內(nèi)務(wù)部控制制度

《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS100銷售及收款循環(huán)（總說明）版本1.0日期2002/01/01內(nèi)部控制制度《銷售及收款循環(huán)》文件管制等級：口管制文件口非管制文件（股份有限公司發(fā)行）頁次1/28（股份有限公司發(fā)行）頁次1/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS103訂單處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序存貨生產(chǎn)接單D業(yè)務(wù)單位接獲客戶「訂單」后，首先檢查「訂單」之各項(xiàng)條件齊全與否，訂購內(nèi)容是否清楚，若有涂改應(yīng)蓋章確認(rèn)。2）查看是否仍有庫存，若無庫存由業(yè)務(wù)人員告知客戶，與其洽商延期交貨或再討論交易內(nèi)容。3）若仍有庫存，且其愿享現(xiàn)金折扣付現(xiàn)金，或經(jīng)信用評估后須付現(xiàn)，則交貨收現(xiàn)。訂貨生產(chǎn)接單業(yè)務(wù)單位接獲客戶之樣品（或樣品要求）及「報價單」。將樣品交由制造單位打樣及樣品分析。3）制造單位將制作好的樣品、「成本分析報告」，交給業(yè)務(wù)單位04）業(yè)務(wù)單位將制作好的樣品交與客戶確認(rèn)，并商議交期。5）客戶同意交期，并同意接受所制成的樣品，通知本公司業(yè)務(wù)單位準(zhǔn)備報價。6）若不同意樣品，則由業(yè)務(wù)單位再交由制造單位修改。7）若不同意交期，則再與制造單位協(xié)商后再與客戶洽商。8）同意樣品及交期后，業(yè)務(wù)單位依據(jù)制造單位之「樣品成本分析報告」，再加計運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)、各項(xiàng)費(fèi)用及預(yù)期利潤，訂出售價，并填制「報價單」交由主管核準(zhǔn)。9）業(yè)務(wù)單位主管同意售價，簽準(zhǔn)「報價單」后，則由主辦人員向顧客報價。10）若顧客接受報價，業(yè)務(wù)單位接獲客戶訂單后，首先檢查「訂單J各項(xiàng)條件齊全與否，訂購內(nèi)容是否清楚，若有涂改應(yīng)蓋章確認(rèn)。11）對于客戶所下「訂單」之訂購種類、數(shù)量、規(guī)格等各項(xiàng)要求，由業(yè)務(wù)單位視狀況決定是否要預(yù)收部份貨款。12）若有預(yù)收貨款，則依預(yù)收款項(xiàng)作業(yè)規(guī)定。13）若無預(yù)收貨款，則作信用調(diào)查及授信審核。（股份有限公司發(fā)行） 頁次10/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS103訂單處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第2g|i 控制重點(diǎn)1. 訂單處理D接受「訂單」核章手續(xù)必須齊全?！赣唵巍雇扛氖欠裼猩w章或注記。業(yè)務(wù)人員「報價單」應(yīng)依規(guī)定辦理，售價應(yīng)考慮估計成本之正確性，并加計合理利潤。4)核準(zhǔn)售價不能超過權(quán)限。業(yè)務(wù)人員與客戶談妥交易是否經(jīng)客戶確認(rèn)，交期進(jìn)度應(yīng)列入控制。6)單位售價、總價等計算是否正確。7)優(yōu)待條件與公司規(guī)定應(yīng)符合。8)應(yīng)注意品質(zhì)，要求條件必須符合公司制作能力。訂單變更「訂單J變更時，是否隨即反應(yīng)處理。受訂后在未制造前，才準(zhǔn)予受理作廢。訂貨后經(jīng)制造而必須取消時，不論是銷售或客戶因素，均應(yīng)查明該「訂單」內(nèi)容是否有取消條款，并查明損失處理情形。修正「訂單」或「訂單」作廢是否有會辦相關(guān)單位人員。「訂單」修改內(nèi)容是否合理。「訂單」修改日期是否在送貨日期之后。7)若修改單價或數(shù)量比原來多時，要查其是否補(bǔ)開發(fā)票。第相關(guān)資料「訂單」、「成本分析報告」、「樣品成本分析報告」、「報價單J等。(股份有限公司發(fā)行) 頁次11/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS104征信作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D若客戶并非付現(xiàn)，而采信用交易者，則先調(diào)閱往來「客戶資料j,有無過去往來紀(jì)錄。