如何做好高校基建檔案信息化建設(shè)獲獎科研報告

如何做好高校基建檔案信息化建設(shè)獲獎科研報告摘

要：隨著科學技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)階段的社會已經(jīng)步入到信息化的時代。在高?；n案的建設(shè)中也需要做好信息化建設(shè)工作，充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，從而實現(xiàn)對高?；n案管理的有效性以及質(zhì)量的提升?；诖吮疚姆治鲅芯孔龊酶咝；n案信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：高?；n案;信息化;建設(shè)

引言

高?；n案信息化建設(shè)是通過利用信息化技術(shù)將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔的形式實現(xiàn)對其的儲存，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化平臺為基礎(chǔ)，有效的提高檔案信息管理的工作效率。在當前的信息化時代背景下，高校基建檔案的信息化管理水平直接對高校的整體檔案管理工作的信息化發(fā)展造成影響，所以學校的相關(guān)部門和人員必須做好高?；n案的信息化建設(shè)，推動檔案管理工作的高效開展，強化對基建檔案的保管。

一、高?；n案概述

（一）高?；n案的概念

高校基建檔案是指在對高校進行管理工作和對高校進行建設(shè)工作的過程中產(chǎn)生的一些信息檔案資料，是對高校管理和建設(shè)工作具體情況的真實反映，同時也可以滿足相關(guān)人員對高校基建工作的審查、審計、監(jiān)督以及管理等方面的工作，此外還可以將高?；n案作為高校之后進行修整、擴建等行為的施工憑據(jù)。

（二）高?；n案的特點

高?；n案的特點主要體現(xiàn)在三個方面：第一專業(yè)性和整體性，在高?；n案中記錄了基本建設(shè)項目中對各種施工技術(shù)應(yīng)用，如土木工程試驗、地形地質(zhì)勘探等施工專業(yè)技術(shù)，又如墻體澆筑、鋼筋焊接、水泥配比等施工材料的專業(yè)建設(shè)方式，都展現(xiàn)了其較高的專業(yè)性;同時高?；n案也是對基本建設(shè)項目全過程的記錄和反應(yīng)，從基建項目的設(shè)計決策階段一直到竣工驗收階段都進行了完整真實的檔案記載，展現(xiàn)出其整體性的特點。第二復(fù)雜性和廣泛性，由于高?；椖恐兴婕暗降闹R面較廣，如環(huán)境、建設(shè)、地質(zhì)、水電等方面的內(nèi)容，對這些信息進行記載時為確保其準確性必須了解相應(yīng)的專業(yè)知識，體現(xiàn)了基建檔案的復(fù)雜性和廣泛性。第三滯后性，基建工程檔案的形成與基建項目的工程進度相比具有一定的滯后性，當基建項目竣工后不僅需要使用檔案記錄的資料進行對比驗收，而且在驗收完成后還需要對基建檔案進行進一步的細化整合歸檔，因此體現(xiàn)出檔案與項目進度的時間差異。

二、高校基建檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）基建檔案的相關(guān)制度不夠完善

由于高?；üこ痰拈_展需要高校內(nèi)多個部門的相互配合，因此對檔案的管理工作也需要多部門的協(xié)調(diào)，然而實際管理工作中缺少相關(guān)制度的規(guī)范，導致部分人員對待工作時出現(xiàn)懈怠情緒，沒有嚴格的依據(jù)對其工作進行約束。

（二）信息化技術(shù)存在限制

基建檔案的信息化建設(shè)需要具有高水平的信息化技術(shù)作為應(yīng)用基礎(chǔ)，但由于對信息化技術(shù)的掌握程度不夠深，相關(guān)人員不能有效的完成對紙質(zhì)檔案的掃描以及電子化轉(zhuǎn)換工作，缺乏相應(yīng)的技術(shù)手段，進而也難以實現(xiàn)對檔案資料的分析、統(tǒng)計等處理工作，受到信息化技術(shù)的限制。

（三）缺乏信息化管理人才

高校在進行基建檔案的信息化建設(shè)中存在關(guān)注重點偏斜的情況，過于關(guān)注相關(guān)信息化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用而忽視對信息管理人才的引入，檔案管理人員的信息技術(shù)水平無法滿足設(shè)備的使用需求，對基建檔案的信息化建設(shè)管理工作造成阻礙。

三、做好高?；n案信息化建設(shè)的措施

（一）建立健全基建檔案的相關(guān)制度

高校在進行基建檔案信息化建設(shè)之前首先需要建立健全相關(guān)的管理制度，明確相關(guān)人員的具體權(quán)限和職責，落實責任管理制度，確保其都能嚴格遵守職責規(guī)定，同時通過職責的確定還能夠在遇到問題時及時找到應(yīng)該負責的人員并快速處理問題。對相關(guān)制度進行完善，規(guī)范基建檔案的整個工作流程，相關(guān)人員依照制度規(guī)范開展檔案管理工作，提高檔案資料處理的準確性、合理性。

（二）提升基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是做好基建檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，相關(guān)人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識，還應(yīng)該對信息化管理技術(shù)有相應(yīng)的掌握。信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，檔案管理人員必須不斷的進行學習，提高自身的信息技術(shù)水平，實現(xiàn)對檔案資料的信息化處理。此外高校管理部門還需組織開展對檔案管理人員的專業(yè)培訓，提升檔案管理人員的信息化處理能力，從而滿足檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求。

（三）加強信息化基建檔案的收集和保管

在高?；椖渴┕さ某跏茧A段就可以將相關(guān)資料進行信息化的處理，如工程設(shè)計工作可通過相關(guān)的設(shè)計軟件完成，將設(shè)計完成的電子圖紙通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸給管理人員進行整理保存。管理人員在對相關(guān)的基建檔案資料進行收集時可以利用現(xiàn)階段高校中的自動化辦公系統(tǒng)而完成，將電子形式的檔案資料通過信息網(wǎng)絡(luò)進行格式、內(nèi)容等不同方面的分類處理，提高基建檔案信息化管理的規(guī)范性，方便未來相關(guān)人員對檔案資料的查閱和使用。對基建檔案的信息化保管工作一方面是做好檔案資料的入庫收集工作，確保信息化檔案資料的格式內(nèi)容完整合格，另一方面對檔案的保管還需要將所采集的所有檔案數(shù)據(jù)進行合理的備份，避免數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題而導致檔案資料的遺失。

（四）建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)平臺

為確保高?；n案信息化建設(shè)能夠順利的進行就需要建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)平臺，使用專業(yè)的檔案管理和處理的網(wǎng)絡(luò)平臺，充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢對檔案資料進行處理，當檔案的掃描上傳工作完成后，數(shù)據(jù)平臺能夠?qū)ζ溥M行加工提煉、統(tǒng)計整合以及實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的備份轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)基建檔案信息化的有效管理，其次需要完善數(shù)據(jù)平臺的功能，對各種不同基建信息都實行統(tǒng)一標準的處理方式，將基建檔案資料實現(xiàn)統(tǒng)一的轉(zhuǎn)化和編排，在發(fā)揮信息化檔案數(shù)據(jù)平臺功能的同時確?；n案管理的統(tǒng)一性、科學性。

四、結(jié)束語

綜上所述，目前的生源數(shù)量呈現(xiàn)逐年增長的趨勢，高校為滿足發(fā)展需