雙坐標(biāo)圖表制作完成。氣泡圖：利用下表制作氣泡圖：在圖表向?qū)е羞x擇“氣泡圖”因?yàn)闅馀輬D沒有分類軸（其橫坐標(biāo)為序列號(hào)），我們需要添加數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)，點(diǎn)擊下一步，切換到數(shù)據(jù)標(biāo)志標(biāo)簽，將系列名稱打勾：縱坐標(biāo)表示%Growth,氣泡大小表示Cost:單元格嵌入式圖表：

利用下表制作如圖中所示的嵌入式圖表在單元格中敲入如下公式：=REPT("|",B2/400)其中，除數(shù)的值由源數(shù)據(jù)的大小決定，源數(shù)據(jù)大，除數(shù)應(yīng)相應(yīng)變大，其意義在于縮減豎線的數(shù)量，使得單元格可以容納由一系列豎線構(gòu)成的圖表。復(fù)合餅圖：當(dāng)數(shù)據(jù)系列內(nèi)值的大小差異較大時(shí)，可以制作復(fù)合餅圖以便數(shù)據(jù)顯示更為清楚，如下圖所示：選擇餅圖中的復(fù)合餅圖子圖表類型：點(diǎn)擊下一步，切換到圖例標(biāo)簽，將顯示圖例的勾去掉：切換到數(shù)據(jù)標(biāo)志標(biāo)簽，把類別名稱和百分比打勾：選中數(shù)據(jù)系列，右鍵菜單，選擇數(shù)據(jù)系列格式：切換到選項(xiàng)標(biāo)簽，將第二繪圖區(qū)包含最后的值改為：4復(fù)合餅圖制作完成。圖表組合：一個(gè)圖表中的不同數(shù)據(jù)系列可以采用不同的圖表類型顯示，如下圖：首先制作一個(gè)柱形圖：在圖表工具條上選擇數(shù)據(jù)系列Compensation:在圖表工具條上選擇數(shù)據(jù)系列格式按鈕：在數(shù)據(jù)系列格式界面上，切換到坐標(biāo)軸標(biāo)簽，將主坐標(biāo)軸改為次坐標(biāo)軸：右鍵點(diǎn)擊Compensation,選擇圖表類型：將其圖表類型改為折線圖；用同樣的方式操作Production系列，將其圖表類型改為面積圖；完成圖表組合的制作。下拉菜單式圖表：寫入如下的公式：index函數(shù)查找出的值由A9單元格來指定。制作三維餅圖，其數(shù)據(jù)區(qū)域?yàn)锳3:I3,A9:I9,需要手工選取。點(diǎn)擊“視圖”-“工具欄”-“窗體”，調(diào)出窗體工具條：在窗體工具條上選擇組合框，在餅圖上拖放出一個(gè)組合框：右鍵選中組合框，在菜單中選擇“設(shè)置控件格式”：在控制標(biāo)簽中做如下設(shè)置：其中單元格鏈接為存儲(chǔ)控件選中項(xiàng)目序號(hào)的單元格。完成下拉菜單式圖表的制作：帶有滾動(dòng)條的圖表：該圖表中可以隨著點(diǎn)擊滾動(dòng)條的動(dòng)作而動(dòng)態(tài)翻看源數(shù)據(jù)中的大量數(shù)據(jù)。定義兩個(gè)動(dòng)態(tài)引用的名稱：Period:=offset('7.動(dòng)態(tài)圖表'!$A$1,'7.動(dòng)態(tài)圖表'!$D$1,0,10,1)Data:=offset('7.動(dòng)態(tài)圖表'!$B$1,'7.動(dòng)態(tài)圖表'!$D$1,0,10,1)制作折線圖，選擇系列標(biāo)簽，刪除period系列：將“值”和“分類（X）軸標(biāo)志”設(shè)置為如下圖內(nèi)容：調(diào)出窗體工具條，在圖表外繪制滾動(dòng)條，右鍵選中滾動(dòng)條，選擇設(shè)置控件格式：在單元格鏈接中設(shè)置為D1:甘特圖如果想制作如下圖的甘特圖，需要以下4列數(shù)據(jù)：首先制作堆積條形圖：點(diǎn)擊下一步，切換到系列標(biāo)簽，刪除結(jié)束日期系列：生成的條形圖如下圖所示：下面轉(zhuǎn)換縱坐標(biāo)的項(xiàng)目排列次序：雙擊縱坐標(biāo)，切換到刻度，將分類次序反轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)軸交叉于最大分類選項(xiàng)打勾。此時(shí)縱坐標(biāo)次序已經(jīng)反轉(zhuǎn)雙擊開始日期數(shù)據(jù)系列，在數(shù)據(jù)系列格式對(duì)話框中將邊框和內(nèi)部都改選為無，此時(shí)開始日期數(shù)據(jù)系列隱藏。此時(shí)需要將橫坐標(biāo)開始日期改為真正的項(xiàng)目開始日期：在excel中，每一個(gè)日期都對(duì)應(yīng)一個(gè)數(shù)值，選中B2,查看2008-7-1對(duì)應(yīng)數(shù)值為39630雙擊橫坐標(biāo)，切換到刻度，將最小值改為39630，同樣將橫坐標(biāo)最大值改為真正的項(xiàng)目結(jié)束日期。甘特圖制作完成。案例17動(dòng)態(tài)圖表選中北京，深圳，上海以下的區(qū)域，分別定義北京，深圳，上海的名稱選擇視圖-工具欄-窗體，選擇選項(xiàng)按鈕，畫出如下三個(gè)選項(xiàng)按鈕：右鍵選中選項(xiàng)按鈕，在右鍵菜單中選擇設(shè)置控件格式，在跳出的對(duì)話框中選擇控制標(biāo)簽，在單元格鏈接中選擇A16：在A17單元格中輸入公式：=choose(a16,”北京”,”上海”,”深圳”)，為A17定義名稱：choose在A2,A3,A4單元格中輸入以下內(nèi)容：在B16單元中寫入以下公式，并復(fù)制到該行1-12月的單元格中：=VLOOKUP(A3,INDIRECT(choose),COLUMN()-1,0)依據(jù)此數(shù)據(jù)表制作雙曲線圖：案例18比率分析利用透視表靈活的特性，將兩個(gè)結(jié)構(gòu)完全相同的透視表相除，即得到可以進(jìn)行任意兩個(gè)因素間的比率分析圖表。案例19邏輯判斷IF(條件判斷，如果條件滿足則返回的結(jié)果，如果條件不滿足則返回的結(jié)果)

根據(jù)工齡計(jì)算員工年假。年假規(guī)則：規(guī)定：公司工齡小于1年的，享受10天年假；大于1年小于10年的，工齡每增加一年，年假增加1天；增長到20天不再增加。使用IF函數(shù)嵌套實(shí)現(xiàn)。單元格F3為工齡。=IF(F3<1,10,IF(F3<10,9+F3,20))IF和OR，AND嵌套使用用于執(zhí)行更為復(fù)雜的判斷

if(or(條件1，條件2，…)，若條件滿足則返回的結(jié)果，若條件不滿足則返回的結(jié)果)

if(and(條件1，條件2，…)，若條件滿足則返回的結(jié)果，若條件不滿足則返回的結(jié)果)計(jì)算工資及所得稅

=-IF((K3-1600)>100000,(K3-1600)*0.45-15375,IF((K3-1600)>80000,(K3-1600)*0.4-10375,IF((K3-1600)>60000,(K3-1600)*0.35-6375,IF((K3-1600)>40000,(K3-1600)*0.3-3375,IF((K3-1600)>20000,(K3-1600)*0.25-1375,IF((K3-1600)>5000,(K3-1600)*0.2-375,IF((K3-1600)>2000,(K3-1600)*0.15-125,IF((K3-1600)>500,(K3-1600)*0.1-25,(K3-1600)*0.05))))))))

自動(dòng)計(jì)算加班費(fèi)

=IF(ISERROR(VLOOKUP(D2,$L$2:$L$12,1,FALSE)),IF(OR(G2=6,G2=7),"周末加班","工作日加班"),"節(jié)假日加班")

自動(dòng)計(jì)算請(qǐng)假扣除

=IF(OR(D5="病假",D5="事假"),E5*1,IF(D5="曠工",E5*3,0))

