物業(yè)公司印章管理制度

物業(yè)公司印章管理制度1.引言為了規(guī)范印章管理工作，防止印章被非法使用，保證印章的安全性，提高工作效率，建立和完善印章使用管理制度顯得尤為必要。2.適用范圍適用于物業(yè)公司所有涉及印章使用的部門和人員，包括但不限于公司章、財務章等，所涉及印章均在此管理制度之下。3.印章的種類和意義(1)公司章公司章是物業(yè)公司唯一的法定印章，具有重要的法律效力，代表公司的權威和形象。(2)財務章財務章是物業(yè)公司資金往來業(yè)務和采購訂單簽署的專用印章，負責簽章人必須接受公司授權和監(jiān)督。(3)其他章其他章包括管理章、用印章等，用途和權限由物業(yè)公司書面授權后方可使用。4.印章的保管印章保管是印章管理的核心環(huán)節(jié)，只有妥善保管好印章才能保證印章的安全性。物業(yè)公司應當設立專人負責管理印章，并實行嚴格的保管制度。(1)印章的保管位置物業(yè)公司應當設立一個專門的印章保管室，并采取防火、防潮、防盜等措施。所有印章必須按照種類、用途、責任和保管人等因素進行分類，并建立對應的檔案，以便管理和監(jiān)督。(2)印章的保管人員印章的保管人員必須經(jīng)過公司授權，并且必須具備較高的安全意識和保密意識。保管人員必須定期接受公司相關培訓和教育，提高危機意識和危機處理能力。(3)印章的查驗物業(yè)公司應當定期對印章的保管情況進行檢查，確保印章處于安全狀態(tài)。對于印章出現(xiàn)異常情況，必須立即進行處置，并追究責任。印章保管人員必須全程配合檢查、調查和審計，排除異常情況。5.印章的使用印章的使用范圍和權限必須嚴格按照物業(yè)公司相關管理制度執(zhí)行，任何超出權限的行為都是非法的。印章使用必須進行正式申請，由公司相應負責人書面審核后方可領用。(1)使用印章的人員只有經(jīng)過公司相應授權的人員，經(jīng)過審核后方可領用印章，并且必須按照規(guī)定的權限和用途來使用印章。印章使用人員必須遵守國家法律和公司相關管理制度，不得擅自使用印章進行非法活動。(2)使用印章的流程使用印章必須進行正式申請，必須具備以下要素：申請人基本信息；使用目的和用途；使用人簽名和時間。申請人將申請表交給公司相關負責人進行審核，審核通過后，由領用人持有效證件辦理領用手續(xù)，領用人在領用印章時必須在保管人員的監(jiān)管之下，并簽字確認。使用后歸還，并細致檢查印章完整性，保證印章的原狀和安全性。(3)對失控印章的處理對失控印章，必須立即報告上級領導，并迅速采取各種可能的措施找到印章，必要時請公安機關協(xié)助。同時，必須迅速更改系統(tǒng)密碼或密鑰等，以免印章造成盜用等后果。6.印章的報廢處理印章使用壽命有限，必須定期更換并及時報廢舊印章。報廢的印章必須進行廢物處理，并及時注銷。印章管理人必須嚴格按照國家有關規(guī)定對印章進行安全銷毀。7.印章管理的考核物業(yè)公司對印章使用情況進行定期檢查，建立考核機制，對印章管理不到位、印章使用超權限等行為進行懲罰。印章保管人員和印章使用人員必須積極配合公司相關調查和審計，按要求提供印章使用資料。8.總結建立有效的印章管理制度是防