2）若為新客戶，則由業(yè)務(wù)單位填妥「客戶資料」，送授信單位審核。3）授信單位接獲業(yè)務(wù)單位之資料后，再深入調(diào)查「客戶資料」及查詢銀行交易紀(jì)錄狀況。4）授信單位將資料整理評估后，決定授信額度上限。5）若授信單位經(jīng)評估后，認(rèn)為此客戶信用不佳，可與業(yè)務(wù)單位聯(lián)系，討論是否要接受「訂單」。6）若雖信用評估不佳，但仍接受此「訂單」，則由授信單位決定是否要求擔(dān)保抵押或保證，或是要求現(xiàn)金付款。7）若接受擔(dān)?；虮ＷC條件時，由業(yè)務(wù)單位追蹤及初審客戶設(shè)定擔(dān)?；虮ＷC作業(yè)。8）抵押保證事宜初步辦理妥當(dāng)后，將資料再由授信單位審核。9）若通過則由授信單位評估后，給予信用額度。10）若未通過，則授信單位決定是否再增加擔(dān)保品或保證，還是要求貨到付現(xiàn)。11）客戶訂單金額未超過信用額度，則接受此「訂單」并出貨。12）若「訂單」超過信用額度，則再交由授信單位審核信用，是否增加額度。13）額度若有更動，仍須經(jīng)由上述授信過程。14）收款人員應(yīng)將客戶之信用及付款資料，交由授信單位計算機(jī)歸檔及整理，以更新客戶信用額度。第2^控制重點(diǎn)1）必須建立「客戶資料基本資料」檔案，登記有關(guān)交易情形、財務(wù)及信用狀況。2）客戶授信總額之?dāng)M定，是否考慮對方之資本額、營業(yè)情形、損益情形、創(chuàng)業(yè)期間、信用、保證及抵押額度等內(nèi)容。（股份有限公司發(fā)行）頁次12/28（股份有限公司發(fā)行）頁次12/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS104征信作業(yè)版本1.0日期2002/01/01必須辦妥保證者，是否至少每年重新辦理對保工作，并由第三者每半年對保一次。對于未辦妥手續(xù)或超過授信總額者，其出貨應(yīng)經(jīng)特案核準(zhǔn)。5）對新增客戶或轉(zhuǎn)向他公司購貨者，必須分析其變更原因，并檢討改進(jìn)。6）對于市場資料之搜集是否充份，范圍包括供需量之變遷、產(chǎn)品技術(shù)之革新、競爭者之策略等。第3gj5相關(guān)資料「客戶資料」、「訂單」等。（股份有限公司發(fā)行） 頁次13/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS105業(yè)務(wù)人員管理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D制定個別推廣業(yè)務(wù)人員業(yè)績目標(biāo)。2)制定業(yè)務(wù)人員獎勵制度以激勵營業(yè)員之工作意愿。3)設(shè)計完整訓(xùn)練計劃，使其有自信及能力面對客戶。重視職業(yè)道德教育，強(qiáng)調(diào)操守重要。強(qiáng)調(diào)自動自發(fā)自我管理。6)每月由業(yè)務(wù)人員填制匯總「營業(yè)月報表」。7)每月結(jié)算業(yè)務(wù)單位業(yè)績，并將與目標(biāo)的差距告之，促使其自我激勵。8)定期分析業(yè)務(wù)部門之實(shí)績、損益，并制年度銷售比較表。9)業(yè)務(wù)人員每月底填制下月份之「客戶預(yù)定拜訪表」，藉以安排日程及出差日期，并匯總呈董事長室留存。第2fi控制重點(diǎn)1)擴(kuò)展業(yè)務(wù)人員個別目標(biāo)之制定是否太低。2)業(yè)務(wù)人員區(qū)域劃分是否恰當(dāng)。3)「客戶預(yù)定拜訪表」是否有填制，是否確實(shí)執(zhí)行預(yù)定進(jìn)度。4)有無浮報差旅費(fèi)、交際費(fèi)之情形。業(yè)務(wù)人員本身能力及訓(xùn)練是否足夠。業(yè)務(wù)人員是否夠積極、主動。業(yè)務(wù)人員之各種激勵制度，是否具有足夠誘因。業(yè)務(wù)人員與客戶往來是否誠實(shí)，對公司是否忠誠。第3gf5相關(guān)資料「業(yè)務(wù)月報表」、「客戶預(yù)定拜訪表」。(股份有限公司發(fā)行) 頁次14/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS106交貨作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第ig|i 作業(yè)程序1. 