住宿系統用戶需求書

PAGE住宿系統用戶需求書

目錄1.項目背景 32.需求描述 32.1基本需求 32.2系統語言 32.3目標用戶 32.4用戶認證 42.5基于授權的訪問 42.6單一的最小化源數據 42.7報告報表及靈活的數據查詢 42.8客戶化配置能夠靈活滿足需求的多變 52.9接口要求 52.10系統集成 52.11數據安全 52.12系統日志 53.業(yè)務需求 53.1宿舍配置管理 53.2住戶管理 63.3住戶費用管理 73.4住戶租住狀態(tài)管理 73.5報表模塊 83.6智能門鎖管理 83.7智能水電表管理 84.實施范圍要求 84.1組織及人員范圍要求 84.2時間要求 84.3功能要求 95.實施公司及顧問要求 95.1對投標人的要求 95.2對投標人組建的顧問團隊的要求 96.項目實施要求 96.1項目管理要求 96.2文檔要求 106.3測試環(huán)境 106.4驗收要求 107.項目培訓要求 107.1培訓要求 107.2培訓形式 117.3培訓內容 117.4培訓人員 118.售后服務要求 119.對項目建議書內容的要求 1110.評分標準 1210.1價格評分 1210.2技術評分 1210.3商務評分 13PAGE9項目背景在廣東以色列理工學院的快速建設發(fā)展過程中，學校致力于建設高水平的信息化管理系統。為了能更高效地處理學生、教職工人數的日益增長，以及新建校區(qū)即將交付所帶來的管理問題，學校擬采購一套住宿管理系統，現誠邀請各廠商或系統集成商提供解決方案。本次項目預算壹拾叁萬元整。超過此費用的投標報價無效。需求描述基本需求本項目優(yōu)先選擇部署軟件在我校的本地方案。如果軟件廠商提供將軟件部署在我校本地環(huán)境，廠商需一并提供配套軟件及所需要的硬件配置參數，并自行部署系統和配套軟件，我校不支付額外費用。如果軟件廠商提供軟件即服務（SaaS）云計算方案，則由軟件廠商提供存儲、計算、網絡等基礎設施資源，同時由軟件廠商提供系統安裝、運維、備份、升級等系統運營管理服務，通過網絡模式部署系統，降低系統實施與部署的成本，同時能夠提高系統運行的可用性、穩(wěn)定性。投標方案應當遵循全球百強大學（2020軟科世界大學學術排名）高等教育信息化的最佳實踐，并包含大量預制的功能和流程，不需要在項目實施過程中進行大量的系統開發(fā)。包括：完全基于WEB驅動的訪問方式；靈活支持集中式處理及非集中式處理；提供面向用戶驅動的自助服務功能；支持多語言的系統界面和數據存儲（其中前臺必須支持中文和英文）；具備強大和靈活的報表工具；應用開發(fā)環(huán)境可以支持功能開發(fā)擴展以便持續(xù)不斷的滿足業(yè)務需求的變化。系統語言投標方案必須提供易于中外籍師生使用的英文和中文界面（包括用戶終端操作界面，移動終端訪問界面和報表生成功能），其他界面無嚴格中英文語言要求。目標用戶投標方案應當定位支持廣泛的用戶群體，包括：業(yè)務部門的管理類人員（集中式業(yè)務處理及后臺支持）；部門及院系的管理類人員（分布式業(yè)務處理及支持）；最終用戶（在校學生及教職員工）；管理人員（支持信息加工及分析）；系統管理員（權限管理、系統配置、錯誤診斷與修復）。用戶認證投標方案應提供不限用戶數量的使用許可，并應當能夠支持以下的用戶認證方式：基于LDAP的用戶認證；基于SAML協議的單點登錄認證，或者符合JWT規(guī)范的單點登錄認證?