干部檔案加工實施方案

------------------------------------------------------------------------干部檔案加工實施方案山東省大地保險干部檔案加工實施方案檔案是記錄和反映經(jīng)濟社會重大發(fā)展變化的重要載體，是國家信息資源的核心組成篇，是重要的文化資源。進行館藏紙質檔案數(shù)字化加工工作，既是進一步改善檔案利用方式、提高檔案利用率、提升檔案利用效果和加強檔案保護力度的重要舉措，也是促進檔案信息化與檔案服務體系深度融合，與檔案資源體系、安全體系良性互動的基礎性工作。檔案管理工作是中心各項工作的基礎。此次項目經(jīng)與招標方討論，主要有干部檔案的整理、審核及數(shù)字化加工三方面工作。整理工作主要包括干部檔案的鑒定與查缺、分類、排序與編號、編目、技術加工等工作；審核工作主要包括逐卷初審、交叉復審、情況梳理、填表歸檔等工作；數(shù)字化工作包括檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄校對、電子圖像格式轉換與存儲。為確保此次項目實施質量，現(xiàn)將此次項目實施方案列舉如下，主要包含進度安排、技術標準、設備需求及報價方案四部分：進度安排1、項目實施工作計劃1.1詳細項目工作計劃及部署為保障項目整個項目的順利進行，項目各階段的工作安排我司做了詳細的部署和計劃，主要由以下9點構成：1)人員設備準備：嚴格執(zhí)行合同文件中承諾設備和人員數(shù)量，同時參考確認項目實施計劃書進行相應的調整。2)項目實施場地準備：包括場地水電、空調、錄像監(jiān)控設備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。3)需求詳細調研：我司有著豐富的項目實施經(jīng)驗，但是對于每個客戶項目現(xiàn)場情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實際工作、檔案實施目的、檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式開始前，會安排我司有多年項目運作和管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理對項目需求進行詳細調研，及時與客戶進行需求溝通，保障項目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預期和期望。4)實施標準確立：項目實施標準的確立，關系到項目整個運行的狀況和質量，所以，我司非常重視項目實施標準，在項目正式實施初期，我司會及時與客戶方就項目實施標準進行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項目的實施標準，保障項目實施的標準的準確性，最終確保項目的進程和質量。如有必要，檔案整理及數(shù)字化標準確立可以邀請相關行業(yè)專家參與工作標準細化工作，標準由三方共同確認，我方將參照確認標準做好項目實施工作。5)實施流程設立：項目實施流程的設定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質量，減輕員工工作強度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家對項目的流程進行設定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質量和效率。并且在確認標準的基礎上進行項目試運行工作，在此過程中進一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。6)項目計劃制定：根據(jù)項目試運行情況，確立各崗位日工作量，核實總體工作進度并最終做出詳盡的可考量的項目計劃。7)項目正式運行工作：包括此次項目要求的干部檔案整理、審核及數(shù)字化加工等所有工作。8)項目收尾工作：主要進行項目內部檢查工作，包括邀請相關專家協(xié)助內部檢查并完善。9)項目驗收工作：項目雙方共同對項目進行總體驗收及總結。1.2項目實施計劃及人員安排、設備配置1.2.1項目前期實施計劃工作內容情況說明所需天數(shù)項目調研對此次加工項目做前期調研，制定科學具體的加工計劃3天場地勘察就加工場地現(xiàn)場勘察，制定出合理的崗位位置設置2天硬件入場就項目調研情況準備或采購合適的硬件設施及其他辦公耗材5天人員入場根據(jù)加工計劃及崗位設置合理安排人員進場工作（人員陸續(xù)上崗）10天流程試行就事先制定的加工流程進行試運行，發(fā)現(xiàn)問題及時修改（與人員入場時間同時進行）10天1.2.2人員部署此次項目預期時間6個月，實際有效工作日130.5天（按每月21.75天計算）。前期準備共需20天，實際項目加工110.5天。故檔案整理預計需54天（約合2.5月），檔案審核需22天（約合1月），數(shù)字化加工需22天（約合1月），后期收尾及驗收12.5天（約合0.5月）。按此次項目需加工1500人干部檔案計算，故人員部署如下：干部檔案整理人員部署情況參考標準定量（卷/人/天）人數(shù)（人）產(chǎn)量（卷）工期（天）項目經(jīng)理1項目主管1項目組長2鑒定653050分類、排序1233642編號3013050編目1044037.5技術加工462462.5裝訂2525030故此次干部檔案整理，預計加工人員20人（上述表格中部分人員屬于機動人員）。干部檔案審核人員部署情況參考標準定量（卷/人/天）人數(shù)（人）產(chǎn)量（卷）工期（天）項目經(jīng)理1項目主管1項目組長2逐卷初審8201609.375交叉復審1010*22007.5情況匯總30206002.5調查核實0000上會認定0000填表歸檔30206002.5故此次干部檔案審核，預計加工人員20人（上述表格中部分人員屬于機動人員）。干部檔案數(shù)字化加工人員部署情況參考標準定量（頁/人/天）人數(shù)（人）產(chǎn)量（卷）工期（天）項目經(jīng)理1項目主管1項目組長2檔案掃描250061500012圖像處理400041600011.25圖像質檢500031500012目錄校對（卷）30412012.5格式轉換13刻盤存儲13故此次干部檔案數(shù)字化，預計加工人員20人（上述表格中部分人員屬于機動人員）。