隱藏錯(cuò)誤提示

=IF(ISERROR(表達(dá)式),"",表達(dá)式)案例20計(jì)數(shù)與求和條件計(jì)數(shù)

countif(range，criteria)

countif(A1:A100，”>8”)條件求和

如果滿足某個(gè)條件，就對(duì)該記錄里的指定數(shù)值字段求和。在第一個(gè)參數(shù)所在的區(qū)域里面查找第二個(gè)參數(shù)指定的值，找到后對(duì)第三個(gè)參數(shù)指定的字段進(jìn)行求和。sumif(range,criteria,sum_range)

sumif(A1:A100,“???海*”,E1:E100)對(duì)A列中第4個(gè)字為海的E列的值求和

模糊條件求和

sumif(a1:a100,“*”&”?！?”*”,e1:e100)對(duì)A列中包含“?！弊值腅列的值求和

sumif對(duì)多個(gè)條件進(jìn)行求和

=SUM(SUMIF(F:F,F2:F3,E:E))

=SUM(SUMIF(F:F,{"陳露","程靜"},E:E))

criteria為常量，普通公式；criteria為單元格引用，需要使用數(shù)組公式。

sum與數(shù)組公式聯(lián)手計(jì)數(shù)

{=sum((a1:a100>1000)*(a1:a100<5000))}

sum與數(shù)組公式聯(lián)手求和

{=sum((條件1)*(條件2)*…..*求和區(qū)域)}

sumproduct的使用

返回相應(yīng)的數(shù)組或區(qū)域的乘積的和?？梢允褂胹umproduct替代sum數(shù)組公式的使用用于多條件求和。

sumproduct((條件1)*(條件2)*…)用于計(jì)數(shù)

sumproduct((條件1)*(條件2)*…*求和區(qū)域)用于求和

案例21模擬運(yùn)算表（略）案例22單變量求解如果希望利潤達(dá)到200萬，則需要相應(yīng)調(diào)整的單價(jià)、直接成本、固定成本、銷售量為多少？可變單元格：要求解的值所在的單元格目標(biāo)單元格：關(guān)系式表達(dá)所在的單元格目標(biāo)值：關(guān)系式的值單變量求解的原理：根據(jù)在單元格中描述的一元方程求解方程中的未知數(shù)。使用單變量求解的前提：需要在單元格中將一元方程的方程式描述清楚。如果是函數(shù)關(guān)系，則需要在單元格中引用該函數(shù)。案例23規(guī)劃求解步驟：構(gòu)建已知條件的關(guān)系模型，然后運(yùn)行規(guī)劃求解工具。構(gòu)建模型的過程實(shí)際上是利用Excel單元格引用的方式將條件描述清楚的過程。在規(guī)劃求解對(duì)話框中，進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。目標(biāo)單元格為求解后達(dá)到的目標(biāo)?？勺儐卧駷橐蠼獾膯卧?。在約束中添加已知的其他條件。規(guī)劃求解可以求解多元方程，可以解決求極值的問題，可以替代計(jì)算較為復(fù)雜的計(jì)算過程。案例24自定義函數(shù)宏的安全性級(jí)別調(diào)整點(diǎn)擊：工具-宏-安全性如果定義了宏或者自定義函數(shù)并且想使用它們，那么需要將宏的安全性級(jí)別調(diào)整為中或者低。自定義函數(shù)：進(jìn)入VB編輯器選中左側(cè)工程管理器中的當(dāng)前工作簿，查看其下項(xiàng)目中是否存在“模塊”。如果不存在，點(diǎn)擊【插入】菜單，選擇“模塊”；如果存在，則略過此步驟。雙擊模塊下的某一模塊，右側(cè)將彈出該模塊的代碼窗口，我們將在此代碼窗口中編寫自定義函數(shù)。在右側(cè)代碼窗口輸入以下語句：Functionvaluation(a,b,c,d)valuation=(a+b)*0.6+(c+d)*0.4EndFunction其中，valuation是該函數(shù)的函數(shù)名，a,b,c,d是該自定義函數(shù)的參數(shù)，function與endfunction是自定義函數(shù)的起始與結(jié)束語句。帶有判斷的自定義函數(shù)：Functionlimitation(job)Ifjob=“總經(jīng)理”O(jiān)rjob=“市場銷售”Thenlimitation=1500ElseIfjob=“客戶服務(wù)”O(jiān)rjob=“副總經(jīng)理”Thenlimitation=1200ElseIfjob=“職能管理”O(jiān)rjob=“業(yè)務(wù)總監(jiān)”Thenlimitation=800ElseIfjob=“產(chǎn)品”O(jiān)rjob=“采購”Thenlimitation=600ElseIfjob=“研發(fā)技術(shù)”O(jiān)rjob=“生產(chǎn)運(yùn)作”Thenlimitation=400Else:limitation=100EndIfEndFunction附：VBA簡介VBA簡介：VBA是VisualbasicforApplication的縮寫。是用來開發(fā)應(yīng)用程序的Visualbasic語言，除了它無法象Visualbasic般獨(dú)立存在外，其它的如程序的編輯方法，對(duì)象的使用等，都與Visualbasic相同，因此如果學(xué)習(xí)過Visualbasic語言，入門VBA將是一件很容易的事。VBE是VisualbasicEditor的縮寫,是用來編寫VBA應(yīng)用程序的編輯器,它與VB編器有什么區(qū)別呢?Visualbasic是用來開發(fā)完整程序的工具,必須使用相當(dāng)大的系統(tǒng)資源,但是在控制EXCEL或其他OFFICE辦公軟件時(shí),并不需要使用這么龐大的資源,因此Microsoft將Visualbasic編寫及執(zhí)行程序的功能附屬于OFFICE之下，使其可以使用較少的系統(tǒng)資源，達(dá)到編輯出應(yīng)用程序的目的。因此將提供這些功能的編輯器稱為VisualbasicEditor。EXCELVBA基本構(gòu)架對(duì)象、屬性、事件、方法對(duì)象：

所謂的對(duì)象，我們可以將其想象成日常生活中所用的各類物品比如車子桌子、椅子等以車子的組成為例，車子是由輪子、車座、車燈、外殼等組合而成的一個(gè)大對(duì)象而這些具有單一功能的對(duì)象又可以分為更小的對(duì)象如：螺絲、電線等。

就EXCEL而言其對(duì)象就是工作薄、工作表、圖表工作表或其他更細(xì)微的窗體組件。屬性：所謂屬性就是對(duì)象所屬的特征，例如當(dāng)年到一個(gè)蘋果時(shí)，可以馬上知道它的顏色形狀及大小這些都可以用來形容對(duì)象的形容詞也就是對(duì)象的屬性，比如工作表的名稱就是工作表的一個(gè)屬性。取得屬性值的語法：變量=對(duì)象.屬性比如我們要取得當(dāng)前工作表的名子和工作表的數(shù)量AAA=ABBB=Activesheet.count設(shè)定屬性的語法:對(duì)象.屬性=屬性值例:sheets(1).name="我的工作薄1"設(shè)置第一個(gè)工作表的名稱是"我的工作薄1"事件:所謂事件,就是發(fā)生在對(duì)象上的事情例如在按按上單擊鼠標(biāo)這個(gè)動(dòng)作就是發(fā)生于按紐上的事件，工作表的增加，單元格的修改都是事件。下面的圖示中右邊的下拉框中都是WORKSHEET（工作表）的事件事件有什么用呢？程序我們平常并不希望它時(shí)時(shí)運(yùn)行，所以我們需要在使用到它時(shí)再讓它運(yùn)行，比如：你可以設(shè)置一個(gè)按紐用單擊這個(gè)事件去觸發(fā)程序的運(yùn)行，當(dāng)我們單擊按紐時(shí)就運(yùn)行，不單擊就不運(yùn)行。再如，我們有時(shí)候需要在改變某個(gè)工作表中的單元格時(shí)運(yùn)行某個(gè)程序這時(shí)就可以用Worksheet_Change這個(gè)事件。方法:控制對(duì)象的動(dòng)作或功能稱為方法,簡單的說就是為了達(dá)到某種效果而下達(dá)的命令:比如:對(duì)工作表這個(gè)對(duì)象進(jìn)行新建或刪除的功能.而新建及刪除功能即為工作表這個(gè)對(duì)象所提供的方法.使用方法的程序語法.對(duì)象.方法例:SHEET1.DELETE上例中SHEET1的部分為對(duì)象,而"."后方的即為對(duì)象所提供的方法,至于對(duì)象提供的方法有哪些,并不需要特意去記憶它們,當(dāng)輸入了對(duì)象名稱然后輸入"."時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)顯示該對(duì)象提供的方法菜單以便從菜單中選取適用的方法.舉例：點(diǎn)擊“新建”并加入Sheets("sheet1").Range("a1")=100

