核電文檔管理課件

中電投核電檔案管理培訓-2-主要內容4文檔管理簡介1文檔管理目標2文檔管理體制建設5文檔管理基本要求23文檔管理流程-3-

文檔管理簡介11.1文件生命周期理論1.2常用文檔術語1.3文檔體系/文件管理流程/文檔管理體系1.4檔案工作依據1.5文件編碼系統(tǒng)1.6文件的版次和狀態(tài)1.7通信渠道號-4-1.1文檔管理簡介－文件生命周期理論產生/更新保管分發(fā)/使用處置（歸檔/銷毀）文件生命周期理論1、文件生命周期理論（Lifecycleofrecords）-5-1.1文檔管理簡介－文件生命周期理論2、文件與檔案的關系

文件和檔案是同一事物在不同階段的兩種表現(xiàn)形態(tài)，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。-6-1.2文檔管理簡介－常用文檔術語1、文件

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。[DA/T1-2000檔案工作基本術語]

對與質量保證有關的活動、要求、程序或結果加以敘述、定義、說明、報告或證明的文字記錄或圖表資料。[HAF003核電廠質量保證安全規(guī)定］

是指單位或個人在為公司利益工作和活動中直接形成的正在執(zhí)行辦理、具有現(xiàn)行使用價值的文件材料。（狹義）2、記錄

記錄是指為核電站各種物項的質量和影響質量的活動提供客觀證據的文件。[HAF003核電廠質量保證安全規(guī)定］

-7-1.2文檔管理簡介－常用文檔術語3、檔案

是指在有關活動完成后，按照一定的歸檔制度集中保存的具有查考和憑證價值的文字、圖表、聲像及實物等不同形式和不同載體介質的歷史記錄。4、立卷

將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程，又稱為組卷。-8-1.2文檔管理簡介－常用文檔術語5、歸檔

將已辦理完畢但仍具有憑證或查考價值的文件材料，按一定的程序組卷，向檔案管理部門移交，以進一步對其進行檔案業(yè)務工作。

6、資料

是指單位或個人在為公司的利益工作和活動中，為供工作和活動參考而專門收集、購買、交流所獲得的各種文件材料。

-9-1.3文檔管理簡介－文檔體系核電文檔體系見附圖（僅供參考）-10--11-1.3文檔管理簡介－文件管理流程文件管理的定義

文件管理（文檔管理）是指對文件在其形成、保存利用和處置過程中進行的經濟而有效的全面管理。文件管理概念的內涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收，到他們的處置過程。［ISO15489文件管理標準]

文件管理流程見附圖（僅供參考）-12--13-1.3文檔管理簡介－文檔管理體系“集中控制、分級管理”原則文檔部門對公司的文檔管理實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，設立基準文件庫、檔案館和圖書館，對文件、檔案和資料進行集中控制和管理；各職能部門設立部門文件庫和工作文件站，各承包商建立承包項目文件管理體系，對職責范圍內的文件進行分級管理和控制，負責職責范圍內的文件立卷工作；文檔部門對職能部門和承包商的文檔管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導。-14-1.3文檔管理簡介－文檔管理體系統(tǒng)一領導歸口負責集中控制分級管理-15-1.4文檔管理簡介－檔案工作依據序號標準編號標準名稱1中華人民共和國檔案法2中華人民共和國檔案法實施辦法3HAF003核電廠質量保證安全規(guī)定4HAD003/04核電廠質量保證記錄制度5檔發(fā)[2006]2號重大建設項目檔案驗收辦法6檔發(fā)字[1997]15號國家重點建設項目檔案管理登記辦法7DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范8EJ/T1225-2008核電文件檔案管理要求9EJ/T1224-2008核電電子文件元數據10NB/TXXXX-201X核電檔案分類準則及編碼規(guī)則（征求意見稿）11NB/TXXXX-201X核電文檔管理系統(tǒng)功能要求（征求意見稿）-16-1.4文檔管理簡介－檔案工作依據序號標準編號標準名稱12GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范13GB/T11822-2000科學技術檔案案卷構成的一般要求14DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則15國家檔案局令第8號[2006]機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定16DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則17組通字[1991]13號干部檔案工作條例18財會字[1998]32號會計檔案管理辦法19GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范20DA/T15-1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范21JGJ25-2000檔案館建筑設計規(guī)范-17-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)1、文件編碼系統(tǒng)的要求唯一性與文件內容緊密結合有利于文件的使用與管理-18-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)2、AP1000文件編碼系統(tǒng)分成四段，每段之間采用連字號隔開。這四段分別為：第一段：電站標識代碼第二段：定位代碼第三段：文件類型代碼第四段：序列號LLXXXXXLXNNN-19-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)

