項目歸檔實施細則

華能·瀾滄江糯扎渡水電站云南海天裝飾工程有限企業(yè)糯扎渡項目部

項目部項目管理文獻歸檔實行細則總則1.本細則合用于中國水利水電建設工程云南海天裝飾有限企業(yè)糯扎渡項目部（如下簡稱項目部）進行工程建設的文檔管理工作。2.文獻傳播必須通過監(jiān)理部門的傳遞，一律采用書面方式并通過有效簽章后，依管理程序運行和歸檔?！?.文獻歸檔應采用計算機輔助管理，建立文獻檔案管理數(shù)據(jù)庫。4.目的：檔案是那些已經(jīng)完畢了現(xiàn)行效用，對此后工作仍有一定參照運用價值的，通過鑒別選擇，按照一定的歸檔制度集中保留起來的文獻材料。檔案是項目管理的基礎工作之一，檔案工作的質(zhì)量怎樣，直接體現(xiàn)出項目管理的成果、面貌及作風。檔案管理，就其過程而言，是對數(shù)據(jù)和信息的捕捉、搜集、鑒定、篩選、整合、排序、編目、記錄、保管，使檔案信息可以進行檢索、傳遞、評價、分析和提供運用。項目部人員職責分工1．項目施工經(jīng)理負責項目施工管理的實行；對施工工程的總體質(zhì)量、進度、費用等負責。負責項目施工現(xiàn)場環(huán)境影響和職業(yè)健康安全績效控制。負責組織編寫《項目管理實行規(guī)劃》和《項目管理工作總結(jié)》。負責組織審核平常項目管理文獻。組織、協(xié)調(diào)現(xiàn)場例會、協(xié)調(diào)會和專題會等平常管理。2．項目工程師協(xié)助項目經(jīng)理編制《項目管理實行規(guī)劃》和《項目管理工作總結(jié)》。負責對質(zhì)量控制點、分項、分部和單位工程的現(xiàn)場復檢;確認檢查記錄。負責編寫《項目管理實行規(guī)劃》和《項目管理工作總結(jié)》的有關(guān)章節(jié)。負責按照規(guī)定規(guī)定記錄《施工日志》。負責搜集施工過程中形成的工程文獻和工程檔案，及時完畢資料的歸檔工作。3．資料員負責項目部所有文獻的收發(fā)文，并做好對應的登記。負責搜集施工過程中形成的工程管理文獻和工程技術(shù)資料，及時完畢資料的歸檔工作。負責對歸檔文獻進行整頓分類立卷，并做好卷內(nèi)目錄和案卷目錄。妥善保管項目部的資料文獻，保證資料的完整和齊全，防止遺失。規(guī)定在檔案的管理活動中，重視和加強對檔案的前端控制，把檔案的管理模式由成果轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程，注意運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段來監(jiān)控文獻和記錄的形成過程、保留和加工過程以及鑒定篩選歸檔過程。檔案管理控制過程重在“同步”二字，檔案工作與工程項目的施工活動實行同步管理，即簽訂協(xié)議、下達任務書時提出文獻材料的歸檔范圍及規(guī)定；檢查項目計劃進度的同步檢查文獻材料的形成狀況；檢查工程質(zhì)量的同步檢查檔案材料的完整與精確。在項目管理的過程中，做好檔案搜集工作，加強文獻的平常管理，防止文獻散失或堆積，便于查閱，為立卷歸檔工作奠定基礎。項目結(jié)束后，項目部項目管理文獻應按檔案歸檔范圍（見附錄A），搜集整頓編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄后歸檔。由于業(yè)主原因未能準時歸檔的文獻（如施工許可證、竣工驗收匯報等），則應在目錄中加以注明，并由項目部專人跟蹤搜集。提交業(yè)主的資料文獻，按業(yè)主歸檔范圍和規(guī)定進行搜集、整頓和歸檔。企業(yè)內(nèi)部歸檔則按《工程施工管理/總承包項目技術(shù)文獻歸檔表》的內(nèi)容進行歸檔。本文獻僅針對企業(yè)內(nèi)部的施工管理歸檔。歸檔文獻必須為原件，若管理承包項目非九院企業(yè)所形成的文獻，在無原件歸檔的前提下，則容許用復印件替代。歸檔文獻需字跡清晰、圖樣清晰、圖表政界、簽字蓋章手續(xù)完備，如工程聯(lián)絡單等必須蓋章簽字完整。施工過程中形成的工程文獻和工程檔案規(guī)定在過程中及時歸檔，如發(fā)現(xiàn)文獻缺號等狀況應及時搜集補缺，便于后來查找。