Sheets("sheet1").Cells(2,1)=200DimiAsIntegerDIM變量名稱AS變量類型Fori=1To20

Sheets("sheet1").Cells(i,1)=i

Next添加：WithApplication.WorksheetFunction

Range("a21").Value=.Sum(Range("a1:a20"))注意SUM前面要有個(gè)點(diǎn)才行

Range("a22").Value=.Average(Range("a1:a20"))

EndWith在VBA不直接支持在EXCEL工作表中的一些函數(shù)，如果要調(diào)用就必須加上Application.WorksheetFunction宏：許多VBA高手都是從錄制宏入門VBA的，宏的功能就是將所操作的步驟記錄下來,以便以后的任何時(shí)候只要使用宏,就可以重復(fù)執(zhí)行操作過的步驟。有時(shí)在編程序時(shí)，忘記了EXCEL某些基本功能的編寫，錄制宏就是一個(gè)很好的方法，比如你忘記了不連續(xù)單元格的表示方法，你就可以在工作表中把你選取不連續(xù)單元格的過程錄制下來，代碼自然就出來了。錄制宏的操作：“工具”—“宏”點(diǎn)擊錄制宏按紐在彈出的錄制新宏對(duì)話框中輸入宏名和快捷鍵（可不填）進(jìn)行事選設(shè)定的操作停止錄制（其實(shí)這個(gè)和平時(shí)生活中錄音或錄像一樣，開始錄制--停止），補(bǔ)充一點(diǎn)，就是如果以后想用按紐來執(zhí)行宏，可以直接在彈出的指定宏對(duì)話框中點(diǎn)擊錄制宏，其余步驟同上。案例25資產(chǎn)折舊直線折舊法計(jì)算資產(chǎn)折舊=SLN（Cost,Satvage,Life）固定余額遞減折舊法計(jì)算資產(chǎn)折舊=DB（Cost,Satvage,Life,Year）雙倍余額遞減折舊法計(jì)算資產(chǎn)折舊=DDB（Cost,Satvage,Life,Year,2）可變余額遞減折舊法計(jì)算資產(chǎn)折舊=VDB（Cost,Satvage,Life,StartPeriod,EndPeriod,Factor,NoSwitch）年數(shù)總和折舊法計(jì)算資產(chǎn)折舊=SYD（Cost,Satvage,Life,Year）附1：投資決策分析進(jìn)行投資分析需要為ｅｘｃｅｌ提供一系列現(xiàn)金流量的值。凈現(xiàn)值。內(nèi)部報(bào)酬率。凈現(xiàn)值和內(nèi)部報(bào)酬率是關(guān)系緊密的一對(duì)函數(shù)。當(dāng)內(nèi)部報(bào)酬率＝資金成本時(shí)，凈現(xiàn)值＝０。附2：整合數(shù)據(jù)表我們經(jīng)常需要將幾個(gè)表格中的數(shù)據(jù)整合成一張表，如下圖所示，將5個(gè)月的數(shù)據(jù)（目前分布在5張表格上）整合到一個(gè)總表上：我們使用的方法是利用office的查詢工具query進(jìn)行的，這樣做的優(yōu)點(diǎn)在于今后對(duì)于新數(shù)據(jù)的更新可以自動(dòng)化刷新，而不需要重復(fù)的進(jìn)行整合操作（如復(fù)制粘貼）。office的查詢工具query在典型安裝office時(shí)是不會(huì)被安裝的，我們需要首先檢查我們的office是否已經(jīng)安裝了query，方法如下：打開Excel，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】菜單中【導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)】－【新建數(shù)據(jù)庫查詢】，若系統(tǒng)提示安裝，則說明該功能未被安裝，此時(shí)可能需要在光驅(qū)中插入Office安裝光盤完成該功能的安裝。在光驅(qū)中插入安裝光盤后，安裝過程中選擇自定義安裝；點(diǎn)開Excel前面的加號(hào)，選中要安裝的功能前面的下拉菜單，選擇【從本機(jī)運(yùn)行】；點(diǎn)開【Office工具】前面的加號(hào)，選中【MicrosoftQuery】的下拉菜單，選擇【從本機(jī)運(yùn)行】，然后執(zhí)行余下的安裝過程即可。下面開始整合工作：選擇excelfiles*:選擇要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的excel文件：出現(xiàn)選擇數(shù)據(jù)表的界面：如果以上界面提示錯(cuò)誤，點(diǎn)擊以上界面的“選項(xiàng)”按鈕，出現(xiàn)以下界面，將系統(tǒng)表打勾即可：任選一個(gè)字段到右側(cè)，點(diǎn)下一步按鈕：直到以下界面出現(xiàn)，選擇第二項(xiàng)，點(diǎn)完成按鈕：此時(shí)出現(xiàn)query程序界面，點(diǎn)擊工具條上SQL按鈕：出現(xiàn)以下界面：在界面中將SQL語句改為以下：出現(xiàn)以下提示，點(diǎn)確定按鈕：出現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢結(jié)果，選文件菜單-將數(shù)據(jù)返回EXCEL:選擇在新工作表中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)：幾張數(shù)據(jù)表被成功地整合在一起。該查詢數(shù)據(jù)表與數(shù)據(jù)源保持著動(dòng)態(tài)鏈接關(guān)系，可以隨時(shí)刷新數(shù)據(jù)，不需要重復(fù)操作。右鍵菜單里選擇刷新數(shù)據(jù)即可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新。附3：對(duì)于數(shù)據(jù)庫的訪問鏈接方法ODBC的介紹存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并不是Excel的特長，Excel設(shè)計(jì)和優(yōu)化的目的是綜合、分析及顯示數(shù)據(jù)。它僅有一些基本的數(shù)據(jù)庫功能，當(dāng)用戶覺得簡便的重用性大于功能時(shí)，就應(yīng)該使用它們。Excel中有一些方法，可以將這些工具和真實(shí)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)緊密結(jié)合在一起，利用這些方法，用戶可以創(chuàng)建一些系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的強(qiáng)大功能和工作表的功能中達(dá)到一種平衡。ODBC是開放式數(shù)據(jù)庫互連（OpenDatabaseConnectivity）的縮寫。它是一種標(biāo)準(zhǔn)，許多數(shù)據(jù)庫程序和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都采用這種標(biāo)準(zhǔn)。如果用戶有一個(gè)數(shù)據(jù)源，如與ODBC兼容的Access數(shù)據(jù)庫，那么就可以將數(shù)據(jù)輕松的導(dǎo)入到Excel中。不是所有的數(shù)據(jù)庫都有同樣的結(jié)構(gòu)。為了確定這些數(shù)據(jù)庫是否可以和其他應(yīng)用軟件相連，ODBC軟件生產(chǎn)商提供了驅(qū)動(dòng)程序，在安裝MicrosoftOffice時(shí)，按轉(zhuǎn)程序會(huì)自動(dòng)地為Access、Paradox、dBASE以及SQLServer等安裝幾個(gè)驅(qū)動(dòng)程序。在將數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入到Excel中之前，用戶需要確認(rèn)自己想使用的數(shù)據(jù)庫類型。這樣，Excel才能知道使用何種驅(qū)動(dòng)程序和數(shù)據(jù)庫相連。在確定想要使用的數(shù)據(jù)源類型后，還必須提供一個(gè)查詢（query）。查詢是用標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)查詢語言寫出的一系列指令，這種查詢語言一般形成SQL.那些指令提供了一些信息，如使用數(shù)據(jù)庫中的哪些表，需要表中哪些字段的數(shù)據(jù)，以及在選擇要檢索記錄的過程中是否運(yùn)用某些標(biāo)準(zhǔn)等。MicrosoftOffice還有一個(gè)叫做MicrosoftQuery的程序。從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入數(shù)據(jù)不久，MicrosoftQuery就開始運(yùn)行了。它將幫助用戶設(shè)計(jì)查詢，并從數(shù)據(jù)庫中檢索所需要的記錄。從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入數(shù)據(jù)是一個(gè)能夠兩步完成的過程：首先確定數(shù)據(jù)源，然后再創(chuàng)建查詢命令。既可以通過數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行外部數(shù)據(jù)源鏈接，也可以通過“數(shù)據(jù)”－“導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”進(jìn)行外部數(shù)據(jù)源鏈接，這里用數(shù)據(jù)透視表連接，該方法的優(yōu)點(diǎn)在于連接好數(shù)據(jù)后可以直接利用透視表進(jìn)行分析。在透視表向?qū)ы撁嫔线x擇“外部數(shù)據(jù)源”。點(diǎn)擊“獲取數(shù)據(jù)”。選擇“新數(shù)據(jù)源”，按確定按鈕。輸入數(shù)據(jù)源名稱，選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫驅(qū)動(dòng)，點(diǎn)擊“連接”。在下圖界面上點(diǎn)擊“選擇”按鈕。在下圖界面上去相應(yīng)路徑選擇數(shù)據(jù)庫，在左側(cè)選中數(shù)據(jù)庫后點(diǎn)擊確定按鈕?；氐较聢D界面后選擇默認(rèn)表。新數(shù)據(jù)源建好后出現(xiàn)在數(shù)據(jù)源列表中，選中后確定。在數(shù)據(jù)表中選擇需要的字段?？梢岳媚匙侄螌?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。點(diǎn)擊完成，進(jìn)入透視表設(shè)置界面。對(duì)透視表進(jìn)行布局，以下步驟同透視表操作。PowerPoint在管理中的應(yīng)用第一部分：基礎(chǔ)概念演示文稿構(gòu)成要素文本圖示表格色彩明確演示文稿的用途演講目的文檔目的演示文稿的分類展示型：演講目的，以圖示為主內(nèi)容型：文檔目的，以文本，表格為主展示型演示文稿制作原則：信息可視化提綱挈領(lǐng)的文本圖示替代文本圖表替代數(shù)據(jù)的羅列信息以一種直觀的方式展現(xiàn)，可以更好地傳遞演講內(nèi)容。要求一定程度的視覺效果。賞心悅目的畫面有利于人們?cè)鰪?qiáng)對(duì)演示內(nèi)容的記憶，但是不要為了裝飾而裝飾，如此反而會(huì)分散觀眾的注意力。不追求內(nèi)容的全面，而是追求重點(diǎn)的突出，強(qiáng)化觀眾對(duì)于最主要內(nèi)容的關(guān)注。如果想詳細(xì)地全面地對(duì)主題進(jìn)行說明，可以使用WORD或者EXCE。大段的文字演示的效果會(huì)很差，是演示文稿的忌諱。要想方設(shè)法把文字轉(zhuǎn)化為各種直觀的圖形來說明和展示。展示型演示文稿的特點(diǎn)：邏輯性可視化內(nèi)容型演示文稿制作原則框架布局必要的修飾第二部分：演示文稿構(gòu)成元素操作新建一個(gè)演示文稿。ctrl+M：插入新幻燈片頁面應(yīng)用版式。選擇“格式”－“幻燈片版式”，調(diào)出版式工作區(qū)，選擇一種適合的版式。版式：指幻燈片內(nèi)容在幻燈片上的排列方式，由占位符組成。占位符：一種帶有虛線或陰影線邊緣的框，絕大部分幻燈片版式中都有這種框。在這些框內(nèi)可以放置標(biāo)題及正文，或者是圖表、表格和圖片等對(duì)象?？梢詫媸街械恼嘉环苿?dòng)到不同位置，調(diào)整其大小，以及使用填充顏色和邊框設(shè)置其格式。也可以自己進(jìn)行版式設(shè)定。應(yīng)用模版。選擇“格式”－“幻燈片設(shè)計(jì)”，調(diào)出設(shè)計(jì)工作區(qū)，選擇一種適合的模版?？梢詫?duì)某頁幻燈片或者整個(gè)文件應(yīng)用某個(gè)設(shè)計(jì)模版。修改模版：進(jìn)入母版視圖。在應(yīng)用設(shè)計(jì)模板時(shí)，會(huì)在演示文稿上添加幻燈片母版。幻燈片母版是存儲(chǔ)關(guān)于模板信息的設(shè)計(jì)模板

