單證員操作流程

外貿(mào)單證業(yè)務(wù)操作流程

2021/5/91外貿(mào)單證流程圖投保出口信保翻譯合同制定發(fā)貨計(jì)劃通知備貨準(zhǔn)備報(bào)檢材料聯(lián)系貨代確認(rèn)船期及費(fèi)用下達(dá)海運(yùn)委托書(shū)給貨代傳遞報(bào)關(guān)資料憑條已出向貨代索要入貨通知開(kāi)船前后確認(rèn)提單開(kāi)船后接新合同編合同號(hào)寄交單資料銀行收匯2021/5/92外貿(mào)單證工作流程一、翻譯新合同，建立客戶資料；二、通知備貨；三、報(bào)檢材料準(zhǔn)備；四、下達(dá)海運(yùn)委托書(shū)；五、寄出正本提單；六、寄送交單資料；2021/5/93一、編制合同號(hào)，建立客戶資料簽訂一個(gè)新的合同后，熟悉合同內(nèi)容，將英文合同條款翻譯成漢語(yǔ)版本，需要特別注明發(fā)貨數(shù)量、單價(jià)、指標(biāo)要求、發(fā)貨日期、支付方式。在收到下達(dá)的英文版發(fā)貨計(jì)劃后，需要將其翻譯成漢語(yǔ)版，交給儲(chǔ)運(yùn)部安排備貨。2021/5/94二、安排備貨將發(fā)貨計(jì)劃（包括目的港，柜數(shù)、每柜的桶數(shù)、發(fā)貨日期）交給銷售人員以便其按照客戶合同中的指標(biāo)要求，安排報(bào)檢批次和通知儲(chǔ)運(yùn)部，儲(chǔ)運(yùn)部做貨物的出運(yùn)安排（出口貨物要在開(kāi)船前5天到達(dá)出運(yùn)口岸）2021/5/95三、報(bào)檢材料準(zhǔn)備1.接到下達(dá)的報(bào)檢計(jì)劃，先在九城電子報(bào)檢系統(tǒng)做電子報(bào)檢，電子報(bào)檢單據(jù)內(nèi)容填寫(xiě)要求準(zhǔn)確無(wú)誤，待商檢局審核通過(guò)，發(fā)出商檢編號(hào)后打印出來(lái)。步驟如下：2021/5/96

出境貨物報(bào)檢單的制定需要在九成系統(tǒng)內(nèi)完成，首先登入九城電子系統(tǒng)，點(diǎn)擊質(zhì)檢業(yè)務(wù)，出現(xiàn)“出境貨物報(bào)檢”選項(xiàng)，點(diǎn)擊，頁(yè)面內(nèi)顯示出之前報(bào)檢過(guò)的所有單證，雙擊任意一個(gè)單證，點(diǎn)擊“復(fù)制”,然后開(kāi)始填寫(xiě)報(bào)檢單的內(nèi)容，先打開(kāi)“基本信息”頁(yè)面，此頁(yè)面的大部分內(nèi)容是固定不變的，需要更改的包括“合同號(hào)、到貨口岸、發(fā)往國(guó)家、發(fā)貨日期”,其他內(nèi)容的更改根據(jù)具體情況而定。2021/5/97然后打開(kāi)貨物信息，在原來(lái)內(nèi)容的基礎(chǔ)上更改“報(bào)檢重量、包裝數(shù)量、HS標(biāo)準(zhǔn)量、貨物總值、和貨幣單位?！眴巫C填寫(xiě)完成檢查無(wú)誤后點(diǎn)擊保存，此單證保存在“未選擇單證”文件夾下。然后點(diǎn)擊“未選擇單證”，選中所做的單證，點(diǎn)擊頁(yè)面上方的“選擇單證”，此時(shí)單證到了“待發(fā)送單證”文件夾下，打開(kāi)“待發(fā)送單證”然后點(diǎn)擊頁(yè)面上方的“發(fā)送業(yè)務(wù)單證”，此時(shí)單證被保存到了“無(wú)回執(zhí)單證”文件夾下。2021/5/98打開(kāi)無(wú)回執(zhí)單證后，點(diǎn)擊頁(yè)面上方的“接收回執(zhí)信息”，信息在系統(tǒng)內(nèi)部需要被審核所以可能需要幾分鐘時(shí)間才會(huì)有回執(zhí)信息，如果接收一次失敗后，可以隔段時(shí)間點(diǎn)擊一次直到收到回執(zhí)信息為止。收到回執(zhí)后，將單證打印出來(lái)。再次檢查報(bào)檢單信息，準(zhǔn)確無(wú)誤，報(bào)檢單完成。2021/5/992.