文本的排版與格式

文本的排版與格式文本一般指書、雜志、實用性小冊子、各種文件，在工作中往往涉及到文本的制作和排版，那么制作精美，層次分明、主題突出便于閱讀的文本是怎么樣制作出來的呢？下面我就從一下幾個方面講一下。TOC\o"1-5"\h\z一、 文本中包含的內(nèi)容 1\o"CurrentDocument"二、 文本的格式 1\o"CurrentDocument"三、 目錄的插入 2\o"CurrentDocument"1、 在大綱視圖下編輯大綱： 2\o"CurrentDocument"2、 插入目錄 4\o"CurrentDocument"四文本中圖片的處理 5\o"CurrentDocument"五、 文本中圖表的處理 .7\o"CurrentDocument"六、 文本中的表格 9\o"CurrentDocument"七、 正文 9\o"CurrentDocument"八、 注釋 10\o"CurrentDocument"九、 “節(jié)”和“分頁符” 10\o"CurrentDocument"十、頁碼的插入、頁眉、頁腳的設(shè)置 10■1從大的方面講文本的內(nèi)容包括：封面、目錄、正文等，其中正文的篇幅最大排版工作量也最大涉及的方面也多。這些都是看的見得內(nèi)容。電腦文本中還有文檔表面看不見的內(nèi)容如大綱和文檔結(jié)構(gòu)，排版中使用得當(dāng)，才能對我們的排版有所幫助。對排版來說是不可或缺的。正文中內(nèi)容的類型，無外乎文字、圖片、圖表、表格，注釋等，制作排版合格的文本，這些類型的內(nèi)容都具有一定的格式，通篇保持風(fēng)格的一致性和連貫性。二、文本的格式前面我們說了不同類型的的內(nèi)容應(yīng)具有各種不同的格式，且通篇保持一致、至少是文本實質(zhì)性獨立的部分的相同類型的內(nèi)容保持一致。下面我們具體介紹一下正文不同類型內(nèi)容的格式。文字：字體、字號、顏色、段落格式這些是通用的無論文字處在什么地方都具有的一般格式，那么文字還有特殊格式嗎？有，如某行文字做了標(biāo)題（在word文檔的，標(biāo)題可分級）就可以作為目錄的索引了，后面會具體的講。圖片和圖表:潛入型、四周型、緊密型、上下型、趁于文字下方、襯于文字下方等格式、不同的格式在文本中的表現(xiàn)也不同，使用格式不當(dāng)會給排版，造成困擾。后面會具體的講。如表中的文字格式通篇要保持一致，及字體、字號、居中等保持一致。表格：表格中的文字和外部形式要保持一致，至少是文檔的實質(zhì)性同一部分保持一致。如：字體、字號、顏色、居中，表頭格式、表名格式，表格的邊框都要一致三、目錄的插入每本書目錄必不可少，那里目錄是怎么做上去的呢？很多人遇到這個問題就直接用手輸入上去，這是他對文檔處理軟件不熟。我們先說目錄上的文字來源：我們仔細(xì)看目錄上的文字都是我們文檔正文中的一部分，不是另外打上去的。我們知道了目錄上文字的來源，我們現(xiàn)在看目錄上的文檔是怎樣提取的，是通過大綱來提取的，也就是說只要大綱視圖顯示的是目錄的內(nèi)容，目錄就可以成功被提取。目錄上提取得的內(nèi)容是大綱下1-3級或1-4級乃至更多，一般超過4級的不會在目錄中使用。1、在大綱視圖下編輯大綱：A在已經(jīng)有正文，無大綱的情況下，打開大綱視圖：點擊菜單欄上“視圖一大綱”或者屏幕右下角的區(qū)園囤 "上的中間按鈕，三個按鈕依次是：頁面視圖、大綱視圖、Web版式視圖。菜單欄會出現(xiàn)如下：

