環(huán)境管理體系內(nèi)審員培訓班

在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫環(huán)境管理體系 內(nèi)審員培訓班 2022年第二版

(

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)大家好！我們又見面了。

今天，我們給大家介紹建立環(huán)境管理體系過

程中十分重要的內(nèi)容

-----

體系文件的編寫。這部

分內(nèi)容非常重要，作為內(nèi)審員應該掌握該部分的

內(nèi)容。將來您可以為自己的企業(yè)編寫或修改體系

文件。2在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫

第六講EMS

文件編寫

(

海量營銷管理培訓資料下載

)主要內(nèi)容

1

.體系文件編寫綜述

2

.體系文件編寫的原則和技巧

3.

體系文件編寫的基本步驟

4.

管理手冊的編寫

5.

程序文件的編寫4

(

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)1.

體系文件編寫綜述

1.1

EMS

文件編寫的依據(jù)和該項工作的重要性

環(huán)境管理體系文件應按照環(huán)境管理體系標

準的要求，結(jié)合企業(yè)的活動、產(chǎn)品或服務的特

點及其對環(huán)境的影響、企業(yè)規(guī)模、人員的能力

等情況而編寫。同時它還是為保持體系的有效

運行，控制重大環(huán)境因素、持續(xù)改進環(huán)境績效

必不可少的依據(jù)。5

(

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)

作用

-----

企業(yè)建立并保持

EMS

的重要基礎(chǔ)工作。如果組織的環(huán)境管理體系文件不正確、不準確、不完善，則有可能造成組織的環(huán)境管理體系失效，或使組織的環(huán)境管理體系工作成本增加，影響體系的實施效果。6

(

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)

1.2

EMS

文件編制的要求

根據(jù)

EMS

標準要求，依我們在指導企業(yè)編制體系文件時的經(jīng)驗，建議在編制文件時應遵循以下

2

點要求：

（

1

）所編制體系文件在總體上應滿足標準要求，在具體內(nèi)容上，應反映本單位特點，要有利于本單位所有職工的理解和貫徹執(zhí)行。

（

2

）

EMS

文件的有效實施和落實能滿足企業(yè)和相關(guān)方的需求和期望。7

(

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)

在現(xiàn)狀調(diào)查和分析（初始評審）的基礎(chǔ)上進行體系文件的策劃，文件一般應在體系的策劃和準備階段工作完成后才正式編寫，必要時也可交叉進行。除手冊需統(tǒng)一由組織制定外，其他文件應按分工由該活動的主管部門分別制定。

EMS

的文件編寫應結(jié)合本單位的環(huán)境管理職能分配進行，按所選擇的

EMS

要求，逐個展開，將環(huán)境管理職能分配落實到各職能部門。8

(

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)

為使所編制的文件做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，在編制前應制定

“

環(huán)境管理體系文件明細表

”

，將組織現(xiàn)行的標準、規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程以及記錄表格收集在一起，與環(huán)境管理體系要求進行比較，從而確定新編、增編或修訂的環(huán)境管理體系文件項目。

為了提高體系文件的編制效率，減少返工，在文件編制過程中，要加強文件的層次間、文件與文件間的協(xié)調(diào)。

編制體系文件的關(guān)鍵是講求實效，不走形式。9

(

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)

1.3

體系文件的層次和內(nèi)容

EMS

標準中

對文件的要求中明確：

EMS

文件內(nèi)容包括：

組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息：

a）

對管理體系核心要素及其相互作用的描述；

b）

查詢相關(guān)文件的途徑。10

(

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)按標準要求，應形成程序文件的要素共

11

個

（實際編寫中不止

11

個）

環(huán)境因素

法律與其他要求

培訓、意識和能力

信息交流

環(huán)境管理體系文件

運行控制（本要素根據(jù)組織活動的不同及實際需要，可制定多個不同的控制程序）

應急準備和響應

監(jiān)測和測量

不符合、糾正與預防措施

記錄

環(huán)境管理體系審核11文件結(jié)構(gòu)圖

（

A

層）管理手冊

（

B

層）管理體系程序文件依據(jù)規(guī)定的體系方針和目標對管理體系的描述對實施管理體系所有相互關(guān)聯(lián)的過程和活動的描述

（

C

層）

用于管理體系的

作業(yè)指導書和其他文件

注

1

：文件層次的多少可依據(jù)組織的需要進行調(diào)整

注

2

：表格對各個層次都可能適用

(

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)詳細的作業(yè)文件

12

(

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)

1.4

文件審核要點

由于內(nèi)審中需要我們對文件進行審核，因此我們先簡單

了解文件審核的要求，這樣對編寫文件會有一定的幫助

。?

