辦公室管理形成性考核手冊

1辦公室管理形成性考核冊作業(yè)一1、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入以下表格，內(nèi)容根本相同的填在一行中。序號

國內(nèi)一般性

國外一般性

國內(nèi)企業(yè)〔含外企〕

〔1〕

[文書撰寫]

按上司的口頭或書面指示完成信函。

記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容

〔2〕

[文書制作]

復印資料。

打印文稿及表格

〔3〕

[文書處理]

在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。

信函和郵件的處理。

〔4〕

[檔案管理]

檔案管理。

〔5〕

[會議組織]

安排會議事務，并做會議記錄或綱要。

記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。

〔6〕

[調(diào)查研究]

協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。

〔7〕

[信息資料]

準備好公司要公開的資料；

收集及整理各種信息

〔8〕

[信訪工作]

替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。

〔9〕

[接待工作]

接待來訪賓客；

接待賓客和員工的來訪。

〔10〕

[協(xié)調(diào)工作]

以往來維持和外界的良好公共關(guān)系。

〔11〕

[督查工作]

督導一般職員或速記員。

〔12)

[日程安排]

替上司定約會并做好記錄；

(一三)

[日常事務]

閱讀并分類信件

通訊事務、；

(14)

[辦公室管理]

辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品

(一五)

[其他臨時

以速記記下上司交待的事項；

執(zhí)行上司交辦事項

交辦的事項]

(16)

替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

(17)

外出辦事，如銀行、郵局等。2、辦公用易耗品主要有哪些？辦公用易耗品主要有：

〔1〕信封、紙張；

〔2〕軟盤、光盤等；

〔3〕鉛筆；

〔4〕圓珠筆；

〔5〕簽字筆或鋼筆；

〔6〕修正液或修正帶；

〔7〕印盒；

〔8〕各種小型機器，如訂書機〔包括訂書針〕、打孔機、裝訂機〔包括裝訂線〕、日期

號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

〔9〕小刀；

〔10〕日歷等；

〔11〕其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大

頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何、文員工作分為三個步驟：方案、實施和檢查。

〔1〕方案的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最

佳。

〔2〕實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的

工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

〔3〕檢查的步驟，要分析方案和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工

作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比擬分析。

其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。

三者的關(guān)系為：

先作方案，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“方案——實施——檢查〞這樣一個滾動的

過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。

文員首先要仔細制定方案，然后根據(jù)這個方案去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)

果對下一次的方案有所幫助和啟示。4、按照“優(yōu)先。。。。題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計

劃書，不要抄襲5、從以下文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。1．請示方法和報告方法；

2．方案方法和總結(jié)方法；

3．受意方法；

4．傳達方法；

5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法；

7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤狻布搭I(lǐng)會上司在會議講話、文

件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易

于文員判斷和領(lǐng)會〕和間接受意〔即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就

某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等〕。

受意方法要注意：

〔1〕善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；

〔2〕備好記錄本，記錄下指示要點；

〔3〕注意傾聽，用心判斷指示的用意；

〔4〕必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

〔5〕如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

〔6〕接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結(jié)合實際談體會。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一

份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個局部——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、

公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯

得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根

本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，

才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在答復這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行答復。但是要注意按

照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識

點，又要結(jié)合實際談談自己的體會。此題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學

們在答復此題時要加以注意。柄辦公狼室管拼理作牢業(yè)2病1、助從文喝員工套作的資角度閃比照墓說明妻打電黨話和促接聽滿胡的異廉同。紀〔1據(jù)〕卸都應減先問賭好，內(nèi)再傳知達自雙己的做信息射；殖1蜘O免.許|1綱r蛇,泰T稻〔2竿〕佳都應除保持捐耐性盡、熱泰情的著態(tài)度談；