交期管理D以業(yè)務(wù)單位與客戶協(xié)調(diào)之交貨（或裝船）日，為交期管理之管制基準(zhǔn)。2）將各「訂單」之預(yù)定交期依日期排列，并注明內(nèi)外銷。3）通知倉儲單位各批貨品之交期、交貨地點(diǎn)、貨品種類等。4）若為外銷，則在交運(yùn)前七日，準(zhǔn)備報關(guān)文件及出貨手續(xù)；若為內(nèi)銷，則在交運(yùn)前二日，準(zhǔn)備出貨手續(xù)。出庫排程倉儲單位將各業(yè)務(wù)單位通知之各批貨品交期匯總，安排出貨日期。依出貨日期、貨品種類、交運(yùn)種類等，安排出庫日程及出庫事宜。在預(yù)定出貨日期，將準(zhǔn)備交運(yùn)貨品打包好，預(yù)備裝車工具，并聯(lián)系運(yùn)送工具及貨運(yùn)單位。出庫紀(jì)錄1）依「出貨單」出庫。2）成品出庫時依品名、規(guī)格不同，登錄庫存明細(xì)帳。3）出庫時，警衛(wèi)依「出貨單」或「托運(yùn)單」放行貨車，并將車號登入進(jìn)出廠紀(jì)錄簿。4）內(nèi)銷貨品，貨到客戶簽收后，回條由貨運(yùn)單位取回，交與業(yè)務(wù)單位。5）財會單位依據(jù)「出貨單」入帳，列記應(yīng)收帳款及銷貨收入。4. 外銷裝船業(yè)務(wù)單位將備妥之報關(guān)文件及裝船（裝機(jī)）文件，交由報關(guān)行或自行報關(guān)。外銷貨品運(yùn)至碼頭或機(jī)場后，由船公司或空運(yùn)公司開出裝船（裝機(jī)）證明后，貨運(yùn)單位將各項(xiàng)裝船（裝機(jī)）文件攜回，交給業(yè)務(wù)單位。（股份有限公司發(fā)行） 頁次15/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS106交貨作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第2g|i控制重點(diǎn)D受訂交貨應(yīng)列進(jìn)度表控制，必須準(zhǔn)時交貨，如有逾期，應(yīng)檢討未交貨原因，并提出改善對策。制造單位對于客戶要求之交貨日期，如無法于預(yù)定日期完成，或無法依排程制造時，必須實(shí)時反映業(yè)務(wù)單位處理。交貨之種類、數(shù)量應(yīng)與客戶「訂單」、「出貨單」上之內(nèi)容一致。預(yù)備交運(yùn)貨品應(yīng)與其它庫存品分開置放；貨品打包時，包裝應(yīng)符合訂單要求，各項(xiàng)資料應(yīng)填寫清楚。第3g15相關(guān)資料「訂單」、「出貨單」、「托運(yùn)單」等。(股份有限公司發(fā)行) 頁次16/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS107發(fā)票開立與作廢作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序開立發(fā)票D出貨時立即開出「發(fā)票」，開立時須符合營業(yè)稅法規(guī)定。2)「發(fā)票」內(nèi)容與送貨內(nèi)容須相符。3)將「發(fā)票」號碼填于「出貨單」。發(fā)票作廢申請1)收回原「發(fā)票」填寫「發(fā)票作廢申請書」，并由客戶簽章?！赴l(fā)票」作廢申請理由包括有：「發(fā)票」內(nèi)容開錯者?！赴l(fā)票」所載數(shù)量與客戶簽收數(shù)量不符者。(C)因故遭受退貨者。3)原「發(fā)票」取回，若為當(dāng)月份「發(fā)票」，則直接訂于存根聯(lián)上加蓋作廢章，始可另開新「發(fā)票」。4)于原「出貨單」與作廢「發(fā)票」上注明新開立「發(fā)票」號碼?！赴l(fā)票作廢申請書」須歸檔處理。若為已申報營業(yè)稅之「發(fā)票」，應(yīng)附客戶簽章之證明書及原「發(fā)票」向稅捐機(jī)關(guān)申請項(xiàng)目辦理營業(yè)稅扣抵或退回。第2gji控制重點(diǎn)「發(fā)票」之開立，應(yīng)依營業(yè)稅法規(guī)定辦理，內(nèi)容應(yīng)與「出貨單」相符。2)財會單位應(yīng)俟原「發(fā)票」之收執(zhí)聯(lián)及扣抵聯(lián)收到后，才將「發(fā)票」作廢，重新開立正確「發(fā)票」；同時有關(guān)單據(jù)另卷保存，以便檢討核對「發(fā)票」作廢原因。