（設(shè)計(jì)模板：包含演示文稿樣式的文件，包括項(xiàng)目符號(hào)和字體的類型和大小、占位符大小和位置、背景設(shè)計(jì)和填充、配色方案以及幻燈片母版和可選的標(biāo)題母版）。這些模板信息包括字形、占位符

大小和位置、背景設(shè)計(jì)和配色方案。幻燈片母版的目的是使您進(jìn)行全局更改（如替換字形），并使該更改應(yīng)用到演示文稿中的所有幻燈片。通?？梢允褂没脽羝赴孢M(jìn)行下列操作：更改字體或項(xiàng)目符號(hào)插入要顯示在多個(gè)幻燈片上的藝術(shù)圖片（如徽標(biāo)）更改占位符的位置、大小和格式更改幻燈片母版時(shí)，已對(duì)單張幻燈片進(jìn)行的更改將被保留。一個(gè)演示文稿，可以應(yīng)用多個(gè)設(shè)計(jì)模版。選定幻燈片，選擇新的模版，選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”。自定義模板：新建PowerPoint文件；點(diǎn)擊“視圖”-“母版”-“幻燈片母版”；在母版視圖上進(jìn)行模板的設(shè)計(jì)，包括背景效果，標(biāo)題區(qū)，頁腳區(qū)效果，字體，項(xiàng)目符號(hào)等；設(shè)計(jì)完畢后關(guān)閉母版視圖；點(diǎn)擊“文件”-“另存為”，將文件保存類型改為“演示文稿設(shè)計(jì)模板”，模板制作完成。導(dǎo)入演示文稿【插入】【幻燈片（從文件）】通過設(shè)置左下角的【保留源格式】選項(xiàng)，可以選擇是否保留被導(dǎo)入的頁面的原始格式。插入的頁面將沿用它上面一頁的格式信息。文本項(xiàng)目符號(hào)級(jí)別如果存在多個(gè)級(jí)別的項(xiàng)目符號(hào)，按【Tab】可以將文本降為下一級(jí)別，【Shift】＋【Tab】將文本升為上一級(jí)別。如果需要調(diào)整同一級(jí)別下項(xiàng)目符號(hào)的前后順序，可以點(diǎn)擊【視圖】【工具欄】【大綱】，調(diào)出大綱工具條，點(diǎn)擊【上移】按鈕向上調(diào)整順序，點(diǎn)擊【下移】按鈕向下調(diào)整順序。插入頁腳，頁碼【視圖】【頁眉和頁腳】，在界面上定制相應(yīng)內(nèi)容：自動(dòng)調(diào)整自動(dòng)調(diào)整智能標(biāo)記可以用來調(diào)整文本，使之適合當(dāng)前占位符的大小。段落格式首行縮進(jìn)首行縮進(jìn)左縮進(jìn)首行縮進(jìn)：將段落中的第一行向右縮進(jìn)。左縮進(jìn)：所有行均向右縮進(jìn)。動(dòng)態(tài)表格。在excel中將表格選中，切換到PPT界面，選擇“編輯”－“選擇性粘貼”，選擇粘貼鏈接。為了避免其他閱讀者打開文件時(shí)看到是否更新鏈接的提示信息，可以在將文件發(fā)送給對(duì)方之前斷開鏈接。“編輯”－“鏈接”－“斷開鏈接”使用控件ActiveX控件是用于向用戶提供選項(xiàng)或者運(yùn)行使任務(wù)自動(dòng)化的宏或者腳本?？梢栽赩BA中編寫控件的宏或者在腳本編輯器中編寫腳本?？梢栽诨脽羝刑砑涌丶?，以在幻燈片放映時(shí)與用戶交互信息。比如，在為展臺(tái)設(shè)計(jì)的幻燈片中可以使用控件使得觀眾可以選擇放映的內(nèi)容?？丶诘奈恢茫簩傩圆榭串?dāng)前所選控件的屬性查看代碼啟動(dòng)VB編輯器查看或編輯當(dāng)前控件代碼復(fù)選框文本框命令按鈕單擊時(shí)可以啟動(dòng)某個(gè)操作的按鈕選項(xiàng)按鈕單選按鈕列表框包含項(xiàng)目列表的框組合框帶有下拉列表框的文本框；可以選擇或輸入切換按鈕單擊時(shí)保持按下狀態(tài)，再次單擊還原數(shù)值調(diào)節(jié)鈕可附加到文本框的按鈕滾動(dòng)條滾動(dòng)顯示內(nèi)容標(biāo)簽用于提供有關(guān)控件信息的文本圖像將圖片嵌入到演示文稿中的控件其他控件在有限區(qū)域內(nèi)顯示更多文本內(nèi)容功能的實(shí)現(xiàn)選擇“控件工具箱”中“文字框”選項(xiàng)，在編輯區(qū)按住鼠標(biāo)左鍵拖拉出一個(gè)文本框，調(diào)整位置及大小。在“文字框”上擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“屬性”，彈出“文字框”屬性窗口，在屬性窗口中對(duì)文字框的一些屬性進(jìn)行設(shè)置。EnterKeyBehavior屬性：設(shè)為True時(shí)允許使用回車鍵換行。MultiLine屬性：設(shè)為True時(shí)允許輸入多行文字。ScrollBars屬性：利用滾動(dòng)條來顯示多行文字內(nèi)容，其中：1-fmScrollBarsHorzontal為水平滾動(dòng)條；2-fmScrollBarsVertical為垂直滾動(dòng)條；3-fmScrollBarsBoth為水平滾動(dòng)條與垂直滾動(dòng)條均存在。當(dāng)文字不超出文字框時(shí)，滾動(dòng)條設(shè)置無效，當(dāng)文字超出文字框時(shí)，則出現(xiàn)一個(gè)可拖動(dòng)的滾動(dòng)條。要實(shí)現(xiàn)滾動(dòng)條對(duì)文本的控制，必須設(shè)置EnterKeyBehavior屬性為True，MultiLine屬性為True，并按需設(shè)置ScrollBars屬性。輸入文字框內(nèi)容。至此，一個(gè)文字可以隨滾動(dòng)條上下拖動(dòng)而移動(dòng)的文本框就完成了?？梢岳迷摑L動(dòng)條在有限區(qū)域內(nèi)查看更多內(nèi)容可以利用該滾動(dòng)條在有限區(qū)域內(nèi)查看更多內(nèi)容第三部分：多媒體的應(yīng)用插入剪貼畫與圖像