EMS

文件的結(jié)構(gòu)以及查詢途徑；?

EMS

文件是否覆蓋了核心要素并符合標準要求；?

有無采用電子媒體的文件，確認其是否有效；?

要素之間的相互作用關(guān)系是否給予確定及描述；?

手冊與程序文件職責是否一致，接口是否合理。13

(

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)

EMS

文件的系統(tǒng)性a)

組織應系統(tǒng)的考慮環(huán)境管理體系全部要素的要求

和規(guī)定；

b)

所有文件應按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；

c)

各層次文件在邏輯上應涉及環(huán)境管理體系中一個

獨立的部分。2

體系文件編寫的原則和技巧14

(

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)EMS

文件的法規(guī)性a)b)c)

體系文件應符合環(huán)境管理體系標準，以及國家或主管部門的有關(guān)法律法規(guī)及其它要求；

文件一旦批準實施，就必須作為組織的內(nèi)部法規(guī)文件認真執(zhí)行；

文件修改只能按規(guī)定的程序進行。15

(

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)EMS

文件的協(xié)調(diào)性a)

組織的其他管理規(guī)定應與體系文件的所有規(guī)定相協(xié)調(diào)；b)

體系文件之間應相互協(xié)調(diào)；c

）體系文件應與有關(guān)技術(shù)性標準相協(xié)調(diào)；d)

處理好各種接口，避免職責不清。16

(

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)

EMS

文件的見證性1

）

體系文件可作為組織

EMS

有效運行及其保持性的客觀證據(jù)

（適用性、有效性的證據(jù)）。向管理者、相關(guān)方、第三方審

核機構(gòu)證實組織

EMS

的運行情況。2

）對審核來說，體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

a)

環(huán)境因素已被辨識評價并得到控制；

b)

有關(guān)活動的管理程序已被確定并得到批準和實施；

c)

有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督管理之中；

d)

環(huán)境績效和持續(xù)改進等。17

(

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)EMS

文件的唯一性

a

）對于一個用人單位，其環(huán)境管理體系文件是唯一的；b)

對體系文件的理解是唯一的。18

(

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)EMS

文件的適用性a

）體系文件的編制和形式應根據(jù)標準的要求、充

分考慮組織規(guī)模、業(yè)務活動的特點及風險性和復

雜性，采取不同的形式；

b

）體系文件的詳略程度應與人員的素質(zhì)相適應；

c

）

所有文件的規(guī)定都能夠在實際工作中得到貫徹

實施。19

(

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)

文件編寫技巧

環(huán)境管理體系標準共有

17

個要素，其中

4.2

環(huán)境方針；

目標和指標；

環(huán)境管理方案；

組織結(jié)構(gòu)和職責；

環(huán)境管理體系文件；4.6

管理評審

6

個要素要求形成文件化，未作程序要求，其余

11

個要素要求建立和保持程序。

對于只要求形成文件化而未要求建立程序的

6

個要素，由于沒有程序文件支持，在管理手冊中描述應盡量詳細、具體。20

(

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)文件編寫技巧

文件編寫方式一般有以下幾種：（

1

）自上而下依次展開方式。按管理手冊、程序文件、記錄的順

序編寫，這有利于上一層和下一層次文件的銜接、協(xié)調(diào)。（

2

）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。先編寫程序文件，

再開始概括表述管理手冊以及作業(yè)文件等基礎(chǔ)性文件的編寫。

（

3

）自下而上的編寫的方式。按基礎(chǔ)性文件、程序文件、管理手

冊的順序編寫。

具體采用那種方式可根據(jù)組織具體情況而定。21在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫

3

體系文件編寫的基本步驟

體系文件編寫策劃

?

組成編寫組

?

確定文件的層次

?

列出各層次文件清單；各層次文件的相關(guān)文件

?