第一段：電站標識代碼APP全球AP1000標準電站CPP中國AP1000標準電站SMG三門電站1、2號機組共用SM1三門電站1號機組SM2三門電站2號機組HYG海陽電站1、2號機組共用HY1海陽電站1號機組HY2海陽電站2號機組-20-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)

第二段：定位代碼（五種類型）分區(qū)定位代碼與基于建筑物、標高或分區(qū)的電站立體視圖有關的文件系統(tǒng)定位代碼與電站系統(tǒng)有關的文件物質定位代碼與電站部件有關的文件（如機械設備、電氣設備等）通用定位代碼與系統(tǒng)、物理分區(qū)或設備類型無關而著眼于整體的文件特殊定位代碼專題文件，如PSAR、FSAR等-21-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)分區(qū)定位代碼一般采用四位數字組成，如1260，前兩位表示建筑物子代碼，第三位表示標高，第四位表示分區(qū)。1260就表示“輔助廠房混凝土鋼筋樓頂，標高180’-0”，分區(qū)5和6。分區(qū)定位代碼為1000的表示該文件適合于整個現(xiàn)場，如APP－0000－X2－001表示標準APP1000現(xiàn)場平面圖。如果文件適合某建筑物內部不止一個標高，標高子代碼就是0；如果文件適合某建筑物內部該標高不止一個分區(qū)，分區(qū)子代碼就是0。詳見設施（建筑物）子代碼清單。-22-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)系統(tǒng)定位代碼一般采用三位字母組成，如CVS表示化學和容積控制系統(tǒng)，RCS表示反應堆冷卻劑系統(tǒng)。詳見系統(tǒng)代碼清單。-23-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)物質定位代碼與設備部件有關，以設備類型代碼開始并有兩位數后綴使每個部件定位代碼獨一無二。如MP01表示反應堆冷卻劑泵，MP02表示主給水泵。詳見物質定位代碼清單。-24-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)通用定位代碼始終以字母G開頭，后跟一位數字或字母，表示編制該文件的單位，即單位代碼。

GW表示西屋公司文件以及適用標準AP1000電站的通用文件。詳見通用定位代碼清單。-25-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)

特殊定位代碼LTCT長期冷卻試驗PRA概率風險評估SSAR標準安全分析報告PSAR初步安全分析報告FSAR最終安全分析報告-26-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)第三段：文件類型代碼以一個字母加一位數字表示。詳見文件類型代碼清單。-27-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)第四段：序列號序列號用001－999的三位數字表示。可以對文件分配序列號：不連續(xù)分配序列號：區(qū)分不同的文件號組；不同類型的相關文件共用序列號，表示這些文件之間的關系：如一份文件可以是詳細的計算書，與其序列號相同的文件是該內容的總結報告。用序列號進一步說明文件類型，如電站運行程序（不針對系統(tǒng)）采用相同的定位代碼和文件類型代碼，APP－GW－GJP－1XX：表示一般操作程序，2XX表示事故操作程序，3XX表示異常操作程序。-28-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)1、文件的版本（Revision，縮寫為Rev.）

所有工程文件都有一個明確的版本，表示文件技術內容的時效性，一般從A開始，升版時則為B、C…

現(xiàn)場承包商對設計文件進行現(xiàn)場升版時，升版文件的版本是在最新母本文件的版本標識后面加數字標識：如某CFU狀態(tài)的N版次施工圖紙，在施工單位,初版被標識為N0，根據DEN、FCR或NCR進行現(xiàn)場修改時，現(xiàn)有版本升為N01…，現(xiàn)有版本進行第8次修改時，現(xiàn)場版本升至N1。-29-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)2、文件版本的標識和使用

標識于文件的封面、頁眉和圖紙的標題欄。升版文件必須替換舊版本，工作中必須使用最新版本文件。-30-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)3、文件的狀態(tài)（Status）

