采購管理第七章采購合同履行

第七章采購協(xié)議履行任務(wù)一訂單管理任務(wù)二進(jìn)貨驗(yàn)收任務(wù)三采購結(jié)算任務(wù)四采購?fù)素?/p>

1/49案例導(dǎo)入2/49任務(wù)一訂單管理一、采購協(xié)議履行標(biāo)準(zhǔn)

二、采購訂單管理3/49一、采購協(xié)議履行標(biāo)準(zhǔn)4/49一、采購協(xié)議履行標(biāo)準(zhǔn)采購協(xié)議履行就是采購雙方當(dāng)事人按照協(xié)議商定或者法律要求，全面地、正確地履行自己所承當(dāng)義務(wù)。采購協(xié)議履行主要包括訂單管理、進(jìn)貨驗(yàn)收、貨款支付和違約處理對采購管理等幾個步驟。采購協(xié)議履行主要標(biāo)準(zhǔn)（見圖7-1）。5/49一、采購協(xié)議履行標(biāo)準(zhǔn)圖7-1采購協(xié)議履行主要標(biāo)準(zhǔn)6/49采購協(xié)議履行監(jiān)控表訂單執(zhí)行訂單跟蹤貨物驗(yàn)收問題處理財(cái)務(wù)結(jié)算出具票據(jù)效果評價(jià)7/49訂單管理

采購訂單管理是指公司根據(jù)市場需求預(yù)測、公司生產(chǎn)能力、公司用料計(jì)劃以及有關(guān)原因所制定切實(shí)可行采購訂單計(jì)劃，并下達(dá)給訂單部門執(zhí)行，從而從資源市場上購買到合格原材料和配件。

采購訂單管理包括制定、管理和追蹤三個連續(xù)階段。8/49二、采購訂單管理

采購訂單和采購協(xié)議管理是采購管理中主要內(nèi)容。采購訂單和采購協(xié)議都是采購流程中主要步驟。1.采購訂單明細(xì)管理訂單明細(xì)管理是一項(xiàng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)功能。它范圍可從供應(yīng)商貫通到客戶，包括一系列關(guān)鍵子流程，從未結(jié)訂單分析到分派管理、貨運(yùn)和提單。有效訂單管理應(yīng)當(dāng)在整個流程中執(zhí)行大量檢查，如檢查產(chǎn)品庫存、定價(jià)、協(xié)議協(xié)議和客戶信用限制。9/49二、采購訂單管理2.采購訂單主要內(nèi)容采購訂單主要內(nèi)容，包括：交貨方式、驗(yàn)收方式、罰則、履約確保、品質(zhì)確保、仲裁或訴訟、其他。10/49二、采購訂單管理表：CGT070103明日制造公司訂購單11/49二、采購訂單管理12/49二、采購訂單管理13/49編制采購訂單（一）明晰訂單內(nèi)容1.月度采購訂單內(nèi)容2.臨時采購訂單內(nèi)容14/49編制采購訂單（二）編制采購訂單1.編制定單草案2.上報(bào)主管審核3.形成正式訂單15/49出具采購訂單（一）發(fā)出采購訂單

正式采購訂單按照公司有關(guān)要求編號后，由負(fù)責(zé)對應(yīng)貨物采購采購員以合適形式發(fā)送給供應(yīng)商（二）確認(rèn)采購訂單采購員向供應(yīng)商確認(rèn)其是否收到采購訂單（三）編制采購統(tǒng)計(jì)采購訂單確認(rèn)接收后，采購員填寫采購統(tǒng)計(jì)表，方便供應(yīng)商交貨時對照采購訂單進(jìn)行接貨檢查16/49出具采購訂單時注意問題1.應(yīng)商定在多長時間內(nèi)供方確認(rèn)交貨期；2.訂單需在供方蓋章回傳后才可生效；3.不一樣意訂單內(nèi)容（交貨期、金額等）時，需在訂單上明確注明；4.對價(jià)格變更后訂單，需重新確認(rèn)交貨期。17/49三、跟蹤采購訂單1234采購訂單追蹤執(zhí)行前跟蹤在采購環(huán)境中同一物資有幾家供應(yīng)商可供選擇，采購人員對每個供應(yīng)商采購過程都有一定百分比，但有時在供應(yīng)過程還會出現(xiàn)問題執(zhí)行過程跟蹤執(zhí)行后跟蹤追蹤分析管理1．嚴(yán)密跟蹤2．緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形式3．謹(jǐn)慎處理庫存控制4．控制好物資驗(yàn)收步驟在按照協(xié)議要求支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款后，需要進(jìn)行協(xié)議跟蹤1．采購業(yè)務(wù)追蹤查詢2．商品到貨情況理解3．業(yè)務(wù)員業(yè)績與分析4．能力評價(jià)18/49（一）重視存檔管理（二）訂單存檔管理辦法四、訂單存檔管理19/49任務(wù)二進(jìn)貨驗(yàn)收一、進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程