我司人員的部署，遵循“客戶至上，服務為先”的理念，以最大的人員部署做最細致的工作，在上述數(shù)字化加工及后期的收尾驗收工作安排中，預留出部分時間，是為了防止意外情況的發(fā)生。技術標準對技術標準的理解1、檔案移交：招標方將即將歸檔整理的檔案材料移交中標方，并登記移交清單。2、檔案整理：依據(jù)《干部檔案工作條例》及《干部檔案整理工作細則》，對招標方移交的材料通過鑒定、分類、排序、編目、技術加工、裝訂等環(huán)節(jié)進行整理加工，最終組卷成冊。3、檔案審核：4、檔案數(shù)字化：依據(jù)《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等文件，對招標方移交的干部檔案通過掃描處理、圖像處理、質檢處理、目錄校對等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)紙質檔案的電子轉換。5、入庫上架：辦理檔案移交手續(xù)，點數(shù)核實后入庫，按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應的位置。（二）各項工作主要技術標準干部檔案整理標準1.1干部檔案的鑒定干部檔案材料的鑒定工作，是對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料真?zhèn)?，判定材料保存價值，確定其是否歸入干部檔案的工作。是干部檔案整理工作的第一步，需以《干部檔案工作條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關規(guī)定為依據(jù)，嚴格按照《干部檔案整理工作細則》進行鑒定：判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容；審查材料是否齊全、完整；審查材料是否手續(xù)完備；是否有未查清問題的材料及未辦理完畢的材料；是否缺少有關材料。確保將要歸檔的干部檔案材料真實、齊全完整。1.2、干部檔案的分類與排序干部檔案分類工作，需嚴格按照《干部檔案工作條例》及《干部檔案整理工作細則》十大類標準嚴格劃分，不得將檔案材料歸類錯誤，對于內容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內容或用途確定類別。干部檔案材料需要根據(jù)材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序。其主要分三種排序方式：1、第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料需按檔案材料形成時間排序的；2、第五類、第六類、第八類材料按檔案材料內容的主次關系進行排序的，其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序；3、第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序的方法是：１、工資情況的材料；２、任免材料；３、出國、出境材料；４、其他材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。1.3、干部檔案的編號檔案的編號：編寫順序號，即對每份材料編寫一個順序號，固定該份材料的位置，編號結構為“類號-件號”，類號是指十個大類的順序號，件號是指每類里面各份材料的排列號。對于大類下需分小類的，其編號結構為“類號-屬類號-件號”，例如9-2-5是指第九類中任免材料的第五份文件。類號和件號用鉛筆標注在每份文件的右上角。1.4、干部檔案的編目每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫。目錄著錄項主要包括：序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)及備注。具體要求如下：（1）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項的進行填寫，做到目錄清楚，填寫準確；（2）每類目錄應首先注明材料類號和類別名稱；（3）“類號”下依次填寫排列序號。材料類號用漢字“一”至“十”，二級屬類號用（一）至（四），順序號用阿拉伯數(shù)字。（4）根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；（5）“材料形成時間”一般采用材料落款標明的最后時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。復制的檔案材料，采用原材料形成時間；（6）材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫；（7）“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復印件等情況也應注明。（8）書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。（9）目錄采用電子文件著錄方式，填寫目錄后，需檢查核對，做到準確無誤后打印紙質目錄。1.5、干部檔案的技術加工對于分類編目后的檔案，需要進行技術加工，以方便干部檔案的保管利用及延長其壽命。具體方法如下：（1）對超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行裁剪；不能裁剪的材料，須進行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀；（2）對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。確保紙張質地狀況較差的檔案能夠得到完善保護，并在后期掃描時圖像清晰又不損傷檔案原件。裱糊的主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；（3）對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；（4）拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P毀材料。（5）對于上述不規(guī)則檔案，若已編號，在裁剪時需留心已編號碼，不得切除。干部檔案審核標準2.1逐卷初審。