3)注意有無跳開「發(fā)票」情形，空白及作廢「發(fā)票」應(yīng)適當(dāng)保存,以便連號控制、勾稽。第3gji相關(guān)資料「發(fā)票」、「出貨單」、「發(fā)票作廢申請書」等。(股份有限公司發(fā)行) 頁次17/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS108應(yīng)收帳款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D會計人員根據(jù)「出貨單」會計聯(lián)以及「發(fā)票」，制作傳票登入客戶別「應(yīng)收帳款明細(xì)帳」。「出貨單」客戶聯(lián)經(jīng)客戶簽收后，交由業(yè)務(wù)人員按時收款。每月結(jié)帳一次，由會計人員提供業(yè)務(wù)人員(客戶別)「應(yīng)收帳款明細(xì)表」，由業(yè)務(wù)主管核對尚未收款之客戶簽收聯(lián)與「應(yīng)收帳款明細(xì)表」二者是否相符，不符應(yīng)即追查原因。業(yè)務(wù)人員收到客戶款項(xiàng)，填寫「收款報告單」，經(jīng)出納人員簽收無誤后交由會計人員沖帳。5)每月編制「應(yīng)收帳款帳齡分析表」，并將超過一般周轉(zhuǎn)期或規(guī)定期限尚未收現(xiàn)者，列表注明債務(wù)人、金額及原因加以查明。6)核對應(yīng)收帳款明細(xì)各戶與明細(xì)表、總分類帳、暨有關(guān)憑證是否相符。7)不定期向債務(wù)人函證應(yīng)收帳款余額。8)確定備抵呆帳之提列是否適當(dāng)足夠，已確定之壞帳是否轉(zhuǎn)列損失。9)呆帳沖銷應(yīng)收帳款，須經(jīng)主管核準(zhǔn)。10)因銷貨退回及折讓所發(fā)生之應(yīng)收帳款減少，須經(jīng)主管核準(zhǔn)。第2gj5控制重點(diǎn)「應(yīng)收帳款明細(xì)帳」與未收款之「出貨單」上客戶簽收必須相符?！镐N貨明細(xì)表」應(yīng)與「收款報告單」相符。逾齡之帳款是否查明原因。退貨必須扣抵應(yīng)收帳款。每期均應(yīng)提列備抵壞帳，金額力求適當(dāng)，呆帳沖銷應(yīng)經(jīng)核準(zhǔn)。異常帳款發(fā)生后，應(yīng)依公司規(guī)定迅速處理，并確保公司債權(quán)。異常帳款發(fā)生原因必須詳細(xì)分析檢討，并采取各種防范改進(jìn)措施。第3gli相關(guān)資料(股份有限公司發(fā)行) 頁次18/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS108應(yīng)收帳款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01「出貨單」、「發(fā)票」、「應(yīng)收帳款明細(xì)帳」、「應(yīng)收帳款明細(xì)表J、「銷貨明細(xì)表」、「收款報告單」、I■應(yīng)收帳款帳齡分析表」等。（股份有限公司發(fā)行） 頁次19/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS100銷售及收款循環(huán)（總說明）版本1.0日期2002/01/01文件履歷紀(jì)要頁文件發(fā)行單位文件管制等級管理代表口管制文件口非管制文件文 件 履 歷 紀(jì) 錄版次修訂內(nèi)容核準(zhǔn)權(quán)責(zé)編撰日期0第1版（新發(fā)行）（股份有限公司發(fā)行） 頁次2/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS109客訴處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第ig|i 作業(yè)程序客訴發(fā)生D當(dāng)有客訴問題發(fā)生時，先由業(yè)務(wù)單位了解事情發(fā)生狀況。2)若狀況并不是很嚴(yán)重，或事故發(fā)生原因很常見，由業(yè)務(wù)單位便可判斷責(zé)任歸屬時，即由業(yè)務(wù)單位判定是否為公司責(zé)任。責(zé)任判定當(dāng)發(fā)生事故原因并不常見，須進(jìn)一步研究或者事故損壞情形非常嚴(yán)重需詳加探究者，則由品管單位詳加研究調(diào)查后，判定責(zé)任歸屬。若最后判定原因非為公司的責(zé)任時，通知客戶，告知其原因以及公司不理賠之理由。