【插入】【圖片】【剪切畫】。恰當(dāng)?shù)募羟挟嬁梢詭椭覀兏玫剡M(jìn)行頁面布局，且可以更好地輔助表達(dá)主題思想，提升頁面的表現(xiàn)力。

電子相冊(cè)相冊(cè)是powerpoint2003新增的功能。新建相冊(cè)執(zhí)行【插入】【圖片】【新建相冊(cè)】命令，打開如下圖所示的對(duì)話框。修改相冊(cè)選擇菜單欄上的【格式】【相冊(cè)】命令，可進(jìn)行刪除，添加，更改圖片尺寸等操作。標(biāo)題在所有圖片下面選項(xiàng)可以為圖片添加標(biāo)題。所有圖片以黑白方式顯示選項(xiàng)可以制作老照片風(fēng)格的相冊(cè)。

聲音的配置插入聲音：【插入】【影片和聲音】【文件中的聲音】，圖標(biāo)為揚(yáng)聲器右鍵單擊，可以進(jìn)行編輯聲音選項(xiàng)播放CD：圖標(biāo)為CD圖標(biāo)，光驅(qū)中需要有CD盤。插入錄制的聲音：需要聲卡和麥克風(fēng)設(shè)備。自己錄制的聲音不能自動(dòng)播放，需要單擊圖標(biāo)才能播放。持續(xù)播放的聲音。在自定義動(dòng)畫工作區(qū)，雙擊插入聲音后出現(xiàn)在該工作區(qū)的項(xiàng)目。修改停止播放選擇選項(xiàng)為在希望停止的幻燈片后。語音解說(旁白)【幻燈片放映】【錄制旁白】播放視頻

直接播放

【插入】【影片和聲音】【文件中的影片】這種播放方法是將事先準(zhǔn)備好的視頻文件作為電影文件直接插入到幻燈片中，該方法是最簡單、最直觀的一種方法，使用這種方法將視頻文件插入到幻燈片中后，PowerPoint只提供簡單的[暫停]和[繼續(xù)播放]控制，而沒有其他更多的操作按鈕供選擇。在播放過程中，可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到視頻窗口中，單擊一下，視頻就能暫停播放。如果想繼續(xù)播放，再用鼠標(biāo)單擊一下即可。

