檔案管理科學促進機關(guān)管理高效化

檔案管理科學促進機關(guān)管理高效化

摘要：事業(yè)單位管理的高效化離不開檔案管理的科學化，必須以檔案管理的科學化促進事業(yè)單位管理的高效化。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要一環(huán)，沒有認識到檔案和檔案管理工作的重要作用，就難以在實踐工作中充分重視。本文將從分析當前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀入手，指出事業(yè)單位檔案管理工作科學化的重大現(xiàn)實意義，探討如何加強機關(guān)單位的檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的有效利用。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理；意義；問題；對策

檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各機關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機關(guān)提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。

一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性檔案管理是機關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導致機關(guān)機密、獨有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機密。占有這些資料就是占有機關(guān)的技術(shù)或機密。因此，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。

檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

檔案是機關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關(guān)單位文化建設(shè)應立足于本機關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題檔案管理重視程度低各單位往往重視財務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

檔案管理模式落后

目前的機關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務(wù)檔案保存在財務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

檔案管理科學化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理科學化的若干對策

檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構(gòu)建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關(guān)管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應加強檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點，進行重點指導、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務(wù)培訓和指導

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關(guān)單位，現(xiàn)場指導和培訓。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關(guān)單位現(xiàn)場指導。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關(guān)單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進行代保管、托管、代理等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進檔案管理科學化。

機關(guān)單位自身層面

1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關(guān)單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學化檔案管理機制

只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關(guān)鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時代發(fā)展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價值。

3.科學利用信息化手段

在機關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進數(shù)字檔案館建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關(guān)管理的高效化。

參考文獻：

[1]張雪艷.檔案管理科學化探