處理意見1)若判定為公司責(zé)任時，則由業(yè)務(wù)單位填妥「銷售事故報告單」,附上品管單位檢驗(yàn)結(jié)果，會同品管單位、董事長室單位，商討處理方法。2)將決定之處理辦法，附于「銷售事故報告單」，交由業(yè)務(wù)單位主管審核。若審核意見不同意，應(yīng)說明原因理由交回業(yè)務(wù)、品管、與董事長室等單位再行協(xié)議。若同意上述處理意見，則通知客戶。若客戶不同意處理方式，由業(yè)務(wù)單位反映客戶意見后，由上述等單位再協(xié)議。若客戶同意上述處理方式，達(dá)成共識，則視規(guī)定為換貨或理賠之處理。退貨退貨時，由業(yè)務(wù)單位至客戶處將退回商品取回。依退回商品狀況、退貨相關(guān)規(guī)定或處理意見決定退貨價格、數(shù)量。3)填寫「退換貨報告單」。將商品退回倉儲單位。(股份有限公司發(fā)行) 頁次20/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS109客訴處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01理賠若需理賠，由董事長室辦理理賠手續(xù)。依客訴處理規(guī)定，計算索賠或折讓。作成紀(jì)錄1)將上述銷售事故自發(fā)生到退貨理賠，依事件別，登載于「客訴紀(jì)錄簿」。2)將各項(xiàng)客訴紀(jì)錄整理分析，作為產(chǎn)品設(shè)計或制造生產(chǎn)等參考。第控制重點(diǎn)對于客訴案件，應(yīng)作迅速妥當(dāng)之處理；對顧客質(zhì)疑事項(xiàng)，應(yīng)作適當(dāng)說明；對客戶所提意見，應(yīng)分類統(tǒng)計并分析檢討?？驮V問題發(fā)生，責(zé)任應(yīng)明確歸屬，理賠力求合理，手續(xù)必須完備。退貨發(fā)生應(yīng)按規(guī)定扣減績效獎金，退貨應(yīng)按規(guī)定折價登帳，查明有無特定客戶之退貨次數(shù)較多。退貨之原發(fā)票必須實(shí)時收回，每筆退貨均交由財會單位及倉儲單位登帳，對退換之貨品應(yīng)依規(guī)定調(diào)整內(nèi)容。對于理賠案件，必須詳加檢討，并采取適當(dāng)之改進(jìn)措施；對于銷售事故須獎懲者，亦應(yīng)確實(shí)執(zhí)行。第3gli相關(guān)資料「銷售事故報告單」、「退換貨報告單」、「客訴紀(jì)錄簿」等。(股份有限公司發(fā)行)頁次21/28(股份有限公司發(fā)行)頁次21/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS110內(nèi)銷售后服務(wù)作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D交貨時，依「保證卡」編號建立「服務(wù)卡」，登錄維修紀(jì)錄。2）須定期維修部份，依所在定點(diǎn)及維修日期安排時間表，照表維修并記錄維修情形及產(chǎn)品狀況。3）服務(wù)裝備妥善保管使用，并定期保養(yǎng)維修。4）定期檢討服務(wù)績效及顧客滿意度。第2g|5控制重點(diǎn)服務(wù)材料、工具、設(shè)備與各項(xiàng)實(shí)物是否與帳面相符。應(yīng)按期檢修者，是否徹底執(zhí)行。服務(wù)時態(tài)度是否親切有禮，并盡量以客戶利益為考量。門市客戶退換（修）貨品，是否依規(guī)定為其服務(wù)。第3^相關(guān)資料「保證卡」、「服務(wù)卡」等。（股份有限公司發(fā)行）頁次22/28（股份有限公司發(fā)行）頁次22/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS111簽證押匯作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D備妥「信用狀」，「銷貨確認(rèn)書」、「出口押匯申請單」、「裝箱單」、「提單」等辦理結(jié)匯。2）編預(yù)定表控制裝船。3）列表控制簽證、押匯報關(guān)費(fèi)用申請核準(zhǔn)及報銷等事務(wù)，并作進(jìn)度跟催。委托供應(yīng)加工外銷廠商代工者，依期限收取出口證件，辦理外銷沖退事務(wù)。出口證件收齊后差價保證票即退還客戶，出口證件逾期依約加收價差。成品報運(yùn)出口之翌日起檢附有關(guān)證件辦妥外銷沖退稅捐。6）押匯金額先沖銷外銷貨款，如無貨款則直接轉(zhuǎn)存本公司帳戶。