準(zhǔn)備英文報(bào)檢材料：合同復(fù)印件、出境貨物報(bào)檢單、發(fā)票、裝箱單、廠檢單、包裝性能結(jié)果單、及其它文件。2021/5/910發(fā)票和箱單的制作首先要復(fù)印一份之前的，然后更改里面的信息，發(fā)票要更改的信息包括發(fā)票號(hào)（一整套資料里的發(fā)票號(hào)要保持一致）、日期、目的港、重量、單價(jià)、總金額，以及總金額的大寫(xiě)、包裝數(shù)量。箱單更改的內(nèi)容包括發(fā)票號(hào)、日期、數(shù)量、凈重、毛重、尺寸、包裝數(shù)量及裝箱形式。制作完成后打印，蓋上長(zhǎng)條章和法人章。2021/5/911四、下達(dá)海運(yùn)委托書(shū)根據(jù)合同的發(fā)貨期或到貨日以及船的航行天數(shù)（船期）算出精確地開(kāi)船日期，在開(kāi)船日前一周給貨代下達(dá)海運(yùn)委托書(shū)租船訂艙。2021/5/912海運(yùn)委托書(shū)的格式可以由貨代提供，然后填上相關(guān)信息，其中包括：“發(fā)貨人”一欄需填上賣方公司名稱地址聯(lián)系方式；“收貨人”和“通知人”一欄需根據(jù)客戶要求填上客戶的公司名稱地址及聯(lián)系方式或者“TOORDER”;起運(yùn)港、目的港、預(yù)配船期、貨物件數(shù)、重量等各欄信息根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)。2021/5/913

海運(yùn)委托書(shū)填寫(xiě)完畢，檢查無(wú)誤后傳真給貨代，并且和貨代確認(rèn)海運(yùn)費(fèi)。租下艙位后向貨代索要入貨通知，將入貨通知交給外貿(mào)主管，外貿(mào)主管通知儲(chǔ)運(yùn)部，根據(jù)實(shí)際情況要求貨代來(lái)背箱或者我公司安排送貨港口。2021/5/914開(kāi)船前給貨代準(zhǔn)備一整套報(bào)關(guān)資料，賣方公司是委托報(bào)關(guān)行進(jìn)行報(bào)關(guān)，所以需要提前給報(bào)關(guān)行寄報(bào)關(guān)委托書(shū)、報(bào)檢委托書(shū)、核銷單（此三份資料都由核銷員提前寄給報(bào)關(guān)行），單證員需要在開(kāi)船前向貨代傳憑條，箱單和發(fā)票。2021/5/915憑條給貨代之前要跟外貿(mào)主管確認(rèn)憑條號(hào)，箱單和發(fā)票的制做要求：復(fù)制一份箱單，發(fā)票，更改里面相應(yīng)的信息即可，注意報(bào)關(guān)發(fā)票和其他發(fā)票不一樣，報(bào)關(guān)發(fā)票多一項(xiàng)海運(yùn)費(fèi)（海運(yùn)費(fèi)由我方支付）。然后加蓋電子印章，傳給貨代。2021/5/916五、寄出正本提單貨物離港前后，貨代要傳給單證員草本提單，單證員要對(duì)其進(jìn)行更改確認(rèn)，提單確認(rèn)要求做到準(zhǔn)確無(wú)誤一字不差，包括收貨人，通知人的地址是否有字母錯(cuò)誤，起運(yùn)港、到貨港、貨物重量、體積等是否準(zhǔn)確。2021/5/917提單如有問(wèn)題需更改后回傳給貨代要求其更改信息，對(duì)方更改后再次傳過(guò)來(lái)，需要再次檢查核對(duì)，直到確認(rèn)提單準(zhǔn)確無(wú)誤時(shí)，在提單上方空白處注明“OK,請(qǐng)出正本”，需要電放的注明“OK，請(qǐng)等通知電放”。出正本提單的話，要及時(shí)提醒貨代在開(kāi)船后一周內(nèi)將正本提單寄回賣方公司。2021/5/918六、交單資料開(kāi)船一周內(nèi)，做好一套完整英文交單資料寄給收貨人：商業(yè)發(fā)票、箱單、提單、原產(chǎn)地證（FORM-A）、分析證、非轉(zhuǎn)基因證明、非木質(zhì)包裝證明、等等依據(jù)進(jìn)口國(guó)家單證的要求及合同，所遞交的交單資料不完全一樣。