文件編制的分工

文件的具體編制

管理手冊一般由1～２人專門負責；程序文件分工進行編制；

作業(yè)的指導書由相關(guān)部門負責編制。

文件匯總、協(xié)調(diào)和修改

(

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)體系文件的策劃是在完成初始評審工作的基礎(chǔ)上進行的。（1）確定環(huán)境管理體系組織機構(gòu)圖；（2）確定環(huán)境管理體系要素分配圖；（3）確定環(huán)境方針；（4）確定目標、指標及管理方案；（5）確定體系文件的結(jié)構(gòu)和層次；（6）確定程序文件的名稱及其主要內(nèi)容以及作業(yè)文件的名

稱及其主要內(nèi)容；（7）編寫管理手冊、程序文件和作業(yè)文件。23

(

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)⑴

管理手冊是用來闡述一個組織的環(huán)境方針和描述

其環(huán)境管理體系整體信息的文件；⑵

管理手冊的詳略程度和編排格式根據(jù)組織的規(guī)模

和活動的復雜程度可以有所不同；⑶

管理手冊可以是獨立的文件，也可以是組織文件

的一部分。4

管理手冊的編寫24

(

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)

4.1

編寫管理手冊的原則（

1

）指令性原則：環(huán)境管理手冊有組織的最高管理者批準簽發(fā)和正式發(fā)布。手冊的各項規(guī)定內(nèi)容應具有

指令性

，措詞應嚴謹，表達要明確；（

2

）目的性原則：環(huán)境管理手冊應圍繞明確的環(huán)境

方針、目標、對為實現(xiàn)環(huán)境方針、目標所展開的各項活動做出規(guī)定；（

3

）符合性原則：環(huán)境管理手冊應

符合

國家、地方和其他第三方發(fā)布的

有關(guān)各項法規(guī)、標準和國際公約。25

(

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)

（

4

）系統(tǒng)性原則：環(huán)境管理手冊所闡述的環(huán)境管理體系，應當結(jié)構(gòu)合理、接口明確、層次清楚。

（

5

）協(xié)調(diào)性原則：環(huán)境管理手冊中各項規(guī)定之間、各要素之間，以及環(huán)境管理手冊與其他環(huán)境體系文件之間，必須協(xié)調(diào)一致。

（

6

）可行性原則：管理手冊中的規(guī)定應從組織的

實際情況出發(fā)，

切實可行。

（

7

）可檢查性原則：可檢查性是指手冊的各項規(guī)定不但明確，而且

要便于實施和監(jiān)督。26

(

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)??????4.2

管理手冊主要內(nèi)容

環(huán)境管理體系的適用范圍；

環(huán)境方針；

環(huán)境目標、指標及管理方案一覽表（該項可單列）；

建立和保持環(huán)境管理體系的崗位職責、權(quán)限和相互

關(guān)系；

依據(jù)環(huán)境管理體系標準的要求，并結(jié)合組織活動、

產(chǎn)品或服務的特點，對標準中

17

個要素的實施要點

進行描述，提供相關(guān)程序文件的查詢途徑；

關(guān)于手冊的審批、評審、修改和控制規(guī)定。27

(

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)（

1

）資料收集與分析（

2

）職能完善和職責、權(quán)限的確定（

3

）確定管理手冊的結(jié)構(gòu)（

4

）制定編寫手冊的工作計劃（

5

）落實手冊編寫組的組織工作。4.3

編制手冊的工作程序28

(

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)

依據(jù)以往通過認證單位的經(jīng)驗，還強調(diào)：⑴

可直接引用

EMS

程序，也可用其它文件作為參考。⑵

手冊發(fā)布前，應由組織的管理者對其進行最后的

審查，以保證清晰、準確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也

可請使用者對手冊的可行性進行評定，然后批準

發(fā)行，并在所有文本中標出批準的識別標記。⑶

經(jīng)批準的手冊內(nèi)容應保證所有使用者都能適當使

用，并按序列號合理的發(fā)放和控制。29

(

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)⑷

應規(guī)定手冊的編制、控制和更改協(xié)調(diào)的辦法。這項工作應

委派給合適的文件管理部門；

⑸

文件發(fā)行和更改控制對確保手冊內(nèi)容經(jīng)過審批是至關(guān)重要

的。應考慮使用便于進行實際更改的方式，經(jīng)審批的手冊

內(nèi)容應該易于識別。為了保持每本手冊的現(xiàn)行有效，手冊

在進行修訂后，一定及時將更改頁下發(fā)到手冊持有者處，

進行更新；

⑹

為了與標準要求對照，并易于理解和執(zhí)行，建議手冊格

式與環(huán)境管理體系標準各章節(jié)的編排格式盡可能一致起來。

章、節(jié)、符號、圖解和表格的編排均應清楚合理。30在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫

4.4

管理手冊的參考格式

封面：

組織名稱；組織環(huán)境管理體系標準編號；手冊標題；

發(fā)布日期、實施日期；

版本號、受控標志；手冊的批準、審核、主編以及

編寫人員名單等。

手冊開頭：

手冊頒布令；

管理者代表任命書；

管理手冊目錄。在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫

手冊正文

?

前言

a.

企業(yè)簡介

b.

企業(yè)生產(chǎn)工藝

c.

企業(yè)環(huán)境現(xiàn)狀

d.

其他資料

?

環(huán)境方針

在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫?

環(huán)境管理手冊的內(nèi)容

①

目的和適用范圍

②

引用標準、定義、術(shù)語及縮寫代號

③

手冊的管理

④

環(huán)境管理體系每個要素的描述

a.

總則

b.

職責

c.

控制要求

d.

相關(guān)文件

在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫

?

附錄

環(huán)境法律、法規(guī)、標準及其他要求清單

組織的環(huán)境機構(gòu)圖

重要環(huán)境因素清單

環(huán)境管理方案

環(huán)境管理體系程序文件清單

環(huán)境管理體系要素職責分配一覽表

環(huán)境記錄清單

其他有關(guān)資料

(

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)4.1

總要求84.2

環(huán)境方針

84.3

規(guī)劃

環(huán)境因素

10

法律與其它要求

12

目標和指標

13

環(huán)境管理方案

144.4

實施與運行

組織機構(gòu)和職責

15

培訓、意識和能力

20

信息交流

21

環(huán)境管理體系文件

23

例

1

管理手冊主要內(nèi)容目錄序號

內(nèi)容

頁碼01

批準頒布令

102

管理者代表任命書

203

環(huán)境方針

304

開發(fā)區(qū)簡介

41

目的與適用范圍

62

引用標準與術(shù)語

63

環(huán)境管理手冊的管理

64

環(huán)境管理體系要求35序號

內(nèi)容文件控制運行控制頁碼

25

274.5應急準備和響應

29檢查和糾正措施監(jiān)測和測量

30不符合、糾正與預防措施

31記錄32環(huán)境管理體系審核

3334

4.6

管理評審

附錄

附錄

1

：開發(fā)區(qū)區(qū)域圖

附錄

2

：重要環(huán)境因素清單

附錄

3

：法律與其它要求清單

附錄

4

：開發(fā)區(qū)環(huán)境目標指標

附錄

5

：開發(fā)區(qū)環(huán)境管理體系組織機構(gòu)圖

附錄

6

：程序文件清單

(

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)例

1

管理手冊主要內(nèi)容目錄36

(

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)

程序是

“

為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑

”

。描述程序的文件稱為程序文件

環(huán)境管理體系程序文件是組織開展環(huán)境管理工作的基礎(chǔ)性文件。根據(jù)環(huán)境管理體系標準的要求，需要建立并保持程序的要素，應編制相應的程序文件。5

程序文件的編寫37

(

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)

5.1

程序文件的編制原則和要求⑴

文件化程序是組織環(huán)境管理體系的重要組成部分。程序文件是

組織環(huán)境管理體系文件的一部分，是管理手冊的支持文件；⑵

每一個文件化程序都應包括

EMS

的一個邏輯上獨立的部分，可

以是標準的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相

關(guān)要求的一組活動。

EMS

程序文件一般

不應涉及純技術(shù)性細

節(jié)

。這些細節(jié)通常在作業(yè)指導書及規(guī)范中規(guī)定；⑶

程序文件展開的深度和廣度，取決于組織的業(yè)務活動的特點、

環(huán)境因素的影響以及人員能力等因素；⑷

文件化程序應闡明相關(guān)層次和人員的職責、權(quán)限和相互關(guān)系，

說明實施各種不同的活動方式，將要采用的文件、采用的控制

方式；38

(

海量營銷管理培訓資料下載

)⑹

每一個

EMS

程序都應能回答

“5W1H”