7）業(yè)務(wù)人員與客戶洽議外銷傭金，當(dāng)簽訂合約，合約金額以不超過法定最高限額為限。經(jīng)主管機(jī)關(guān)項(xiàng)目核準(zhǔn)后，交銀行以信匯或電匯方式進(jìn)出。第2fii控制重點(diǎn)D有關(guān)裝船、簽證、報關(guān)、押匯等各項(xiàng)營業(yè)，應(yīng)列表做進(jìn)度管制,并按規(guī)定確實(shí)執(zhí)行。2）前述各項(xiàng)運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)、報關(guān)費(fèi)及他費(fèi)用之申請核準(zhǔn)手續(xù)，應(yīng)依規(guī)定辦理，支付金額必須計算正確無誤。3）外銷文件應(yīng)按客戶「訂單」或L/C逐案編號歸類，并編制目錄索引，以利日后資料搜尋。4）文件檔案必須指定專人保管，未經(jīng)授權(quán)者應(yīng)嚴(yán)禁接觸或翻閱。5）支付外銷傭金必須有合約，并取得結(jié)匯證明或其它證明文件。第3tii相關(guān)資料「信用狀」，「銷貨確認(rèn)書」、「出口押匯申請單」、「裝箱單」、「提單」、「訂單」等。（股份有限公司發(fā)行） 頁次23/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS112收款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序1.預(yù)收貨款D依規(guī)定與「合約」約定辦理，預(yù)收定金成數(shù)變更時須經(jīng)核準(zhǔn)。2)預(yù)收定金之收款程序、核準(zhǔn)等依公司規(guī)定處理。3)預(yù)收貨款收訖時，除即開立發(fā)票外，另開二聯(lián)式「收據(jù)」，一聯(lián)交給對方，另一聯(lián)存根據(jù)以入帳。4)退還預(yù)收貨款或存貨款時，「發(fā)票」及「收據(jù)」均應(yīng)出示繳回,繳回之「收據(jù)」另存盤保管。5)預(yù)收部份或全額貨款后出貨，沖銷預(yù)收貨款時在傳票注明「出貨單」號碼。6)發(fā)還定金時權(quán)責(zé)義務(wù)應(yīng)確實(shí)結(jié)清，切不可由經(jīng)辦代領(lǐng)。預(yù)收收益1)預(yù)收收益應(yīng)依照「合約」規(guī)定辦理，其有變動時，須經(jīng)主管核準(zhǔn)。2)預(yù)收收益依規(guī)定比率攤轉(zhuǎn)。應(yīng)收票據(jù)1)收受票據(jù)時應(yīng)檢查下列項(xiàng)目：(A)到期日。(B)發(fā)票人簽章、帳號。(O支票金額大寫是否錯誤。(D)涂改部份應(yīng)有發(fā)票人簽章。2)若客戶使用客票時，應(yīng)背書確實(shí)。3)應(yīng)收票據(jù)依到期日排列保存，下月份到期之票據(jù)于本月底前與會計帳核對無誤后，送銀行代收。預(yù)估送存票據(jù)到期日，并查核是否有入帳。票據(jù)更換或延兌應(yīng)填「更換/延兌票據(jù)報告單」注明理由，須經(jīng)核準(zhǔn)后始可行，追蹤且記錄其兌現(xiàn)情形，如有蓄意拖延或換票之情形應(yīng)特別列入紀(jì)錄。經(jīng)退票之票據(jù)應(yīng)先轉(zhuǎn)回催收帳款，再予追收，并填寫「退票處(股份有限公司發(fā)行) 頁次24/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS112收款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01理報告單」，立即將退票交與財務(wù)人員處理，并將處理情形記入「退票處理報告單」中，通知征信單位追蹤處理。7）附有抵押品之票據(jù)，應(yīng)加盤點(diǎn)，并確定其價值。8）附息票據(jù)計算利息收入及應(yīng)收利息。第2g|5控制重點(diǎn)1）應(yīng)重視發(fā)貨、開具「發(fā)票」及按期收款等有關(guān)作業(yè)間之密切聯(lián)系，不致產(chǎn)生脫節(jié)或疏漏現(xiàn)象。應(yīng)收帳款之認(rèn)真查核及按期勤于催收極為重要；呆帳發(fā)生情形及增減變動原因應(yīng)實(shí)時查明，并迅速采取必要行動，以期改進(jìn)。預(yù)收貨款「收據(jù)」存根聯(lián)應(yīng)連續(xù)編號，如有作廢，須兩聯(lián)收回,并蓋r作廢』章。