2021/5/919商業(yè)發(fā)票和箱單的制作和之前的其他資料的做法一致，先復(fù)制一份，然后更改里面的信息即可，注意交單資料里面的發(fā)票與其他發(fā)票的不同之處在于發(fā)票末尾加上我公司收款銀行的信息，包括收款行的名稱、銀行代碼、收款人、收款人賬號(hào)、收款人地址。2021/5/920產(chǎn)地證的制作根據(jù)客戶不同的需求做法有差別，如果客戶沒(méi)有特別要求提供由CIQ出具的產(chǎn)地證，單證員需要做一份自己公司出具的產(chǎn)地證，包括發(fā)票號(hào)、日期、出口商、收貨人、運(yùn)輸路線、重量、包裝、和最后一句貨物產(chǎn)地承諾“We,*****herebydeclarethattheabovedetailsandstatementsarecorrect,thatallthegoodswereproducedinChina”。2021/5/921具體制作過(guò)程僅需復(fù)制一份之前的產(chǎn)地證然后更改里面的具體信息即可。如果客戶要求賣方提供有CIQ出具的官方產(chǎn)地證，需要在九成電子系統(tǒng)內(nèi)完成。首先打開(kāi)九成系統(tǒng)，然后點(diǎn)擊質(zhì)檢業(yè)務(wù)，質(zhì)檢業(yè)務(wù)項(xiàng)下有兩種產(chǎn)地證，一般原產(chǎn)地證和普惠制原產(chǎn)地證。2021/5/922注意：產(chǎn)地證里基本信息頁(yè)面內(nèi)的三個(gè)日期要遵循一個(gè)原則：發(fā)票日期早于申請(qǐng)日期早于擬出運(yùn)日期。如果進(jìn)口商屬于普惠制國(guó)家，賣方需要提供普惠制原產(chǎn)地證，進(jìn)入九城電子報(bào)檢系統(tǒng)后，點(diǎn)擊普惠制原產(chǎn)地證打開(kāi)頁(yè)面，復(fù)制一份更改里面的信息，做法與一般原產(chǎn)地證一致。2021/5/923點(diǎn)擊貨物基本信息頁(yè)面，更改里面的貨物描述、包裝數(shù)量（毛重）、發(fā)票金額、FOB值。由于本單是復(fù)制前面的單子制作的，單證末尾有個(gè)原發(fā)證書(shū)號(hào)，此號(hào)需要被刪除，此單完成，檢查無(wú)誤后，點(diǎn)擊保存。然后打開(kāi)“未選擇單證”選中此單點(diǎn)擊“選擇單證”、再打開(kāi)“待發(fā)送單證”點(diǎn)擊“發(fā)送”，發(fā)送完成單證已經(jīng)到達(dá)商檢局的審核系統(tǒng)。2021/5/924由于此單是商檢局網(wǎng)上人工審核，所以審核時(shí)間可能較長(zhǎng)，過(guò)一段時(shí)間打開(kāi)“無(wú)回執(zhí)單證”點(diǎn)“接收回執(zhí)信息”，沒(méi)有回執(zhí)的話還需要過(guò)幾分鐘接著接收信息，直到收到審核正確的回執(zhí)信息為止，單證完成后打印出來(lái)。(打印底紙由報(bào)檢員從商檢局購(gòu)買(mǎi))2021/5/925分析證的制作需要復(fù)印一份以前的單證，更改發(fā)票號(hào)、日期、箱號(hào)鉛封號(hào)、箱號(hào)鉛封號(hào)對(duì)應(yīng)的批次號(hào)，以及每批次的指標(biāo)。非轉(zhuǎn)基因證明、非木質(zhì)包裝證明等其他證明都是復(fù)制以前的單證，更該里面得發(fā)票號(hào)和日期等信息即可。2021/5/926注意：一整套交單資料的發(fā)票號(hào)和日期要保持一致，一般情況下日期以開(kāi)船日為準(zhǔn)，若需要提供原產(chǎn)地證的話，發(fā)票日期要與產(chǎn)地證內(nèi)的發(fā)票日期一致，其他日期仍以開(kāi)船日為準(zhǔn)。另外整套單子的文件名要保持一致，例如：證書(shū)名稱+目的港+箱型柜數(shù)+開(kāi)船日。電匯方式付款：在貨物到港前讓客戶收到寄出的一套完整英文交單資料。2021/5