控件播放這種方法就是將視頻文件作為控件插入到幻燈片中的，然后通過修改控件屬性，達(dá)到播放視頻的目的。使用這種方法，有多種可供選擇的操作按鈕，播放進(jìn)程可以完全自己控制，更加方便、靈活。該方法更適合PowerPoint課件中圖片、文字、視頻在同一頁面的情況。運(yùn)行PowerPoint程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。將鼠標(biāo)移動(dòng)到菜單欄，單擊其中的“視圖”選項(xiàng)，從打開的下拉菜單中選中“控件工具箱”，再從下級(jí)菜單中選中[其他控件]按鈕。在隨后打開的控件選項(xiàng)界面中，選擇“WindowsMediaPlayer”選項(xiàng)，再將鼠標(biāo)移動(dòng)到PowerPoint的編輯區(qū)域中，畫出一個(gè)合適大小的矩形區(qū)域，隨后該區(qū)域就會(huì)自動(dòng)變?yōu)閃indowsMediaPlayer的播放界面（如下圖）。用鼠標(biāo)選中該播放界面，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開該媒體播放界面的“屬性”窗口。在“屬性”窗口中，點(diǎn)擊“自定義”設(shè)置項(xiàng)，點(diǎn)擊在后面出現(xiàn)的選擇按鈕“…”，在彈出的對(duì)話框中的文件名或url處正確輸入需要插入到幻燈片中視頻文件的詳細(xì)路徑及文件名。這樣在打開幻燈片時(shí)，就能通過[播放]控制按鈕來播放指定的視頻了。點(diǎn)擊該處出現(xiàn)右圖界面點(diǎn)擊該處出現(xiàn)右圖界面為了讓插入的視頻文件更好地與幻燈片組織在一起，還可以修改“屬性”設(shè)置界面中控制欄、播放滑塊條以及視頻屬性欄的位置。在播放過程中，可以通過媒體播放器中的[播放]、[停止]、[暫停]和[調(diào)節(jié)音量]等按鈕對(duì)視頻進(jìn)行控制。在高級(jí)對(duì)話框中，還可以設(shè)置視頻開始播放的位置。插入對(duì)象播放這種方法是將視頻文件作為對(duì)象插入到幻燈片中的。打開需要插入視頻文件的幻燈片，單擊【插入】【對(duì)象】命令，打開【插入對(duì)象】對(duì)話框?！拘陆ā窟x項(xiàng)后，再在對(duì)應(yīng)的【對(duì)象類型】設(shè)置欄處選中“windowsmediaplayer”選項(xiàng)，單擊[確定]按鈕.之后過程與控件播放相同。嵌入FlashVBA與宏VBA(VisualBasicforApplications)，是從VB編程語言中派生出來的一種面向應(yīng)用程序的語言，適用于各種Windows程序。VB和VBA的區(qū)別：VB是用于創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用程序，VBA是使已有的應(yīng)用程序中的操作自動(dòng)化。VB具有自己的開發(fā)環(huán)境，VBA寄生在已有的應(yīng)用程序之中。宏是存儲(chǔ)在MicrosoftVisualBasic模塊中的一系列命令，且無論何時(shí)需要執(zhí)行任務(wù)都可運(yùn)行宏?？梢杂煤晏幚砟切┬枰褪褂谜哌M(jìn)行交互的任務(wù)。創(chuàng)建如下的幻燈片頁面：單擊【工具】【宏】【宏命令】，彈出宏對(duì)話框，輸入宏的名稱riddle1后，單擊創(chuàng)建，打開VisualBasic編輯器窗口，在代碼窗口中，在Sub()和EndSub之間添加如下的語句：MsgBox(“小明”)右擊幻燈片頁面上的謎底矩形框，選擇【動(dòng)作設(shè)置】在彈出的【動(dòng)作設(shè)置】對(duì)話框中選擇【運(yùn)行宏】，在其后的下拉列表中選擇剛才創(chuàng)建的宏riddle1完成后放映，點(diǎn)擊謎底，將彈出消息框，顯示謎底的內(nèi)容。第四部分：頁面組織通常的方式是按照頁面的前后排列順序依次播放，但是有些時(shí)候?yàn)榱烁行У亟M織具有跳躍性的演講內(nèi)容，需要采用其他的頁面組織方式。多話題陳述嵌入式演示文稿的制作。執(zhí)行【插入】【對(duì)象】，在對(duì)象類型中選擇“micosoftpowerpoint演示文稿”，單擊【確定】，此時(shí)就會(huì)在當(dāng)前幻燈片中插入一個(gè)“PowerPoint演示文稿”的編輯區(qū)域。在此編輯區(qū)域中可以對(duì)插入的演示文稿對(duì)象進(jìn)行編輯，編輯方法與PowerPoint演示文稿的編輯方法一樣（如果覺得編輯窗口太小，可以將插入的演示文稿對(duì)象以單獨(dú)的窗口打開，方法是：右擊插入的演示文稿對(duì)象，選擇“演示文稿對(duì)象”下的“打開”命令）。在插入的演示文稿對(duì)象中建立需要的幻燈片，然后退出編輯。對(duì)其他的子話題進(jìn)行同樣的插入。完畢后，將所有對(duì)象縮小為較小的尺寸。單擊“觀看放映”命令進(jìn)行演示，單擊小圖片馬上會(huì)放大，進(jìn)入內(nèi)層的幻燈片放映。放映結(jié)束馬上又返回到了外層主話題的幻燈片中?？梢岳貌迦隤owerPoint演示文稿這一特殊手段來使PowerPoint文稿的結(jié)構(gòu)清晰明了。也可以應(yīng)用在需要放大觀看圖片的場合。演講主題結(jié)構(gòu)圖。將演講主題制作成結(jié)構(gòu)圖放置在頁面固定位置，通過色彩變更提示當(dāng)前演講內(nèi)容。超級(jí)鏈接?？梢枣溄拥酵獠课募蛘弑疚臋n內(nèi)部其他頁面。動(dòng)作按鈕。動(dòng)作按鈕可以起到超級(jí)鏈接的作用，但其功能并不局限于此。動(dòng)作按鈕還可以發(fā)出聲音，運(yùn)行其他程序，運(yùn)行自定義的宏等。第五部分：演示文稿布局成功的布局均衡感整體感方向感核心感布局設(shè)計(jì)的目的突出核心主題邏輯的可視化表達(dá)布局的類型根據(jù)頁面主要內(nèi)容是文本還是圖示來決定采用何種布局類型。目錄布局：處理文本環(huán)形布局：一個(gè)中心均衡布局：多個(gè)中心線性布局：發(fā)展布局設(shè)計(jì)的步驟分析演示內(nèi)容確定邏輯結(jié)構(gòu)確定布局類型著手進(jìn)行設(shè)計(jì)布局設(shè)計(jì)的方法牽一發(fā)而動(dòng)全身的中心移動(dòng)法。徹底突破單調(diào)的目錄式布局結(jié)構(gòu)，通過移動(dòng)中心位置來確定布局整體結(jié)構(gòu)的方法。布局設(shè)計(jì)的內(nèi)容位置包括中心的位置，其他元素的位置以及各個(gè)元素之間的位置關(guān)系。位置設(shè)計(jì)可以決定演示文稿頁面的整體設(shè)計(jì)風(fēng)貌，通過不同的位置移動(dòng)可以形成靈活多變表現(xiàn)力強(qiáng)的頁面布局。大小包括文本的大小，構(gòu)成圖示的各個(gè)獨(dú)立圖形的大小比例關(guān)系。大小設(shè)計(jì)可以有效的突出核心主題并改變單調(diào)的頁面效果。形狀包括文本字體和構(gòu)成圖示的圖形類型。采用不同的字體可以有效的區(qū)別內(nèi)容，但應(yīng)該避免采用過多的字體。圖示設(shè)計(jì)應(yīng)避免全部采用硬線條圖形，包括直線和矩形。多采用一些線條柔和的圖形，如圓形和曲線，此類圖形可以避免硬線條帶來的生硬感覺，讓頁面變得活潑并更準(zhǔn)確地傳遞邏輯內(nèi)容。第六部分：圖示的設(shè)計(jì)可以利用PPT內(nèi)置的圖示，也可以自己制作。內(nèi)置圖示較少，大部分需要另外制作。一種更為可行的方法為：平時(shí)建立自己的素材庫，工具庫。素材庫中包括大部分常用的各類圖示，需要使用時(shí)可以馬上調(diào)出，可以大大提高制作演示文稿的效率，且可以保證文件風(fēng)格的統(tǒng)一。需要平時(shí)進(jìn)行有目的的搜集，搜集的來源主要來自互聯(lián)網(wǎng)。PPT默認(rèn)圖示：可以根據(jù)需要修改內(nèi)置圖示中元素的數(shù)目。繪圖工具條的使用。選中多個(gè)對(duì)象。組合多個(gè)對(duì)象。右鍵菜單，選擇“組合”。繪圖參考線和網(wǎng)格線幫助我們?cè)谶M(jìn)行圖示設(shè)計(jì)時(shí)定位。三維效果設(shè)置繪制各種自選圖形。給圖形設(shè)定三維效果。設(shè)定三維效果樣式。在三位設(shè)置工具條上可以設(shè)置三維圖形的深度，旋轉(zhuǎn)位置，色彩，照明角度等效果。任意多邊形的使用用來制作非常規(guī)的圖形。在繪圖工具條上選擇“自選圖形”－“線條”－“任意多邊形”，鼠標(biāo)變?yōu)槭中魏?，點(diǎn)擊繪制圖形的起始位置，然后抬起鼠標(biāo)左鍵，通過拖動(dòng)鼠標(biāo)可以畫出直線，此處注意拖動(dòng)之前需要抬起鼠標(biāo)左鍵。繪制出基本形狀后，如果需要將某些直線變?yōu)榍€，可以按照以下方法操作。繪制曲線需要至少有一個(gè)角部。

選中該圖形，右鍵菜單選擇“編輯頂點(diǎn)”

點(diǎn)擊“編輯頂點(diǎn)”后，在每個(gè)角度和線條的兩端會(huì)出現(xiàn)黑色方形原點(diǎn)，選擇需要繪制曲線的角部原點(diǎn)，右鍵菜單選擇“角部頂點(diǎn)”