非銷貨客戶之應(yīng)收票據(jù)，是否留意取得原因；帳務(wù)處理作業(yè)上,應(yīng)與銷貨之應(yīng)收票據(jù)分開。如因背書轉(zhuǎn)讓取得者，應(yīng)另行列Zj.o3）原始或背書轉(zhuǎn)讓之票據(jù)，應(yīng)注意追索時效。4）列為呆帳沖銷之票據(jù)，應(yīng)注意是否經(jīng)主管核準(zhǔn)。5）每月底核對銀行對帳單及送存銀行代收之票據(jù)時，公司帳載應(yīng)與銀行紀(jì)錄相符合，如有不符，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表，列明不符原因；調(diào)節(jié)表應(yīng)由出納及應(yīng)收帳款人員以外之第三人負(fù)責(zé)編制。第3^相關(guān)資料「合約」、「收據(jù)」、「發(fā)票」、「出貨單」、「更換/延兌票據(jù)報告單」、「退票處理報告單」等。（股份有限公司發(fā)行）頁次25/28（股份有限公司發(fā)行）頁次25/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS113銷貨折讓作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D銷貨折讓依規(guī)定辦理，并在「收款報告單」中注明，且須取得客戶簽章之「折讓證明單」。2）折讓金額之核決權(quán)限須合乎規(guī)定。3）銷售特案之折讓應(yīng)注明所屬特案條件經(jīng)授權(quán)核準(zhǔn)無誤后，始可予以折讓。4）因銷售事故之折讓，應(yīng)再附「銷售事故報告單」。第2^控制重點(diǎn)1）內(nèi)銷銷貨折讓必須經(jīng)權(quán)責(zé)單位主管核準(zhǔn)后辦理。2）內(nèi)銷銷貨折讓應(yīng)取得客戶簽章之「折讓證明單」，并辦理營業(yè)稅之扣抵作業(yè)。3）因外銷事故而發(fā)生之銷貨折讓，應(yīng)取得所得稅法規(guī)定之證明文件，如國外客戶索賠文件、公證機(jī)構(gòu)出具之證明等。第3g15相關(guān)資料「收款報告單」、「折讓證明單」、「銷售事故報告單」等。（股份有限公司發(fā)行）頁次26/28（股份有限公司發(fā)行）頁次26/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS114差異分析作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D就下列項(xiàng)目分別比較實(shí)際與預(yù)算差異的金額：(A)售價、數(shù)量及銷貨收入。(B)銷貨折扣及折讓。(C)銷貨成本。(D)銷貨毛利。(E)銷售費(fèi)用。分析各利潤中心，各科目影響利潤目標(biāo)之比例。就各業(yè)務(wù)人員、地區(qū)別及產(chǎn)品別分析。4)比較業(yè)務(wù)人員、地區(qū)別及產(chǎn)品別之目標(biāo)與實(shí)際之差距。5)找出差異原因并改善之。6)若原因不明，則針對造成差異影響最大的科目詳加分析，并列出可行方案。7)就差異原因，找出對個別業(yè)務(wù)人員之管理重點(diǎn)，若為訓(xùn)練不足,則再加強(qiáng)訓(xùn)練。8)業(yè)務(wù)人員對目標(biāo)的差異應(yīng)列入考評。9)編制利潤中心之百分比財務(wù)報表，比較其比率變化之情形。第控制重點(diǎn)1)分析產(chǎn)品別售價、成本、毛利，檢討產(chǎn)品別經(jīng)營價值。2)分析業(yè)務(wù)單位收入之消長，利用前后多期趨勢變化分析數(shù)量、單價、營業(yè)額增減與市場景氣、銷路拓展情形。3)計算及核對銷貨成本之計算、表達(dá)，費(fèi)用分?jǐn)倯?yīng)力求正確。4)各項(xiàng)推銷成本歸屬，以及支付之發(fā)票、收據(jù)均須正確。5)計算銷貨成本應(yīng)依公司規(guī)定及會計制度確實(shí)執(zhí)行。6)編制產(chǎn)品別之「銷貨毛利分析表」時,應(yīng)考慮各項(xiàng)不同交易條件，如FOB或C&F,在同一基礎(chǔ)上相互比較；比較分析時應(yīng)計入直接銷售費(fèi)用，如運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)、傭金等。計算方法之變更、影響損益等因素應(yīng)作一比較，并作必要之充分表達(dá)。