表明文件技術內容的有效性，被表示為：

PRE：征求意見稿，初稿（Preliminary）：表示該文件的技術內容有可能變更，出版單位不認為它是最終版本。

CFU：可供施工用（CertifiedforConstructionorforUse）：表示其內容已被出版單位確認生效，文件可用于執(zhí)行。當然，也還可以升版。

CAE：竣工狀態(tài)文件(Certifiedasexecuted)：表示文件的技術內容完全符合竣工狀態(tài)。

DES：描述性文件(Description)：表示該文件僅為描述性、說明性或證明性文件，不適用于施工，但其內容已被出版單位確認生效。

-31-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)4、文件狀態(tài)的標識和使用

標識于文件的封面、頁眉和圖紙的標題欄。文件版本和狀態(tài)共同說明文件技術內容的有效性。-32-1.7文檔管理簡介－通信渠道號通信渠道號是核電公司和各承包商及其它核電參建單位之間通信來往的信函編碼規(guī)則。編碼結構一般如下所示：

發(fā)文單位代碼收文單位代碼通信件順序號XXXXYYYYWZZZZZ

單位代碼：一般由四位字母表示。通信件順序號：由6位阿拉伯數字組成，第1位劃分為若干區(qū)段，分別代表不同類別的通信件。后5位為流水號。往來通信件均應編制唯一的通信渠道號，回復通信時，應注明它所答復的通信渠道號。-33-

文檔管理目標22.1核電文檔特點2.2項目檔案重要性2.3文檔管理目標-34-2.1文檔管理目標－核電文檔特點1、成套性強

工程文件從數量到內容都十分豐富，組成一個龐大而復雜、環(huán)環(huán)相扣的工程檔案有機整體。2、專業(yè)眾多工程項目常常是綜合的系統(tǒng)工程，涉及多個專業(yè)，多個工種的協(xié)同工作才能完成，專業(yè)性、技術性都很強。3、動態(tài)性強項目建設周期長，文件在建設過程中逐步形成、積累起來有一個很長的時間跨度；文件往往多次修改升版。-35-2.2文檔管理目標－項目檔案重要性1、企業(yè)的重要信息資源

項目檔案是工程設計制造、施工、運營中形成原始記錄，是工程建設的“縮影”，有不可替代的使用價值和憑證價值。2、項目質量的重要組成部分

檔案管理水平反映項目建設管理水平，一流的工程要有一流的檔案工作。檔案管理是項目建設、管理的重要基礎和依據。-36-2.2文檔管理目標－項目檔案重要性3、外部監(jiān)管的需要檔案管理規(guī)范，可以支撐監(jiān)管，可以規(guī)范項目建設管理。檔案驗收在竣工驗收中具有一票否決權。項目檔案不合格，不得進行項目的竣工驗收。-37-2.3文檔管理目標1、實現(xiàn)文件的有效控制通過文檔管理體系的有效運作，對核電工程建設和生產運營各類文件的產生、發(fā)布與分發(fā)、流轉進行有效控制，確保每項工作都能夠及時、準確地得到最新版本、正確、適用的文件。

2、建立項目檔案全宗

建立項目檔案全宗，確保各類檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為電站的建造和安全運營提供系統(tǒng)有效的文檔信息服務。

-38-2.3文檔管理目標－實現(xiàn)文件有效控制1、文件的產生控制

文件的產生包含文件的編制、審核、批準、變更，文件格式，文件編碼等方面內容。文件在產生之前，應由業(yè)務職能部門或承包商編制必要的管理程序來控制文件的編審批、變更的全過程。文件不適用時需要進行變更或修改，文件變更或修改時要按照原文件的審批流程，以正式的書面形式及時發(fā)送。-39-2.3文檔管理目標－實現(xiàn)文件有效控制2、文件的收發(fā)控制

文檔管理部門是工程文件接收和分發(fā)的唯一窗口，負責建立高效的文件流通渠道，對接收的文件進行檢查，并依據指令進行發(fā)布與分發(fā)；變更和升版文件必須采取與原文件相同的控制措施，及時分發(fā)給所有使用文件的單位和個人。-40-2.3文檔管理目標－實現(xiàn)文件有效控制3、文件的保管控制