操作細則收發(fā)文獻的規(guī)定在檔案的管理中，建立和完善有關(guān)的監(jiān)督管理制度，明確前端控制的職責，規(guī)定管理人員積極參與文獻或記錄的形成、組織和管理過程中的控制活動。資料的收發(fā)文本應分開，本內(nèi)可按施工單位、監(jiān)理、業(yè)主分開登記。當項目多時，可根據(jù)協(xié)議或者單體分開立冊登記，以便于后來的查找。收發(fā)文的登記不僅為文獻編號，更需登記文獻內(nèi)容摘要。登記文獻傳遞、交接過程中的內(nèi)容及人員。不管是內(nèi)部傳閱簽訂還是對外發(fā)文，都應詳細登記收文者及時間，以便在缺失后能有方向查找。定期對收發(fā)文進行檢查，未及時歸檔的應立即歸檔。遺漏在工程師或者施工單位手中未答復的，應督促他們及時簽訂完。建設項目檔案一般根據(jù)工程專業(yè)性質(zhì)，如建筑、構(gòu)造、暖通等辨別并組織和排列文獻，做到按專業(yè)分開、圖紙和文獻材料分開。檔案目錄和卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)文獻材料按照施工次序排列，其內(nèi)在質(zhì)量規(guī)定卷內(nèi)文獻材料聯(lián)絡緊密、數(shù)量適度、保管期限大體一致，字體、格式統(tǒng)一。在文獻題名中，在每一張卷內(nèi)目錄的第一條必須完整寫上歸檔項目名稱，不適宜隨意變化，再寫卷內(nèi)文獻內(nèi)容。卷內(nèi)文獻需連號，有斷號需在卷內(nèi)目錄的備注欄中闡明其原因。因業(yè)主或外部原因臨時無法獲取的文獻，需在備注中注明有關(guān)負責人和估計歸檔時間。項目中無此項內(nèi)容的，注明“無此項”。卷內(nèi)文獻按歸檔目錄（附表A）進行分類，可分為前期文獻材料、綜合管理文獻、質(zhì)評類文獻、圖紙會審變更記錄、竣工驗收文獻和項目管理其他文獻材料等幾大塊。由于卷內(nèi)文獻的厚度規(guī)定是在2-3cm，因此如施工組織設計、業(yè)務聯(lián)絡單、技術(shù)核定單、工程會議紀要等此類文獻的內(nèi)容已到達規(guī)定的厚度即可單獨立為一卷。同步在備注欄中標明該卷中文獻的份數(shù)。施工技術(shù)檔案按施工過程中自然形成的規(guī)律進行分類整頓排列，編制卷內(nèi)目錄，在檔案室接受前可用“設計代號＋123”自然流水號作為臨時案卷號，編制卷內(nèi)目錄，每條案卷目錄都必須經(jīng)輸入完整的工程項目名稱及案卷內(nèi)容。歸檔時限項目承包文獻材料搜集整頓后，經(jīng)初步整頓分類，編制卷內(nèi)和案卷目錄后移交歸檔，管理承包項目在竣工后XX天內(nèi)移交歸檔；總承包項目在竣工后XX天內(nèi)移交歸檔。4.資料的保管和借閱管理建立和完善有助于資料保護的各項制度，形成一套完善的體系。如加強平常的維護和管理，防止人為的損失；工作有所側(cè)重，將較重要的資料置于相對良好的保護環(huán)境之中等。借閱資料時，使用者不得在文獻上涂改、作標識等，必須保證檔案文獻的原始性及完整性，要愛惜所查閱的文獻材料。電子文獻的管理建立對電子文獻的操作者可靠的身份識別和權(quán)限控制。對電子文獻采用防錯漏和防調(diào)換的標識。應建立電子文獻有效性管理制度并采用對應的技術(shù)保證措施。電子文獻歸檔時需做如下檢查項目：載體有無劃痕，與否清潔；有無病毒；核算歸檔電子文獻的真實性、完整性、有效性檢查及審核手續(xù)；核算登記表、軟件、闡明資料等與否齊全；對特殊格式的電子文獻，應核算其有關(guān)的軟件、版本、操作手冊等與否完整。-7-26

附錄A(資料性附錄)工程施工管理/總承包項目技術(shù)文獻歸檔表類別歸檔范圍范圍闡明施工管理工程保管期限責任部門一、前期文件材料（一）立項文件1、項目提議書及附件、批復2、可行性研究匯報及附件、批復3、項目計劃任務書4、有關(guān)立項的會議紀要、領導發(fā)言、調(diào)查匯報、專家提議文獻5、環(huán)境預測調(diào)查表匯報、環(huán)境影響匯報書及批復√√√√√√長期生產(chǎn)所（二）用地、征地、選址、申照等文獻1、征用土地同意文獻2、建設用地規(guī)劃許可證及核準的地形圖3、建設工程規(guī)劃許可證及核準的建筑工程位