（

What

、

Where

、

When

、

Who

、

Why

、

How

），包括如何依據(jù)現(xiàn)有文件使用什

么設(shè)施，準備什么記錄等。文件的上述規(guī)定也就體現(xiàn)了

“

為進行

某項活動所規(guī)定的途徑

”

；⑺

所有文件化程序都應簡練、明確和易懂，并規(guī)定所采用的方式和判

定準則；⑻

以相同的結(jié)構(gòu)和格式編寫每一個文件化程序，便于使用者熟悉程序

文件的每項內(nèi)容，也增強了系統(tǒng)地滿足標準要求的可能性。39

(

海量營銷管理培訓資料下載

)5.2

程序文件的編制內(nèi)容程序文件的內(nèi)容一般包括：???????文件編號和標題；目的和適用范圍；引用標準或文件；定義和術(shù)語（若需要）；職責；工作程序；相關(guān)文件和相關(guān)記錄。40

(

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)⑴

文件編號和標題

編號可根據(jù)活動的層次進行編排，同一層次的程序文

件應統(tǒng)一編號，以便識別。

標題應明確說明開展的活動及其特點，如

“

不符合、

糾正和預防措施控制程序

”

、

“

危險化學品控制程序

”

等。⑵

目的和適用范圍

一般簡單說明為什么要開展這項活動，涉及哪些方面。41

(

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)⑶

定義和術(shù)語（若需要）

定義和術(shù)語指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)

語或名詞。⑷

職責

明確實施該程序的主管部門

/

人員的職責以及

各相關(guān)部門

/

人員的職責。42

⑸

工作程序

主要應規(guī)定以下幾個方面的內(nèi)容：

1

）確定需要開展的各項活動及實施步驟；

2

）明確所涉及的部門

/

人員；

3

）規(guī)定具體的控制要求和控制方法；

4

）確定開展各項活動的時間和頻次；

5

）給出所需的設(shè)備、設(shè)施及要求；

6

）規(guī)定例外情況處理方法；

7

）引出所涉及的相關(guān)

/

支持性文件；

8

）明確記錄的填寫和保存要求；

9

）列出所使用的記錄表格等。

(

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)43

(

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)⑹

相關(guān)文件和相關(guān)記錄

列出本程序有關(guān)的支持性文件，明確使用該程序時所產(chǎn)生的

記錄表格，寫明記錄表格的編號和名稱。

程序文件應得到本活動有關(guān)負責人員同意和接受，并為所有與其作業(yè)有關(guān)的人員的理解，一般文件在正式定稿審

批前，應由涉及的管理部門負責人對文件進行討論，提出修改意見，并對文件內(nèi)容進行會簽，以使文件更符合實際和具有可操作性。44第

6

講體系文件編寫

文頭

企業(yè)標識（廠名）、程序名稱、文件編號、版次（含修改次數(shù)）、頁碼、文件層次或級別、文件發(fā)布或?qū)嵤┤掌?、編制者和批準者（也可放在文尾）及日期等?nèi)容。

文尾

在線內(nèi)審員培訓

5.3

程序文件的參考格式

版面

一般可采用16開幅面，太大或太小均不利于保管和使用。在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫目的

應說明該程序的控制目的、控制要求。推薦使用如下引導語：

為了

……

制訂本程序，或

本程序規(guī)定了

……范圍

應指出該程序所規(guī)定的內(nèi)容和所涉及的控制范圍。推薦使用如下引導語：

本程序適用于

……

或

適用于

……在線內(nèi)審員培訓第

6

講體系文件編寫

術(shù)語

應給出與該程序有關(guān)的術(shù)語及其定義（特別是專用術(shù)語）

職責應規(guī)定實施該程序的主管部門／人員的職責以及個相關(guān)部門／人員的職責

工作程序

（如前所述）

相關(guān)文件

列出與本程序有關(guān)的相關(guān)文件。

相關(guān)記錄應給出有關(guān)的環(huán)境記錄名稱并附上相應的空白表