二、問題處理

三、簽收訂購單，開具入庫單

四、崗位操作示例20/49采購進(jìn)貨方式有三種，即自提進(jìn)貨、供應(yīng)商送貨、委托外包進(jìn)貨。這三種進(jìn)貨方式管理方式和要求也不盡相同。（一）自提進(jìn)貨自提進(jìn)貨，就是在供應(yīng)商倉庫里交貨，交貨后來進(jìn)貨過程全由采購者獨(dú)家負(fù)責(zé)管理。(1)貨物清點(diǎn)步驟管理(2)包裝、裝卸、搬運(yùn)上車管理(3)運(yùn)輸步驟管理(4)中轉(zhuǎn)步驟管理(5)驗(yàn)收入庫步驟管理進(jìn)貨方式21/49（二）供應(yīng)商送貨供應(yīng)商送貨對采購商來說，是一種最簡單輕松采購進(jìn)貨管理方式。他基本上省去了整個進(jìn)貨管理步驟，把整個進(jìn)貨管理任務(wù)以及進(jìn)貨途中風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商。只剩下一種入庫驗(yàn)收步驟。而入庫驗(yàn)收也主要是供應(yīng)商和保管員之間交接，進(jìn)貨員最多只提供一種簡單幫助。進(jìn)貨方式22/49（三）委托和外包進(jìn)貨委托外包，就是把進(jìn)貨管理任務(wù)和進(jìn)貨途中風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)移給第三方物流公司。這時供應(yīng)商和采購商都得到理解脫。因此這不但對采購商、對供應(yīng)商來說都是一種最佳最輕松進(jìn)貨方式。對第三方物流公司來說，也是一種最抱負(fù)進(jìn)貨方式。由于它有助于發(fā)揮第三方物流公司自主處理、聯(lián)合處理和系統(tǒng)化處理，提升了物流運(yùn)作效率、減少了物流運(yùn)作成本。進(jìn)貨方式23/49一、進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程

廠商送來貨物，倉管員需對照訂購單上訂購物品名稱﹑規(guī)格及其他要求進(jìn)行簽收，沒有訂購單或超訂購單送貨（非無償部分）標(biāo)準(zhǔn)上不允許簽收，尤其情況需由主管經(jīng)理批示處理。操作重點(diǎn)：以供應(yīng)商送貨為例一般流程（見圖7-2）。24/49一、進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程圖7-2進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程25/49檢查與接收管理（一）檢查時間、地點(diǎn)和人員確實(shí)定供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場、貨物到庫時、采購方倉庫等（二）檢查部門確實(shí)定質(zhì)量檢查部門（三）物料檢查包裝、品質(zhì)、衛(wèi)生、安全性、數(shù)量、重量等26/49二、問題處理進(jìn)貨驗(yàn)收中問題處理主要包括：1.數(shù)量不符；2.代管轉(zhuǎn)入庫；3.不合格品。為了對進(jìn)貨驗(yàn)收各步驟進(jìn)行有效控制，有必要對驗(yàn)收步驟與成果給予統(tǒng)計(jì)，如進(jìn)貨驗(yàn)收表（單）（如表7-1所示）。27/49二、問題處理表7-1進(jìn)貨驗(yàn)收表編號：日期：年月日編號名稱訂貨數(shù)量規(guī)格符合單位實(shí)收數(shù)量單價(jià)總價(jià)是否是否分批交貨□是□否科目會計(jì)供應(yīng)商供應(yīng)合計(jì)檢查驗(yàn)收成果檢查主管檢查員抽樣：%不良全數(shù)：個不良總經(jīng)理成本合計(jì)倉庫采購主管核實(shí)主管收料主管制單28/49二、問題處理總之，有些公司對于驗(yàn)收不合格貨物走代管入庫流程入代管保管帳，貨物入不合格區(qū)，待采購員與供應(yīng)商聯(lián)系后處理；贈樣品根據(jù)采購員處理方案做直接入正常庫或通知贈樣品庫保管員做贈樣品入庫。29/49三、簽收訂購單，開具入庫單倉庫點(diǎn)收驗(yàn)收完成，即按要求于訂購單或借料單上簽收，倉管員同步根據(jù)當(dāng)次驗(yàn)收入庫良品數(shù)或特采數(shù)開具貨物入庫單（如表7-2所示），并將入庫單（第二聯(lián)）送至財(cái)務(wù)入賬，增加存貨及應(yīng)付帳款，同步將已簽收完成之訂購單送至財(cái)務(wù)，留待付款時用，入庫單（第三聯(lián)）送至采購部門。30/49四、崗位操作示例1.驗(yàn)收員：收貨、驗(yàn)收，確定收貨單生成收貨處理方案，勾兌收貨單、進(jìn)貨協(xié)議生成入庫單2.采購員：填寫或補(bǔ)填進(jìn)貨協(xié)議，生成收貨通知單，與供應(yīng)商聯(lián)系判斷收貨處理方案并通知驗(yàn)收員做對應(yīng)操作；31/49四、崗位操作示例3.保管員：入庫、填寫代管入庫單、代管出庫單、贈樣入庫單、贈樣出庫單、記帳；4.采購會計(jì)：憑入庫清單記商品采購帳、存貨帳。32/49任務(wù)三采購結(jié)算一、采購結(jié)算流程二、采購結(jié)算管理