；谑跈嗟脑L問只有被授權的用戶才可以訪問系統，系統能夠授權到不同的角色人員訪問不同的功能，不同的數據集合，同時支持多角色的人員采用單點登錄的方式進行系統訪問。投標方案必須具備綜合的授權訪問機制。對所有應用程序模塊能夠使用學校已有的單點登錄系統進行認證訪問；支持集中的授權機制；能夠定義多級授權，綜合完整的用戶角色集合，及靈活的數據層面的授權；能夠根據角色定義的不同功能進行分別的授權訪問；能夠根據用戶定義的不同的數據集合進行數據層面的授權訪問（例如，一個專業(yè)的用戶只能被授權訪問該專業(yè)的數據）。單一的最小化源數據數據源只能被錄入一次，并在整個系統中被同步使用；必須具備數據準備的相關機制及最小化數據輸入工作量（例如，智能化的缺省值使用，或從以前錄入數據的記憶及繼承等）。報告報表及靈活的數據查詢投標方案必須具備：基于行業(yè)最佳實踐的標準化的報告報表集合；具備用戶友好易用的隨需而用的查詢工具；支持直接將查詢結果輸出成格式文件的功能；提供與通用的桌面辦公軟件的良好的集成接口機制；支持導出為EXCEL等文件格式及支持輸出到常用軟件的功能。客戶化配置能夠靈活滿足需求的多變希望能夠最大程度的應用最佳實踐的業(yè)務流程以及最好的功能。按照本地需求的客戶化將在最需要的時候加以利用。為了最小化客戶化的需求和影響，建議的系統應當支持：靈活的配置功能；靈活的數據結構，可以擴展數據字段；充分的內部數據/功能的共享調用。接口要求投標方案應當具備與外部系統接口交互的能力，可以通過：針對數據交換的輸入/輸出工具；直接共享應用數據內容（如通過數據視圖等）；能夠通過RestfulAPIs等行業(yè)標準進行集成。系統集成投標方案應當能夠支持包含但不僅限于以下的第三方系統進行集成：和學生信息系統集成以獲取學生基本信息；和HCM或者員工信息系統集成以獲取員工基本信息；和智能門鎖系統集成以控制房間/套間的出入權限；和智能水電表系統集成以自動獲取所有房間/套間的水和電等公共事業(yè)的使用數據。數據安全投標方案應使用學校提供的指定域名，采用HTTPS加密協議，并對所有存儲的數據庫信息、附件等進行加密處理，不得以明文形式存儲學校的任何業(yè)務數據。投標方案應滿足《網絡安全等級保護條例》的基本要求，如果是SaaS解決方案則必須提供三級或更高級別的網絡安全等級保護測評證書。系統日志投標方案應當具有診斷日志、統計日志和審計日志功能。日志信息應當按照業(yè)界最佳實踐的規(guī)范進行日志輸出，并按照最佳實踐的規(guī)范進行分類分級。業(yè)務需求宿舍配置管理宿舍配置管理是宿舍系統基本業(yè)務工作，主要配置對象為區(qū)域/校區(qū)、樓棟、樓層、房間/套間和床位。各配置對象為層級關系，其中區(qū)域/校區(qū)為可配置對象的最大單位，之后依次為樓棟、樓層、房間/套間，床位為可配置對象的最小單位。需要的功能有：管理員可手動管理區(qū)域/校區(qū)、樓棟、樓層、房間/套間和床位的信息，并且支持包括但不限于通過API接口、上傳Excel文件等形式來批量新增、編輯或者刪減上述對象的信息；系統可定義不同類型的房間/套間，并支持管理員上傳戶型圖或房間實拍圖，附加到對應房間/套間的房間信息中，終端用戶可在選擇房間/套間時查看相應的圖片信息；系統可定義房間/套間和床位不同的使用狀態(tài)，包括但不限于占用、預訂、空閑等；系統能記錄每個房間/套間的家具和電器的配置情況，并根據實際家具和電器的增減情況進行記錄的更新。