按照“誰管理誰審核、誰認定誰負責”的原則，采取逐人逐卷審核登記的辦法，對所管干部檔案基本信息情況進行審核。審核時，按照審核的具體要求，對干部檔案逐卷逐頁逐項進行審查。2.1.1出生時間

⑴需要查閱的材料：

一類：1979、1988年版干部履歷表；

四類：中學生學籍卡片、初（高）中畢業(yè)生登記表、選拔學生登記表、招考報名材料、較早的學歷材料；

五類：報考、招工、入伍政審材料，更改出生時間的材料，“三齡一歷”審核認定表；

六類:入團志愿書、入團申請書；入黨志愿書；

九類第一小類：轉正定級材料；

九類第二小類：招工、入伍審批表、轉干錄干審批表；

十類：報考、招工、入伍體檢表。

另外，還要查閱記載身份證號的材料，如1999年版《干部履歷表》、公務員（參照公務員）登記表、軍人身份證號碼登記表等。

⑵需要登記的材料：

①對已經(jīng)認定且符合政策規(guī)定、依據(jù)充分的檔案，只登記上述材料中出生時間不一致或涂改的材料份數(shù)。

②對認定不準確或未認定出生時間的，需將上述材料中涉及填寫出生時間不一致或涂改的地方，按照“X年X月X日形成的《XX表》中出生時間為X

年X

月X

日”或“X年X月X日形成的《XX表》中出生時間由X年X月X日涂改為X年X月X日”的格式逐份詳細登記出來。③對材料嚴重涂改無法辨認的，應將檔案中形成時間較早的入團志愿書、入黨志愿書、中學生畢業(yè)登記表、報考材料、招工表、入伍登記表等材料按照上述②的格式進行登記。

2.1.2參加工作時間

⑴需要查閱的材料：

五類：更改參加工作時間的材料、入伍時間批注、插隊證明材料、“三齡”審核認定表等；

九類第一小類：轉正定級材料；

九類第二小類:招工審批表、入伍審評表、選聘鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部審批表、選調優(yōu)秀大學畢業(yè)生到鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作審批表、公開招考錄用審批表、知青上山下鄉(xiāng)登記表、軍校學員參軍登記表等。

十類:派遣證。

⑵需要登記的材料;