之后在該角部原點(diǎn)兩邊出現(xiàn)白色原點(diǎn)，用鼠標(biāo)拖動(dòng)白色原點(diǎn)，就可以將直線變?yōu)榍€。

圖形旋轉(zhuǎn)在用PowerPoint制作課件時(shí)，經(jīng)常要對(duì)插入的圖片、圖形等進(jìn)行方向位置的改變，這其中，旋轉(zhuǎn)是經(jīng)常要用到的。不過，在PowerPoint中旋轉(zhuǎn)對(duì)象時(shí)，操作不太順手。以下技巧用于對(duì)象的旋轉(zhuǎn)。按固定角度旋轉(zhuǎn)按住Shift鍵，可以讓圖形旋轉(zhuǎn)時(shí)按15°的角度旋轉(zhuǎn)。改變旋轉(zhuǎn)控制點(diǎn)在PowerPoint2003中，選定某個(gè)圖形對(duì)象，在圖形的上方會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)綠色的小圓圈，這就是用來控制旋轉(zhuǎn)的控制點(diǎn)。把鼠標(biāo)放到上面拖動(dòng)，就可以旋轉(zhuǎn)當(dāng)前對(duì)象。但用這個(gè)控制點(diǎn)旋轉(zhuǎn)時(shí)比較別扭，其實(shí)，我們可以選擇自己喜歡的控制點(diǎn)：在圖形工具欄中選擇【繪圖】→【旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)】→【自由旋轉(zhuǎn)】命令，可以看到圖形的四周出現(xiàn)了四個(gè)控制點(diǎn)，這樣就可以選擇合適的控制點(diǎn)了。改變旋轉(zhuǎn)中心點(diǎn)PowerPoint對(duì)象在進(jìn)行旋轉(zhuǎn)時(shí)，會(huì)以默認(rèn)控制點(diǎn)為中心點(diǎn)旋轉(zhuǎn)?？捎袝r(shí)不能按照自己的需要進(jìn)行旋轉(zhuǎn)。在旋轉(zhuǎn)時(shí)，按下Ctrl鍵，就可以改變旋轉(zhuǎn)的中心點(diǎn)了。不同的圖形，不同的控制點(diǎn)，改變后的中心點(diǎn)也是不同的。比如：如果圖形是長方形的，原來的控制點(diǎn)在四個(gè)角上，按下Ctrl鍵后，旋轉(zhuǎn)中心點(diǎn)會(huì)移至該控制點(diǎn)對(duì)面的頂點(diǎn)上；如果是線條的話，按下Ctrl鍵，中心點(diǎn)會(huì)由頂點(diǎn)移到線段的中點(diǎn)位置。提示文字制作課件時(shí)，如果給對(duì)象加上提示文字，這樣別人使用時(shí)就會(huì)感覺到方便。單擊右鍵，選擇“編輯超級(jí)鏈接”項(xiàng)（如沒有“編輯超級(jí)鏈接”項(xiàng)，則選擇“插入超級(jí)鏈接”項(xiàng)），這時(shí)會(huì)彈出“編輯超級(jí)鏈接”對(duì)話框，再單擊[屏幕提示]按鈕，彈出“設(shè)置超鏈接屏幕提示”對(duì)話框（見附圖）。此時(shí)，我們只要在“屏幕提示文字”欄中輸入需要提示的文字信息即可。運(yùn)用這種方法，我們還可以給圖片加上提示，給詞語加上注釋，提高PowerPoint的交互性。這種方法在Word和FrontPage中也通用。更改文字方向

選中輸入的文字，單擊格式工具欄上的【更改文字方向】按鈕文件減肥（圖片格式，取消快速保存，壓縮）使用圖片工具欄上的壓縮圖片命令執(zhí)行下列操作：降低分辨率（用于網(wǎng)站的圖像，分辨率為96dpi，用于打印的圖像，分辨率為200dpi）刪除裁剪區(qū)域或選擇圖片，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【設(shè)置圖片格式】，在【圖片】菜單上點(diǎn)擊【壓縮】按鈕，同樣可調(diào)出壓縮界面。取消快速保存由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存時(shí)都在文件尾增加本次的更改情況，因此才使得文件存貯了大量修改信息，變得越來越大。取消了“快速保存”功能，不保存這些信息，因此可以用它來減肥。選擇【工具】【選項(xiàng)】減小圖片尺寸在畫筆、MicrosoftPhotoEditor、PhotoShop等圖形工具中都可以將圖片縮小。一幅BMP圖片，長和寬都縮小到50%后，文件能減小四倍。圖片建議使用或者保存為JPG格式第七部分：演示文稿設(shè)計(jì)思路分析材料內(nèi)容，確定邏輯類型。

邏輯是具有不同類型的。包括歸納的邏輯，因果的邏輯，發(fā)展的邏輯等一些基本的邏輯類型。在一些基本的邏輯類型下，還有可以細(xì)分的子邏輯類型，比如在歸納的邏輯下，可以分為均衡多點(diǎn)歸納為一點(diǎn)，相對(duì)兩個(gè)較大的多點(diǎn)簇歸納為一點(diǎn)等。我們需要表達(dá)的內(nèi)容都是有邏輯的。它們必然分屬于某一種邏輯類型。所以我們第一步的工作，就是確定邏輯類型。

確定邏輯類型和邏輯結(jié)構(gòu)之間的正確對(duì)應(yīng)關(guān)系。

邏輯結(jié)構(gòu)都是根據(jù)某種類型的邏輯設(shè)計(jì)的。如果我們拿到了足夠的邏輯結(jié)構(gòu)素材庫，我們要分析這些邏輯結(jié)構(gòu)中的哪些結(jié)構(gòu)可以對(duì)應(yīng)到我們已經(jīng)確認(rèn)的我們的材料所屬的邏輯類型上？

如果我們沒有相對(duì)應(yīng)的素材，我們需要思考怎樣的邏輯結(jié)構(gòu)可以很好的表達(dá)該材料的邏輯類型？

實(shí)施邏輯結(jié)構(gòu)的應(yīng)用。

我們?cè)诖_定了該使用何種邏輯結(jié)構(gòu)之后，要做的工作就是如何恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用它。

對(duì)于現(xiàn)有的素材，我們需要思考的是是否需要進(jìn)行相應(yīng)的修改？進(jìn)行怎樣的修改才可以使之變得更為恰當(dāng)？

如果需要自己制作，我們需要思考的是如何將邏輯類型精確地通過圖形表達(dá)出來？此時(shí)需要我們發(fā)揮創(chuàng)造能力，且要求我們具有一定的繪圖能力和審美觀。

效果的評(píng)估。

是否實(shí)現(xiàn)了邏輯與圖形的完美統(tǒng)一？是否實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容與形式的完美結(jié)合？邏輯結(jié)構(gòu)的分類循環(huán)型；圍繞型；擴(kuò)散型；整合型；前進(jìn)型；上升型；分析型；歸納型；分級(jí)型；列舉型；模塊型；連接型；對(duì)比型；交叉型。等等。關(guān)于頁面布局和圖示制作的幾點(diǎn)提示多用一些柔和的曲線替代生硬的直線和直角矩形頁面四周留出足夠的空白，否則會(huì)讓頁面感覺擁擠混亂箭頭用于指示方向和產(chǎn)生運(yùn)動(dòng)感，是表明邏輯關(guān)系的重要基本圖形第八部分：色彩理論色彩三要素顏色可以分為非彩色和彩色兩大類。非彩色指黑色、白色和各種深淺不一的灰色，而其他所有顏色均屬于彩色。從心理學(xué)和視覺的角度出發(fā)，彩色具有三個(gè)屬性：色相、明度、純度（彩度）?！錾啵℉ue）：

也叫色調(diào)，指顏色的種類和名稱，是指顏色的基本特征，是一種顏色區(qū)別于其他顏色的因素。色相和色彩的強(qiáng)弱及明暗沒有關(guān)系，只是純粹表示色彩相貌的差異。如紅、黃、綠、藍(lán)、紫等為不同的基本色相。■明度（Value）：

也叫亮度，指顏色的深淺、明暗程度，沒有色相和飽和度的區(qū)別。不同的顏色，反射的光量強(qiáng)弱不一，因而會(huì)產(chǎn)生不同程度的明暗。非色彩的黒、灰、白較能形象的表達(dá)這一特質(zhì)?！黾兌?Chroma）：

也叫飽和度，指色彩的鮮艷程度。原色最純，顏色的混合越多則純度逐漸減低。如某一鮮亮的顏色，加入了白色或者黑色，使得它的純度低，顏色趨于柔和、沉穩(wěn)常用配色色環(huán)是色彩按紅、黃、綠、藍(lán)、紅依次過度漸變呈現(xiàn)出來的不同顏色，就可以得到一個(gè)色彩環(huán)。色環(huán)通常包括12種不同的顏色?！鲈?/p>

也叫"三原色"。即紅、黃、藍(lán)三種基本顏色。自然界中的色彩種類繁多，變化豐富，但這三種顏色卻是最基本的原色，原色是其他顏色調(diào)配不出來的。除白色外，把三原色相互混合，可以調(diào)和出其他種顏色。

根據(jù)三原色的特性做出相應(yīng)的色彩搭配，有最迅速最有力最強(qiáng)烈的傳達(dá)視覺信息效果。■間色：

又叫"二次色"。它是由三原色調(diào)配出來的顏色，是由2種原色調(diào)配出來的。紅與黃調(diào)配出橙色；黃與藍(lán)調(diào)配出綠色；紅與藍(lán)調(diào)配出紫色，橙、綠、紫三種顏色又叫"三間色"。在調(diào)配時(shí)，由于原色在份量多少上有所不同，所以能產(chǎn)生豐富的間色變化。間色是由三原色中的兩原色調(diào)配而成的，因此在視覺刺激的強(qiáng)度相對(duì)三原色來說緩和不少。屬于較易搭配之色。