宿舍管理員可基于記錄的情況生成相應的家具和電器的分配報表;宿舍管理員會進行常規(guī)的宿舍衛(wèi)生檢查。系統能提供每個房間/套間的檢查記錄功能，包括但不限于顯示每個房間/套間的入住學生基本信息、記錄房間的檢查結果、對檢查過程中發(fā)現的問題可進行文字或者拍照記錄；系統管理員或宿舍管理員可通過后臺發(fā)送整改警告通知給宿舍常規(guī)檢查中不合格的宿舍，整改警告通知的形式可以是app提醒或者郵件提醒。學生可以對整改警告通知進行相應的回復。住戶管理宿舍住戶是住宿系統最主要的服務和管理對象。隨著學校規(guī)模的不斷擴大，學校的學生和教職工的人數也在不斷的增加。傳統的Excel記錄學生和教職工的住宿情況，或者是在諸如學生信息管理系統、員工信息管理系統等第三方系統中維護學生和教職工的住宿情況，其時效性和復雜度已經不滿足現需要的業(yè)務需求。住宿系統會作為統一的入口對學生和教職工的住宿情況進行管理和維護，需要的功能有：管理員可以手動管理住戶信息，并且支持包括但不限于通過API接口、上傳Excel文件等形式來批量新增、編輯或者刪減住戶的信息；管理員可以為住戶批量分配房間/套間和床位，也可以手動進行分配操作。默認情況下，同一房間/套間的學生為同一年級或同一專業(yè)的，管理員有權限將房間/套間和床位分配給不同年級和專業(yè)的學生；住宿系統內置的住戶信息字段中如果沒有以下字段，則需要添加對應的字段：學生：專業(yè)，年級，學號，郵箱，電話，身高，入學時間，狀態(tài)（在讀/休學）教職工：部門，職位，工號，郵箱，電話，合同期，家屬信息宿舍管理員能夠設定和修改住戶的開始和結束時間，和學生的離校、返校時間；系統能管理住戶的入住合同；系統能記錄每個樓棟，樓層的房間/套間和住戶的總覽圖?？傆[圖上能夠顯示、隱藏房間和住戶的標簽，并且能夠對同一房間/套間內有不同年級/專業(yè)的學生的情況進行標識；學生能在設定的時間段內（通常是新生報到時期）自主選擇房間/套間和床位。選擇時，系統會自動篩選出符合該學生年級、專業(yè)和性別的套間/房間，學生在規(guī)定的范圍內選擇自己想要的套間/房間和床位；學生可以在系統內設定自己的作息時間，用作學生自選套間/房間的參考因素之一，即學生在自選套間/房間時，可看到該房間內其他床位學生的作息時間，以此選擇符合自己生活作息的套間/房間和床位。住戶費用管理住宿系統需要自動化管理住戶費用。高效地記錄住戶居住時產生的水、電等公共事業(yè)的用量，智能地計算住戶在正常居住狀態(tài)下需繳納的公共事業(yè)費用，嚴謹地管理住戶賬戶余額的充值和扣除，及時地發(fā)送住戶預期繳納費用的消息提醒。具體的功能包括：管理員可以手動管理住戶的公共事業(yè)費用，并且支持包括但不限于通過API接口、上傳Excel文件等形式來批量上傳住戶的公共事業(yè)費用信息；系統能配置公共事業(yè)費用以天作為計算單位，并將每個房間/套間的費用平攤到該房間每個已使用的床位。當租戶為學生時，在除月度費用結算日的其他時間段更換了房間/套間，那該學生的公共事業(yè)費賬單應該合并居住在前后套間時分攤到該學生的費用；系統能對簽出、預訂或者空閑狀態(tài)的床位做特殊處理，不計算該期間的公共事業(yè)費；管理員可以批量上傳學生的預充值的公共事業(yè)費用至系統，之后每個月產生的公共事業(yè)費可優(yōu)先從該預充值的部分進行扣除，學生也在系統上查看自己預充值部分的余額情況；住戶能通過微信支付或支付寶支付等方式，來在線支付或充值公共事業(yè)費用和租金；系統能導出公共事業(yè)費用清單成Excel或CSV文件；管理員可以批量增加公共事業(yè)費補貼，該補貼應當被包含在公共事業(yè)費用的計算中；管理員可在系統自動接收有住戶逾期繳納費用的消息提醒，并查詢住戶逾期繳納各費用的清單明細。