文件控制程序新版

文獻(xiàn)控制程序1.0目的為了對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的文獻(xiàn)和資料進(jìn)行控制，保證在質(zhì)量體系有效運(yùn)行的各有關(guān)場(chǎng)所，都能使用文獻(xiàn)的有效版本。2.0合用范圍我司的質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、工作指導(dǎo)性文獻(xiàn)及其他執(zhí)行質(zhì)量活動(dòng)所根據(jù)的外部（含客戶、供應(yīng)商）提供的資料、國(guó)際／國(guó)家／行業(yè)原則等均在此范圍內(nèi)。3.0職責(zé)文獻(xiàn)類別編寫/變更/廢止審核批準(zhǔn)發(fā)行管理原稿管理質(zhì)量手冊(cè)ISO9001推進(jìn)小組管理者代表總經(jīng)理文控中心文控中心程序文獻(xiàn)部門主管或以上人員管理者代表總經(jīng)理工作指導(dǎo)性文獻(xiàn)有關(guān)部門有關(guān)人員部門經(jīng)理技術(shù)文獻(xiàn)工程部有關(guān)人員部門經(jīng)理外來文獻(xiàn)管理者代表4.0定義：4.1質(zhì)量手冊(cè)：論述一種組織的質(zhì)量方針，并描述其質(zhì)量管理體系的文獻(xiàn)。4.2程序文獻(xiàn)：為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程而形成文獻(xiàn)的規(guī)定。4.3工作指導(dǎo)性文獻(xiàn)：提供怎樣一致地完畢活動(dòng)或過程的信息文獻(xiàn)，包括作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)文獻(xiàn)、表格、工作細(xì)則等。4.4記錄:為完畢的活動(dòng)或到達(dá)的成果提供客觀證據(jù)的文獻(xiàn)。4.5受控文獻(xiàn)：指在文獻(xiàn)的擬制、更改、作廢、審核、同意、發(fā)放、回收等各階段均能得到控制的文獻(xiàn)。即在有更改或作廢時(shí)，能及時(shí)回收的文獻(xiàn)。4.6非受控文獻(xiàn)：在文獻(xiàn)更改或作廢時(shí)，不予進(jìn)行發(fā)放、回收控制的文獻(xiàn)。5.0程序5.1文獻(xiàn)分類5.1.1內(nèi)部文獻(xiàn)分質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)和非質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)兩類。5.1.1.1質(zhì)量體系文獻(xiàn)分為四層(1)質(zhì)量手冊(cè) (2)程序文獻(xiàn)(3)工作指導(dǎo)性文獻(xiàn)(4)表格記錄5.1.1.2非質(zhì)量體系文獻(xiàn)是指與質(zhì)量管理體系無關(guān)的行政和財(cái)務(wù)類文獻(xiàn),如內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函、告知、財(cái)務(wù)帳目等。5.1.2外部文獻(xiàn)分為5.1.2.1客戶提供的文獻(xiàn)。5.1.2.2供應(yīng)商提供的文獻(xiàn)。5.1.2.3外部機(jī)構(gòu)提供的產(chǎn)品原則(如GB、ISO、ROHS、CE、UL)。5.2文獻(xiàn)格式5.2.1程序文獻(xiàn)可采用七段論形式,即:(1)目的(2)合用范圍(3)職責(zé)(4)定義(5)作業(yè)內(nèi)容(6)有關(guān)文獻(xiàn)(7)質(zhì)量記錄5.2.2作業(yè)指導(dǎo)書可用四段論形式,即:(1)目的(2)合用范圍(3)職責(zé)(4)程序5.2.3質(zhì)量手冊(cè)章節(jié)次序根據(jù)ISO9001：國(guó)際原則條款號(hào)編寫。5.2.4文獻(xiàn)編碼原則：5.2.4.1一、二級(jí)文獻(xiàn)編碼原則：流水號(hào)QM（手冊(cè)代號(hào)）、QP（程序文獻(xiàn)）企業(yè)代號(hào)DXC/XX流水號(hào)QM（手冊(cè)代號(hào)）、QP（程序文獻(xiàn)）企業(yè)代號(hào)（手冊(cè)以年份為流水號(hào)、程序文獻(xiàn)以01、02、、為流水號(hào)）（手冊(cè)以年份為流水號(hào)、程序文獻(xiàn)以01、02、、為流水號(hào)）5.2.4.2三級(jí)文獻(xiàn)編碼原則：企業(yè)代號(hào)部門代號(hào)文獻(xiàn)類別企業(yè)代號(hào)部門代號(hào)文獻(xiàn)類別流水號(hào)（見表2）（見表2）（見表1）（見表1）5.2.4.3部門代號(hào)和文獻(xiàn)類別代號(hào)見表1和表2：部門代號(hào)表1文獻(xiàn)代號(hào)表2部門代號(hào)文獻(xiàn)名稱代號(hào)企業(yè)DXC質(zhì)量手冊(cè)QM總經(jīng)理00程序文獻(xiàn)QP行政部01作業(yè)指導(dǎo)書WI銷售部02表格QR品管部03檢查原則STD生產(chǎn)部04圖紙DR采購(gòu)部05技術(shù)部06倉(cāng)庫(kù)075.3文獻(xiàn)編寫、修訂、作廢：5.3.1文獻(xiàn)編寫：在制定文獻(xiàn)之前，應(yīng)向文控員申請(qǐng)編號(hào)，文控員根據(jù)《受控文獻(xiàn)清單》予以編號(hào)。