間色盡管是二次色，但仍有很強(qiáng)的視覺沖擊力，容易帶來輕松、明快、愉悅的氣氛?！鰪?fù)色：

也叫"復(fù)合色"。復(fù)色是由原色與間色相調(diào)或由間色與間色相調(diào)而成的"三次色"，復(fù)色是的純度最低，含灰色成份。復(fù)色包括了除原色和間色以外的所有顏色。復(fù)色是由兩種間色或原色與間色混合而成，因此色相傾向較微妙、不明顯，視覺刺激度緩和，如果搭配不當(dāng)，頁面便呈現(xiàn)易臟或易灰朦朦的效果，沉悶、壓抑之感，屬于不好搭配之色。但有時(shí)復(fù)色加深色搭配能很好的表達(dá)神秘感、縱深感空間感；明度高的多復(fù)色?！鲅a(bǔ)色：

是廣義上的對(duì)比色。在色環(huán)上劃直徑，正好相對(duì)（即距離最遠(yuǎn)）的兩種色彩互為補(bǔ)色。如：紅色是綠色的補(bǔ)色；橙色是藍(lán)色的補(bǔ)色；黃色是紫色的補(bǔ)色。

補(bǔ)色的運(yùn)用可以造成最強(qiáng)烈的對(duì)比。補(bǔ)色最能傳達(dá)強(qiáng)烈、個(gè)性的情感。純度稍低的綠色為背景的大面積使用，對(duì)比并突出了前景純度明度較高的面積較小紅色的圖形，形成了視覺中心重點(diǎn)突出，達(dá)到主次分明的主題效果。

紅綠、橙藍(lán)、黃紫這三組補(bǔ)色中，前兩種使用得最頻繁。這三組補(bǔ)色搭配出的最終效果和目的，可以用兩個(gè)字來概括——強(qiáng)烈！■鄰近色：

是在色環(huán)上任一顏色同其毗鄰之色。鄰近色也是類似色關(guān)系，只是范圍縮小了一點(diǎn)。例如紅色和黃色，綠色和藍(lán)色，互為鄰近色。由于是相鄰色系，視覺反差不大，統(tǒng)一、調(diào)和，形成協(xié)調(diào)的視覺韻律美，相較顯得安定、穩(wěn)重的同時(shí)不失活力，是一種恰到好處的配色類型?！鐾惿?/p>

比鄰近色更加接近的顏色，它主要指在同一色相中不同的顏色變化。例如，紅顏色中有紫紅、深紅、玫瑰紅、大紅、朱紅、桔紅等等種類，黃顏色中又有深黃、土黃、中黃、桔黃、淡黃、檸檬黃等等區(qū)別。它起到色彩調(diào)和統(tǒng)一，又有微妙變化的作用。第一眼看上去給人溫柔、雅致、安寧的心理感受，便可知該組同類色系非常調(diào)和統(tǒng)一。只運(yùn)用同類色系配色，是十分謹(jǐn)慎穩(wěn)妥的做法，但是有時(shí)會(huì)有單調(diào)感。添加少許相鄰或?qū)Ρ壬担梢泽w現(xiàn)出頁面的活躍感和強(qiáng)度?！雠?/p>

指的是紅、橙、黃、這類顏色。暖色系的飽和度越高，其溫暖特性越明顯?？梢源碳と说呐d奮性，使體溫有所升高。高明度高純度的色彩搭配，把頁面表達(dá)得鮮艷炫目，有非常強(qiáng)烈刺激的視覺表現(xiàn)力。

充分體現(xiàn)了暖色系的飽和度越高，其溫暖特性越明顯的性格?！隼渖?/p>

指的是綠、青、藍(lán)、紫等顏色，冷色系亮度越高，其特性越明顯。能夠使人的心情平靜，清爽，恬雅。冷色系的亮度越高，其特性越明顯。單純冷色系搭配視覺感比暖色系舒適，不易造成視覺疲勞。藍(lán)色、綠色是冷色系的主要系，是設(shè)計(jì)中較常用的顏色，也是大自然之色，帶來一股清新、祥和安寧的空氣。三原色視覺沖擊力最強(qiáng)，也最是刺目的，容易制造沖突、煩燥、不舒適的心情，所以是較難掌握的配色，大面積大范圍使用要慎重。間色是由三原色中的兩色調(diào)配二次，間于原色和復(fù)色之間，屬于中性色，視覺沖擊力次之，顏色的刺激緩和不少，給人舒適、愉悅的心情，是較容易掌握的配色，也是在設(shè)計(jì)中使用得比較多的顏色。復(fù)色是由兩種間色或原色與間色相混合而產(chǎn)生的顏色，呈灰色階，視覺沖擊力更弱，柔和但是使人沉悶壓抑。復(fù)色調(diào)配好了，能體現(xiàn)出高層次高素養(yǎng)的成熟特性魅力，也稱為高級(jí)灰，是很經(jīng)看的顏色。

由上可知，顏色相互混合的越多，飽和度越低，視覺沖擊力越弱。

●色彩運(yùn)用到一定程度后，應(yīng)該逐漸認(rèn)識(shí)到在一個(gè)環(huán)境、區(qū)域范圍里，色彩的屬性、性能特性是相對(duì)的。例如黃色在藍(lán)色、綠色這兩個(gè)區(qū)域環(huán)境下，黃色可以說這個(gè)時(shí)候是呈暖色，而出現(xiàn)在桔紅、朱紅、深紅這幾個(gè)區(qū)域環(huán)境下，黃色可以說在這個(gè)時(shí)候是呈冷色。同樣的，藍(lán)色相對(duì)綠色是冷色，紫色相對(duì)藍(lán)色是暖色等等?？筛鶕?jù)網(wǎng)頁設(shè)計(jì)主題的目的要求，環(huán)境協(xié)調(diào)度的需要等等做相應(yīng)的搭配調(diào)整。

●RGB三者的數(shù)值越接近，色階較趨于直線平穩(wěn)，呈灰階，網(wǎng)頁對(duì)視覺的刺激性越緩慢、柔和；RGB三者的數(shù)值相互間差距越大，色階曲線波動(dòng)就大，網(wǎng)頁對(duì)視覺的刺激性越迅速、強(qiáng)烈。HSB數(shù)值中SB相應(yīng)數(shù)值越高，視覺刺激度越強(qiáng)烈。抓住以上這些規(guī)律及色彩特性，在以后的網(wǎng)頁設(shè)計(jì)配色中，根據(jù)不同的需要配置不同的顏色，來達(dá)到某些不同的目的和效果。

通過RGB數(shù)值和HSB數(shù)值的計(jì)算，能幫助更科學(xué)理性的分析判斷，為的是更準(zhǔn)確的研究分析網(wǎng)頁設(shè)計(jì)配色的協(xié)調(diào)性、合理性、掌握其規(guī)律性。

有經(jīng)驗(yàn)的設(shè)計(jì)師通常僅僅憑目測、直覺，就能隨心所欲的掌控色彩的配置了。但如遇到困惑，不防也使用一下模式計(jì)算法。色彩艷麗與素雅—般認(rèn)為，如果是單色，飽和度高，則色彩艷麗。飽和度低，給人素雅的感覺。除了飽和度，亮度也有一定的關(guān)系。不論什么顏色，亮度高時(shí)即使飽和度低也給人艷麗的感覺。綜上所述，色彩是否艷麗、素雅，取決于色彩的飽和度線段，亮度尤為關(guān)鍵。高飽和度、高亮度的色彩顯得艷麗。我們從圖13中的一組變化飽和度、亮度的圖片，直接的感受艷麗與素雅的概念。圖13混合色的艷麗與素雅取決于混合色中每一單色本身具有愈特性及混合色各方的對(duì)比效果。所以對(duì)比是決定色彩艷麗與居雅的重要條件。此外，結(jié)合色彩心理因素，艷麗的色彩一般和動(dòng)態(tài)、快活的感情關(guān)系密切：素雅與靜態(tài)的抑郁感情緊密相聯(lián)。色彩的視覺效應(yīng)不同波長色彩的光信息作用于人的視覺器管，通過視覺神經(jīng)傳入大腦后，經(jīng)過思維，與以往的記憶及經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生聯(lián)想，從而形成一系列的色彩心理反應(yīng)。

1.共同感受色覺

心理