文檔管理部門必須建立文件保管制度，設立基準文件庫，進行基準文件的分類管理和貯存保護，建立基準文件數據庫，提供有效的文件檢索和利用?；鶞饰募聲r，其過時或被取消版本應隔離存放，及時歸檔保存。

-41-2.3文檔管理目標－建立項目檔案全宗1、完整

將項目建設全過程中有保存價值的文件材料歸檔，各種文件材料齊全。（例：未中標標書；價款變更依據；監(jiān)理聲像文件）2、準確

歸檔文件內容準確反映項目竣工時的真實情況和建設過程，圖物相符，數據準確，更改到位，版本可靠，手續(xù)完備。

3、系統(tǒng)按其形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，整理規(guī)范，便于查找利用。

-42-2.3文檔管理目標－建立項目檔案全宗4、安全一是指檔案實體的安全，二是指檔案信息的安全。文件制成材料符合耐久性要求，不應有熱敏紙和圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙、鉛筆（特殊要求除外）等字跡。檔案庫房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施。5、及時、規(guī)范收集積累、歸檔、移交：按年度、按階段、按項目各種載體的文件材料的形成和整編，要符合標準規(guī)范要求（原件、耐久性、專業(yè)化管理的要求）

-43-2.3文檔管理目標－建立項目檔案全宗6、有效利用檔案工作實行數字化、網絡化管理，通過文檔信息化建設，建立全文數字檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔信息資源數字化、網絡化的全文檢索和提供利用。

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文檔管理體制建設33.1建立管理網絡3.2明確管理職責3.3制定規(guī)章制度-45-3.1文檔管理體制建設－建立管理網絡

通過實行“統(tǒng)一領導、集中控制、分級管理”的原則，建立文檔管理網絡，對文檔管理流程的整個過程實施有效的控制和管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。領導重視，全員參與，全程管理

-46-3.1文檔管理體制建設－建立管理網絡-47-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責1、業(yè)主文檔部門職責（1）

在單位文檔主管負責人的領導下開展工作，接受上級檔案部門的監(jiān)督、指導和檢查。制定滿足核電項目建設、運營和管理所需要的文檔管理規(guī)章制度。對核電文件的形成、接收、分發(fā)、變更、保存、利用和處置等各階段進行全面控制和管理。監(jiān)督、指導或協(xié)助核電項目總包商、各專業(yè)分包商、業(yè)主建立文件分級管理體系和管理制度以及實施文件控制和歸檔管理。-48-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責1、業(yè)主文檔部門職責（2）建立核電檔案全宗，統(tǒng)籌規(guī)劃并負責核電檔案形成整理和組卷、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，并建立相應檔案化管理、文檔借閱和登記制度。積極推進文檔信息化建設，參與文件管理系統(tǒng)設計，提高文檔管理水平。建立人員培訓制度，定期對文檔專業(yè)人員實施專業(yè)知識和技能的培訓以及相應的考核和授權；對全體人員宣貫文檔知識和管理要求。核電項目竣工、驗收后或保存文檔的機構撤銷后，應將文檔移交給核電檔案主管部門。-49-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責2、監(jiān)理單位職責負責督促、檢查項目建設各承包商交竣工文件的收集、整理、組卷和歸檔，對文件的完整、準確、系統(tǒng)性進行審核，并簽署意見。

負責工程項目監(jiān)理文件的收集、積累、整理、立卷、歸檔。-50-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責3、總包商（工程公司）職責項目建設總包商對核電文檔管理負有全面責任。負責對各分包商檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查與指導，并組織業(yè)務技術培訓。負責組織對各分包商歸檔文件的檢查、預驗收、驗收等工作并簽署意見。負責匯總各分包單位歸檔案卷，并組織對歸檔案卷的整理、編目等工作。按歸檔要求向業(yè)主檔案館歸檔。-51-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責4、分包商職責按照“誰施工誰負責”原則，負責本單位工程項目實施過程中所形成文件材料的收集、積累、整理、保管、立卷等工作。項目結束或承包工作結束后，負責文件檔案的移交歸檔。