能夠通過APP消息、郵件等方式通知住戶。住戶租住狀態(tài)管理住宿系統應提供高效地，規(guī)范地管理住戶的入住和退住流程。由于住戶的租住狀態(tài)發(fā)生改變時，對應的公共事業(yè)費用計算以及房間/套間的使用狀態(tài)會隨之發(fā)生改變，所以住戶的入住以及退住流程都需要經過管理員的審批通過后才能進行。具體的功能包括：住宿系統應提供高效的住戶入住和退住流程。入住流程應由宿舍管理員發(fā)起，且可以選擇要求住戶簽訂住宿協議，并發(fā)送給住戶相關的入住指引。退住流程由住戶自行發(fā)起，系統要通知宿舍管理員完成相關的退住流程；當住戶為學生時，住宿系統應提供高效的住戶離校、返校流程。住戶離校、返校時應該當發(fā)起離校、返校流程，系統會通知到宿舍管理員去更改相應房間/套間和床位的入住狀態(tài)。宿舍管理員能在之后修改住戶預期的離校和返校日期；宿舍管理人員能在系統內批量處理住戶的退住流程。通常為畢業(yè)季期間，宿舍管理人員能批量處理住戶為學生的退住流程；當住戶提交換宿申請后，宿舍管理員可在系統后臺進行審批，審批通過后通過APP消息或郵件等方式通知住戶在搬遷時需要完成退住和入住的流程；系統支持記錄住戶為員工的預計退住時間，并會在該預計退住時間前的某個時間節(jié)點，自動推送提醒消息給管理員。報表模塊除了在上述功能中提及的報表外，系統還需要提供的報表生成及導出功能包括：統計特定時間段內，如每月學生更換套間/房間或床位的信息報表；在設定的未來一段時間內，占用和空閑的床位統計數據報表。智能門鎖管理目前我校南校區(qū)還在建設中，智能門鎖還未正式正式交付于我校。住宿系統本身應包含有安全的、高可用的智能門鎖管理模塊，并需要在智能門鎖系統交付我校后與其進行對接。進行對接后，可直接使用住宿系統本身的智能門鎖管理模塊，高效地給住戶分發(fā)房間/套間的門鎖權限，并能對超過規(guī)定時間的門鎖權限進行回收等有效管理。具體的功能包括：能根據住戶的居住情況給住戶分發(fā)或回收房間/套間的門鎖權限。在開學季或畢業(yè)季，管理員可以批量的管理門鎖權限；管理員在審核完住戶提出的換宿申請后，系統應自動地回收住戶擁有的舊的房間/套間的出入權限，并分發(fā)新的房間/套間的出入權限；如果整體項目實施過程中我校仍未收到政府代建中心交付智能門鎖系統，則提供住宿系統的實施方應提供包括但不限于相應的API接口等方式用于后續(xù)對接。智能水電表管理目前我校南校區(qū)還在建設中，智能水電表還未正式正式交付于我校。住宿系統本身應包含有安全的、高可用的智能水電表管理模塊，并需要在智能水電系統交付我校后與其其進行對接。進行對接后，可直接通過住宿系統本身的智能水電表管理模塊，精確地獲取所有房間/套間的水、電等公共事業(yè)的用量，并支持自定義不同的收費邏輯計算所需繳納的公共事業(yè)費用。