三、采購結(jié)算主要工具33/49一、采購結(jié)算流程34/49一、采購結(jié)算流程采購結(jié)算流程包括采購資金結(jié)算、采購發(fā)票核銷及采購返款管理（見圖7-3）。圖7-3采購結(jié)算流程35/49二、采購結(jié)算管理采購結(jié)算也稱采購報(bào)賬，是指采購核實(shí)人員根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票核實(shí)采購入庫成本。采購結(jié)算成果是采購結(jié)算單，它是記載采購入庫單統(tǒng)計(jì)與采購發(fā)票統(tǒng)計(jì)對應(yīng)關(guān)系結(jié)算對照表。采購結(jié)算從操作處理上分為自動結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式；另外運(yùn)費(fèi)發(fā)票能夠單獨(dú)進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算。36/49二、采購結(jié)算管理系統(tǒng)按照三種結(jié)算模式進(jìn)行自動結(jié)算（見圖7-4）。圖7-4自動結(jié)算三種模式37/49三、采購結(jié)算主要工具目前我國已經(jīng)逐漸建立了以“三票一卡”為主體結(jié)算體系，大大規(guī)范了采購結(jié)算方式。1.銀行匯票銀行匯票簽發(fā)銀行作為付款人，付款確保性強(qiáng)；代理付款人先付款，后清算資金；尤其適用于交易額不確定款項(xiàng)結(jié)算與異地采購之用。票據(jù)自帶，避免攜帶大量鈔票，十分便捷。

38/49三、采購結(jié)算主要工具圖7-5銀行匯票樣票銀行匯票票樣（見圖7-5）。

39/49三、采購結(jié)算主要工具2.銀行本票銀行本票即見票即付，猶如鈔票，出票銀行作為付款人，付款確保性很高?，F(xiàn)有定額本票，又有不定額本票，能夠靈活使用。缺陷是由銀行簽發(fā)，與支票相比手續(xù)相對繁雜。在同城范圍內(nèi)使用。

40/49三、采購結(jié)算主要工具圖7-6銀行本票樣票銀行本票票樣（見圖7-6）。

41/49三、采購結(jié)算主要工具3.支票支票由出票單位簽發(fā)，出票單位開戶銀行為支票付款人，手續(xù)簡便；現(xiàn)有鈔票支票，又有轉(zhuǎn)賬支票，尚有一般支票，要求收妥抵用，在同城范圍內(nèi)使用，已被公司單位廣泛接收。但在支票結(jié)算中也許存在簽發(fā)空頭支票，支票上實(shí)際簽章與預(yù)留銀行印鑒不符等問題，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。42/49三、采購結(jié)算主要工具圖7-7鈔票支票樣票支票票樣（見圖7-7）。43/49三、采購結(jié)算主要工具4.信用卡信用卡屬于電子支付工具范圍，方便、靈活、快捷、同城、異地均可使用，發(fā)展前景非常廣闊。但該結(jié)算方式受特約商戶與ATM機(jī)普及程度、銀行卡網(wǎng)絡(luò)完善程度、銀行卡功能開發(fā)程度等限制。44/49三、采購結(jié)算主要工具圖7-8信用卡式樣幾個信用卡式樣（見圖7-8）。