過程方法在企業(yè)制度編寫中的應(yīng)用獲獎科研報告

過程方法在企業(yè)制度編寫中的應(yīng)用獲獎科研報告摘

要：過程方法作為質(zhì)量管理體系七大管理原則的主要內(nèi)容，位列于七大管理原則第四位，也被稱作方法性原則。作為質(zhì)量體系核心組成部分，對于質(zhì)量管理體系的建立、實施、保持并持續(xù)改進有著必不可少的作用，同時也能建立審核人員的系統(tǒng)化的審核思路。本文主要通過對過程方法的理解與應(yīng)用，探究如何運用過程方法的思路對制度編寫提供幫助。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量管理體系;過程方法;制度編寫

近年來，隨著國家一些列優(yōu)惠政策的出臺，企業(yè)的數(shù)量、規(guī)模也在逐年上升。一些小作坊搖身一變，成為了大型工廠;一些企業(yè)，隨著規(guī)模的擴大，增加了產(chǎn)線，甚至分公司。在此過程中，人員在不斷擴充，工作事項也分解的越來越細。企業(yè)管理水平和能力的提升離不開制度化的管理。追根溯源，能為企業(yè)制度化管理提供有效支撐的，就目前而言，基于一個好的制度文件編寫至關(guān)重要。

過程方法作為質(zhì)量管理體系的重要原則之一，是經(jīng)由系統(tǒng)地策劃體系所需的諸多過程，辨識這些過程的順序和相互作用，規(guī)定過程的運行方法和要求，控制過程運行，實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果，并持續(xù)改進過程。運用過程方法的思路來編制文件，將會大大的提高制度文件編寫思路的系統(tǒng)性。以下將從過程、過程方法、文件編寫的要素及如何引入到文件編寫四個方面進行分析。

1.什么是過程

通常來說，每一個活動都是一個過程，一個復(fù)雜的過程可以分解為若干個子過程，同時過程與過程之間又存在著邏輯性的相互關(guān)聯(lián)，即前一個過程可以作為后一個過程的輸入，反之后者可以作為前者的輸出。

以企業(yè)人力資源部門活動為例，人力資源管理可以作為一個復(fù)雜的過程，里面包含了從人員招聘管理、勞動合同管理等眾多子過程。

作為大過程，人員招聘管理和勞動合同簽訂管理之間就是一個典型的相互關(guān)聯(lián)的活動，即前者為后者輸入，后者為前者的輸出。招聘的結(jié)果是合同簽訂的依據(jù)和要求，是實施轉(zhuǎn)化為正式員工的基礎(chǔ)和前提;合同簽訂是實現(xiàn)人員招聘的成效，過程與過程之間的相互作用反應(yīng)過程的相互影響和關(guān)系。這里要強調(diào)說明的是，多個過程輸出也可以同時作為一個過程的輸入，如人員勞動合同的到期續(xù)簽、法律法規(guī)的要求，也可以作為勞動合同簽訂的一個輸入過程。

作為小過程進行分解，人員招聘管理，又可分為第一步了解各部門人員需求、相應(yīng)的獲取人員的渠道挖掘、人員招聘的條件要求、人員初試復(fù)試、人員錄用等分解過程。這樣按照邏輯性順序進行分解的過程，形成一個過程鏈（網(wǎng)），成為是我們?nèi)粘Ｋ玫牧鞒蹋▓D）。

2.什么是過程方法

過程方法是指整體地識別和管理所有的過程，過程與過程的相互作用。

過程方法有六大要素如烏龜圖所示。通過這一系列要素將簡單的過程變形為烏龜圖，運用烏龜圖來系統(tǒng)對過程活動進行分析。

以制造型企業(yè)特種作業(yè)取證活動為例來進行過程分析：

過程的輸入是指過程活動的對象和過程要求，在這里應(yīng)為（1）各生產(chǎn)部門提報需求;（2）國家法律法規(guī)要求。

過程的輸出是指過程活動想達到的結(jié)果，這里應(yīng)為取得相應(yīng)特種作業(yè)證書，持證上崗。

過程的人員是指過程活動的相關(guān)人員和職責，這里應(yīng)為（1）需取證人員;（2）企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)專職;（3）外部培訓(xùn)機構(gòu)單位。

過程的資源是指支持過程運行條件的資源，這里應(yīng)為培訓(xùn)人員所用的設(shè)備、工器具、包括一些軟件系統(tǒng)等。

過程的方法是指過程活動如何進行，這里應(yīng)為培訓(xùn)特種作業(yè)人員的程序。

過程的監(jiān)控是指對完成該活動的必要檢查。這里應(yīng)為需要進行特種作業(yè)的人員需100%進行培訓(xùn)并取得證書。

3.文件編寫的要素

文件的要素主要可以分為：封面、目錄、目的、適用范圍、引用文件、術(shù)語和定義、職責、工作內(nèi)容、附件等基本要素組成。

封面：一般應(yīng)包含文本編號、文本名稱、發(fā)布實施日期等內(nèi)容構(gòu)成;

目錄：主要為了方便快速的查找，及時的獲取相應(yīng)章節(jié)信息，頁數(shù)過多的文件應(yīng)盡可能體現(xiàn)文件制度的章標題作為目錄的編寫內(nèi)容。

目的：主要為了說明行文的主要作用。

適用范圍：是界定該管理文件所適用的管理對象、管理專業(yè)領(lǐng)域等具體的一個說明。

引用文件：對于公司外部文件的引用一方面是出于一個文件編寫合規(guī)性的考慮;另一方面則是出于編寫文件的參考。對于公司內(nèi)部文件的引用則是出于串聯(lián)文件與文件之間的相互關(guān)系，同時簡化文件，避免重復(fù)描述。

術(shù)語和定義：針對于文中專有名詞或定義進行一個注釋，便于文件的閱讀。

職責：主要是該文件中負責和參與的對象需要承擔的分工事項。

工作內(nèi)容：一般按照邏輯順序或模塊化對該文件的工序進行描述。

附件：一般作為正文的一個補充，可以是流程圖、相應(yīng)的規(guī)范標準、記錄性表單等。

4.如何將過程方法引入文件編寫

過程方法的思路可用于文件的適用范圍、引用文件、職責和工作內(nèi)容的編寫工作。首先通過對過程活動的分解，可以整理出每項子活動過程同步或先后進行的順序，形成流程圖（網(wǎng)）。同時再運用烏龜圖對縱向的流程環(huán)節(jié)進行橫向系統(tǒng)要素分析，分析每一個流程環(huán)節(jié)的輸入條件是什么（法律法規(guī)要求、相關(guān)方需求、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)要求）、需要怎么做、跟誰做（誰主導(dǎo)、誰配合）、需要用到哪些資源、以及涉及到的一些監(jiān)測和檢查的方法，導(dǎo)出該流程環(huán)節(jié)的輸出，由該輸出作為下一個流程環(huán)節(jié)的輸入，以此往復(fù)分析。

將過程組合成一個系統(tǒng)，可以有效和高效地實現(xiàn)系統(tǒng)的