(股份有限公司發(fā)行) 頁次27/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS114差異分析作業(yè)版本1.0日期2002/01/01有關(guān)調(diào)整項(xiàng)目對成本或盤盈（虧）之影響列入本期，應(yīng)經(jīng)核準(zhǔn),金額力求合理。查核貨品交運(yùn)日期、入帳日期、收款日期、結(jié)匯日期，有無拖延異常事項(xiàng)。10）銷貨折讓或退回，有無經(jīng)過核準(zhǔn)，并檢討原因。11）比較不同客戶售價、傭金率的差異情形。12）比較不同客戶，不同期間傭金之變動情形。13）運(yùn)費(fèi)必須合理，并依規(guī)定費(fèi)率支付；查明是否有裝運(yùn)方式不合理，致運(yùn)費(fèi)增加的情形發(fā)生。第3fi相關(guān)資料「銷貨毛利分析表」等。（股份有限公司發(fā)行）頁次28/28（股份有限公司發(fā)行）頁次28/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS100銷售及收款循環(huán)（總說明）版本1.0日期2002/01/011.1.1.制定目的總則1.1.1.制定目的為促使本公司「內(nèi)部控制」（InternalControl）之「銷售及收款循環(huán)」（Sales）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關(guān)單位遵循。1.2.適用范1.2.適用范凡本公司有關(guān)「內(nèi)部控制」之「銷售及收款循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點(diǎn)，悉依照本文件之規(guī)范辦理。1.3.權(quán)責(zé)單位1.3.權(quán)責(zé)單位業(yè)務(wù)、財會單位為本文件之權(quán)責(zé)單位，權(quán)責(zé)單位主管經(jīng)承認(rèn)單位授權(quán)，負(fù)責(zé)本文件之管制，并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。2.銷售及收款循環(huán)2.1.循環(huán)圖2.銷售及收款循環(huán)2.1.循環(huán)圖【見】（資料1）「銷售及收款循環(huán)圖」。2.2.循環(huán)作業(yè)2.2.循環(huán)作業(yè)本循環(huán)之各項(xiàng)作業(yè):1)銷售預(yù)測作業(yè)（CS101）,另訂之。2)銷售計劃作業(yè)（CS102），另訂之。3)訂單處理作業(yè)（CS103），另訂之。4)征信作業(yè)（CS104），另訂之。5)營業(yè)員管理作業(yè)（CS105）,另訂之。6)交貨作業(yè)（CS106）,另訂之。7)發(fā)票開立與作廢作業(yè)（CS107）,另訂之。8)應(yīng)收帳款作業(yè)（CS108），另訂之。9)1)銷售預(yù)測作業(yè)（CS101）,另訂之。2)銷售計劃作業(yè)（CS102），另訂之。3)訂單處理作業(yè)（CS103），另訂之。4)征信作業(yè)（CS104），另訂之。5)營業(yè)員管理作業(yè)（CS105）,另訂之。6)交貨作業(yè)（CS106）,另訂之。7)發(fā)票開立與作廢作業(yè)（CS107）,另訂之。8)應(yīng)收帳款作業(yè)（CS108），另訂之。9)客訴處理作業(yè)（CS109），另訂之。10)售后服務(wù)作業(yè)(CS110),另訂之。11)簽證押匯作業(yè)(CS111),另訂之。12)收款作業(yè)（CS112），另訂之。13)銷貨折讓作業(yè)（CS113）,另訂之。（股份有限公司發(fā)行）頁次3/28頁《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號CS100銷售及收款循環(huán)（總說明）版本1.0日期2002/01/0114）差異分析作業(yè)（CS114）,另訂之。3. 附則1. 制修廢與頒布實(shí)施本文件屬于管理文件，經(jīng)『經(jīng)營會』審議后，呈請董事長核準(zhǔn)承認(rèn)后，交由權(quán)責(zé)單位頒布公告實(shí)施；修訂或廢止時亦同。編號、版本、日期、頁次/頁數(shù)本文件之項(xiàng)類、標(biāo)題、編號、版本、實(shí)施日期、公司名稱、文件頁次/頁數(shù)等項(xiàng)，見本文件之頁首與頁尾。附件1. 相