具體的功能包括：系統能精確地讀取房間/套間的水、電等公共事業(yè)的用量，可作為住戶繳納公共事業(yè)費用的依據；系統最好能支持控制房間/套間的水、電的使用，如果房間/套間的狀態(tài)為空閑，系統可設置暫時停止使用該房間的電，待房間狀態(tài)發(fā)生更改后，恢復電的正常使用和計費；如果整體項目實施過程中我校仍未收到政府代建中心交付智能水電表管理系統，則提供住宿系統的實施方應提供包括但不限于相應的API接口等方式用于后續(xù)對接。實施范圍要求組織及人員范圍要求本項目實施的組織范圍為廣東以色列理工學院。時間要求項目總實施時間最晚不晚于七月中旬（含最后階段的移交后技術支持），采用分步實施的策略。實施商應給出一個切實可行的項目實施計劃以及相應的項目實施策略來降低項目實施風險，確保項目實施質量，保證項目實施能夠在期望的周期內順利完成。功能要求項目各模塊功能應覆蓋如前所述的業(yè)務需求。實施商應對如前所述的業(yè)務需求進行點對點的應答。實施公司及顧問要求對投標人的要求投標人必須有針對該產品或模塊實現高等院校住宿管理自動化的成熟實施方法論。投標人必須具備在全球化環(huán)境中進行業(yè)務實施和技術支持的業(yè)務能力、語言能力和技術水平。對投標人組建的顧問團隊的要求投標人在中標后，必須成立科學合理的組織機構，建立健全保障項目順利實施的各項管理制度和質量保證體系，安排好足夠的符合前述項目人員資質要求的項目人才資源參加本項目的建設。按照項目實施要求，必須配置相應的項目管理、系統設計、開發(fā)、測試、集成、培訓、質量保證等人員，在項目組織中應明確各崗位的職責，確保工程順利實施。投標人的項目團隊未來應當和學校的項目團隊緊密工作，需要按照計劃提前向學校提出在項目的不同階段需要的資源，并進行資源的協調以此共同推進項目的實施。投標人的項目團隊成員，必須到學院現場與學院的項目團隊成員進行面談交流，以確保投標人的項目團隊成員符合學院的期望。投標人的項目團隊成員，必須于合同正式簽訂后2周內到場并開展實施工作。項目實施要求項目管理要求由本項目中標方實施團隊負責所有模塊的實施、上線、培訓和移交工作；投標方應對投標方案提供行之有效的實施方法論，并曾得到過相關領域客戶的實施驗證；包括但不限于項目計劃、項目成員、指導、協調、控制、過程報告、風險管理、配置管理和質量保證等；投標方應當在項目建議書中對項目實施的周期及實施的路徑和計劃有清楚的建議及劃分；投標方應當提出項目實施建設的詳細項目計劃及按要求的項目組織機構及人員投入情況；清晰的風險控制方法及問題追蹤和解決，包括業(yè)務和技術領域；項目控制和報告工具；集中化的項目文檔管理。文檔要求投標方必須有標準化的文檔管理制度和文檔管理軟件平臺，并在項目進程中得到有效的執(zhí)行和應用；必須提供實施各階段的各種文檔交付件，包含定制開發(fā)的源代碼、配置文檔、業(yè)務流程說明書，端到端驗證報告等所有相關的項目實施文檔；對本項目中產出的文檔，包括由招標單位提供的所有內部資料、技術文檔和信息予以保密。必須遵守保密協議，未經招標人書面許可，不得以任何形式向第三方透露本項目的任何內容。測試環(huán)境投標方應當提供除正式環(huán)境之外系統實例作為測試環(huán)境，并提供把正式環(huán)境復制到測試環(huán)境的解決方案。驗收要求本項目的驗收是指項目部署完成，業(yè)務上線后，達到本項目目標后由校方組織的驗收。內容包括：系統上線后一個月內無顯著問題；相關業(yè)務與模塊在正式環(huán)境中能夠被正常使用；由業(yè)務用戶和IT部門聯合驗收。