-52-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責5、單位文檔主管領導職責領導本單位的文件檔案工作，制定本單位文檔管理政策，建立文檔管理體系，設立文檔管理機構，分配文檔管理職責，配置文檔管理資源。-53-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責6、業(yè)務職能部門建立部門文件分級管理體系，建立部門文件庫，負責職責范圍內文件產生、審查、批準、移交、使用、控制與有效管理，對職責范圍內文件的有效性負責；負責組織、協(xié)調、指導和檢查項目承包商竣工文件的整理組卷和歸檔工作，并對承包商文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性和有效性進行審查；負責職責范圍內文件材料收集、積累、整理、立卷、歸檔移交，對已歸檔文件材料的原始性、完整性、準確性、系統(tǒng)性和有效性負責。

-54-3.2文檔管理體制建設－明確管理職責7、全體員工職責每位員工應認真理解文檔管理方針，接受本單位的文檔管理培訓和考核，遵守本單位文檔管理的規(guī)章制度。在業(yè)務活動中使用真實、可靠、完整的文件；在利用檔案時遵守相應的借閱和登記制度，確保檔案的安全。負責將收到的屬基準文件范疇的文件向文檔部門移交，以保證文件分發(fā)的及時性和存檔的完整性。

有義務做好自己工作和活動過程中形成的文件和記錄的收集、積累、整理和保管工作，并在業(yè)務工作結束、告一段落或離職前進行整理和組卷，向本部門或本單位的文檔管理部門移交歸檔。不應將本單位的文件檔案據為己有，不得私自銷毀正式的文件和記錄。-55-3.3文檔管理體制建設－制定規(guī)章制度序號程序名稱主要內容1文檔管理政策文件收發(fā)控制以及檔案管理的方針政策和原則性要求2文件產生程序各類文件的編碼、格式、版次、狀態(tài)等標識規(guī)定，包括信函、會議紀要、程序、變更不符合項文件及其它技術文件和記錄報告如EESR、ECSR、EOMR、EOMM等3文件收發(fā)控制上述各類文件的接收、發(fā)布、分發(fā)的原則、要求和流程4文件管理原則文件管理的原則要求、文件的過程控制措施、內容、方式進行明確，并對各級文件管理機構（如基準文件庫、部門文件庫和工作文件站）的管理要求5檔案管理總則檔案管理體制、管理目標、文件歸檔總則、檔案館務總則的原則性規(guī)定-56-3.3文檔管理體制建設－制定規(guī)章制度序號程序名稱主要內容6文件材料的歸檔制度對構成項目檔案全宗的各類文件材料的歸檔責任、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、保管期限、歸檔流程進行詳細規(guī)定7檔案分類方案明確檔案實體分類原則和類目設置，并列出各類檔案的類目代碼表8庫房管理制度檔案庫房的環(huán)境要求、管理要求和工作內容9檔案利用制度查閱范圍、方式、手續(xù)、要求、批準手續(xù)等10檔案鑒定、銷毀制度主要包括：鑒定銷毀的方式、程序和要求等11文檔監(jiān)督檢查制度對部門文件庫、承包商文檔管理工作的監(jiān)督、檢查、指導、考核的時間、內容、范圍進行規(guī)定12文檔工作崗位責任制度專、兼職文檔人員培訓、授權、職責、權利、任務、考核和獎懲措施等-57-

文檔管理基本要求44.1前端控制和全程管理4.2三納入4.3四參加4.4四同步4.5合同制約4.6文檔一體化4.7建立工作協(xié)調機制4.8建立文檔信息系統(tǒng)-58-4.1文檔管理基本要求－前端控制和全程管理1、前端控制在文件各階段同步開展檔案工作，將檔案管理要求提前落實到文件前端各項工作。-59-4.1文檔管理基本要求－前端控制和全程管理2、全程管理從項目管理角度：將文檔管理的要求與措施，貫徹于項目建設的全過程，并與之同步實施。從文件生命周期角度：文檔人員介入文件生成、流轉、處置全過程。