①對已經(jīng)認定且符合政策規(guī)定、依據(jù)充分的檔案，只登記上述材料中參加工作時間不一致或涂改的材料份數(shù)。

②對認定不準確或未認定參加工作時間的，需將上述材料中設計填寫參加工作時間不一致或涂改的地方，按照“X年X月X日形成的《XX表》中參加工作時間為X

年X

月X

日”或“X年X月X日形成的《XX表》中參加工作時間由X年X月X日涂改為X年X月X日”的格式逐份詳細登記出來。

③對短缺參加工作材料的，按照“短缺X年X月在XX參加工作的材料”的格式進行登記，這些材料主要包括：插隊、民辦教師、鄉(xiāng)村醫(yī)生、社來社去、亦工亦農、臨時工的審批或錄用材料、招工表、入伍登記表、轉正定級表等材料。

2.1.3入黨時間

⑴需要查閱的材料：

六類：入黨志愿書，短缺入黨志愿書的要看相關證明材料，加入民主黨派的材料。

⑵需要登記的材料：

①對已經(jīng)認定且符合政策規(guī)定、依據(jù)充分的檔案，只登記入黨時間不一致或涂改的材料份數(shù)。

②對認定不準確或未認定入黨時間的:

于1969年4月1日—1977年8月11日之間入黨的，按照“《入黨志愿書》中X年X月X日由上級黨委批準為黨員”的格式進行登記；于1977年8月12日—1982年9月5日之間入黨的，按照“《入黨志愿書》中X年X月X日由上級黨委批準為預備黨員”的格式進行登記；于1982年9月6日至今之間入黨的，按照“《入黨志愿書》中X年X月X日支部大會接收為預備黨員”的格式進行登記。

③對短缺入黨志愿書的，應進行登記。

另外，對于干部“三齡”的審核，除上述情況的正常登記外，還要對有關材料記載的“三齡”進行邏輯推算，對存在以下問題的要進行登記：

①根據(jù)記載推算上學、參加工作、入黨年齡登是否合理。推算上學年齡不滿五周歲、參加工作年齡不滿16周歲、入團年齡不滿14周歲、入黨年齡不滿18周歲的。

②根據(jù)家庭成員年齡推算其年齡是否合理，如根據(jù)弟弟、妹妹年齡推算比本人還大等情況。

2.1.4學歷學位

⑴需要查閱的材料：

四類:選拔學生登記表；中專和高校招考報名材料、學生登記表、成績表、畢業(yè)生登記表、學位授予材料、學歷學位審核登記表。

⑵需要登記的材料;

①已經(jīng)認定且符合政策規(guī)定、依據(jù)充分的檔案，不再登記。

②對認定不準確或未認定后續(xù)學歷學位的，按照“大學”、“X年X月XX學校XX專業(yè)，X年X月XX學校授予XX學位”或“自考本科（中央函授本科等）”、“X年X月XX學校XX專業(yè)”的格式登記出來。

③對短缺學歷材料和基礎學歷的，按照“短缺X年X月XX材料”的格式進行登記。

2.1.5工作經(jīng)歷

⑴需要查閱的材料；

九類第一小類：轉正定級表；

九類第二小類：任免表、公務員（參照公務員）登記表。

⑵需要登記的材料：

①對于破格或越級提拔，首先看是否屬于1995年2月9日以前提拔或者公開選拔（之前中央及有關部門對破格或越級提拔未做具體規(guī)定），屬于1995年2月9日以前提拔的，不需要進行登記；屬于公開選拔的，相應任免表中的“任免理由”應標明“公開選拔”，未標明的按照“X年X月任XX單位XX職務的任免表中未標明?公開選拔?”的格式進行登記；不屬于1995年2月9日以前提拔或公開選拔的，按照“X年X月任XX單位XX職務（如任正科職務）時，任副科（副科任職時間為X年X月）年限不符合規(guī)定”的格式進行登記。

2.1.6干部身份

⑴需要查閱的材料：

四類：招生報考表；九類第一小類：轉正定級表；九類第二小類：公開招考錄用審批表、軍轉干部審批表、轉錄干審批表、鄉(xiāng)鎮(zhèn)聘干審批表、民辦教師轉公辦審批表、聘用制干部審批表。