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移〔3俗〕顯倦都析竟費錯穗破按照狠收件戶部門輩的名勿稱分銷揀。彩4、且怎么離處理偶上司政不在賀時的煮郵政武？甚答：僵1、秘如果炎上司補習慣廈于每活天給渴辦公秋室打甚名，就鼻應該啊把內(nèi)系部信燦件和站外來身的信榨件分坑開，樣同時休把每撕封郵飛件的堅內(nèi)容看大致籌記錄臂，這比樣就棉可以墓隨時安向上燕司匯棚報；蔬2、購如果粒上司晶沒有蒜每天考給辦幅公室味打電舊話的慶習慣疲，應費該主象動打壇災把需擺要上誼司親速自處溫理的柿郵件啟告訴郵他，襖或者尖鋒一份礦給筍他；息3、好如果轎上司待離開喪時間喜較長牌，應燥把所京有郵袋件—握—無怖論是縣私人宮郵件便還是憶商業(yè)航郵件另——辱都通買知給順他；酬4、死盡可炭能多冤處理遇一些遺郵件反，在鬼給上里司的禿通知遇中應訴清楚衣地說券出郵丸件的罰主題科，或粉者把鐵郵件洲交給芽公司潤其他麗人處銷理；毅5、尖把寄寬給上助司的搏郵包趁連續(xù)暫編號鳥(如拍3—瞞1、炊3—最2、欄3—慌3、送3—繪4)訪，這犯樣就恒會知使道所鄭寄的蛋郵件乏上司編是否拼全部付收到墓了。辣如果摩上司菜外出招不止向一地團，在牢郵包跡上編些號就霜顯得敗尤為堆重要柿了；雅6、謹如果字上司紅正在豆度假仔，并光且不碰讓秘季書轉(zhuǎn)例交郵繩件時些，可港以把描需要猴上司孟親自肌處理格的郵裳件先秒保存章下來領(lǐng)，并倦在對撐發(fā)件腎人回暴復的競信中綱告訴懷對方穴何時額可以尸得到亂回復偷.賤7、缺把積先壓的由郵件相分別廢裝入佩紙袋憶，標旗上“符需要彈簽字嗎的郵償件〞費、“行需要錄某某康處理柴的郵帳件〞慎、“催需要沙閱讀抹的郵求件〞左、“妥報告粥〞、譯和“帖一般轎閱讀范材料枯〞(趙上司很可能迅想讀攻的各龜種各禾樣的朽廣告閥出版糾物)域。暴5、壓怎樣糊妥善圍處理屢上司很拒絕期接見仁的來妖訪者碧的來坡訪？洪〔1肝〕上批司正掌在開律會時哥；災棕〔2旅〕上欠司繁緩忙時賢；稍挪〔3蜻〕上勁司即悅將外笑出時爽；榨墨〔4賀〕遠播道來攀訪或繞有重蜓要事距情的甲來訪辮時。也辦公慘室管附理作拖業(yè)3賄提高債會議室效率遍，文絨秘人阻員應獵注意穩(wěn)哪些芝方面份，請傭列出練相關(guān)機要點喘。吵一是僚遵循盟法律較法規(guī)盆,二郊是合您理確褲定會在議目臥標.迫三是習確定蝴必要因的與欺會者何,四籌是減拐少會緒議數(shù)今量,芳五是鈔縮小慈會議飲規(guī)模日,六枕是簡猜化會敲議程變序,蹄七是擁縮短拋會極議時晨間,罩八是歇控制尖會議傳經(jīng)費喊,九蠟是分陽析會臺議成屈本.貴日程華安排剛方案傻表的熄種類累大致臥有幾盆種？追試以糞其中例一種柜為例槽，編鑄制一譜份區(qū)預定腳表。女答：泉日程否按排慰方案鄭表可持分為曾：〔蘋1〕壞年預陡定表遍〔2激〕月裕預定走表、漁周預湊定表處、日辭預定龜表闊〔3燥〕周拘預定車表是束一個栽月預暴定計導劃中腦的一見周計狡劃，藥此預拔定計炊劃比蠟月預瘦定表彎更詳儲細。糕年預哀定表獻一月涂5日叛〔星川期一寫〕

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莫

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冷丟〔1糠〕落獻款章堡；〔撞2〕帝更正籮章；繩〔3凈〕證耐見章波；〔貿(mào)4〕殿騎縫俊章；核〔5養(yǎng)〕騎季邊章流；〔企6〕恭密封條章；光〔7沈〕

哲牛封存糧章。虧

腰饒落款暑章、骨騎縫莖章、折更正譜章的母使用蘋范圍筍：

蕩貝〔1雅〕落碑款章訪加蓋惹于文像書作鞏者的曾落款鎖處，動用來涼說明天作者污的法田定性慮和文疊件的護有效狂性。拍

虹肚〔2壁〕騎紐縫章賞用于影帶有爭存根賢的公洽函、廁介紹銅信，射加蓋芬在正誤本和盈存根旋連接越處的鈔騎縫便線上寶。

氧六〔3驅(qū)〕更蜂正章武用于推文書臨書寫慰中的寒錯字零、脫給字、浮冗字粗、倒綁字進仿行改勺正后摟，作怠為法尚定作黃者自諷

保沖行更邁正的掏憑信紹。思簡單躺闡述慣收文府處理開的程嗽序及睜分送內(nèi)的基稱本原混那么。仿收文嗎處理記的程碎序：確簽收便和拆猾封—工—登鄉(xiāng)記—約—分柔送—揭—擬時辦—巨—批粒辦—齒—承綱辦—噸—催依辦—奔

斜鳴—注喪辦。告

速飲分送新的基植本原怠那么：晶

況沾〔1儉〕屬提于方雹針政較策性胸的，尺關(guān)系逆本機離關(guān)工村作全揮局的袖指揮彼性文填件或緣重大猾問題吧的請任示、盡報告童

盼歇之類獅的文泳件，瓦均應渠先送著辦公賺部門規(guī)負責達人或引機關(guān)巷領(lǐng)導接審閱橋或處波理；俯

扒棄〔2溜〕屬祝于機成關(guān)日償常事吧務性攜的已存有明變確分史工的攀文件貿(mào)，或套早有屯批示寒規(guī)定千和有響規(guī)可楚循的焦例行寺

游那么公