置地形圖及總平面圖4、環(huán)境保護、消防、勞動安全、衛(wèi)生、人防、綠化等有關(guān)行政主管部門的審核意見及同意文獻5、投資許可證、項目審計證明、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)6、施工許可證√√√√√√√√√√長期生產(chǎn)所項目部（三）招投標文1、招標書、投標書、2、評標措施、評標識錄、答疑等有關(guān)文獻、3、中標告知書4、中標單位的資質(zhì)審核資料√√√√√√√√短期項目部（四）項目管理文件1、總包協(xié)議（含評審文獻）√√長期市場部2、項目管理規(guī)劃大綱√√3、項目經(jīng)理任命書√√生管部4、項目部構(gòu)成文獻5、項目管理目的責任書6、工程總體實行計劃7、項目管理實行規(guī)劃√√√√√√√√項目部類別歸檔范圍范圍闡明施工管理工程保管期限責任部門二、設計文件1、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察匯報，自然條件、地震調(diào)查等設計基礎資料2、地形測量合撥地測量成果匯報3、建設用地釘樁告知單（書）4、申報的規(guī)劃設計條件及規(guī)劃條件告知書5、方案設計（大型項目）6、初步設計（調(diào)整）及批復7、工程總概算8、設計評價、鑒定及審批9、施工圖及闡明10、設計計算書11、關(guān)鍵技術(shù)試驗成果資料12、政府有關(guān)部門對施工圖設計文獻的審批意見√√√√√√√√√√√√√永久生產(chǎn)所長期三、監(jiān)理文件1、監(jiān)理協(xié)議、協(xié)議2、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報3、監(jiān)理告知單、監(jiān)理工程師告知單及答復4、會議紀要5、延長工期匯報及審批6、工程質(zhì)量評估匯報7、監(jiān)理工作總結(jié)（專題匯報、工程竣工總結(jié)）√√√√√√√短期項目部四、采購及質(zhì)保文件1、采購詢價、報價、評審文獻2、各類材料、設備試驗匯報匯總表3、各類材料、設備驗收匯報4、各類材料、設備質(zhì)量證明書、復試匯報匯總表5、各類材料、設備質(zhì)量證明書、復試匯報及質(zhì)量證明書6、焊縫無損檢測匯報7、生活給水水質(zhì)檢測匯報8、各類檢測匯報9、各類設備安裝記錄10、各類設備調(diào)試記錄√√√√√√√√√√√長期項目部類別歸檔范圍范圍闡明施工管理工程保管期限責任部門五、施工文件（一）綜合管理文件1、施工分包協(xié)議√長期市場部2、工程概況3、施工預算、結(jié)算4、工程動工報審表及附件5、工程復工匯報6、施工組織設計、方案及報批文獻7、施工現(xiàn)場安全管理方案8、危險源辨識、風險評估和風險控制籌劃9、環(huán)境原因評價表10、質(zhì)量事故匯報及處理意見√√√√√√√√√√√√√√√√項目部（二）測量及沉降觀測文獻1、工程定位測量2、基槽開挖線測量3、垂直測量成果表4、工程沉降、位移觀測記錄5、工程測量成果（邊界，標高，測設，導線，水準點等）√√√√√√長期項目部（三）樁基類文件1、施工協(xié)議2、預算、樁基中間核驗單3、地基釬探記錄和釬探平面布點圖4、各類樁施工記錄匯總表5、各類樁施工記錄6、混凝土預制樁、鋼管樁、鋼筋混凝土預制樁、PHC等樁外觀檢查記錄7、鉆孔灌注樁成孔、鋼筋籠制作、吊放等驗收記錄8、樁標高的偏差和位移的實測記錄9、打樁樁位編號、標高、偏差圖10、灌注樁成孔測試匯報11、樁靜載、動載、大應變、小應變等樁基測試匯報12、樁加固處理記錄13、圍護構(gòu)造及設計闡明14、樁基竣工匯報、樁基工程驗收證明√長期市場部√√√√√√√√√√√√√√√√項目部類別歸檔范圍范圍闡明施工管理工程保管期限責任部門五、施工文件（四）質(zhì)評類文件1、建設工程質(zhì)量立案證明書2、單位工程質(zhì)量驗收記錄3、各單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄資料核查及重要功能抽查記錄5、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄6、地基與基礎分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄7、主體構(gòu)造分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄8、建筑裝飾裝修分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄9、建筑屋面（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄10、鋼構(gòu)造（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄11、筑給水、排水及采暖（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄12、建筑電氣（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄13、智能建筑（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄14、通風與空調(diào)（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄15、電梯（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄16、建筑節(jié)能各子分部工程質(zhì)量驗收記錄17、分項工程質(zhì)量驗收證明18、檢查批質(zhì)量驗收記錄19、地基驗槽記錄20、隱蔽工程驗收記錄21、質(zhì)量整改匯報及復查意見22、質(zhì)量機構(gòu)簽發(fā)的質(zhì)量不合格項目告知（含整改告知、停工單暫緩施工指令）√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√長期項目部包括各分部工程質(zhì)量驗收記錄包括項目管理過程中的安全整改單（五）圖紙會審變更記錄1、設計、施工變更的根據(jù)性文獻匯總表2、設計會議會審記錄/圖紙會審交底記錄3、設計變更告知單4、業(yè)務聯(lián)絡單5、技術(shù)核定單6、現(xiàn)場簽證7、工程會議紀要包括工地例會會議紀要及專題會議紀要√√√√√√√√√√√√長期項目部類別歸檔范圍范圍闡明施工管理工程保管期限責任部門五、竣工圖1、總平面布置圖（1）建（構(gòu)）筑物竣工圖平面布置圖（2）公用動力管網(wǎng)竣工總平面布置圖（3）采暖系統(tǒng)管網(wǎng)竣工總平面布置圖（4）電力、電訊、電視系統(tǒng)竣工總平面圖（5）室外給水、排水竣工總平面布置圖（6）道路竣工總平面布置圖（7）綠化、建筑小品、水景總平面布置圖（8）生活區(qū)竣工總平面布置圖2、樁基竣工圖3、建筑竣工圖4、構(gòu)造竣工圖5、裝修（裝飾）工程竣工圖6、給排水（消防工程）竣工圖7、電氣工程（智能化工程）、電力、照明竣工圖8、采暖、通風空調(diào)工程竣工圖9、燃氣工程竣工圖10、電訊竣工圖√√√√√√√√√√√√√√√√√√長期項目部六、竣工驗收文件1、建設工程竣工驗收立案表（建設工程竣工驗收立案書）2、建設工程竣工驗收匯報3、勘察單位工程質(zhì)量檢查匯報（合格證明書）4、設計單位工程質(zhì)量檢查匯報（合格證明書）5、施工單位工程質(zhì)量檢查匯報（合格證明書）6、監(jiān)理單位工程質(zhì)量檢查匯報（合格證明書）7、重大工程竣工驗收立案質(zhì)量終身負責人登記文獻8、各專業(yè)竣工驗收鑒定證書（消防、衛(wèi)生防疫、環(huán)境保護、勞動安全、人防、綠化等專業(yè)）及竣工驗收文獻9、建設工程竣工規(guī)劃驗收合格證明（含竣工驗收測量成果）10、工程決算及審價匯報11、項目總結(jié)匯報根據(jù)地方規(guī)定表式也許有所區(qū)別消防、防雷驗收鑒定證書（水工無）√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√長期項目部類別歸檔范圍范圍闡明施工管理工程保管期限責任部門六、竣工驗收文獻12、工程交工驗收證明13、工