項目培訓要求培訓要求投標人必須提供系統的培訓，完成對用戶的知識轉移（包括業(yè)務操作、系統配置、源代碼以及所有定制化內容），保證用戶全面了解和掌握系統操作功能；投標人派出的培訓教員應熟悉本系統，并有一定的教學經驗；投標人為所培訓人員提供中英文培訓資料和講義等用品，并提供培訓后可自行學習查閱的書面的用戶手冊和系統管理員手冊；投標人為用戶提供詳細的培訓計劃。培訓形式集中培訓：對系統管理員、業(yè)務骨干及系統的運行維護人員進行集中培訓。培訓內容實施系統的結構、功能、流程、數據、系統安裝、運行維護、系統配置、最終用戶的操作以及開發(fā)工具的使用等。培訓人員前述業(yè)務需求中的目標用戶。售后服務要求投標人應提供詳細的服務計劃和服務承諾。在服務計劃中要從服務人員配置、服務流程、服務文檔種類、服務響應時間、系統可用性承諾等幾個方面進行明確的說明；同時具有7×24小時的技術支持能力以及優(yōu)先服務級別；技術支持的方式包括：遠程技術服務（如：提供800免費技術服務熱線）、現場技術服務等。每個實施階段結束后，投標人對該階段的交付物提供至少一個月的后續(xù)技術支持。對項目建議書內容的要求投標人提交的項目建議書應當至少包含下述內容：投標人的方案（系統）的體驗版本和實例現場演示。投標人對廣東以色列理工學院住宿系統和本項目的總體理解；投標人對業(yè)務需求的點對點應答；投標人對實現方式的建議，對系統實施過程中應用環(huán)境的管理；投標人對應用于本項目的實施方法論的理解；投標人對本項目的項目基準實施計劃及各階段的交付件的說明；投標人對本項目建議的項目組織架構及人員數量，角色，職能，現場服務時間的建議；投標人提供服務于本項目的顧問簡歷；投標人提供近3年來國內國內外上整體實施的項目案例，并提供相應的證明材料；投標人提供在既往項目中通過信息系統等級保護測評的相關證明材料。如果投標方案是基于SaaS的云計算產品，必須提供服務級別承諾書（SLA）和網絡安全和數據保密責任書，以滿足法律法規(guī)要求。對于未能提供相關材料的投標方案，招標人有權將其列為無效處理。投標人對于項目實施中培訓和知識轉移的建議；投標人對于技術支持和售后服務的建議；投標人對于項目實施期間對我校的要求。評分標準本次評標采用綜合評分法進行計分評定。評標委員對通過資格性審查和符合性審查的投標文件，從價格、技術和商務三方面進行比較與評價，其中價格、技術和商務評分的分值分別為：評分項目價格技術商務總分分值305218100價格評分（30分）技術評分（52分）評標委員會根據設備、產品技術參數響應程度、對項目用戶需求的理解程度、環(huán)保、節(jié)能情況等，按照以下表格進行打分：序號評審項目單項分值評分范圍功能性指標：完備性和正確性。36完備性：軟件系統功能完整，功能滿足了需求書里面的所有業(yè)務和非業(yè)務需求。正確性：系統的輸入或操作能否得到正確或相符的結果或效果。根據上述業(yè)務需求部分，每一點需求分值為2分，滿分為36分，負偏離的每一項扣2分，扣完即止易用性指標：易理解性、靈活性和易操作性5易理解性：軟件的邏輯概念及其應用范圍易于用戶理解。該特征要求軟件研制過程中形成的所有文檔語言簡練、前后一致、易于理解以及語句無歧義。易操作性：該特征要求軟件的人機界面友好、界面設計科學合理以及操作簡單等。靈活性：要求軟件系統能夠靈活讓用戶通過自定義配置的方式滿足靈活多變的需求，而無需通過軟件開發(fā)來實現。優(yōu)：5.0分，良：3.0分，一般：1.0分，不提供不得分可靠性指標：安全性、可用性3安全性：軟件系統的機制能夠防止軟件受到意外