左右綠色單箭頭分別為升一級和降一級，綠色雙箭頭為直接升至最高級和直接將為正文。如我們把光標(biāo)調(diào)到本文第一行，點綠色箭頭后顯示如下2旦標(biāo)題1-宋體 '二號、BzU-A衛(wèi)1級 7呀|侖亞|護(hù)口1...玄本的排版與格式一doc*X中文本的排版與格式我們看到“文本的排版與格式”前加了個十字，這就不是該段文字是有級別的不同于正文了，我們可以看到格式為“一級”“標(biāo)題1”“宋體”“二號”，下面我們在降一級看;點中“文本的排版與格式”再點綠色單箭頭會出現(xiàn)下面情況：i11巒題2〒黑體T 口二萬T—U冷2級 ▼L席|合G|曲=童本的帚版與格式一doc*X1+1和文本的排版與格式可以看到“文本的排版與格式”前的十字的位置向后移動了一點，級別變成“二級”，格式為“標(biāo)題2”“黑體”“三號”。一次類推，可以把文本中的任何一部分，升降級為：一級標(biāo)題、二級標(biāo)題、三級標(biāo)題。這樣我們這個文本的大綱（提綱）就出來了。下面我把下列三行正文調(diào)節(jié)成“一級”“二級”“三級”并只顯示3級來看。此為調(diào)整前口文本的排版與格式口文本的排版與格式口文本的排版與格式

此為調(diào)整前i41i41標(biāo)題3TTimesNewRohie窗三號ifel.回丁「H|合妙|護(hù)匚顯示級別3〒玄本的播版與格式一doc*x費文本的排版與格式1

中文本的排版與格式1此為調(diào)整后。耶文本的排版與格式1此為調(diào)整后?？梢钥吹斤@示3級，后面的文本都不顯示了，如果我們目錄只用這“3級”做目錄，這就是我們目錄將來的內(nèi)容了，我們可以查看修改，以便生成合適的目錄。說明：每個級別的字體字號居中等格式可以調(diào)整，同一級別的文字要保持一致B如果一開始文件還沒正文，也可以在大綱下直接編輯大綱也就是我們的文本提綱，，光標(biāo)處直接升降級就可以，這樣更能保持大綱各級的一致性。2、插入目錄在大綱視圖下編輯好大綱后，插入目錄：光標(biāo)調(diào)到插入點處，點菜單:插入一引用一目錄點確定后顯示如下:TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"文本的捉版與格式1 1文本的攤版與搭式1 1\o"CurrentDocument"文本的掃E版與格式1 1目錄兩個字我們要自己寫上，目錄的格式如果不美觀可以點“選項”或者□按鈕修改目錄各級的格式，目錄的格式和大綱中的格式無關(guān)。目錄的修改：在頁碼視圖下選擇目錄內(nèi)容點右鍵會出現(xiàn)對話框選“更新域”對目錄進(jìn)行更新。四文本中圖片的處理圖片來源：A以文件形式插入，最直接最簡單的方法。插入點處點菜單插入一圖片一來自文件，這樣的形式插入的圖片的默認(rèn)格式為“嵌入型?！扒度胄汀眻D片對插入點格式的要求很嚴(yán)經(jīng)常才出現(xiàn)一部分被覆蓋或者干脆一點也看不見的情況我們稱其為

“跑”如果我們這是對圖片修改格式使他勉強(qiáng)被拉到我們想要的位置，在以后的文件內(nèi)容復(fù)制后字體等有修改的情況下，還是會造成圖片不在原來位置的現(xiàn)象，為了徹底避免圖片“跑”的現(xiàn)象，我們在插入圖片前先對插入點清除格式：點菜單一清除一格式。這樣我們插入的圖片都不會“跑”B文本中本來就有的圖片。圖片的文本中的格式有如下幾種環(huán)繞方式嵌我型（X）四周型（S）緊密型（T）襯于文字下方浮于文字上方嵌我型（X）四周型（S）緊密型（T）襯于文字下方浮于文字上方（V.氷平對齊方式O左對齊? O居中? O右對齊?（3苴他方式藍(lán)色框起來的就是被選中圖片的格式，各有各的用途，雙擊圖片圖片設(shè)置對象格式對話框就會出來，圖片工具也」加甘利屮4」斗餐三威眞％%融切也可以同時出現(xiàn)，點“板式”或就顯示上圖。如果文本中的圖片“跑，就只有修改文件的“板式”選擇“嵌入型”和上面提到的清除插入點的格式來實現(xiàn)了。不要從圖片處理軟件中復(fù)制，可先存成文件在插入，否則又是會帶來麻煩