-60-4.2文檔管理基本要求－三納入三納入要求將文檔工作

納入本單位長期發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃；納入單位高層領導會議的議事日程；

納入單位各級干部員工的職責范圍及崗位責任制。

-61-4.3文檔管理基本要求－四參加四參加要求

文檔部門和文檔人員應該

參加本單位主要有關業(yè)務活動；

參加項目合同招、投標及重大設備開箱驗收活動；

參加基本建設工程和重大技術改造項目的立項及竣工驗收活動；

參加重大科研課題、成果評審及鑒定會等；應填寫核電文檔人員相應記錄表。

-62-4.4文檔管理基本要求－四同步四同步要求

DA/T28-2002第4.3條款：項目文件的收集、積累整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的立項準備、勘察設計、建設施工和竣工驗收同步進行：工程項目進展應與建檔工作同步;

工程建設過程應與竣工文件積累、編制和審定同步;

檢查項目的計劃進度應與檢查文件的形成同步;

工程竣工驗收應與工程檔案驗收同步。-63-4.5文檔管理基本要求－合同制約1、將文檔要求納入合同管理通過直接參與合同談判或對合同文本中文檔管理條款進行審核，對承包商提交文件的范圍、要求、時間、進度、整理和歸檔責任進行明確。2、合同支付控制

有程序制約，需文檔部門簽字確認。3、文件接收前審查會簽參與項目驗收，與業(yè)務職能部門共同審查承包商對文件提交的完整性和及時性，對文檔管理條款執(zhí)行的有效性。-64-4.6文檔管理基本要求－文檔一體化實現(xiàn)文件檔案一體化管理檔案管理向前延伸，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條；建立項目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版。組織機構：建立信息文檔部門對文件和檔案進行統(tǒng)一管理管理程序：建立一套對文檔實施全過程控制的管理程序體系。-65-4.6文檔管理基本要求－文檔一體化信息技術環(huán)境下的文檔信息管理一體化

——文件的產生、收發(fā)、組卷、歸檔、利用一體化；

——文檔管理與企業(yè)各項業(yè)務環(huán)節(jié)一體化；

——文檔與其它信息資源管理一體化；

——電子檔案與其它媒體檔案管理一體化。-66-4.7文檔管理基本要求－建立工作協(xié)調機制建立文檔工作協(xié)調機制（以秦山二核為例）

協(xié)調內容：工程文檔管理有關事項的協(xié)調、處理、檢查和交流；組織召開信息文檔工作協(xié)調會議；檢查監(jiān)督在合同執(zhí)行過程中信息文檔管理條款的執(zhí)行情況；工程全過程歸檔文件的指導、監(jiān)督、檢查等工作；制訂并發(fā)布信息文檔管理接口程序和工作規(guī)范；組織業(yè)務培訓。

采取方式：定期召開會議，落實上次會議紀要落實情況；季度現(xiàn)場承包商信息文檔管理工作檢查情況及考評通報；需關注的事項等。

考核包括：對承包商建立詳細的考核指標，共100分，其中文檔占10分，根據施工階段不同，設置不同管理指標，將文檔管理要求納入到日常管理中。-67-4.8文檔管理基本要求－建立文檔信息系統(tǒng)1、文檔信息形成電子化將保存在紙質、錄音錄像帶、縮微膠片等載體上的檔案信息，轉換為數字格式存貯于計算機或光盤中（早期）直接在數字環(huán)境中生成電子文件（現(xiàn)在）2、文檔信息傳遞網絡化將數字化的檔案信息通過企業(yè)信息中心的網絡系統(tǒng)，完成用戶與檔案部門和檔案部門之間的數據傳遞。-68-4.8文檔管理基本要求－建立文檔信息系統(tǒng)3、文檔業(yè)務流程管理自動化通過與OA及各專業(yè)獨立的軟件系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對企業(yè)內各立檔單位、各職能部門形成的電子文件實現(xiàn)遠程監(jiān)控，及時接收，用數字化手段對文檔業(yè)務各流程進行管理，實現(xiàn)真正廣義上的文檔一體化管理。4、文檔信息利用網絡化向利用者提供遠程服務，做到便捷、及時、高效。網絡化要注意加強公司知識產權的保護。-69-4.8文檔管理基本要求－建立文檔信息系統(tǒng)5、文檔管理與業(yè)務系統(tǒng)高度集成項目管理系統(tǒng)與文檔管理系統(tǒng)有機聯(lián)系，無縫連接。使項目文件材料的收集、積累、歸檔、移交與項目建設進度同步。實現(xiàn)對項目檔案材料收集的完整、準確、系統(tǒng)、及時的有效監(jiān)控，實現(xiàn)文件、檔案網上即時提供利用。-70-