由有關(guān)部門，依本程序第3項(xiàng)的職責(zé)規(guī)定編寫，經(jīng)權(quán)責(zé)人員核準(zhǔn)后，交由文控中心發(fā)行及管理。5.3.2文獻(xiàn)修訂：5.3.2.1文獻(xiàn)需修訂時(shí)，應(yīng)由提出部門填寫《文獻(xiàn)擬制更改申請(qǐng)表》（不含認(rèn)證前初次擬制文獻(xiàn)），注明更改原因、內(nèi)容，經(jīng)權(quán)責(zé)人員核準(zhǔn)后交文控中心，文控員將需修改文獻(xiàn)，交給提出者進(jìn)行修改,提出者同步填寫《文獻(xiàn)修改記錄》，修改完畢后交文控員發(fā)行及管理，《文獻(xiàn)修改記錄》同原稿寄存。5.3.2.2所有文獻(xiàn)版本均從A版開始，若有變更則依次改為B、C、D等（版次：01、02、、）版次超過3次后（含3次），則修訂版本，如A/3—B/0。5.3.3文獻(xiàn)作廢：由提出部門填寫《文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單》，闡明原因，待權(quán)責(zé)人核準(zhǔn)后交由文控中心，文控員將需作廢文獻(xiàn)原稿加蓋“作廢”印章，按部門、文獻(xiàn)性質(zhì)逆序存檔，并回收各單位保管的有關(guān)文獻(xiàn)副本直接銷毀。5.4文獻(xiàn)發(fā)放、回收5.4.1文獻(xiàn)發(fā)放人根據(jù)所需發(fā)放范圍在《文獻(xiàn)發(fā)放/回收登記表》列出“發(fā)放號(hào)”和“收文部門”，經(jīng)權(quán)責(zé)人同意后，在發(fā)放的文獻(xiàn)上加蓋“受控”章，并填上對(duì)應(yīng)的“發(fā)放號(hào)”，文獻(xiàn)“發(fā)放號(hào)”由二位阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成，如“01”、“02”等等。5.4.2如客戶、分供方、認(rèn)證機(jī)構(gòu)需要企業(yè)文獻(xiàn)參照，經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后加蓋“資料”印章發(fā)出。5.4.3文控員在回收受控的舊文獻(xiàn)時(shí)，需要在《文獻(xiàn)發(fā)放/回收登記表》的備注欄中注明。5.5文獻(xiàn)銷毀：從各部門回收的舊版文獻(xiàn)由文控中心統(tǒng)一銷毀，并建立《文獻(xiàn)、質(zhì)量記錄銷毀清單》。5.6文獻(xiàn)管理：5.6.1文獻(xiàn)保管：原稿一律由文控中心保留，分發(fā)的文獻(xiàn)副本由各部門自行保留，并建立《受控文獻(xiàn)清單》。5.6.2對(duì)外文獻(xiàn)：如客戶、分供方、認(rèn)證機(jī)構(gòu)需要企業(yè)文獻(xiàn)參照，原則上非受控文獻(xiàn)修訂、作廢不予回收。5.6.3現(xiàn)場(chǎng)使用的文獻(xiàn)須置于工作場(chǎng)所。文控中心及各部門設(shè)專人管理文獻(xiàn),并將文獻(xiàn)管理納入內(nèi)部質(zhì)量審核項(xiàng)目中,以保證文獻(xiàn)對(duì)的使用。5.6.4各部門不得自行影印質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)，如發(fā)既有缺頁(yè)、破損，字跡模糊，由部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。5.6.5文控中心于每月末根據(jù)《受控文獻(xiàn)清單》對(duì)各部門文獻(xiàn)完整性、合用性、有效性進(jìn)行稽核，各部門若對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容有疑問時(shí)，可隨時(shí)向文控中心征詢。5.6.6任何人不得在正式文獻(xiàn)上加以標(biāo)識(shí)書寫任何文字、圖形或符號(hào)。5.6.7外部文獻(xiàn)的管理：外部文獻(xiàn)，如與質(zhì)量體系、產(chǎn)品有關(guān)的國(guó)際/國(guó)家/行業(yè)原則或技術(shù)資料等，由文控中心統(tǒng)一接受，納入《受控文獻(xiàn)清單》。若需發(fā)放到部門使用的，經(jīng)管理者代表確認(rèn)后，副本加蓋“參照”章，可直接分發(fā)給使用部門，填寫《文獻(xiàn)發(fā)放/回收登記表》，并依內(nèi)部文獻(xiàn)的管理措施實(shí)行5.6.8電子文獻(xiàn)：電子文獻(xiàn)由行政人事部定期請(qǐng)專人系統(tǒng)升級(jí)、備份和殺毒維護(hù)。6.0記錄管理：有關(guān)文獻(xiàn)與資料管理的有關(guān)記錄依《記錄控制程序》實(shí)行。7.0有關(guān)文獻(xiàn)《記錄控制程序》8.0質(zhì)量記錄《受控文獻(xiàn)清單》《文獻(xiàn)擬制更改申請(qǐng)表》《文獻(xiàn)修改記錄》《文獻(xiàn)發(fā)放/回收登記表》