五、文本中圖表的處理文本中的圖表有“文本框”“圖形”之類構(gòu)成單純的文字不能作為圖表的一部分。一般用囂|圖*域自選圖形\ -o.匕如l匈型團(tuán)囹塾a,,=jjj|來制作，如下圖的圖表圖表的內(nèi)容為：圖形文本框、文本都要在文本框中，文本框外的文字不屬于圖表與圖表不能結(jié)合在一起。圖表最常見的現(xiàn)象是“跑”“丟”“散”，“跑”像圖片的“跑”一樣整體移位或者找不到了，解決方法和圖片一樣，“丟”部分文字丟掉了，原因是：一可能被蓋住了，拉開圖表看看有沒有丟失的部分。二可能有些部分不是圖表對象，是單純的文字不能和圖表結(jié)合，在圖表改變板式是丟到下面去了，或者在文檔調(diào)整過程中誤刪了?！吧ⅰ笔菆D表的某一部分移位了像散了架一樣，和“丟”的原因一樣。怎樣避免這些現(xiàn)象的發(fā)生呢？1圖表中的所有對象全部鎖定方法：在圖表調(diào)整好后，點“繪圖（R）”旁的箭頭繪圖?” ，將圖表的所有部分框起來，再點繪圖?”的"繪圖（R）"，選“組合”將圖表的所有對象組合起來，組合好，將圖片移位或著“剪切”掉看看有沒有未被組合的部分，如果有必須“取消組合”（菜單和“組合”一起），把不能組合的部分組合上去。這樣會有效的避免“丟”“散”2將圖表的格式設(shè)置正確圖表的格式也可以通過選中圖表點右鍵通過后“設(shè)置對象格式”中的板式來查看，格式類型和圖片的格式類型相似用法也相同，和圖片一樣，通過設(shè)置圖表的板式和將插入點的格式清除來實現(xiàn)防“跑”。3圖表一旦格式鎖定不輕易改變圖表文本框中的內(nèi)容，或者改變圖表的大小圖表對象一旦鎖定，如果改變圖表的大小，圖表的文本框和其他圖形可以跟隨改變，但文本框內(nèi)的文字格式不會隨圖表大小而作同比例改變，造成“丟字”現(xiàn)象，使圖表不完整。圖表鎖定后，文本框的文字可以自由編輯。通篇圖表中的文字格式要保持一致，字體、字號、距邊框的距離要一致不能出框、或顯示不完整。這也是為了美觀一致、不能有拼湊的感覺。六、 文本中的表格表格在同一文本中的格式要保持一致，包括表格中的字體、字號，居中（上下左右），段落格式，邊距、表格第一行，和表格上面的說明性文字要通篇保持一致。這樣不僅顯得美觀，文本感覺上緊湊一致，也是對自己和讀者的尊重。如果不一致，就有拼湊的感覺。七、 正文正文占了文本絕大部分篇幅，最好通篇一致。字體、字號、段落通篇一致，無論是新做文本，還是別人的文本排版，都注意，先編輯好大綱，再編輯正文。否則大綱如果被誤操作，我們編輯的正文會受影響。正文要一行行看好，不能有不一致的文字和段落，檢查可在25%視圖下，即小比例顯示下初檢，這能看成文字的字體和字號以及段落的不一致，從而迅速找到要修改的地方。圖表和表格的文字也在檢查之列。檢查順序圖片-圖表-表格-正文-注釋。初檢以后要在頁碼視圖下細(xì)檢八、 注釋注釋一般要有別于正文，字體可以小一號，以醒目為宜九、 “節(jié)”和“分頁符”對于文檔處理軟件不熟的人，盡量少用“節(jié)”但一個文本有時分“節(jié)”是必須的，分“節(jié)”的好處是可以“節(jié)”為單位進(jìn)行“頁面設(shè)置”“頁眉”“頁腳”“插入頁碼”。一般在目錄和正文之間要分“節(jié)”。設(shè)置方法是點菜單：插入f分隔符f下一頁分節(jié)符，這樣下一頁就是另外一節(jié)了，可以為我們編排頁碼，頁眉頁腳、頁面設(shè)置等提供方便。分頁符的作用是，在文本的某一點插入“分頁符”后無論怎么編輯，只要分頁符在，這一點的內(nèi)容永遠(yuǎn)在一頁的最上方，如標(biāo)題一定在一頁的首行，我們就可以在首行的第一個字前插入分頁符，使標(biāo)題永遠(yuǎn)在首行。方法：光標(biāo)調(diào)到這一行的首字符處，點插入f分隔符f分頁符，就成功設(shè)置了分頁符。十、頁碼的插入、頁眉、頁腳的設(shè)置頁碼插入:在要插入頁碼的第一頁（一般是某一節(jié)的第一頁）占.八\、?插入f頁碼頁碼可以編輯在插入的頁碼處雙擊j插入“自動圖文集”⑸?曲肖笛丨孔色I(xiàn)也［苓氫蠹潼［羔別百文本的排版與格式一妣二刁FTOC\o"1-5"\h