文檔管理流程55.1文件收集5.2文件質量要求5.3文件整理5.4文件歸檔5.5文件保管5.6幾種重要文件簡介

-71-5.1文檔管理流程－文件收集1、文件收集（產生、形成、捕獲和積累）基本要求

核電文件形成于項目的全壽期，其收集、捕獲和積累及其管理應列入項目建設和運營的整體計劃，列入有關部門及人員的職責范圍、工作規(guī)范或崗位責任。2、文件收集范圍與責任單位按照核電檔案分類，現(xiàn)對各類文件的收集范圍與收集責任單位進行匯總，見下表。-72-類目代碼類目名稱基本范圍責任單位業(yè)主職能部門A黨群行政黨工團、紀檢、行政、后勤、公共關系業(yè)主黨群行政部門/B經營管理公司籌建、決策、審計、法律事務、管理程序業(yè)主辦公室、審計、合同、質保部門/C人力資源崗位管理、人事調配、薪酬、考勤、培訓、人事檔案業(yè)主人事、培訓部門/D財務會計財務管理、會計檔案業(yè)主財務部門/E商務管理招投標、合同、供應商管理業(yè)主合同部門/進出口管理（報關免稅）業(yè)主采購部門/F科技與信息科研、技術成果、科技交流、知識產權業(yè)主技術管理部門/信息管理、文檔管理業(yè)主信息和文檔部門/G工程設計設計進展/審查、可研、廠址選擇、初設、施工設計、系統(tǒng)設計、設計變更/修改工程公司/設計公司業(yè)主設計管理部門文件收集范圍及責任表（1）-73-類目代碼類目名稱基本范圍責任單位業(yè)主職能部門H基本建設項目報批、征地、工程進度投資控制、業(yè)主工程管理部門/勘察、測量、水文、氣象等工程公司/設計公司業(yè)主設計管理部門土建施工管理、竣工狀態(tài)報告、竣工圖工程公司/土建分包商業(yè)主工程管理部門安裝施工管理、竣工狀態(tài)報告、竣工圖工程公司/安裝分包商業(yè)主工程管理部門調試管理、記錄報告、移交接產工程公司/調試分包商業(yè)主工程管理部門竣工驗收（含專項驗收）業(yè)主各職能部門/工程監(jiān)理監(jiān)理公司業(yè)主工程管理部門附屬工程設計/施工承包商業(yè)主工程管理部門/設計管理部門文件收集范圍及責任表（2）-74-類目代碼類目名稱基本范圍責任單位業(yè)主職能部門J電力生產運行、維修、核燃料管理、技術改造、電力聯(lián)網、檢查試驗運營公司業(yè)主各職能部門K設備管理設備設計、制造、運輸、生產物資、計量檢定工程公司業(yè)主設備采購部門L質量與安全執(zhí)照申請、核安全報告/評審/監(jiān)督、工業(yè)安全、消防、輻射防護、應急、職業(yè)安全、保衛(wèi)、環(huán)境保護、經驗反饋、質量保證業(yè)主核安全、保衛(wèi)、保健物理、質量保證部門/M信函管理工程來函、發(fā)函業(yè)主文檔部門//特種介質照片、錄音、錄像、光盤、射線底片、巖芯緊要憑證、名人字畫、獎品、各承包商業(yè)主各職能部門業(yè)主工程管理部門文件收集范圍及責任表（3）-75-5.2文檔管理流程－文件質量要求文件質量要求（1）

1）歸檔文件應完整、準確、系統(tǒng)。

1）文件應保證字跡清楚，圖樣清晰，圖面整潔，審批手續(xù)完備。對已損壞的文件應予修裱，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

2）歸檔文件一般為原件。質量證明性文件確因特殊原因不能提供原件的，應當由文件產生或形成單位提供有效申明。其它可以收到的第一份文件作為母本文件使用的可視為原件。

3）文件的紙張、書寫、裝訂材料等應符合檔案保護的要求，需永久、長期保存的文件應使用耐久的字跡材料書寫。-76-5.2文檔管理流程－文件質量要求文件質量要求（2）

4）錄音、錄像、影像、磁介質等特殊介質文件應保證載體的有效性和符合歸檔