附件B受控文件清單序號(hào)文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)編號(hào)版本備注1文獻(xiàn)控制程序QP-01A2記錄控制程序QP-02A3人力資源管理程序QP-03A4生產(chǎn)設(shè)備控制程序QP-04A5客戶需求識(shí)別與評(píng)價(jià)程序QP-05A6QP-06A7采購(gòu)與進(jìn)貨檢查程序QP-07A8供應(yīng)商管理程序QP-08A9生產(chǎn)過程控制程序QP-09A10監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備控制程序QP-10A11內(nèi)部質(zhì)量審核程序QP-11A12不合格品控制程序QP-12A13糾正和防止措施控制程序QP-13A

附錄B文獻(xiàn)評(píng)審?fù)鈫蜠XC1002-02NO:文獻(xiàn)編號(hào)文獻(xiàn)名稱起草人年月日查對(duì)人年月日起草部門發(fā)放部門評(píng)審部門評(píng)審意見評(píng)審人評(píng)審日期審批意見

附錄C文獻(xiàn)發(fā)放記錄DXC1002-03NO:發(fā)放部門發(fā)放人文獻(xiàn)編號(hào)文獻(xiàn)名稱受控號(hào)收文部門份數(shù)簽收日期備注

附錄D文獻(xiàn)更改告知單DXC1002-04NO:文獻(xiàn)編號(hào)名稱告知更改日期提出更改人更改負(fù)責(zé)人執(zhí)行更改日期告知更改部門有關(guān)更改部門更改原因原：現(xiàn)：更改方式□劃改□換頁(yè)更改標(biāo)識(shí)□簽章□編碼□其他評(píng)審意見同意意見同意人:年月日備注

附錄E文獻(xiàn)廢止告知單DXC1002-05NO:文獻(xiàn)名稱廢止理由負(fù)責(zé)人告知廢止