十類：派遣證。

（2）需要登記的材料：①對已經(jīng)認定且符合政策規(guī)定、依據(jù)充分的檔案，不再登記。

②對未認定干部身份且依據(jù)充分的，按照“X年X月X日經(jīng)XX單位批準，以XX方式進入干部隊伍”的格式進行登記。③對短缺干部身份重要依據(jù)材料或依據(jù)材料手續(xù)不完備的，按照“短缺X年X月X日經(jīng)XX單位批準為XX干部的審批文件”、“報考表無省高等學校招生委員會印章”的格式進行登記。

2.1.7獎懲情況、計劃生育情況、家庭主要成員及重要社會關系要認真核實，確保信息準確。

2.2交叉復審

審核過程中，每本檔案由兩名審核人員進行交叉審核，以確保信息登記的齊全完整和準確無誤。

2.3情況梳理

按照《干部人事檔案專項審核情況登記表》審核登記的有關干部“三齡兩歷一身份”的情況，對干部檔案審核中存在的問題分別進行梳理匯總。

2.4調查核實

干部出生時間、參加工作時間因涂改無法辨認或對學歷學位、干部身份有疑義的，由組織（人事）部門到原籍公安、教育等單位作進一步調查取證，并提出審核認定的初步意見。

2.5上會認定

單位黨委（黨組）要嚴格按照《中央組織部關于干部人事檔案審核工作的問答》，對所管理干部的“三齡兩歷一身份”進行研究確認，對無法認定或另有特殊情況的，要報經(jīng)上級組織（人事）部門審定。

2.6填表歸檔

組織（人事）部門按照單位黨委（黨組）的認定意見，逐人逐項填寫《干部任免審批表》，并分別由審核人、干部本人、單位黨委（黨組）簽署審核意見，加蓋公章后及時歸入本人檔案。干部檔案數(shù)字化加工標準3.1檔案掃描對于前期已整理好的干部檔案，接下來若實施數(shù)字化加工，則首先需進行檔案掃描工作。（若不進行數(shù)字化加工，則直接跳轉至檔案裝訂環(huán)節(jié)。）檔案掃描主要是指采用掃描儀等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。3.1.1掃描色彩模式。檔案掃描一般采用有黑白二值、灰度、彩色等模式。=1\*GB3①頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。=2\*GB3②頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案和黑白照片，可采用灰度模式掃描。=3\*GB3③頁面中有紅頭、印章或插有彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。3.1.2掃描方式。檔案掃描均要保持原來檔案的方向。根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應掃描儀。其中大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式。為保護檔案原件，一律使用平板掃描儀，對于少數(shù)現(xiàn)代檔案確實適用高速滾筒掃描的，須事先征得甲方同意，并做好記錄。3.1.3為更好的展現(xiàn)檔案原貌，掃描分辨率定為300dpi。對于案卷中出現(xiàn)字跡較小、較密集等特殊情況可適當調整其分辨率，但必須保證掃描獲取圖像清晰可讀。一寸照片，必須選用600dpi，2—3寸的黑白照片，必須選用300dpi或350dpi。3.1.4掃描時，應根據(jù)紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。3.1.5采用平板進紙方式掃描，盡量確保紙張掃描時放置端正，從而保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。圖像處理與檢查 應對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調整。掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理：3.2.1圖像歪斜：采用自動或手動糾偏功能，調整圖像角度。圖像偏斜度不超過1度，對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。3.2.2圖像臟點、臟斑：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循保持檔案原貌的原則。為了節(jié)省存儲空間，應對圖像進行裁邊處理，去除多余白邊。3.2.3圖像旋轉：對于掃描圖像方向不對的，應進行旋轉處理。3.2.4圖像拼接：掃描圖像需要拼接的，拼接處信息要完整，不能缺少信息。目錄校對掃描出電子圖像后，為確保檔案機讀目錄數(shù)據(jù)與檔案掃描圖像數(shù)據(jù)能夠一一對應，實現(xiàn)有效檢索，需進行目錄校對工作。目錄校對工作是一項綜